¿Qué es la asignación de flujos de trabajo?
La asignación de flujos de trabajo diagrama los procesos (tareas, actividades, sistemas y decisiones) que se necesitan para obtener un resultado determinado, de principio a fin. La actividad facilita la comprensión de procesos simples y complejos.
Giles Johnston, ingeniero colegiado y cofundador de Fraction ERP, define la asignación de flujos de trabajo como “simplemente comprender los pasos de un proceso. Visualizar los pasos en un flujo de trabajo le permite comprender la lógica y la secuencia de las actividades, y ayuda a todas las personas a estar en sintonía para las revisiones de procesos”. También puede ayudar a nombrar a los propietarios de procesos.
En la asignación de flujos de trabajo, se representan los pasos y las acciones a través de símbolos, como cuadrados, óvalos y flechas. Los métodos formales de notación correlacionan formas específicas con acciones. En la gestión de procesos empresariales, se utiliza una versión formal llamada modelado de procesos empresariales, que tiene un conjunto establecido de símbolos llamado notación de modelado de procesos empresariales.
Aunque las metodologías y acrónimos de asignación de flujos de trabajo pueden parecer confusas, ofrecen valor práctico para empresas de todos los tamaños y niveles, ya que todas las personas tienen un flujo de trabajo.
Scott Chaiken es gerente de programas Lean en el Michigan Manufacturing Technology Center. “Mi esposa da clases de repostería. Cuando está en la cocina, todo está en su lugar”, afirma. “Tiene un flujo de trabajo”.
¿Para qué se utiliza la asignación de flujos de trabajo?
La asignación de flujos de trabajo ayuda a los equipos a comprender mejor las actividades críticas y reconocer los problemas y los obstáculos para alcanzar su meta. Estas asignaciones ofrecen una forma de realizar un seguimiento de los procesos diarios y también pueden representar sistemas generales o flujos de trabajo de instalaciones.
La asignación de flujos de trabajo ayuda a comprender las instancias de inicio y finalización de un proceso, las responsabilidades de cada función, los recursos que necesita para completar un proceso y los resultados ideales. La asignación se basa en cómo trabajan realmente las personas, en lugar de en suposiciones, según cargos o áreas funcionales. Por ejemplo, Johnston dice que los líderes sénior a menudo piensan que un proceso puede constar de tres o cuatro pasos, pero las organizaciones que trazan exhaustivamente su flujo de trabajo pueden descubrir 30 o 40 pasos en su proceso.
Para comprender el valor real de la asignación de procesos, debe entenderla como una herramienta que puede brindar oportunidades para mejorar los procesos.
“Si puede identificar brechas en la lógica, tiene la oportunidad de mejorar. Si puede observar todos los pasos en su totalidad, puede detectar pasos innecesarios, pasos duplicados e ineficiencias”, explica Johnston.
“Las empresas empiezan a realizar la asignación porque existe un desafío de rendimiento que intentan resolver”, continúa. “La mayoría de las personas quieren acelerar la implementación del servicio, entregar las piezas fabricadas más rápido o reducir los errores. La asignación de flujos de trabajo ofrece fuentes de datos para la revisión de procesos, de modo que las personas puedan tomar decisiones fundamentadas sobre qué aspectos mejorar y cambiar”.
La asignación también ayuda a identificar soluciones alternativas para que las personas puedan estandarizar el enfoque más eficiente. Los mapas y diagramas pueden ayudar a definir los pasos antes de elaborar un procedimiento y, luego, puede usar el mapa de flujo de trabajo como documento de respaldo para los procedimientos operativos estándar (SOP). Además, puede comparar un flujo de trabajo ideal o propuesto con su flujo de trabajo real. Obtenga más información sobre cómo crear flujos de trabajo en este artículo.
Las empresas también pueden realizar la asignación de flujos de trabajo para proporcionar documentación de los procesos. Por ejemplo, las organizaciones que siguen la norma de calidad ISO 9000 o buscan obtener la certificación ISO 9000 deben proporcionar ejemplos de procesos.
Metodologías de asignación de procesos de flujo de trabajo
Hay varias metodologías de asignación de flujos de trabajo disponibles. Aunque las personas suelen usar términos como diagrama de flujo de trabajo y mapa de procesos indistintamente, todos los métodos implican un esfuerzo parecido y producen resultados similares. Algunos métodos son más adecuados para fines específicos que otros.
