AeroMD utiliza Smartsheet para gestionar la respuesta ante catástrofes y la preparación para la COVID-19

En el transporte de ambulancias aéreas a las islas del Caribe, una comunicación clara y el acceso a la información pueden salvar vidas. Con sede en las Islas Vírgenes de Estados Unidos, AeroMD, junto con un socio estratégico de aviación, gestiona una flota de ambulancias aéreas de ala fija y equipos médicos cualificados para responder a emergencias individuales, así como a grandes catástrofes como huracanes. Cuando la pandemia de COVID-19 empezó a suponer una amenaza para las islas en las que AeroMD presta sus servicios, la empresa recurrió a Smartsheet para gestionar su inventario y sus suministros, así como para compartir información sobre educación sanitaria y hacer un seguimiento de la propagación de los casos de COVID-19 en toda la región.

Smartsheet es un componente clave del compromiso de la empresa de utilizar la tecnología para mejorar el conocimiento de la situación con el fin de informar su planificación y respuesta ante emergencias. Desde su primera hoja que organizaba los detalles de su acreditación nacional hasta sus más recientes paneles de inventario y cadena de suministro, AeroMD utiliza Smartsheet para reunir información clave en un único lugar, al tiempo que agiliza la comunicación en una amplia zona geográfica.

“Al operar en las Islas Vírgenes como una empresa de medicina por vía aérea, necesitamos supervisar las restricciones de viaje en los otros países a los que vamos”, afirma Alex Franklin, arquitecto empresarial de AeroMD. “Necesitamos supervisar el estado de los equipos médicos, dónde están nuestros activos de aviación, la tecnología de los equipos médicos y los alojamientos para la tripulación. Antes, todos estos sistemas estaban compartimentados y eran independientes, y algunas cuestiones se perdían. Así que empezamos a reunirlos en Smartsheet y creamos un panel para poder ver toda la información en un solo lugar”.

Seguimiento más eficaz de los suministros médicos en un momento de necesidad

La amenaza planteada por la pandemia de COVID-19 impulsó a AeroMD a acelerar sus esfuerzos para hacer un seguimiento más eficiente de los suministros médicos, como respiradores y equipos de aislamiento para el transporte de pacientes infectados, y abastecerse de estos. Franklin y su equipo crearon un panel de inventario y cadena de suministro que muestra qué suministros se han pedido, cuándo deben llegar a un lugar determinado, qué artículos están pendientes de pedido, cuándo se reciben los envíos y si los artículos coinciden con lo que realmente se pidió. Las alertas automatizadas y la codificación por colores indican cuándo los artículos caen por debajo de un mínimo designado, de modo que se pueden obtener y asegurar nuevos suministros.

“Nuestra experiencia con el panel de la COVID-19 realmente nos obligó a contemplar nuestro sistema de gestión de inventario de una forma nueva”, afirma Franklin. “Gracias a lo que hemos desarrollado específicamente para la COVID-19, en realidad vamos a emplearlo para el uso diario de todos los suministros en el futuro, y dar a esos equipos acceso a estos paneles. Ahora mismo está en su versión beta; lo estamos utilizando activamente, pero lo vamos ajustando de vez en cuando según el crecimiento de nuestros otros sistemas”.

Franklin también desarrolló un panel informativo mediante el uso de datos del Centro de Ciencia e Ingeniería de Sistemas de la Universidad Johns Hopkins, una de las principales fuentes de datos fiables a escala mundial sobre la pandemia de COVID-19. Trabajó con un ingeniero local para crear una API que permite a AeroMD desglosar los datos de la Universidad Johns Hopkins para obtener una visión más detallada de cada una de las islas del Caribe. Los datos enriquecidos permiten a AeroMD educar a los miembros del personal y a los socios regionales para garantizar que la información más precisa y actualizada guíe las operaciones diarias.

Una plataforma fácil de aprender, atractiva y funcional

Las razones clave por las que Smartsheet ha sido un recurso tan valioso para AeroMD son que es fácil de aprender, fácil de usar y visualmente atractiva para los usuarios que necesitan acceder rápidamente a información clara. Antes de la pandemia actual, AeroMD descubrió que Smartsheet ayudaba a agilizar las respuestas a las catástrofes naturales, incluido el huracán Dorian, cuando los equipos de emergencia necesitaban actualizaciones en tiempo real sobre las condiciones y las restricciones de viaje en los numerosos países en los que prestan servicio. 

“El huracán Dorian nos abrió los ojos sobre la rapidez con la que se puede poner en marcha un panel para crear ese conocimiento de la situación en entornos muy peligrosos y caóticos”, afirma el Dr. Brendan Anzalone, presidente y director médico de AeroMD. “Es entonces cuando la comunicación, o la sobrecomunicación, es clave. También quieres que la gente preste atención a los paneles, y Smartsheet es única porque es estéticamente atractiva. Alex ha hecho un trabajo impresionante para que sea única, atractiva a la vista y funcional”.