Desmitificar las 5 fases de la gestión de proyectos

By Kate Eby | 29 Mayo 2018 (actualizado 27 Diciembre 2023)

El eje de cualquier proyecto exitoso es que un gerente de proyectos (PM) vale su peso en oro. Si bien algunas personas creen que el único trabajo de un gerente de proyectos es recordar a todos sobre los plazos y organizar la reunión de estado, no se trata solo de eso.

Lo que hacen es toda una ciencia: tienen una comprensión profunda y pueden ejecutar perfectamente las cinco fases de la gestión de proyectos. En este artículo, abordaremos qué implica cada una de estas fases y compartiremos consejos para alcanzar el éxito en cada etapa.

Desarrollado por el Project Management Institute (PMI), las cinco fases de la gestión de proyectos incluyen la concepción y el inicio, la planificación del proyecto, la ejecución del proyecto, el rendimiento y la supervisión y el cierre del proyecto. PMI, cuyos orígenes se remontan a 1969, es la asociación sin fines de lucro más grande del mundo para la profesión de gestión de proyectos. Ha establecido los estándares para la gestión de proyectos, programas y carteras, y ofrece capacitación y certificaciones. El estándar dorado de certificación de la asociación es la certificación Project Management Professional® (PMP). Existen otras siete certificaciones disponibles para diferentes tipos de gestión de proyectos.

En un esfuerzo por estandarizar la información y las prácticas de gestión de proyectos, un equipo de más de 80 miembros del PMI redactó el texto: Guía del Libro de Conocimientos de Gestión de Proyectos (Guía PMBOK®) . Actualmente en su quinta edición, la Guía PMBOK® el PMI la actualiza continuamente y comparte las mejores prácticas fundamentales de todo el mundo para lograr los mejores resultados. La Guía PMBOK® incluye un estándar de procesos que se puede aplicar a muchos proyectos; sin embargo, reconoce que cada proyecto es diferente. Queda a criterio de los PMP aplicar las técnicas y fases incluidas en la Guía PMBOK® en función de los requisitos únicos de su proyecto.

Guía PMBOK® de conceptos del ciclo de vida del proyecto

Según la Guía PMBOK®, los elementos del ciclo de vida de un proyecto deben definir el trabajo que realizará el proyecto, las entregas que producirá, los miembros del equipo involucrados y cómo controlará y aprobará cada fase del proyecto.

Determinar estos elementos llevará del principio al fin de un proyecto. Estos controles del proyecto proporcionan un proceso sistemático y  oportuno que beneficia a las partes interesadas de un proyecto. Esto ayuda a los gerentes de proyectos a definir lo que debe realizarse antes de pasar a la siguiente fase de un proyecto.

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Cinco fases de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos puede dividirse en cinco fases. Primero, las partes interesadas inician el proyecto y, luego, lo definen y planifican. A continuación, el equipo ejecuta el proyecto y supervisa su rendimiento. Por último, una vez finalizado el proyecto, debe cerrarse.

Fase 1: Inicio del proyecto

El objetivo del inicio del proyecto es definir ampliamente el proyecto. Este proceso generalmente comienza con un caso de negocios o una carta del proyecto. Si es necesario realizar pruebas de investigación o viabilidad, debe completarlas durante esta fase.

Las partes interesadas importantes harán su debida diligencia para ayudar a decidir si el proyecto es "viable". Si se da la luz verde, deberá crear una carta del proyecto o un documento de inicio del proyecto (PID) que describa el propósito y los requisitos del proyecto. Debe proporcionar una descripción de las necesidades empresariales, las partes interesadas y el caso empresarial. Nota: hay muchas plantillas de PID que cumplen con las directrices de la Guía de PMBOK® disponibles en línea que puede descargar para dar los primeros pasos.

Consejo: al crear un PID, no se detenga demasiado en los requisitos técnicos. Se aclararán y definirán claramente en la fase 2.