Para crear su mapa de procesos, consulte nuestra colección de plantillas gratuitas de asignación de procesos de flujos de trabajo. A continuación, le mostramos algunos de los mapas de flujo de procesos que puede encontrar:
- Diagrama de flujo básico: Este es un diagrama de líneas con formas simples que son útiles para gestionar y analizar flujos de trabajo, así como para facilitar la resolución de problemas. En los diagramas de flujo y los mapas de procesos básicos, se muestran los pasos, las acciones, las entradas, las salidas, los puntos de decisión de un proceso y la interacción entre las funciones y los departamentos para completarlo.
- Diagrama de flujo de trabajo: Un diagrama de flujo de trabajo es una descripción visual paso a paso de un proceso. Puede ser un dibujo simple de un subproceso, un diagrama de procesos con información sobre los propietarios de los procesos, las reglas y mucho más, o bien un gráfico que incluya color e imágenes para facilitar la comprensión de las ideas. A menudo, la documentación o las instrucciones de trabajo incluyen diagramas de flujo de trabajo.
- Mapa de procesos de actividades: Los mapas de procesos de actividades, a veces considerados sinónimo de los diagramas de flujo de trabajo generales, representan una secuencia de las actividades o los eventos basados en el tiempo que producen un resultado particular.
- Asignación de flujos de valor: Esta herramienta se utiliza en la gestión Lean para representar cómo los pasos de un proceso agregan valor al resultado o generan desperdicio. También puede describir la asignación de flujos de valor como el flujo de recursos o información. En la asignación de flujos de valor, “comenzamos con la visión del cliente”, dice Chaiken. “¿Cómo perciben el valor de lo que ofrezco? ¿Y cómo me aseguro de hacer todo lo posible para respaldar esa propuesta de valor y nada más?”. La asignación de flujos de valor también puede revelar los puntos en los que los procesos obstaculizan su propia capacidad para generar valor. Chaiken afirma que no es inusual acortar los plazos de espera en un 80% y recuperar los niveles de capacidad a través de este método de análisis. Para encontrar el proceso ideal, trace su punto de partida y describa dónde quiere terminar.
- Asignación de la cadena de valor: Una cadena de valor proporciona una visión general de todos los procesos o actividades que contribuyen a sus productos o servicios clave. Estas asignaciones pueden revelar ventajas competitivas o áreas de mejora estratégica.
- Asignación de procesos empresariales: La asignación de procesos empresariales define todas las actividades realizadas por una empresa, sus responsabilidades, estándares y métricas para el éxito. Obtenga más información en nuestra guía de asignación de procesos empresariales.
- Carril/diagrama de flujo multifuncional: Los diagramas de carril, también llamados diagramas de flujo de implementación, muestran funciones cruzadas, dependencias y relaciones entre diferentes roles, departamentos y partes interesadas. Utilice un diagrama de carril para identificar obstáculos y responsabilidades, e incluya tantos carriles como sea necesario (uno para cada parte responsable). Oriente los carriles de forma vertical u horizontal, o utilice ambas orientaciones: un eje para departamentos y funciones, y el otro para líneas de tiempo.
- Mapa de procesos general: Un mapa de procesos general, también llamado simplemente mapa de procesos, incluye de cuatro a ocho pasos clave. Estos mapas a menudo hacen referencia a subprocesos en mapas de procesos detallados, lo que evita la sobrecarga visual de los detalles de varios pasos. Los mapas de procesos suelen aparecer en la documentación de la norma ISO 9001 para mostrar cómo se conectan los procesos generales.
- Proveedores, entradas, procesos, salidas, clientes (SIPOC): Un mapa SIPOC se utiliza para la mejora de procesos en la gestión Six Sigma y Lean, a fin de presentar un resumen de los procesos de entradas y salidas en lugar de pasos detallados del proceso. Las entradas y salidas pueden ser internas y externas, y pueden incluir materiales, personas o datos. Algunas personas invierten el acrónimo (es decir, COPIS) para comprender los procesos desde la perspectiva del cliente.
- Mapa de procesos detallado: En los mapas de procesos detallados, se especifican las entradas y salidas exactas de los procesos y se describe cómo deben responder los procesos. En general, estos diagramas se usan para representar subprocesos.
- Mapa de procesos renderizado: Los mapas de procesos renderizados contienen más detalles que los mapas de procesos y pueden incluir gráficos, colores y texto. También pueden representar varios procesos diferentes. En estos mapas detallados, se puede proporcionar un resumen de los procesos actuales o demostrar el valor de los cambios propuestos en los procesos. Son útiles para presentar como documentación en una auditoría de certificación ISO 9001.
