Cómo calcular la productividad en todos los niveles: Empleado, organización y software

By Kate Eby | 10 Diciembre 2015 (actualizado 17 Abril 2023)

En un mundo con innumerables trucos para la vida y rutinas matutinas imprescindibles, todos buscamos la última y más grande manera de aumentar la productividad. Como empleados, queremos hacer más en un tiempo más corto. Cuando representamos a nuestras organizaciones, queremos generar más ingresos con menos recursos. Y todos estamos tratando de mostrar que las herramientas que usamos realmente tienen un efecto en la productividad.

El verdadero desafío es demostrar el valor de nuestros esfuerzos. ¿Cómo se calcula la productividad de los empleados, de una organización o del software de productividad de la oficina?

Este artículo le guiará por las diferentes fórmulas para medir la productividad en todos los niveles (empleados, organización y software) y le brindará algunos consejos y trucos rápidos para mejorar la productividad. También compartiremos un caso de estudio de la firma de investigación de mercado Forrester y cómo calcularon el valor de Smartsheet, una herramienta de productividad de oficina y gestión del trabajo.

 

Calcular la productividad de los empleados

Muchos factores externos pueden afectar la productividad de su organización: la economía nacional, la recesión, la inflación, la competencia, etc. Aunque no puede controlarlo todo, sí puede controlar y medir el rendimiento de los empleados. La productividad de los empleados tiene un gran impacto en las ganancias y, con una ecuación simple, puede realizar un seguimiento de la productividad por persona, equipo o incluso departamento.

Puede medir la productividad de los empleados con la ecuación de productividad laboral: salida total / entrada total.

Supongamos que su empresa generó 80 000 dólares por valor de bienes o servicios (salida) utilizando 1500 horas de trabajo (entrada). Para calcular la productividad laboral de su empresa, dividiría 80 000 entre 1500, lo que equivale a 53. Esto significa que su empresa genera 53 dólares por hora de trabajo.

También podría ver la productividad laboral en términos de contribución individual de los empleados. En este caso, en lugar de usar horas como entrada, usaría la cantidad de empleados.

Supongamos que su empresa generó 80 000 dólares por bienes o servicios en una semana con 30 empleados. Dividiría 80 000 entre 30, lo que equivale a 2666 (lo que significa que cada empleado produjo 2666 dólares para su empresa por semana).

Productividad laboral
 

Calcular la productividad por sector

Si bien la fórmula para calcular la productividad de los empleados parece bastante sencilla, es posible que quiera hacer ajustes basados en la industria. Cómo puede definir y medir los cambios de productividad en función de su trabajo, para que tenga que ajustar la ecuación.

Por ejemplo, la unidad de servicio (UOS) cambiará en función del trabajo. La fórmula de productividad laboral no requiere un UOS, pero definirla puede ser útil para agregar contexto a la producción. Un vendedor puede tener "llamadas hechas" o "ofertas cerradas" como su UOS, mientras que una ama de llaves de un hotel puede tener "habitaciones limpiadas por turno" como su UOS.

 

Puntos de referencia y objetivos

Los puntos de referencia y los objetivos de productividad también cambian según el sector. Algunos trabajos ya tienen puntos de referencia básicos establecidos. Por ejemplo, los representantes de atención al cliente tienen puntos de referencia que establecen cuánto tiempo debe durar una llamada "productiva". Sin embargo, muchas empresas tendrán que establecer estos puntos de referencia ellos mismos.

Y, usted puede decidir cambiar la productividad objetivo con base en estos puntos de referencia. En muchos trabajos, como los de atención al cliente, los empleados no tienen mucho control sobre su propia productividad (es decir, depende de cuántas llamadas recibe, algo que no puede controlar). En ese caso, no es realista decir que deben apuntar al 100 % de la productividad, por lo que puede reducir el objetivo.

