En un mundo ideal, usted debería pasar más tiempo negociando su próximo contrato importante, abriendo una nueva tienda o lanzando su producto en vez de buscar informaciones o mandar recordatorios una y otra vez. Gracias a la automatización de Smartsheet, nuestros clientes ahorran tiempo en tareas repetitivas y manuales y pueden concentrarse en el trabajo más importante.
Nuestras últimas mejoras le permiten automatizar múltiples acciones, planear según diversas hipótesis, e incluso repetir el flujo de trabajo según un calendario determinado. Concentrarse en los aspectos más interesantes e importantes de su trabajo es más fácil que nunca.
Que esté usando ya las automatizaciones de Smartsheet o que recién se esté informando sobre ellas, he aquí varias maneras como usted y su equipo pueden aprovechar estas nuevas funciones.
1. Ahorre tiempo y mantenga su trabajo en el buen camino gracias a los recordatorios recurrentes
Perder de vista fechas importantes puede tener un impacto significativo sobre la capacidad de su equipo a alcanzar sus metas, pero enviar recordatorios manuales para cada fecha de entrega puede volverse una responsabilidad que no le permite concentrarse en el trabajo más importante.
Cuando configura un flujo de trabajo automatizado único, puede enviarse y enviar a su equipo tantos recordatorios como sean necesarios. Por ejemplo, en pocos pasos, puede configurar recordatorios diarios para cualquier tarea en su hoja cuando se acerca la fecha de entrega.
Para empezar, indique a Smartsheet que su flujo de trabajo debe ser ejecutado diariamente.
Luego, especifique las condiciones que determinarán qué filas necesitan recordatorios. Es este ejemplo, vamos a crear un recordatorio para las tareas incompletas a partir de tres días antes de la entrega.
Por último, configure cada recordatorio para que sea enviado al encargado de la tarea, y personalice el mensaje.
Más información sobre la configuración de recordatorios en sus flujos de trabajo automatizados.
2. Automatice las actualizaciones para perder menos tiempo en reuniones y correos electrónicos
Cuando varias persones trabajan juntas, las actualizaciones acerca del estado mejoran la transparencia del progreso del proyecto o del programa, y responsabilizan los encargados con respecto a sus tareas. Sin embargo, uno a menudo pierde tiempo en reuniones para ponerse al día o, peor, el progreso de tareas claves no queda claro.
No pierda más tiempo enviando correos electrónicos y organizando reuniones para ponerse al día y invierta su tiempo mejor. En pocos pasos, cree solicitudes de actualización automatizadas para que Smartsheet recoja las informaciones en vez de usted.
Para empezar, indique a Smartsheet cuándo enviar las solicitudes. Por ejemplo, todos los viernes al mediodía.
Luego, limite las solicitudes a las tareas incompletas.
Por último, configure cada solicitud para que sea enviada al encargado de la tarea. No se olvide de incluir los campos para actualizar y otros datos que puedan aportar más contexto a los destinatarios.
Después de recibir las solicitudes, los interesados pueden usar cualquier dispositivo para abrir las solicitudes de actualización en un formulario con uno o varios campo(s) editable(s), y la información agregada se guardará directamente en la hoja del proyecto.
Más información sobre las solicitudes de actualización en sus flujos de trabajo automatizados.
3. Elimine los obstáculos gracias a un proceso de aprobación simplificado
Las aprobaciones son un componente esencial para avanzar en el trabajo de equipo, pero el proceso de aprobación suele sufrir retrasos no previstos. Use flujos de trabajo automatizados para simplificar no sólo las solicitudes de aprobación sino también el seguido de las decisiones de aprobación.
Primero deberá asegurarse que las solicitudes de aprobación sean enviadas en el momento adecuado. Puede activar la solicitud de aprobación en una fecha específica o al cambiar o agregar informaciones importantes en su hoja.
El responsable de la aprobación recibirá una notificación con un enlace a un formulario con información contextual y botones para aprobar o rechazar la solicitud. Cuando el responsable tome la decisoón, la aprobación o el rechazo se guardará directamente en la hoja.
Luego, usted puede rápidamente dar seguimiento a la solicitud de aprobación con nuevas acciones o condiciones. Por ejemplo, puede enviar una alerta al solicitante en cuanto la solicitud sea aprobada, o puede mandar una solicitud de actualización para obtener más información si la solicitud es rechazada.
Si su trabajo requiere múltiples niveles de aprobacion para seguir adelante, también puede seguir una aprobación con otra solicitud de aprobación.
Más información sobre las solicitudes de aprobación en sus flujos de trabajo automatizados.
Automatizar para el éxito de su equipo
¿Listo para ahorrar tiempo y concentrarse en el trabajo más importante? Configure uno de los flujos de trabajo arriba y vea usted mismo las ventajas.
Cuanto más automatice, más podrá aprovechar de los flujos de trabajo automatizados. Vea aquí lo que nos dijo un participante en nuestro programa Early Adopter acerca del impacto inmediato que su equipo observó:
"Poder agregar varias hipótesis y acciones en un solo flujo de trabajo ya nos ahorró mucho tiempo cuando automatizamos nuestro proceso de aprobación de contenidos. Ahora también estamos más motivados para automatizar soluciones completas para otros procesos claves."
Sean McDuffie
Gerente de proyectos, Crain Communications
Mientras su equipo se familiariza con los flujos de trabajo automatizados, usted puede continuar a explorar soluciones más sofisticadas para sus tareas repetitivas y manuales. Vea el video más abajo para ver flujos de trabajo en acción.