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Gestione la planeación de su evento

by Christa Matson

De la escritora contribuyente, Lindsay Scott: Desde hace varios años he estado involucrada en un grupo de gestíon de proyectos especialista – PMOSIG. Un grupo voluntario de interés específico dedicado a las PMO (Project Management Office). Ser parte de un grupo de voluntarios que planea, organiza y ofrece conferencias y reuniones ha sido una experiencia interesante. La gestión de eventos, desde mi punto de vista, es una versión más ligera de la gestión de proyectos. La clave del éxito es organizar todo de la manera más sencilla posible. Aunque todos en nuestro grupo voluntario tienen experiencia en gestión de proyectos, en los primeros años no utilizamos herramientas para planear y gestionar conferencias. Era como si hubiéramos tomado una decisión inconsciente de hacer caso omiso de todo lo que recomienda nuestra profesión. Seguramente podríamos planificar y gestionar nuestro evento en una servilleta?

No.

La lección más simple que aprendimos y que nos hizo cambiar totalmente nuestro enfoque de gestión de eventos, fue que los miembros del equipo necesitaban saber dónde estábamos con referencia al plan, lo que cada uno de nosotros tenía que hacer y cuándo se debía entregar cada tarea (sin estrés y sin problemas!). Utilizando un cronograma simple de planeación de eventos, brindamos claridad entre el equipo voluntario. Todo el mundo tenía acceso a la programación, podían ver sus asignaciones y comprender el impacto que podía producir una entrega tardía. Lo que resultó especialmente útil fue que los voluntarios pudieran compartir notas del progreso y añadir documentos - un regalo del cielo cuando no se tiene un área central de archivo de fácil acceso.

El calendario también creó un sentido de urgencia. Cualquiera que haya trabajado en un grupo voluntario de esta manera, conoce las diferencias entre el compromiso de las personas frente al trabajo cuando se les paga por ello (su trabajo del día) y cuando es algo que hacen en su tiempo libre (con los demás compromisos personales).

Si usted está interesado en crear eventos similares en su región o incluso dentro de su propia empresa - las comunidades de gestión de proyectos dentro de las organizaciones han estado creciendo en popularidad debido a los beneficios de transferir conocimiento e intercambiar experiencias entre colegas - aquí está un resumen de lo que necesita tener en cuenta y programar.

Lluvia de ideas y planeación

Al igual que iniciar un nuevo proyecto - pasamos tiempo pensando en el tema o la idea de la conferencia. Entonces empezamos a entrar en el detalle – Cómo será el día de la conferencia, el costo, etc. y adicionamos nuevas líneas a nuestro programa base si la conferencia es diferente a la anterior.

Selección del conferencista 

Teníamos diferentes ponentes en cada conferencia - elegidos según su especialidad y capacidad de adaptarse a la agenda de nuestra conferencia. Los conferencistas también necesitan gestionar y aprecian especialmente los organizadores que brindan informes claros, fechas y arreglos logísticos que les permite saber cuándo y a dónde ir.

Mercadeo del evento

Entre más tiempo se tiene antes de la conferencia, más mercadeo se puede hacer. Se trata de mantener el evento en la mente de las personas sin invadirlas con correo no deseado. Hablar del evento de diferentes maneras - en grupos de LinkedIn, actualizaciones de Twitter y cubrir diferentes ángulos de la agenda de la conferencia en nuestros boletines.

Logística de la conferencia y personal

Nos dimos cuenta que las conferencias tendían a desarrollarse mejor cuando teníamos más cuidado en la planeación - ninguna sorpresa, supongo, para un grupo de profesionales de gestión de proyectos! Eso significaba que no había sorpresas desagradables de último minuto y podíamos concentrarnos en pequeños detalles. Con esto quiero decir que la organización facilitó la creación de redes en lugar de que la gente se dedicara solo a hablar entre sí - podíamos facilitar sesiones interactivas dando una impresión más profesional- y podíamos responder con rapidez a las necesidades individuales de las personas si se presentaba algún problema en otras áreas, como el servicio de comida o la organización de taxis al final del evento.

Evaluación

En la fase de cierre - después de la conferencia - siempre nos aseguramos de tener tiempo para las lecciones aprendidas. Discutimos cómo se desarrolló el evento desde nuestra propia perspectiva, miramos la retroalimentación y creamos un informe que puede cambiar el programa de la próxima conferencia. De esta manera tenemos un ciclo continuo de mejoras – que pueden ser incluidas fácilmente en nuestro programa básico y así utilizarlo en futuros eventos.

Aquí está nuestra plantilla de planeación de eventos basado en las imágenes este artículo:

Lindsay Scott es contribuyente del blog de Smartsheet. Es co-fundador de Arras People, la consultora de recursos humanos del Reino Unido especializada en contratación en el ámbito de gestión de programas y proyectos. Lindsay ofrece sesiones de orientación profesional para los profesionales de PMO y dicta charlas sobre temas de gestión de proyectos. Puede leer más de Lindsay en el blog How To Manage a Camel.