¿Qué mapa de flujo de trabajo debo elegir?
Todos los mapas de flujo de trabajo representan los pasos de los procesos, pero algunos formatos son más adecuados para diferentes metas. Cuando tenga dudas, simplemente comience a bocetarlo. Es mejor tener un mapa de procesos informal que no tener ninguno.
Si necesita documentar un proceso para sus registros, puede transferir esos bocetos a un diagrama más formal. A menos que necesite un mapa de procesos empresariales adecuado para la notación de asignación de procesos empresariales (BPMN), una lapicera y papel serán suficientes. Dicho esto, en el siguiente diagrama, se sugiere cómo algunos mapas funcionan mejor para diferentes propósitos.
Cómo asignar flujos de trabajo
Asigne procesos con regularidad para fomentar la mejora continua. Es importante comprender qué procesos asignar, de modo que pueda enfocar sus esfuerzos. Para elegir el tipo de mapa que mejor se adapte a sus necesidades, debe comprender si el proceso implica decisiones, transacciones o cambios.
“La actividad de analizar flujos de trabajo es muy, muy fluida. A nivel macro, es estable; a nivel micro, no lo es”, dice Charles Cox, director de Firefly Consulting. “Cuando trabajo en este tipo de iniciativas, al final de todos los proyectos, iniciamos un programa de mejora continua. Creamos un plan de control, y parte esencial del plan de control consiste en lo siguiente: ¿qué hace a diario para comprobar que lo que está sucediendo es lo que se supone que debe suceder?”. Las variaciones en la ejecución pueden requerir una mayor asignación de flujos de trabajo.
Siga estos pasos para obtener información sobre cómo funcionan y cambian los procesos:
- Asignar solo procesos críticos:
Considere las áreas empresariales clave, los procesos con obstáculos obvios, los procesos de bajo rendimiento o los posibles procesos nuevos que aún no se implementaron. Si las áreas de mejora no son obvias, enumere todos los procesos de la empresa y clasifíquelos según su impacto en la organización. - Determinar el tipo de proceso:
Las organizaciones utilizan tres tipos de procesos, como se indica a continuación. Comprender la naturaleza de los procesos puede ayudar a determinar qué información se necesita para crear un mapa y qué perspectivas podría ofrecer dicho mapa.- Toma de decisiones: Algunos ejemplos de procesos de toma de decisiones incluyen el precio de bienes o servicios, la gestión del inventario y la selección de un consultor de una lista de candidatos. Es posible que a las empresas les resulte difícil asignar estos procesos porque las entradas pueden no ser claras y objetivas.
- Transformación: Los procesos de transformación toman datos o recursos y crean algo nuevo, con un enfoque en las entradas y salidas. Por ejemplo, en un proceso de fabricación, se emplean piezas y se crean turbinas.
- Transaccional: Los procesos transaccionales se conectan para crear un resultado, generalmente a través del uso de información. Algunos ejemplos incluyen funciones de seguros, actividades de operaciones de oficina y servicios de soporte.
- Averiguar quién es propietario del proceso y lo ejecuta:
Un aspecto clave de la mejora de procesos es comprender quién es responsable de completar las tareas y garantizar la finalización del proceso. - Detallar todos los pasos y subpasos:
Asegúrese de incluir pasos generales, subprocesos y enfoques alternativos. Supongamos que cada paso tiene subpasos. Identifique de forma clara los puntos de inicio y finalización del proceso. - Tener en cuenta todas las entradas y salidas:
Incluya proveedores, recursos y equipos. Enumere las entradas y salidas independientemente de si parecen ser críticas o no. - Elaborar bocetos iniciales simples y usar herramientas sencillas:
Lapicera y papel o notas adhesivas son suficientes para elaborar un nuevo flujo de trabajo o registrar uno existente. Utilice colores contrastantes para distinguir eventos y transacciones, y agregue conectores después de confirmar el diseño. - Determinar qué tipo de diagrama representa mejor el proceso:
Los diferentes diagramas se adaptan a diferentes procesos. - Incluir al equipo en la asignación de procesos:
Resolver con éxito un proceso complejo o establecer un nuevo proceso depende de las perspectivas de las personas que ejecutan el proceso (o se ven afectadas por él). Cuando redacte un mapa de flujo de trabajo para un nuevo proceso, asegúrese de obtener la aprobación del equipo.
