¿Cuáles son las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos?
El término lecciones aprendidas se refiere a la experiencia que obtiene al participar y completar un proyecto. Un equipo debe aplicar las lecciones aprendidas al comienzo de una nueva empresa y compilar nuevos hallazgos durante y después de su finalización.
Si bien es esencial recopilar las lecciones aprendidas al final de un proyecto, puede ser beneficioso recopilar comentarios mientras se encuentra en el medio de un proyecto.
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¿Cuál es el propósito de las lecciones aprendidas?
El propósito de documentar y aplicar las lecciones aprendidas es fomentar la mejora en las mejores prácticas para futuros proyectos. El objetivo es crear un equipo que aprenda de sus errores y repita y mejore sus éxitos.
Patti Armanini es gerente de calidad de Festo USA y tiene más de una década de experiencia en gestión. Invita a los gerentes de proyectos a "revisar las lecciones aprendidas anteriormente para evitar cometer errores similares la próxima vez. Pero [es] igual de importante aprovechar las ganancias en el futuro, ayudar a optimizar el proyecto y ayudar a eliminar obstáculos antes de que sucedan”.
Un gerente de proyectos exitoso reconoce los procesos que ayudan y obstaculizan a un equipo. También puede implementar las lecciones que ha aprendido para mejorar esos procesos continuamente.
Busque comentarios sobre las lecciones aprendidas de todos los involucrados en un proyecto. Los miembros del equipo de todos los niveles dentro de la jerarquía tienen contribuciones esenciales a la discusión, y es aconsejable reunir la mayor cantidad de información posible de tantas personas. Este proceso incluso puede ser una experiencia de fortalecimiento del equipo en sí mismo, ya que todos se hacen oír.
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Proceso de lecciones aprendidas en la gestión de proyectos
El Project Management Institute (PMI) describe su proceso de lecciones aprendidas en la gestión de proyectos en cinco pasos.
- Identificar
Se identifican los elementos de los que puede aprender. Esto debe incluir áreas de mejora, así como énfasis en lo que su equipo ha hecho bien.
Ejemplo: El equipo identifica que no pudieron entregar los resultados antes de la fecha límite en la fase dos. Los resultados estaban a dos semanas de la recepción del resumen, pero se entregaron en tres semanas. - Documentar
Se documenta y crea una lista de las lecciones aprendidas. Esta lista debe ser un esfuerzo grupal y contener la opinión de todos los miembros del equipo.
Ejemplo: Incluya la fecha límite faltante en la lista, junto con los otros elementos planteados por el equipo. - Analizar
Se analizan las lecciones aprendidas, se crea un informe y se comparte con los miembros del equipo y otras partes aplicables. A veces, deberá crear varios informes con la información pertinente para diferentes audiencias.
Ejemplo: Se debería haber destinado más tiempo para que los resultados se entreguen en la fase dos. (Nota: Incluya esta información en los informes de equipo y gestión, pero no en los informes de los accionistas, ya que es irrelevante para ellos porque el equipo ha finalizado el trabajo a tiempo). - Tienda
Organice y almacene estos informes en una ubicación a la que puedan acceder todas las partes interesadas, generalmente en una unidad o en almacenamiento en la nube.
Ejemplo: Catalogue estos informes en la unidad compartida utilizando el proceso de nomenclatura estándar de la empresa. - Recuperar
Utilice palabras clave al almacenar sus informes para que sean más fáciles de buscar y recuperar para futuros proyectos.
Ejemplo: Al finalizar el cronograma de los próximos proyectos, busque palabras clave como fecha límite para encontrar referencias a lecciones anteriores aprendidas sobre cronogramas realistas para los proyectos finalizados.
¿Qué es un documento sobre lecciones aprendidas?
Un documento de lecciones aprendidas son los resultados recopilados de las encuestas y los aportes de los miembros del equipo a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Cree un proceso para recopilar comentarios en los puntos clave a lo largo del proyecto, luego regístrelo y úselo para crear informes detallados.