 

Factores del sector a considerar

Cuando calcula la productividad utilizando el método de productividad laboral, sus resultados cambiarán en función del sector. A continuación, se mencionan algunos ejemplos:

  • Ventas: Para medir la productividad de las ventas, debe medir una variedad de resultados adicionales, como la cantidad de cuentas nuevas abiertas, la cantidad de llamadas realizadas y el volumen de ventas en dólares.
  • Servicios: La industria de servicios es una de las industrias donde es más difícil calcular la productividad debido a los resultados intangibles involucrados. Puede medir el número de tareas realizadas o la cantidad de clientes a los que se atendió.
  • Fabricación: Si fabrica productos, es posible que desee utilizar la producción por hora de trabajo necesaria para producir un solo producto. En otras palabras, querrá calcular el costo del producto de una unidad.

Medir la eficiencia

Si bien la productividad mide la cantidad, la eficiencia mide la calidad. Podría calcular un número de productividad muy alto por empleado, pero ese número por sí solo no le da ninguna idea de la calidad del trabajo (en teoría, un empleado podría parecer muy productivo, pero en realidad producir resultados horribles).

Para comparar los números de productividad con un punto de referencia, puede comparar la productividad actual con la cantidad estándar de esfuerzo necesaria para el mismo resultado. Divida las horas laborales estándar entre la cantidad real de tiempo trabajado y multiplique por 100. Cuanto más cerca esté el número final de 100, más efectivos son sus empleados.

Por ejemplo, supongamos que las horas laborales estándar de un proyecto determinado son 80 y la cantidad real de tiempo trabajado es de 92. Dividiría 80 por 92, y multiplicaría por 100, de modo que su eficiencia en de un 87 %.

Eficiencia
 

A medida que compara la productividad y la eficiencia, hay algunas relaciones diferentes a tener en cuenta:

  • Relación de tiempo de inactividad: (Tiempo de inactividad de la producción / horas totales de trabajo) x 100
  • Relación de actividad: (Las horas esperadas necesarias para producir el producto real/las horas reales deben completarse) x 100
  • Capacidad laboral: (Horas reales trabajadas/horas de trabajo presupuestadas totales) x 100

Informes longitudinales

El mayor beneficio para medir la eficiencia de los empleados es en los informes longitudinales, en los que se calcula la eficiencia durante un período de tiempo. Esto le permite identificar tendencias que pueden afectar la forma en que organizas al personal, o contratar y eliminar empleados.

Medir la eficiencia y la productividad a largo plazo también puede ayudarte a decidir quién debería recibir una promoción o un bono. Y, por último, este tipo de informes pueden desempeñar un papel en el modelado predictivo: si conoce la tasa de eficiencia de un empleado, puede predecir cuántos elementos/tareas se producirán o finalizarán en un período de tiempo determinado.

 

Calcular la productividad en una organización

1. Factor de productividad parcial

Esta fórmula se compone de la relación de la salida total con una sola entrada. Los gerentes tienden a usar esta fórmula con mayor frecuencia porque los datos están disponibles y son fáciles de acceder. Además, las ecuaciones de productividad de factores parciales son más fáciles de relacionar con procesos específicos porque solo tratan con una entrada.

Para calcular la productividad parcial de los factores, supongamos que una empresa produce una producción de $15 000 y el valor semanal de todos los insumos (mano de obra, materiales y otros costos) es de $8000. Dividiría 15 000 entre 8000, calculando una productividad parcial de factores de 1,8.

Productividad parcial de los factores

2. Productividad multifactor

Mientras que la fórmula de productividad de factores parciales utiliza una sola entrada, la fórmula de productividad multifactor es la relación de las salidas totales con un subconjunto de entradas. Por ejemplo, una ecuación podría medir la relación entre la producción y la mano de obra, los materiales y el capital. Este método es una medida más integral que la productividad parcial de los factores, pero también es más difícil de calcular.

Le hemos pedido a Dan Keto, experto en productividad de Easy Metrics, que proporcione un ejemplo para ilustrar una posible ecuación de productividad multifactor.