Cómo la asignación de flujos de trabajo afecta la eficiencia
La asignación del flujo de trabajo contribuye a la eficiencia porque recorrer un proceso ayuda a las personas a comprender cómo funcionan realmente las cosas. El proceso de asignación revela cualquier paso adicional y soluciones alternativas valiosas. También puede resaltar la forma incorrecta de completar un proceso.
La asignación de flujos de trabajo fomenta la eficiencia de las siguientes maneras:
- Revela diferentes enfoques para abordar las tareas: “A medida que las personas trabajan en un empleo, desarrollan soluciones alternativas o procesos paralelos”, dice Cox. “A menudo, estas soluciones alternativas son inconscientes. Cuando investigue un flujo de trabajo, asegúrese de profundizar en las tareas, ya que es posible que las personas no las oculten de modo intencional y no sean conscientes de cómo están realizando un trabajo. Cuando compara la solución alternativa con el SOP, esta puede ser una vía más eficiente. Y, por cierto, las soluciones alternativas se ocultan aún más fácilmente en las transacciones de oficina porque la actividad ocurre y se ejecuta”.
- Proporciona una visión objetiva de cómo trabajan las personas: Johnston cuenta la historia de un gerente que se hizo cargo del área de producción y empezó a recibir los pedidos poco después de que los procesara la oficina de pedidos. En realidad, los pedidos podían permanecer en los escritorios hasta por dos semanas. “En la mente de este director, el pedido se realiza y la empresa tiene tres semanas para procesarlo, y no sabe por qué no pueden hacer los envíos de forma oportuna”, explica Giles. Para comprender y solucionar el retraso, podría haber creado un paso de “procesamiento de pedidos” en el diagrama de flujos de trabajo. No obstante, observar y hacer preguntas sobre la rutina de la oficina, no solo sobre lo que sucede en el área de producción, lo ayudó a diagnosticar el factor de bloqueo.
Beneficios de la asignación de flujos de trabajo
La asignación de flujos de trabajo puede beneficiar a industrias y empresas de todos los tamaños. Un dibujo facilita la comprensión de los pasos de un proceso. Cuantos más procesos incluya, será más fácil ver cómo se conectan.
“Se cree que esta es una herramienta para las grandes operaciones de fabricación”, dice Johnston. “De hecho, los flujos de trabajo pueden ser útiles para un equipo de dos personas o, incluso, para un solo individuo. Siempre que tenga una entrada, haga algo con ella y tenga una salida, tendrá un proceso. El mapa no tiene por qué ser masivo. Es solo una forma de mostrar lo que realmente está sucediendo”.
A continuación, le mostramos otras formas en las que puede usar la asignación de flujos de trabajo como herramienta para la mejora continua:
- Evaluar el flujo de trabajo para garantizar un alto rendimiento de manera constante: Con el tiempo, a medida que las personas realizan actividades, su rendimiento puede volverse irregular. Quienes brindan capacitación también pueden olvidar detalles a medida que incorporan nuevo personal, y los nuevos empleados pueden dudar a la hora de hacer preguntas. En la mayoría de los trabajos, esto no conlleva consecuencias graves. Sin embargo, en entornos de trabajo que exigen alta seguridad y precisión, puede ser más crítico para las organizaciones capacitar y volver a certificar al personal cada pocos meses. La asignación de flujos de trabajo puede detectar anomalías y cambios en el rendimiento del personal.
- Detectar problemas en la etapa inicial e identificar los riesgos: “Si ofrece un producto deficiente, no solo pone en riesgo su reputación. También le costará mucho dinero”, explica Cox. “Como solía decir mi madre: ‘Resolver algo a tiempo evita complicaciones futuras’. El costo de los problemas aumenta cuanto más tarde se originan en el proceso”. La asignación de un flujo de trabajo puede ayudar a identificar los costos de calidad o los gastos que causan los problemas directamente, y resolverlos antes de que aumenten los gastos.
- Agilizar la toma de decisiones: Un mapa de flujo de trabajo reduce las especulaciones sobre cómo funcionan los procesos y revelan cómo realmente funcionan.
- Visualizar los procesos no secuenciales con muchos puntos de decisión: Es posible que a los usuarios les resulte difícil entender los procesos complejos al simplemente leer los procedimientos en la documentación. La asignación de flujos de trabajo proporciona un panorama completo del proceso.