Es importante registrar estas observaciones iniciales, para que pueda acceder a ellas más adelante. Este documento contiene los datos sin procesar que utilizará para escribir sus informes.
Cómo documentar las lecciones aprendidas
El gerente de proyectos es responsable de documentar e identificar las lecciones aprendidas a lo largo del ciclo de vida de una tarea o proyecto. Un gerente de proyectos exitoso utilizará las siguientes estrategias:
- Decidir las métricas que se quieren documentar en los informes. Estos pueden ser resultados esperados frente a resultados, elementos viables u oportunidades para aprovechar las lecciones de proyectos anteriores.
- Pregúntele al equipo qué salió bien y qué se puede mejorar. Realice una encuesta o registre las respuestas al reunirse con el equipo.
- Organice estas respuestas en un documento que sea fácil de leer y consultar. Estos documentos deben usarse más adelante para crear sus informes de lecciones aprendidas.
- Recopile y almacene estos documentos para consultarlos en futuros proyectos. Estos deben almacenarse en un servidor en la nube o en una unidad compartida para que sean accesibles para futuras referencias a todos los miembros del equipo en cualquier momento.
Usted y los futuros equipos usarán estos comentarios para aprender de su experiencia. Es importante crear procesos que agilicen la captura y el uso compartido de esta información.
Cómo capturar las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos
Una excelente manera de capturar las lecciones aprendidas es encuestando a las personas que trabajan en el proyecto y observando el proyecto. Es posible que obtenga respuestas más diversas al administrar una encuesta durante un proyecto en lugar de solo después de que termine.
Uno de los beneficios de una encuesta de mitad de proyecto es que puede identificar y corregir problemas antes de que se conviertan en un problema real. Armanini ayudó a crear este ejemplo de una encuesta de mitad de proyecto para gerentes de proyectos:
Lecciones aprendidas de encuestas a mitad de proyecto
Otra excelente manera de captar comentarios del equipo es realizar reuniones de lecciones aprendidas, a veces llamadas post mortem. Para obtener más información sobre post mortems, lea nuestra guía para ejecutar un post mortem y descargue plantillas post mortem gratis.
Cómo llevar a cabo una reunión de lecciones aprendidas
Las lecciones aprendidas pueden ocurrir en cualquier momento durante un proyecto. Durante la reunión, su equipo debe compartir comentarios sobre lo que salió bien y lo que necesita mejorar. Estas reuniones también son una actividad eficaz para el fortalecimiento del equipo, ya que son más colaborativas que la realización de encuestas individuales.
Las reuniones de lecciones aprendidas deben tener un formato similar y, por lo general, comenzar con una agenda indicada. Hágale saber a su equipo qué temas se abordarán y qué espera que aporten. A continuación, invite a un debate en grupo sobre las lecciones aprendidas durante el proyecto y asegúrese de que haber asignado a alguien para que tome nota y redacte las actas. Este debate debe incluir una evaluación crítica de las lecciones aprendidas y un plan sobre cómo utilizarlas en futuros proyectos.
Para obtener más información, lea nuestra guía sobre cómo llevar a cabo una reunión de lecciones aprendidas.
Cómo escribir un informe de lecciones aprendidas en la gestión de proyectos
Uno de los pasos más importantes para aplicar las lecciones aprendidas es crear informes sobre lecciones aprendidas. El propósito de escribir un informe de lecciones aprendidas es consolidar la información de su equipo y presentarla a una audiencia de una manera concisa y legible.
Paso a paso: Escribir un informe de lección aprendida
Al redactar un informe, tenga en cuenta lo siguiente:
- Determine la audiencia de su informe. ¿Este informe es para participantes o miembros del equipo del proyecto? Los informes de los miembros del equipo se centrarán más en las operaciones diarias dentro del proyecto, mientras que los informes de los participantes resaltarán el panorama general.
- Identifique las lecciones aprendidas en su documento que sean importantes para su audiencia.