Uno de nuestros clientes gestiona operaciones de conexión cruzada para uno de los minoristas más grandes del país. El cross-docking es donde se lleva carga importada en contenedor océano, descargarla y, luego, recargarla en carga de camión saliente. Básicamente, es como desarmar un cubo de Rubik y luego volver a armarlo. El paradigma del sector es mirar la métrica de producción de los trabajadores que gestionan el flete en términos de casos por hora (CPH). Durante un período de tiempo más largo, esta es una métrica razonable. Sin embargo, para gestionar las operaciones a diario por empleado, no es efectivo.

Cada contenedor de carga puede tener de 40 casos a 20 000 casos dependiendo del tipo de producto del contenedor y tener hasta 100 SKU diferentes. El mix de fletes tiene un impacto drástico en el tiempo que se tarda en procesar el trabajo. Dependiendo de la mezcla de recipientes, los CPH pueden variar de 20 casos por hora de trabajo a más de 400.

Con los CPH, el cliente no podía tener coherencia en sus requisitos de productividad o previsión laboral porque no usaba otros factores presentes en los datos para calcular con mayor precisión el estándar laboral. Al incorporar SKU, divisiones, peso del caso y cubo en los cálculos, pudimos desarrollar un estándar de mano de obra de varios factores que podía predecir con precisión y consistencia la cantidad de mano de obra necesaria para cada contenedor de carga.  

Utilizando un modelo de regresión lineal, la fórmula estándar de este método es

HORAS = AX + BY + CZ + D

En el caso del ejemplo anterior, HORAS = A*(N.° de casos) + B*(Divisiones) + C*(SKU) + D*(Cubo) + E*(Peso) + F. Los coeficientes A-F son los factores de ponderación calculados multiplicados contra la entrada para obtener el resultado final. Estos coeficientes pueden calcularse utilizando estudios de tiempo en movimiento (modelo de ingeniería industrial) o si tiene un conjunto de datos suficientemente grande, herramientas de regresión lineal. La tecnología moderna y el big data ahora pueden ofrecer incluso a las pequeñas operaciones la capacidad de calcular estándares de productividad multifactor de manera rentable.

El resultado final utilizando el ejemplo anterior fue que el cliente pudo ver a cada empleado cuál era el nivel de productividad y, luego, gestionar y capacitar de manera proactiva en consecuencia.  Los costos laborales se redujeron en más del 30 %.

3. Productividad total de los factores

Esta fórmula combina los efectos de todos los recursos utilizados en la producción de bienes y servicios (mano de obra, capital, material, etc.) y lo divide en la salida. Este método puede reflejar cambios simultáneos en los resultados y las entradas; sin embargo, no muestran la interacción entre cada salida y entrada por separado (lo que significa que son demasiado amplios para mejorar áreas específicas).

Una vez más, esta ecuación es difícil de calcular. Nuestro experto en productividad de Easy Metrics, un sistema de gestión laboral, comparte un ejemplo para ilustrar un posible cálculo.

Medir la productividad total de los factores es tanto el arte como la ciencia. Lo más importante a tener en cuenta al elaborar esta métrica de productividad es centrarse en los insumos que tienen una correlación razonable entre el costo y la eficiencia con el resultado. Los ingenieros a menudo querrán medir todos los factores de entrada posibles en torno a un proceso. Utilizando el análisis de big data, a menudo hemos encontrado que la correlación de muchos de estos factores de entrada está por debajo de la varianza natural (ruido) que se produce dentro del proceso, por lo que recopilar esa información a menudo no vale la pena el costo de hacerlo.

Uno de nuestros clientes es un gran procesador de alimentos que produce productos vegetales envasados.  Tienen aproximadamente 200 empleados por turno, trabajan 16 líneas de producción basadas en equipos y aproximadamente 1000 SKU de productos diferentes. Su métrica estándar era mirar las libras por hora de trabajo producida para medir su eficiencia; sin embargo, esto puede ser muy engañoso porque dependiendo de lo que sea el producto, hay una gran variación entre cada producto.