Fase 2: Planificación del proyecto

La fase de planificación es clave para una gestión exitosa de proyectos y se centra en el desarrollo de una hoja de ruta para que el equipo siga. Durante la fase de planificación, los gerentes de proyectos deben organizar a sus equipos, configurar recursos colaborativos y establecer objetivos.

Dos de los métodos más populares para establecer objetivos son S.M.A.R.T. y CLEAR:

S.M.A.R.T. Objetivos: este método ayuda a garantizar que se hayan revisado exhaustivamente los objetivos. También proporciona una forma de comprender claramente las implicaciones del proceso de definición de objetivos.

Specific (Específico): para definir objetivos específicos, responda las siguientes preguntas: quién, qué, dónde, cuándo y por qué.
Measurable (Medible): cree criterios que pueda usar para medir el éxito de un objetivo.
Attainable (Alcanzable): identifique los objetivos más importantes y lo que se requerirá para alcanzarlos.
Realistic (Realista): debe estar dispuesto y ser capaz de trabajar hacia un objetivo en particular.
Timely (Oportuno): establezca un plazo para alcanzar el objetivo.

Para obtener más información sobre los objetivos de S.M.A.R.T y descargar objetivos de S.M.A.R.T.  gratis, lea "Guía básica para redactar objetivos S.M.A.R.T.".

C.L.E.A.R. Objetivos: un método más nuevo para establecer objetivos que tenga en cuenta el entorno de los negocios de hoy en día.

Collaborative (Colaboración): el objetivo debe animar a los empleados a trabajar juntos.
Limited (Limitado): debe limitarse en el alcance y el tiempo para que siga siendo manejable.
Emotional (Emocional): los objetivos deben aprovechar la pasión de los empleados y ser algo con lo que los empleados puedan establecer una conexión emocional. Esto puede optimizar la calidad del trabajo.
Appreciable (Posible): dividir los objetivos más grandes en tareas más pequeñas que se pueden lograr rápidamente.
Refinable: a medida que surjan nuevas situaciones, sea flexible y perfeccione los objetivos según sea necesario.
 
Durante esta fase, se define el alcance del proyecto y se desarrolla un plan de gestión del proyecto. Implica identificar el costo, la calidad, los recursos disponibles y un cronograma realista. El plan del proyecto también incluye la definición de líneas de base o medidas de rendimiento. Se generan utilizando el alcance, el cronograma y el costo de un proyecto. Una línea de base es esencial para determinar si un proyecto va por buen camino.
 
En este momento, las funciones y responsabilidades se definen claramente, de modo que todaslas personas involucradas sepan cuáles son sus responsabilidades. A continuación, le mostramos algunos de los documentos que creará un PM durante esta fase para asegurarse de que el proyecto se mantendrá encaminado:

  • Declaración del alcance: un documento que define claramente el proyecto, incluidas las necesidades del negocio, los beneficios del proyecto, los objetivos, las entregas y los hitos clave. La declaración de alcance puede cambiar durante el proyecto, pero no debe hacerse sin la aprobación del gerente del proyecto y del patrocinador.
  • Cronograma de desglose del trabajo (WBS): es una representación visual que desglosa el alcance del proyecto en secciones manejables para el equipo.
  • Hitos: identifique los objetivos de alto nivel que deben cumplirse a lo largo del proyecto e inclúyalos en el gráfico de Gantt.
  • Gráfico de Gantt: un cronograma visual que puede usar para planificar las tareas y visualizar el cronograma del proyecto.
  • Plan de comunicación: esto es de particular importancia si su proyecto implica participantes externos. Desarrolle los mensajes adecuados en torno al proyecto y cree un cronograma de cuándo comunicarse con los miembros del equipo en función de las entregas y los logros.
  • Plan de gestión de riesgos: identifique todos los riesgos previsibles. Los riesgos comunes incluyen estimaciones de tiempo y costos poco realistas, ciclo de revisión de clientes, recortes presupuestarios, requisitos cambiantes y falta de recursos comprometidos.