Organice las respuestas y comentarios de su encuesta según el tipo de informe al que se aplican. Muchas respuestas pueden derivar en más de un tipo de informe. - Resuma las lecciones aprendidas. Ofrezca sugerencias para mejoras en los procesos. También asegúrese de identificar lo que salió bien.
- Distribuya y almacene el informe. Cree una carpeta en la nube o en una unidad compartida para consultarla y usarla en futuros proyectos.
Ejemplo de informe de lecciones aprendidas
Descargar un ejemplo de informe lecciones aprendidas completo
Puede usar el informe de lecciones aprendidas anteriormente para mostrar las conclusiones de sus encuestas y reuniones, así como sus propias observaciones como gerente de proyectos. Descargue la versión completa y úsela como referencia. También puede editarla y personalizarla en función de la información que sea importante para su audiencia.
Descargar plantilla en blanco de lecciones aprendidas
Descargue una versión en blanco de la plantilla según sus necesidades.
Cómo compartir las lecciones aprendidas
La mejor manera de compartir sus hallazgos es crear informes específicos para diferentes niveles de participación. El objetivo de crear un informe de lecciones aprendidas es distribuir los hallazgos de su grupo entre una audiencia específica.
- Conozca a su audiencia: Los miembros de varios niveles de un establecimiento se preocupan por los diferentes grados de lecciones aprendidas. Querrá presentar informes personalizados en función de la participación de su público en la organización.
- Qué darles a los participantes: Los participantes deben ver el alcance más amplio de un proyecto. Estarán interesados en aspectos como las preocupaciones presupuestarias y los márgenes de ganancias, los plazos y plazos a largo plazo, y la alineación de su proyecto con otros objetivos dentro del sector.
- Qué darles a los miembros del equipo: Los miembros del equipo están interesados en las operaciones diarias de un proyecto. Entrégueles un informe con énfasis en los plazos individuales (tanto hechos como omitidos), la cohesión y la comunicación del equipo, y el éxito general del proyecto. Asegúrese de hacerles saber lo que hicieron bien también.
- Almacenar informes en un repositorio central: Debe almacenar informes en una base de datos totalmente accesible, como una unidad compartida o un almacenamiento en la nube, para que los diferentes miembros de la organización puedan hacer referencia a ellos en cualquier momento.
- Cree una lista de lecciones del proyecto: Diseñe un esquema básico de sus hallazgos, sin entrar en exceso de detalles. Esta lista se puede compartir con un público más amplio, tal vez a través del envío por correo electrónico o un boletín de la empresa.
¿Cuáles son los ejemplos de lecciones aprendidas en un proyecto?
Cada proyecto completado brinda experiencia a las personas que trabajan en él, independientemente de si fue un éxito o no. Estas lecciones pueden ser universales o específicas de la tarea. A continuación, se muestran ejemplos de lecciones aprendidas para diferentes niveles en una organización.
Ejemplos de lecciones aprendidas para gerentes de proyectos:
- Brinde respaldo a su equipo: Delegue las tareas de manera adecuada y aplique plazos realistas. Fomente un entorno que invite a la colaboración.
- Comuníquese con claridad: Consulte con frecuencia con el equipo y mantenga abiertas las líneas de comunicación. Sea claro con sus expectativas.
- Elogie a menudo: Hágale saber a su equipo cuándo hizo algo bien. Como dice Armanini, "¡No olvide recompensarse por esas victorias!”
Ejemplos de lecciones aprendidas para miembros del equipo:
- Pida consejos: Pida la opinión que necesita de los líderes y compañeros de equipo.
- Verifique con frecuencia: Comuníquese de manera efectiva con todos los niveles de participación del proyecto y brinde a sus gerentes información actualizada a intervalos regulares.
- Mejore su trabajo: Tome comentarios y úselos para mejorar. Esto lo ayudará a aprender de sus errores y a hacer crecer sus éxitos.
Ejemplos de lecciones aprendidas para el liderazgo de la empresa:
- Describa el panorama general: Defina sus expectativas con claridad. Tenga en cuenta las inquietudes sobre el presupuesto y el tiempo al principio del ciclo de vida del proyecto.