- Asignar la propiedad de cada proceso y tarea: La asignación de flujos de trabajo conecta los pasos y los detalles del trabajo con los propietarios. Cuando una persona o un equipo tiene una responsabilidad clara, se reducen significativamente las culpas o los señalamientos.
- Contribuir a los requisitos de cumplimiento: Recorrer y diagramar los procesos puede ser más rápido y sencillo que revisar páginas y páginas de documentación, tanto para usted como para el auditor que verifica su cumplimiento.
- Respaldar el análisis de procesos empresariales: La asignación ayuda a definir los procesos, que es un primer paso para completar el análisis de procesos empresariales.
- Ver hacia dónde se dirige: Los mapas de flujo de trabajo ayudan a los usuarios a comprender la meta o el destino antes de iniciar un proceso. De esa manera, si el proceso se desvía, se dan cuenta de ello y pueden corregirlo.
- Demostrar la forma más rápida de lograr una tarea: La asignación de flujos de trabajo confirma la vía más eficiente antes de invertir en infraestructura.
- Contribuir a la capacitación: Por lo general, es más fácil para las personas comprender elementos visuales, como en una imagen o un diagrama.
- Presentar problemas y obstáculos ocultos, y señalar el desperdicio: Un recorrido detallado del proceso puede mostrar los pasos que no sabía que existían. Puede eliminar pasos adicionales o incluir pasos previamente desconocidos, pero necesarios, en su proceso formal.
- Realizar una simulación de los procesos propuestos, especialmente antes de automatizar: “Antes de empezar a implementar software [para resolver el problema], tiene que entender por completo la finalidad de la actividad propuesta”, indica Chaiken. “Tengo la oportunidad de reestructurar el proceso antes de empezar a automatizarlo. De lo contrario, como me gusta decir a mí, se tomarán decisiones tontas a la velocidad de la luz”.
Consejos para la asignación de procesos de flujo de trabajo
La asignación de procesos de flujo de trabajo puede ofrecer perspectivas sobre cómo las personas completan las tareas. Aborde la asignación con metas específicas en mente, pero recopile las perspectivas de todas las partes interesadas que tienen conexión con el proceso. Además, revise cada paso y punto de decisión para conocer los detalles de rendimiento.
Para aprovechar al máximo la experiencia de asignación de flujos de trabajo, tenga en cuenta estos consejos:
- Asigne solo procesos clave o procesos problemáticos para comenzar: Para definir los asuntos críticos, considere los riesgos. “Considere esos procesos que tienen un impacto muy alto y podrían tener consecuencias no deseadas”, dice Cox.
- Gestione los enfoques conflictivos o alternativos organizando una cumbre: Reúna a personas con opiniones alternativas para llegar a un consenso sobre la forma más eficiente de completar los procesos y avanzar.
- Actúe de forma integral y seria: “No sea simplista a la hora de realizar la asignación. Este debe ser un ejercicio honesto y sin filtros”, aconseja Johnston. “No trace el mapa pensando en lo que debería ser el proceso o lo que le gustaría que fuera”.
- Asegúrese de comprender la gestión del proceso de asignación: ¿Quién gestionará la reasignación y la revisión del proceso en el futuro?
- Busque obstáculos y áreas de mejora: Crear un mapa de flujo de trabajo no es solo una tarea administrativa. Analice su flujo de trabajo para encontrar pasos innecesarios y nuevas ideas.
- No tire el mapa después de analizarlo: La asignación de un flujo de trabajo no es un fin en sí mismo. Es un documento de su recorrido de mejora continua.
“Muchas personas harán un mapa de procesos o diagrama de flujo de trabajo para comprender lo que está sucediendo y, luego, una vez que hayan realizado algunos cambios”, dice Johnston, “si son inteligentes, integrarán los cambios en los SOP o en un sistema de gestión de ISO. No realizarán cambios ad hoc y eliminarán el mapa”. Se debe hacer un seguimiento de los cambios y es posible que se necesite documentación de estos para las auditorías.
Ejemplos de asignación de procesos
Puede encontrar ejemplos de procesos de asignación de flujos de trabajo para diferentes campos. Pueden ser simples o complejos. Los mapas de procesos a menudo incluyen detalles, como quién es responsable de cada paso, e información sobre cómo completar los pasos.
Flujo de trabajo de admisión de atención médica
En este ejemplo de flujo de trabajo de admisión de atención médica, se muestra cómo el personal recibe y examina a los pacientes, y proporciona servicios de laboratorio y farmacia. Los diferentes colores representan diferentes etapas del servicio, como la admisión, el examen y el trabajo de laboratorio.