Trabajamos con ellos para aumentar la cantidad de factores medidos para obtener una comprensión clara de la productividad general, así como para identificar áreas en las que centrarse y que puedan impulsar una mayor productividad.  Estos factores fueron:

  • Tiempo de actividad de la máquina: Medido como porcentaje de horas de cambio
  • Tiempo perdido: Variación entre la hora del reloj del trabajador y la hora en la línea de producción
  • Estándar laboral frente a lb/h: Desarrolló estándares de producción multivariante basados en el estilo del paquete y el tipo/mezcla de productos básicos.  El resultado se califica como un porcentaje de estándar en el que el 100 % significa trabajar a un nivel de productividad esperado.
  • Producto rendimiento/pérdida: Factor cualitativo que midió el peso de la producción frente al peso de entrada
  • Factor de calidad del producto de entrada: Las variaciones en la calidad de los productos básicos crean variaciones en la productividad
  • Factor de ejecución de producción: Toma en cuenta el tiempo para cambiar las líneas a nuevos tipos de productos. Las series cortas proporcionalmente tienen tiempos de configuración comparativamente más grandes por libra de producción.

El resultado final fue un panel de informes completo con un resultado macro del factor de productividad total, puntuado como un porcentaje en el que el 100 % es el objetivo diario, y luego cada subfactor anterior desglosado para poder identificar las deficiencias. Cada subfactor se pondera en proporción a su importancia. Los estándares laborales y el tiempo de actividad de la máquina daban ponderaciones de cada 30 % y los otros factores ponderaban menos, ya que esos dos factores eran el principal impulsor de la productividad.

Factor de productividad total = 0,30 × tiempo de actividad de la máquina + 0,10 × tiempo perdido + 0,30 × estándar laboral + 0,10 × rendimiento del producto + 0,10 × factor de calidad de entrada + 0,10 × factor de ejecución de producción

El cliente ahora tiene una visibilidad clara de sus operaciones y la información disponible para abordar las deficiencias a medida que surgen.

Otras cosas a considerar

Una vez que haya identificado la fórmula que mejor funciona para su organización, hay otros factores a tener en cuenta:

  • Índice de productividad: Dado que la productividad es una medida relativa, debe compararse con otra cosa para que los datos sean valiosos. Es posible que tenga un conjunto de números que representan la productividad de su organización, pero ¿cómo saber si son números buenos o malos? Para comprender la productividad de su propia organización, debe crear un índice de productividad. Esta es la relación entre la productividad medida en un período de tiempo determinado y la productividad medida en un período base. Por ejemplo, si la productividad del período base es 2 y la productividad del período siguiente es de 2,3; el índice de productividad sería de 2,3/2 = 1,15; lo que significa que la productividad de su organización ha aumentado un 15 %. Al hacer un seguimiento de estos números a lo largo del tiempo, puede identificar patrones y evaluar el éxito o el fracaso.
  • Valor agregado: El valor agregado es una medida común para los bienes y servicios (producción). Es la diferencia entre lo que paga un cliente y lo que paga la empresa por las materias primas. Cuanto mayor sea el valor de un producto o servicio, más dinero se puede destinar a los salarios, las ganancias o los impuestos. El valor agregado se calcula restando el costo total de las ventas de la producción.
  • Utilización: La utilización mide el trabajo de la administración. Analiza el trabajo (tiempo disponible) para abrir el trabajo e indica qué tan bien han utilizado los recursos laborales los gerentes. Por ejemplo, hay 450 minutos de trabajo en un turno de ocho horas. Si 380 de esos minutos se dedicaran a trabajar realmente, la utilización de esa persona sería del 84 %.

