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Artículo

Mejore la productividad, mantenga a los equipos informados con los portales de Smartsheet

by Brendan Reed

¿Pierde tiempo buscando información? Una infografía (sólo en inglés) reciente muestra que los trabajadores de la información pasan el 36% del día buscando y consolidando información, y el 44% de las veces aún no pueden encontrar la información que necesitan.

A menudo, la información se ofrece a los equipos de forma manual, por correo electrónico o descarga, generando nuevas dificultades. Los constantes correos electrónicos y mensajes y la incapacidad para controlar las versiones de los documentos hacen que la experiencia sea frustrante e ineficaz.

La información centralizada y las fuentes de datos son fundamentales para administrar y compartir los documentos y datos del equipo de manera simple y efectiva, pero las plataformas existentes basadas en la web y las intranets de la compañía tienen sus limitaciones.

Por ejemplo, generalmente necesitan soporte de Informática para la configuración, generando tiempo de retraso para los usuarios empresariales. También pueden ser difíciles de actualizar, por lo que la información se vuelve obsoleta a medida que los usuarios esperan que el departamento de Informática realice cambios.

Mantenga a los equipos actualizados y productivos con los Portales

Los portales de Smartsheet reúnen a equipos y departamentos, permitiéndoles crear y mantener fácilmente centros de información. Los equipos pueden mantenerse sincronizados y ahorrar tiempo buscando información.

HR Resource Center Portal

Kyle Chipman de Chipman Design Architecture, utiliza portales para eso. Afirma que "la principal utilidad de Smartsheet dentro de nuestra empresa ha sido consolidar el punto de acceso a la información".

"Los portales sirven como una extensión invaluable de esa consolidación [y] ofrecen a los miembros del equipo en nuestras cinco oficinas, así como a nuestros consultores y clientes nacionales, un método rápido e intuitivo para acceder a la información que necesitan para avanzar en sus proyectos,"añade.

Los portales se pueden editar fácilmente y no requieren ninguna habilidad de codificación para crear o actualizar, por lo que los usuarios empresariales ya no necesitan depender del departamento de Informática para mantener sus centros de información actualizados.

Recursos al alcance de su mano

Para empezar, aquí hay dos ejemplos prácticos de portales que mantienen a los empleados de todos los departamentos en la misma página:

1. Portal de recursos del equipo

Product Team Portal

 

Los portales de recursos del equipo ofrecen una forma fácil de consolidar accesos directos a recursos importantes como:

  • Hojas, informes, paneles y formularios de Smartsheet
  • Cargo e información de contacto
  • Anuncios de equipo
  • Sitios web
  • Presentaciones
  • Documentos
  • Imágenes

Los equipos pueden personalizar el diseño de su portal, agregando títulos visuales y texto enriquecido para brindar instrucciones y contexto. Pueden usar portales para romper silos departamentales y mejorar la colaboración, agregando acceso directo a diferentes portales y paneles.

Por ejemplo, un equipo de producto podría utilizar un portal para que la hoja de ruta, planes y próximos lanzamientos sean visibles para toda la organización. De esta manera, otros departamentos que dependen de la información pueden planear respectivamente.

 


2. Portal de Recursos Humanos

HR Portal

Los portales de Recursos Humanos pueden conectar a los equipos con información y documentos importantes relacionados con:

  • Beneficios

  • Planes de salud

  • Anuncios de la compañía

  • Oportunidades internas de trabajo

  • Manual del empleado

Al utilizar un portal de Recursos Humanos, los empleados pueden ahorrar tiempo y esfuerzo al tener la información que necesitan en un solo lugar, en un formato estructurado que es fácil de entender y editar.

Estos son algunos ejemplos de cómo los portales pueden ofrecer información relevante en un solo lugar de fácil acceso, reuniendo a los equipos y dándoles más tiempo para avanzar en el trabajo.

Y las posibilidades no paran allí. Chipman asegura que su organización tiene los siguientes portales para mantener alineados a los equipos, consultores y clientes:

  • Portales para "cuentas nacionales que ofrecen Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) de los proyectos, recursos de incorporación, calendarios de hitos y organigramas para una toma de decisiones más clara".

  • Portales para "producción de software que ofrecen enlaces a guías de las mejores prácticas, informes para uso general que reúnen soluciones de tickets y problemas y centros de descarga para complementos personalizados".

  • y un "portal para toda la organización que brinda acceso fácil y claro a las políticas y procedimientos de la compañía, nuestras guías de estilo relacionadas con la marca, formularios web para solicitar artículos de oficina y viajes, así como una muestra del éxito de los equipos, constantemente actualizada."

Los portales están disponibles para clientes de Smartsheet en planes de negocio o planes empresariales elegibles.

Si está en un plan de equipo o en un plan individual y está interesado en actualizar su plan para poder acceder a los portales, contacte a nuestro equipo hoy.