Flujo de trabajo de documentación
Este flujo de trabajo de documentación es un diagrama básico. Utiliza puntos de inicio y finalización, pasos, puntos de decisión y conexiones. Los flujos de trabajo básicos suelen incluir subprocesos y procedimientos simples. En este ejemplo, se muestra que los bocetos de flujo de trabajo simples también pueden ser útiles.
Mapa de procesos desde el pedido hasta la entrega
Este mapa de flujo de trabajo desde el pedido hasta la entrega es un ejemplo de diagrama de carril. Allí se muestra cómo fluyen las tareas entre diferentes funciones o departamentos. Cuando se asignan de forma honesta el inicio y las detenciones en los flujos de trabajo, se puede detectar el desperdicio.
Mapa de procesos renderizado
En este ejemplo, se muestra el concepto de un mapa de procesos renderizado. Los gráficos son más coloridos y realistas que un diagrama de bloque. Este mapa animado puede formar parte de una presentación o del diagrama de respaldo en los documentos de ayuda al usuario.
Herramientas para la asignación de flujos de trabajo
Las herramientas sólidas para la asignación de flujos de trabajo pueden facilitar su trabajo. Dado que los mapas son gráficos, las herramientas de dibujo pueden ser útiles. Sin embargo, no tiene que gastar una fortuna en herramientas complejas de asignación de flujos de trabajo.
“Me encantaría decirle que hago muchísimas cosas realmente complicadas en mi vida laboral, pero el hecho es que un diagrama de flujo simple puede ser suficiente”, dice Johnston. “Pegar varias notas adhesivas en una pizarra y, luego, dibujar las conexiones con un marcador es suficiente”. No deje que la falta de elementos sofisticados le impida considerar los beneficios de la siguiente variedad de opciones de herramientas de asignación de flujos de trabajo:
- Herramientas de asignación gratuitas: Las herramientas gratuitas suelen basarse en software de código abierto, que mantiene los datos independientes de un sistema propietario. Sin embargo, incluso las herramientas gratuitas sólidas suelen limitar el uso a solo un grupo de colaboradores. Para aprovecharlas al máximo, es posible que deba optar por una versión paga.
- Herramientas simples: Para asignar flujos de trabajo, una herramienta puede ser lapicera y papel. Los métodos manuales no son una buena solución a largo plazo porque la capacidad de uso compartido es limitada. Sin embargo, la lapicera y el papel son ideales para comenzar un boceto. Las notas adhesivas son útiles para la lluvia de ideas.
- Herramientas de gráficos o dibujo: En la actualidad, estas herramientas suelen estar basadas en la nube, lo que significa que puede compartir dibujos con su equipo, independientemente de la ubicación. O bien puede guardar mapas en su unidad compartida interna. Un ejemplo es el software de diagramas en línea Lucidchart o la pizarra en línea Lucidspark.
- Software de gestión de flujos de trabajo específico: El software de flujos de trabajo ayuda a visualizar un flujo de trabajo y agrega un elemento de control a las actividades que lo componen. Utilice flujos de trabajo electrónicos para realizar un seguimiento del trabajo, así como de las tareas que requieren aprobación para el cumplimiento u otros requisitos. Por ejemplo, puede usar un software de gestión de flujos de trabajo para reducir los errores, aportar transparencia, eliminar las tareas manuales que demandan mucho tiempo y crear registros de auditoría para el pago de gastos.
Por qué nadie quiere diagramas de flujo
Muchas personas prefieren los mapas de flujo de trabajo digitalizados sobre las copias en papel, ya que los diagramas de flujo en papel pueden ser difíciles de guardar, compartir y editar. Algunas personas también consideran que dibujar mapas de flujo de trabajo requiere una amplia capacitación en notación de procesos. Además, no puede realizar una demostración de un mapa de flujo de trabajo en papel.
Las herramientas de asignación en línea dedicadas guían a los usuarios para crear mapas, señalando los símbolos correctos para cada componente del mapa. Las herramientas digitales facilitan la recopilación de posibles alternativas y puntos de decisión, ya que permiten describir y conectar vías condicionales. Además, los mapas en línea pueden incluir enlaces a documentos de respaldo, como texto, guías de referencia, gráficos o fotos. Incluso más que proporcionar una imagen colorida, el software de flujo de trabajo digital a menudo le permite automatizar los procesos de flujo de trabajo.
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