- Asegurarse contra el riesgo: Examine las áreas de alto riesgo. Intente adelantarse a los retrasos a gran escala.
- Eduque a su equipo: Utilice su experiencia continua (y la de los que lo rodean) para mejorar los procesos en todos los niveles.
¿Por qué las lecciones aprendidas son importantes en la gestión de proyectos?
Las organizaciones que capturan y utilizan las lecciones aprendidas de proyectos anteriores pueden evitar más fácilmente los errores, repetir sus éxitos y minimizar los riesgos en el trabajo futuro. Los gerentes de proyectos juegan un papel integral en este proceso y permiten que sus equipos prosperen.
Según la Oficina de Estadísticas Laborales, aproximadamente la mitad de las empresas nuevas fracasan en los primeros cinco años. Una empresa que se compromete a documentar y mejorar sus procesos tiene muchas mejores probabilidades de sobrevivir que una que no lo hace. Contratar y conservar gerentes de proyectos estelares garantiza que estos procesos mejorarán continuamente.
Beneficios de las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos
Al identificar las lecciones aprendidas, puede capitalizar sus éxitos y tomar nota de sus errores. Los beneficios adicionales de las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos incluyen lo siguiente:
- Aprender de la experiencia: Aproveche su éxito y evite errores del pasado. “Registre las lecciones aprendidas en tiempo real para no olvidarse nada en el camino", sugiere Armanini.
- Identificar áreas de ineficiencia: Elimine los procesos redundantes y optimice los esfuerzos futuros. Deshágase de cualquier cosa que no ayude al equipo a alcanzar sus objetivos.
- Documente los procesos: Permita que los futuros equipos utilicen su experiencia en su beneficio. Comparta su conocimiento con aquellos que lo siguen.
- Demuestre crecimiento: Demuestra la productividad y los resultados con informes organizados que se remontan a proyectos anteriores. Compárelos con los informes a futuro para dar seguimiento a su progreso o identificar los lugares en los que todavía tiene asuntos pendientes.
- Fomente equipos más cohesivos: Aumente la moral al lograr más victorias como equipo.
- Mejore la comunicación: Involucre a su equipo en el proceso desde el primer día. Anímelos a mantenerse involucrados escuchando sus comentarios.
- Defina mejores prácticas: Averigüe qué funciona mejor para su equipo y, luego, implemente y aplique esos cambios.
Desafíos con lecciones aprendidas en proyectos
Cuando implemente procesos de lecciones aprendidas con tu equipo, es probable que se enfrente a algunos desafíos. A continuación, le mostramos algunos ejemplos de desafíos a los que se enfrentan los gerentes de proyectos:
- Futura implementación: Puede ser un desafío implementar las lecciones que ha aprendido en futuros proyectos. “Al ser un profesional de calidad, para cosas que no funcionaban tan bien, tiendo a inclinarme hacia la causa raíz, las acciones correctivas (RCCA) y la investigación de tipo 8D. Ambos métodos establecen el problema, identifican las causas y luego proponen correcciones para eliminar o reducir las causas, todo en un formato estructurado", explica Armanini.
Para obtener más información sobre el análisis de causa raíz y descargar plantillas gratuitas de causa raíz, lea "Plantillas gratuitas de análisis de causas raíz: Colección completa.” - Gestión del tiempo: Cuando tiene un plazo ajustado, encontrar el tiempo para reunir los comentarios de su equipo puede parecer imposible. Asegúrese de tener en cuenta las oportunidades para recopilar y analizar los datos de las lecciones aprendidas para que no los deje fuera.
- Organización: Armanini reflexiona sobre los cambios que hizo su empresa al organizar los datos aprendidos de las lecciones. “Al principio, se trataba de notas escritas a mano en cuestionarios previamente cumplimentados o en cuadernos o notas en una pizarra o rotafolios. Luego, fotos de las notas para futuras referencias. Para mantenernos más organizados, hemos empezado a usar Microsoft Teams y una página de OneNote”.
