¿Qué es la automatización de tareas?
La automatización de tareas es la aplicación de la tecnología moderna para minimizar o eliminar la necesidad de participación humana para completar una tarea. Podemos ver muchas formas de automatización de tareas en la vida diaria: los mostradores de check-in en el aeropuerto, los cajeros automáticos, los pedidos de comida rápida, la renovación de recetas médicas y los servicios de suscripción. Estas automatizaciones han eliminado el elemento humano en al menos un paso del proceso. Por ejemplo, anteriormente para hacer el check-in en el aeropuerto, los pasajeros debían ubicarse en fila para obtener una tarjeta de embarque o dejar el equipaje. Hoy en día, estas tareas están automatizadas por tecnología: las personas pueden imprimir las tarjetas de embarque en su casa, obtenerlas en un terminal de autoservicio del aeropuerto o incluso mostrarlas a través de su teléfono móvil. En muchos casos, se ha eliminado toda intervención humana de la obtención de tarjetas de embarque y la manipulación de equipaje.
Los bots de chat son otra forma de automatización de tareas disponible para uso personal y empresarial. Los bots de chat de soporte están disponibles en sitios web de negocios para responder preguntas de usuarios o guiar a un usuario a través de un proceso. Los bots de chat de habilidades pueden usarse en el hogar para encender luces o ajustar la configuración del termostato, y los bots de asistencia personal, como Alexa de Amazon y Siri, se han vuelto muy populares y ofrecen una gran variedad de funciones.
Los teléfonos celulares, las tabletas y otros dispositivos inteligentes también pueden aprovechar las aplicaciones de automatización de tareas. Una aplicación popular, IFTTT (If This Then That), permite que otras aplicaciones y dispositivos se comuniquen entre sí. Por ejemplo, si usted está etiquetado en una publicación de Facebook, IFTTT puede tuitear automáticamente la misma publicación.
Cómo automatizar las tareas empresariales
Los profesionales de las empresas dedican innumerables horas a realizar tareas que pueden automatizarse fácilmente con la tecnología adecuada. A continuación, le mostramos tres consejos para empezar con la automatización de tareas empresariales:
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Investigue las últimas novedades de la IA y el aprendizaje automático (ML). Las herramientas disponibles, junto con las innovaciones constantes en materia de IA y ML, lo ayudarán a prepararse para la automatización de tareas. Los bots de chat, por ejemplo, utilizan contenido de la base de conocimientos; por lo tanto, crear una base de conocimientos inteligente le permitirá prepararse para la futura automatización.
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Documente o cree procesos para identificar las tareas que pueden automatizarse, específicamente las actividades repetitivas en las que la automatización mejorará la experiencia del cliente.
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Seleccione soluciones tecnológicas que reemplacen las tareas mundanas, para que el personal pueda centrarse en las actividades que generan más ingresos y merecen la pena. Por ejemplo, las herramientas como Hootsuite le permiten programar publicaciones para redes sociales con anticipación, de modo que no tenga que publicar manualmente todos los días.
El objetivo es automatizar lo que pueda y permitir que el personal se centre en actividades más valiosas.
Diez tareas empresariales que puede automatizar hoy
Una idea errónea común es que la automatización de tareas da lugar a despidos de personal. De hecho, la mayoría de los puestos de trabajo no se pueden reemplazar por completo por la tecnología. En cambio, tendrá la oportunidad de redefinir los puestos de trabajo a medida que automatiza las tareas y los flujos de trabajo. Sus empleados se volverán más productivos, y usted reducirá los costos, ahorrará tiempo y generará eficiencias. Según un informe publicado por el McKinsey Global Institute, “El 45% de las actividades que realizan los individuos se pueden automatizar al adaptar las tecnologías actualmente demostradas en la actualidad”.
Las tareas tediosas y recurrentes son candidatas principales para la automatización. A continuación, le mostramos 13 tareas empresariales que puede automatizar ahora:
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Creación de informes
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Solicitudes de software/hardware/tecnología
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Solicitudes de RR. HH. (contratación/despido de empleados)
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Programación de citas
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Pago de facturas
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Facturación/contabilidad
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Publicaciones de redes sociales
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Respuestas de correo electrónico, firmas y clasificaciones
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Funciones de procesamiento de texto (por ejemplo, reemplazar texto, cambiar el nombre de los archivos)
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Minería de datos
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Plantillas para propuestas
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Comunicación con los clientes
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Credenciales de inicio de sesión y el relleno de información en formularios
Según la Asociación Estadounidense de Psicología, “Incluso los bloqueos mentales breves que ocurren al cambiar de tareas pueden afectar hasta el 40% del tiempo productivo de una persona”. Entonces, ¿por qué no automatizar la mayor cantidad de tareas posible? Para decidir cuáles son las tareas que su empresa debería automatizar, considere los beneficios que generará al usar tecnología en lugar de seres humanos, así como el valor que los empleados pueden aportar al enfocarse en otras actividades.
¿Quiénes pueden beneficiarse de la automatización de tareas?
Los profesionales de todos los sectores y departamentos empresariales de la industria pueden beneficiarse de la automatización de tareas. Por ejemplo, el McKinsey Institute estima que entre el 10 y el 15 por ciento de las actividades que realiza un ejecutivo de marketing se pueden “automatizar al adaptar la tecnología demostrada en la actualidad”.
