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Logre más en menos tiempo con Acciones Automatizadas y otras herramientas que le ayudan a ahorrar tiempo

by Joosung Nam

El tiempo dedicado a tareas rutinarias reduce su capacidad para concentrarse en resolver problemas o en innovar para su negocio. Administrar actualizaciones, informes de estado y aprobaciones es una actividad lenta y repetitiva, además de ser una tarea desarticulada y propensa a errores. A menudo, las actualizaciones y aprobaciones que necesita para avanzar en el trabajo se pierden en la bandeja de entrada del correo electrónico, o las solicitudes se pierden en el correo de otra persona.

Estamos muy contentos de presentar tres potentes nuevas capacidades en Smartsheet: Acciones Automatizadas para eliminar las tareas de rutina, permitiéndole concentrarse en trabajos de mayor valor, el Centro de notificaciones de Smartsheet para facilitar la actualización y una nueva aplicación para dispositivos móviles que le ayudará a usted y a su equipo a continuar con el trabajo desde cualquier lugar. 

Optimice los procesos de trabajo con Acciones Automatizadas

Ahora puede crear reglas simples de automatización en cuestión de minutos, sin necesidad de códigos o fórmulas complejas para agilizar los procesos de trabajo y aumentar la productividad. Ahorre tiempo, reduzca errores y acelere el progreso con solicitudes de aprobación y solicitudes de actualización automatizadas.

Las solicitudes de acción automatizada de Smartsheet se envían teniendo en cuenta las reglas que usted configuró. Puede solicitar a los usuarios que brinden actualizaciones basadas en condiciones establecidas y que soliciten aprobaciones cuando se realiza un cambio específico en una hoja.

Si bien los recordatorios, las notificaciones y las solicitudes de actualización manual seguirán estando disponibles para los clientes en todos los planes, sólo los usuarios con licencia en planes de negocios y planes empresariales podrán configurar solicitudes de aprobación y solicitudes de actualización automáticas. 

Vea todas sus actualizaciones importantes en Smartsheet

Desafortunadamente es demasiado fácil perder actualizaciones importantes en la bandeja de entrada del correo electrónico. Ahora ya no tiene que confiar en el correo electrónico para mantenerse al día en las notificaciones de Smartsheet. Nuestro nuevo centro de notificaciones le permite ver todas sus actualizaciones importantes, incluyendo notificaciones de hojas, recordatorios, solicitudes de actualización e invitaciones de uso compartido en Smartsheet. Puede elegir cómo desea recibir las actualizaciones de Smartsheet, en la aplicación, el correo electrónico o notificaciones móviles.  

Desktop notifications

Continúe trabajando desde cualquier lugar

Nuestras aplicaciones móviles de Smartsheet, completamente rediseñadas, llevan el poder de Smartsheet a su dispositivo iOS o Android favorito y satisfacen las necesidades de los trabajadores en cualquier lugar.  Una nueva pantalla de inicio y una navegación simplificada incorporan las pestañas de Inicio, Recientes, Favoritos y Búsqueda para ayudarle a navegar fácil y rápidamente a la información que necesita. El centro de notificaciones para dispositivos móviles le permite ver todas las notificaciones de Smartsheet en un solo lugar y tomar rápidamente medidas en las solicitudes de actualización y aprobación desde cualquier lugar.

También hemos optimizado Sights en dispositivos móviles. Ahora puede cambiar entre diseños de dispositivos móviles y de escritorio según el tamaño del dispositivo y sus preferencias de visualización, lo que le permite acceder rápidamente a la información que necesita desde cualquier lugar.

Mobile notifications

Mantenga los procesos  avanzando

Cada una de estas características, por sí misma, le ayuda a lograr más y al utilizarlas en sinergia permiten automatizar y administrar fácilmente actualizaciones y aprobaciones desde cualquier lugar, ahorrando tiempo, reduciendo errores y acelerando el progreso.  

Como parte del Programa Early Adopter, algunos de nuestros clientes ya están aprovechando esta nueva funcionalidad para mejorar sus negocios. Colliers International es una compañía global de bienes raíces comerciales que opera en 68 países con más de 15.000 empleados. Kristin Komassa, Vicepresidente Asociado de Colliers International, Wisconsin, recientemente empezó a usar solicitudes de aprobación automatizadas con su equipo para hacer seguimiento de las aprobaciones de arrendamiento.

Cuando un miembro del equipo hace cambios en una enmienda, carga los documentos actualizados en una hoja y una solicitud de aprobación se envía automáticamente al gerente, quien recibe una notificación de la solicitud de aprobación a través del centro de notificación. El gerente puede abrir, revisar y aprobar rápidamente la solicitud, acelerando así el proceso de aprobación y facilitando el progreso del equipo.

"Las nuevas acciones automatizadas reducen los pasos en nuestro proceso de trabajo y nos ahorran tiempo, y para nosotros el tiempo es dinero", dice Komassa "No tener que enviar un correo electrónico para obtener una aprobación y poder capturar el progreso del trabajo en una hoja permite al equipo hacer seguimiento del proceso".

Hay muchas maneras en que las solicitudes de aprobación y las solicitudes de actualización automatizadas pueden ser de gran beneficio para usted y su organización. Lo invitamos a explorar cómo lograr más con las Acciones Automatizadas. Para obtener más información sobre cómo configurar solicitudes de aprobación para su organización, vea aquí el atículo de ayuda.