Calcular la productividad a partir de un software de productividad de la oficina

Sabe que la tecnología ayuda a sus empleados y a su organización a ser más productivos, ¿pero cómo puede medirlo y demostrarlo?

Calcular el valor del software de productividad de la oficina no es tan claro como calcular la productividad de los empleados o de la empresa. No existe una fórmula única que genere el ROI a partir de una nueva herramienta.

Sin embargo, hay un par de tácticas diferentes que puede implementar para ayudarle a demostrar el valor de las herramientas de productividad de la oficina.

  • Compare las métricas antes y después de implementar la herramienta: Antes de empezar a calcular el valor y la productividad de una herramienta, debe realizar un seguimiento de las métricas antes de implementarla. Necesita tener números con los que comparar, de lo contrario no podrá atribuir a la herramienta de productividad de la oficina. De ser posible, realice un seguimiento de los números totales anuales, trimestrales, mensuales, semanales y diarios antes de la herramienta. Por ejemplo, en una empresa basada en suscripciones, debe realizar un seguimiento de las pruebas, las conversiones, las actualizaciones, las degradaciones y las cancelaciones para cada período de tiempo. Luego, después de implementar la herramienta, puede realizar un seguimiento de las mismas métricas y comparar números. Si bien no podrá correlacionar al 100 % los cambios con la nueva herramienta (otros factores también podrían estar contribuyendo), tendrá una sólida causa anecdótica.
  • Valor del marco en términos de tiempo del empleado: Una vez que los empleados usen la herramienta, pregúntele a cada persona cuánto tiempo está ahorrando. Por ejemplo, si el software de productividad de su oficina automatiza un proceso que solía ser gestionado a tiempo completo por un empleado, básicamente está ahorrando el salario anual de esa persona. O bien, si la herramienta ahorra a un empleado determinado 5 horas a la semana, averigua cuánto paga a ese empleado por hora y multiplíquelo por 5 para calcular el ahorro total por semana.

Caso de estudio: Cómo calculó Forrester la productividad de Smartsheet

Forrester Research, una empresa independiente de tecnología e investigación de mercado, calculó cuantitativamente el valor de Smartsheet, una herramienta de gestión del trabajo colaborativo, en su estudio "El impacto económico total de Smartsheet". El enfoque de Forrester funciona como un caso de estudio para ayudar a otras organizaciones a determinar cómo asignar un valor monetario al software.

Forrester calculó los siguientes beneficios empresariales al usar Smartsheet:

  • Aumento del 25 % en la productividad de los equipos de trabajo, lo que ha supuesto un ahorro de 3 609 375 dólares en tres años.
  • Un 21 % de ahorro de tiempo para los gerentes de proyectos, productos y procesos, lo que genera un ahorro de 5 890 500 dólares en tres años.
  • Un costo reducido de 835 200 dólares en tres años para consolidar los problemas de los clientes, aumentando la capacidad de respuesta de los ingenieros de ventas y servicios.
  • Se mejoró el resourcing en torno a los proyectos, lo que generó una evitación de costos de 450 000 dólares durante tres años.
  • ROI del 1437 %

¿Cómo se le ocurrieron a Forrester estos números? A continuación, se presenta el marco y la metodología que siguieron:

  1. Entrevistados empleados internos de Smartsheet en distintos departamentos
  2. Organizaciones entrevistadas actualmente que utilizan Smartsheet
  3. Construyó un modelo financiero lleno de los datos de costos y beneficios obtenidos de las entrevistas.
  4. Se ajustó el modelo financiero en función de los problemas y preocupaciones que se resaltaron en las entrevistas.

Después de una extensa investigación y recopilación de datos duros, Forrester ordenó sus hallazgos en una tabla como esta:

 

Calculating productivity with the Forrester TEI study

A continuación, le presentamos una fórmula para replicar este enfoque para su propia organización:

Número de equipos en su organización X ganancia semanal de productividad para el equipo en horas X número de semanas al año excluyendo vacaciones X promedio por tasa de hora X porcentaje de utilización anual = aumento de la productividad antes del ajuste de riesgos

Luego, una vez que obtenga ese número, deberá ajustarlo para el riesgo (esto requiere que asigne un valor porcentual para representar el riesgo en su organización).