Technology marketing executive Jennifer Holtvluwer utilizes task automation to encourage social selling that engages buyers and increases brand awareness. “Marketers tasked with growing voice share for a challenger brand understand the power of employee advocacy,” she says. “Leveraging the networks of your employees is one way to expand brand recognition — and having consistent messages to share externally is crucial for success.”
“Utilizar la automatización de tareas para las publicaciones de redes sociales les permite a los empleados contar con contenido específico, apropiado para la marca y que se puede compartir en los perfiles de redes sociales de forma fácil y rápida”, agrega Holtvluwer. “He utilizado plataformas como EveryoneSocial para que la automatización de tareas sea extremadamente sencilla y rápida al aprovechar los canales de redes sociales para aumentar la conciencia de marca”.
Desde estudios jurídicos hasta equipos de ventas y profesionales de marketing, las actividades que pueden automatizarse utilizando tecnología moderna son infinitas.
| Sector/Departamento | Tarea |
|---|---|
| Legal | Minería de datos |
| Atención médica | Programación de citas de pacientes, recordatorios de citas, renovación de recetas de medicamentos |
| Gobierno | Permisos de construcción, licencias |
| Educación | Inscripción a clases |
| Ventas | Generación de clientes potenciales |
| Marketing | Plantillas de correo electrónico, consolidación de publicaciones de redes sociales, sindicación de contenidos |
| Contabilidad | Pagos automatizados |
| TI | Copias de seguridad de datos, gestión de red, mantenimiento de PC, desinstalación de aplicaciones/programas, conversión masiva de archivos, creación de cuentas, transferencias de archivos, extracción de datos |
| RR. HH. | Programación de la nómina, reclutamiento de candidatos |
| Desarrollo/programación | Secuencias para copiar archivos y realizar acciones repetitivas, la optimización de las imágenes |
| Atención al cliente | Encuestas y cuestionarios |
Cómo elegir la herramienta adecuada de automatización de tareas
Las herramientas especializadas de escritorio y basadas en la nube se han desarrollado para automatizar las tareas en casi todos los departamentos empresariales. A continuación, encontrará una lista de herramientas que son útiles para la mayoría de las organizaciones:
| Herramienta | Tarea |
|---|---|
| Hootsuite | Publicaciones de redes sociales |
| Dropbox | Copias de seguridad de datos |
| Google Analytics | Informes de tráfico web |
| Gmail | Respuestas automatizadas por correo electrónico |
| WordPress | Programación de publicaciones de blog |
| Alertas de Google | Investigación de términos de búsqueda |
| Microsoft Office | Encontrar/reemplazar, convenciones para cambiar el nombre de los archivos |
| Focus Assist de Windows | La gestión de alertas de MS Windows |
| SurveyMonkey |
Encuestas y cuestionarios de clientes, recopilación de datos |
La selección de herramientas variará en función del sector y la necesidad del negocio, pero con cualquier proceso de selección de software, cree una lista de criterios que respalden las necesidades de su negocio. Las funciones generales de automatización de tareas pueden ser las siguientes:
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Interfaz para arrastrar y soltar fácil de usar
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Integraciones con otras herramientas
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Acceso web y a dispositivos móviles
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Funciones de búsqueda y elaboración de informes
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Notificaciones automatizadas a través de correo electrónico y/o alertas
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Cronogramas de tareas recurrentes
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Programación en tiempo real que considere los fines de semana y los días festivos
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La capacidad de configurar sin codificar
Los beneficios de la automatización de tareas
La inteligencia artificial y la robótica ya están mejorando las operaciones comerciales y las actividades de la vida personal. Los altos ejecutivos clasifican la automatización de tareas y procesos como una prioridad principal para impulsar la eficiencia. Además, la tecnología innovadora con inteligencia artificial, la robótica y el análisis predictivo le permiten al personal automatizar todas las funciones del negocio. Con las herramientas adecuadas, las empresas percibirán los siguientes beneficios de la automatización de tareas:
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Costos reducidos
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Aumento de la productividad
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Mayor disponibilidad del sistema
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Mayor precisión y fiabilidad
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Mayor rendimiento
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Mayor disponibilidad de recursos humanos
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Mayor concentración en actividades estratégicas y de alto valor
Mike Palazzolo, Owner of Fintentional, relies on task automation for appointment planning: "Automating the task of scheduling client appointments is a major time saver for everyone. I use Calendly. Automation reduces the time I spend scheduling appointments, provides clients the flexibility to schedule at any time, and allows me to efficiently balance my day between appointments and office work."
El pasado y el futuro de la automatización de tareas
La automatización informática comenzó hace más de 50 años con el primer sistema operativo que podía ejecutar trabajos por lotes. La tecnología ha seguido evolucionando a lo largo de los años, y hoy en día, decenas de miles de herramientas están disponibles para automatizar varias tareas, actividades y procesos empresariales.
Según las investigaciones realizadas por el McKinsey Institute, “El 60% de los puestos de trabajo podrían tener el 30% o más de sus actividades constituyentes automatizadas”. Esto no significa que los robots reemplazarán a las personas, pero esa tecnología puede automatizar fácilmente las tareas mundanas y complejas, lo que permite redefinir los roles que aportan más valor a la empresa. La automatización de tareas y procesos es una tendencia que vale la pena seguir a medida que observamos que la robótica y la inteligencia artificial se vuelven más inteligentes y se insertan más en nuestras vidas diarias.
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