- Culpar: “El cuestionario debe ser anónimo para un equipo que no está acostumbrado a compartir cosas malas", aconseja Armanini. Esto evita culpar a cualquier miembro del equipo por los errores. Además, dice, "Intenta encontrar a alguien que facilite la sesión. Si estoy ejecutando la sesión, debe ser con un equipo que confíe plenamente en mí para obtener comentarios honestos. Especialmente si se trata de un proyecto que no salió muy bien, use un facilitador. Puede ser útil liberar la sesión de ciertas emociones".
Cómo aplicar las lecciones aprendidas
El paso más importante para aplicar las lecciones aprendidas a futuros proyectos es identificar esas lecciones en primer lugar. Cree un sistema de encuestas y colaboración sobre los aportes con su equipo, y asegúrese de registrar estas respuestas para poder acceder a ellas más adelante. Organícelo por equipo, por tarea o por el sistema más relevante para usted.
Defina registros oportunos con los miembros de su equipo. Organice reuniones informales entre reuniones formales y cree un sistema de recopilación de comentarios semanales o mensuales, dependiendo del alcance de su proyecto. Puede usar estas evaluaciones para verificar las lecciones aprendidas en el pasado e identificar las nuevas a medida que surjan.
No tenga miedo de implementar las lecciones aprendidas en el mismo proyecto, en lugar de esperar hasta el siguiente. De hecho, una señal de que un gerente de proyectos es eficaz es saber cuándo necesita orientar un proceso en una dirección diferente. Utilice las lecciones recopiladas de su institución para conducir a su equipo al éxito.
Mejores prácticas para las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos
Es fundamental tener en cuenta las mejores prácticas para su equipo único. Algunas prácticas recomendadas universales en lo que respecta a las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos son las siguientes:
- Reunir información con frecuencia: Encueste a su equipo y organice reuniones informales. Cuantos más datos, mejor.
- Documente sus hallazgos: Asegúrese de que sus informes estén bien documentados y pueda buscar en el almacenamiento para encontrar fácilmente lecciones relevantes aprendidas de empresas anteriores.
- Repase lecciones anteriores: Defina un proceso para revisar las lecciones aprendidas en cada etapa de un proyecto y actualice este proceso a medida que avanza.
- Involucre a todo el equipo: Todos los involucrados en una empresa, desde internos hasta directivos, deben tener la oportunidad de aportar sus comentarios.
- No eche la culpa: El equipo tiene éxito y comete errores en conjunto. Fomente la camaradería y la colaboración, no la animosidad.
- Cierre el bucle: Realice una retrospectiva del proyecto para finalizar las operaciones. Para obtener más información sobre las retrospectivas del proyecto, consulte nuestra guía para el cierre del proyecto.
Consideraciones para recopilar lecciones aprendidas en un entorno de trabajo remoto
En un mundo perfecto, tendrá la oportunidad de llevar a cabo reuniones y encuestas de lecciones aprendidas en persona. Pero cuando todo o parte de un equipo trabaja desde casa, es posible que tenga que implementar algunas consideraciones adicionales.
“Es fácil ser complaciente cuando no se trabaja en un entorno de oficina estructurado. No solo la ropa, sino también perder interés durante las reuniones al estar en línea y no en forma presencial. Pero como trabajo en un entorno de producción en una industria esencial, el cierre completo no duró mucho tiempo. Volví a la oficina a tiempo completo desde mediados de enero. Los ingenieros, el sector de compras y otros similares siguen trabajando principalmente desde casa", dice Armanini.
“Convertimos las salas de reuniones en grandes salas de descanso con pocas mesas para un mejor espaciado, y rotamos los tiempos de descanso para que haya menos miembros del equipo descansando al mismo tiempo”. Sugiere ser flexible con los calendarios de reuniones y los plazos de las encuestas cuando sea posible para adaptarse a ambos grupos.
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