Aumento de la productividad antes del ajuste de riesgos X porcentaje de ajuste de riesgos = ajuste del riesgo en dólares

Aumento de la productividad antes del ajuste de riesgos X porcentaje de ajuste de riesgos = ajuste del riesgo en dólares

Consejos rápidos para mejorar la productividad

Después de haber revisado y calculado la productividad a nivel de empleado, organización y software, la siguiente pregunta lógica es: "¿Cómo mejoró la productividad?”

A continuación, le mostramos algunos consejos y trucos simples para mejorar la productividad en todos los niveles:

Mejorar la productividad de los empleados:

  • Establezca objetivos claros: Los empleados están más motivados para ir más allá cuando tienen expectativas y pautas claras. Al compartir objetivos específicos con el equipo, podrán gestionar mejor su tiempo y optimizar la productividad.
  • Proporcione comentarios de manera regular: Los comentarios efectivos mejoran la moral del equipo y animan a los empleados a crecer y mejorar. Asegúrese de brindar comentarios continuos que se centren en la acción, en lugar de en la persona, y sea preciso.
  • Deles el equipo adecuado: Pregúnteles a los empleados qué herramientas y equipos necesitan para tener éxito y asegúrese de que trabajen. No quiere reducir la productividad simplemente porque las computadoras o el software no funcionan correctamente.

Mejore la productividad organizacional:

  • Diseñe un programa de incentivos: Los empleados trabajan más duro cuando se sienten respetados y apreciados. Un programa de incentivos, como ofrecer tiempo extra de vacaciones o bonos, puede motivar a toda una empresa a trabajar más duro. Y un programa de incentivos ni siquiera tiene que tener valor monetario para ser efectivo. Algo tan simple como un programa de reconocimiento de empleados puede aumentar la productividad.
  • Asegúrese de que el liderazgo sénior se comprometa: Cuando defina los objetivos de la organización, asegúrese de tener el compromiso del liderazgo. Los líderes siempre se ven y juzgan, por lo que necesitan dar un buen ejemplo. Si los empleados los ven salir temprano todos los días o en Facebook durante horas, empezarán a pensar que eso también está bien.
  • Fomente horarios flexibles: Aunque suena contraintuitivo, exigir que todos los empleados sigan el mismo cronograma rígido es malo para la moral y la productividad de la empresa. Permitir que los empleados trabajen desde casa, establezcan sus propios cronogramas o tengan una TPTO ilimitada realmente mejora la lealtad y la productividad.

Mejora de la productividad del software:

  • Consiga que todo el equipo se suba a bordo: No moverá la aguja si solo una persona usa la herramienta de productividad de la oficina. La clave para generar valor es garantizar una adopción generalizada. Si todos usan la misma herramienta, su equipo puede avanzar más rápido y realizar más trabajo.
  • Aproveche las capacitaciones gratuitas: Si los empleados no entienden cómo usar una herramienta fuera de la puerta de entrada, simplemente no tardarán en aprenderla. Puede ser la herramienta más fácil de aprender, pero los empleados pueden sentirse abrumados y no saben por dónde empezar. Aproveche las opciones de capacitación que suelen ofrecer las empresas de software, desde videos bajo demanda pasando por seminarios web gratuitos hasta sesiones presenciales.
  • Explore las integraciones: Los empleados usan decenas de aplicaciones diferentes a diario y si una nueva herramienta no se conecta o trabaja con las aplicaciones que ya usan, se olvidarán de ella. La noticia es que la mayoría de las herramientas de productividad ofrecen integraciones con otras herramientas como Google Apps, Evernote, Tableau y otras.  

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