Cómo el InterContinental Hotels Group gestiona los programas a nivel global

Cuando Monica Harper, del IHG (InterContinental Hotels Group) comenzó a usar Smartsheet en 2014, era uno de sus objetivos clave relacionados con el rendimiento. “Mi vicepresidente me pidió que consiguiera Smartsheet, aprendiera a usarlo y luego enseñara lo que había aprendido”, recuerda. Luego, ya en 2018: Smartsheet ya no forma parte del trabajo de Harper, pero ella continúa confiando en la poderosa plataforma de ejecución del trabajo, capacita a sus colegas para que sean competentes y lo llama “mi tarea secundaria no remunerada, porque una vez que las personas ven cómo ha funcionado Smartsheet para mí, quieren saber cómo puede funcionar para ellas”.

Harper, entusiasta evangelizadora de Smartsheet, comparte su experiencia y conocimiento a través de sesiones de capacitación individuales y en equipo y mediante la creación de hojas que abordan necesidades apremiantes, tanto dentro como fuera de su departamento. “Solo esta semana, tuve dos sesiones individuales”, dice, y señala que ha capacitado a más de 100 personas en el IHG, que opera más de 5500 hoteles: InterContinental, Regent, Kimpton, Crowne Plaza, Holiday Inn y otras marcas hoteleras líderes de todo el mundo.

Harper, que actualmente es gerenta asociada de marcas en el departamento de Fidelización de la empresa hotelera, sigue comprometida con Smartsheet: “Es una herramienta que elijo usar y sigo trabajando con personas porque me gusta mucho el producto y creo que es una gran solución para resolver muchas cosas”.

Conocida por sus habilidades organizativas, hace poco, Harper utilizó Smartsheet para desarrollar un portal de equipo y, de esa manera, incorporar nuevas personas y retener el conocimiento institucional. “Creé un Smartsheet que básicamente contenía información como su número de teléfono, sus gustos, la talla de camiseta, un calendario, contactos de emergencia, simplemente todo”, para ayudar a las personas a conocerse, a conectarse y a llevar a cabo sus tareas, explica. “Es un sitio único para nuestro equipo”, que creció rápidamente de 12 a 60 personas.

Recientemente, el IHG experimentó una transformación en toda la empresa y otras organizaciones se enteraron de la hoja de equipo de Harper, por lo que ella creó cuatro más para apoyar a los grupos que experimentan cambios similares. “He documentado gran parte de mi trabajo en Smartsheet”, dice Harper, responsable de 305 hojas. “Pude hacer la transición de una persona en un día en uno de los procesos, incluí todo eso en una hoja”.

Smartsheet ayudó a Harper a abordar uno de sus mayores desafíos: codirigir un programa para realizar un seguimiento de las acreditaciones de los hoteles en todo el mundo. Mientras los líderes globales estaban “atascados” en su servicio existente de almacenamiento en la nube, Harper superó la resistencia mostrando cómo Smartsheet podía realizar el seguimiento de todos los formularios, la correspondencia y el historial de cambios. “Una vez que les mostré los diferentes informes y los diferentes paneles que podíamos crear, pude hacer que cambiaran a Smartsheet”, dice. “Todavía están usando esa herramienta de seguimiento”.

Harper ha tenido un éxito similar en su capacitación de Smartsheet. “Una vez que puede lograr que alguien ingrese a Smartsheet y comience a conocerlo, es muy fácil de usar, es muy intuitivo”, dice. “No trato de forzar la solución; me gusta presentarlo y decir, 'esto es lo que puede hacer'. Es tan flexible; incluye la herramienta de seguimiento, el calendario, el gráfico de Gantt, los carriles de flujo, la vista actual, son tantas capacidades diferentes”.

Además de brindar una descripción de varios proyectos de Smartsheet que han mejorado la eficiencia, la transparencia, la velocidad, la colaboración, la comunicación y la productividad en IHG, Harper comparte ejemplos de trabajos externos, como el seguimiento de proyectos de mejoras para el hogar, impuestos, desarrollo profesional, etc. El resultado final para Harper: “Utilizo Smartsheet de muchas maneras para los negocios y en mi vida personal. Tiene todo lo que necesito y todo lo que necesita mi equipo”.