Para obtener más información sobre los términos y documentos de gestión de proyectos, lea nuestro glosario de terminología de gestión de proyectos.

Consejo: Al crear una WBS, los paquetes de trabajo no deben ser más de 10 días. Asegúrese de solicitar la opinión y la perspectiva de los miembros del equipo sobre sus tareas específicas.

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Fase 3: Ejecución del proyecto

Durante la fase de ejecución del proyecto, el equipo desarrolla y completa las entregas. Esta fase comienza con una reunión inicial, está marcada por el inicio de los informes y actualizaciones de estado, y las transiciones al rendimiento y la supervisión a medida que avanza el proyecto.

Las tareas completadas durante la fase de ejecución incluyen:

  • Introducción y lanzamiento del proyecto
  • Desarrolle un equipo
  • Asigne recursos
  • Ejecute planes de gestión de proyectos
  • Gestione las compras, de ser necesario
  • El PM dirige y gestiona la ejecución del proyecto
  • Configure sistemas de seguimiento
  • Las asignaciones de tareas se ejecutan
  • Reuniones de estado
  • Actualice el cronograma del proyecto
  • Modifique los planes del proyecto según sea necesario

 Si bien la fase de monitoreo del proyecto tiene un conjunto diferente de requisitos, estas dos fases a menudo se producen simultáneamente.
 
Consejo: Considere la posibilidad de usar un software de gestión de proyectos basado en la nube para que los miembros del equipo puedan actualizar el estado de las tareas en tiempo real.

Fase 4: Rendimiento y supervisión del proyecto

El rendimiento y la supervisión del proyecto garantizan que los resultados del proyecto se alineen con el plan de gestión. Los gerentes de proyectos utilizan indicadores clave de rendimiento (KPI) para determinar si el proyecto está encaminado. Hemos descrito los KPI más comunes para el seguimiento del rendimiento a continuación:

  • Objetivos del proyecto: medir si un proyecto está dentro del cronograma y el presupuesto indica si el proyecto cumplirá con los objetivos de las partes interesadas.
  • Entregables de calidad: esto determina si se cumplen las entregas específicas de las tareas.
  • Seguimiento de costos y esfuerzo: los PM tendrán en cuenta el esfuerzo y el costo de los recursos para ver si el presupuesto está encaminado. Este tipo de seguimiento informa si un proyecto cumplirá con su fecha de finalización en función del rendimiento actual.
  • Rendimiento del proyecto: supervisa los cambios en el proyecto. Tiene en cuenta la cantidad y los tipos de problemas que surgen, y la rapidez con que se abordan. Pueden tener lugar a partir de obstáculos imprevistos y cambios en el alcance.

Durante este tiempo, tal vez sea necesario que los PM ajusten los cronogramas y los recursos para asegurarse de que el proyecto esté encaminado

Consejo: revise el caso de negocios al final de cada fase y realice ajustes en el plan del proyecto según sea necesario.

Fase 5: Cierre del proyecto

Una vez finalizado un proyecto, el equipo debe cerrarlo formalmente. Los gerentes de proyectos generalmente realizan una reunión de análisis post mortem para evaluar los éxitos y los fracasos. El cierre del proyecto ayuda a un equipo a identificar las cosas que salieron bien y las áreas de mejora.

Una vez finalizado el proyecto, los PM aún deben completar algunas tareas antes de que esté cerrado oficialmente. Tendrán que crear una lista de tareas del proyecto que no se cumplieron durante el proyecto y trabajar con los miembros del equipo para completarlas. Confeccione un presupuesto final del proyecto y prepare un informe final del proyecto. Por último, tendrán que recopilar todos los resultados y documentos del proyecto y  almacenarlos en un solo lugar.
 
Consejo:el uso de una solución de software basada en la nube es una forma simple de recopilar y guardar documentos del proyectoen un único lugar durante toda la vida del proyecto.

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