Incrementar las eficiencias de marketing y la colaboración

Ayudar a los contratistas profesionales a realizar el trabajo

En la actualidad, Behr se centra en dos mercados clave, los consumidores y los contratistas profesionales. El mercado de contratistas está compuesto por pintores, gerentes de propiedades y constructores. Es una parte tan importante de la empresa que Behr cuenta con un equipo de marketing dedicado que se centra en lanzamientos de nuevos productos, el desarrollo de sitios web, eventos de relaciones públicas y otras actividades que respaldan las necesidades de los contratistas profesionales.

Un ejemplo de los programas en los que se centra este equipo es Behr Pro Experience Tour, un programa que ayuda a conectar a la amplia audiencia de contratistas profesionales. Este evento anual entre países consta de visitas a más de 75 mercados en 34 estados con cinco equipos de turismo por separado. El equipo de marketing de Behr Pro es responsable de planificar y promover actividades en más de 500 ubicaciones en The Home Depot. Hay cronogramas a los que atenerse, materiales por enviar, carteles que instalar y un diseño coherente que se debe serguir en cada uno de los eventos; lleva una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo coordinar tantas actividades.

Cuando Lisa Kudukis comenzó a trabajar en Behr en 2011 como directora de productos y servicios profesionales, el equipo de marketing usaba hojas de cálculo para administrar todas estas actividades. No funcionaba para el vertiginoso grupo que a veces estaba de viaje.

"Uno de los mayores desafíos que enfrentamos fue mantener al equipo informado sobre cada evento, qué funcionaba, qué no, próximos lanzamientos o plazos, seguimiento... etc. El Behr Pro Experience Tour no era la única iniciativa en la que trabajaba el equipo. Cada uno de los miembros del equipo tenía otras iniciativas en paralelo, y a veces se formaban silos de información. Si había un problema de último momento y el propietario del proyecto no estaba disponible, nadie en nuestro equipo podía solucionar el problema", explicó Kudukis.

Cuello de botella de administración

Otro punto débil que afectó la productividad de Kudukis fue el hecho de que cada uno de sus 11 subordinados directos le proporcionaba la información de sus propios proyectos en hojas de cálculo individuales. Eso significaba que cuando ella creaba un informe general del equipo para la administración superior, tenía que abrir y revisar 11 documentos diferentes que no estaban estandarizados en el mismo formato. También se encontró con problemas de control de versiones, lo que significaba que no podía estar segura si estaba viendo la información más actualizada. A medida que su frustración aumentaba, se dio cuenta de que se necesitaba un cambio.

"Usábamos Microsoft Excel para administrar las actividades del equipo, pero eso solo nos ayudó a permanecer estáticos en el tiempo. Lo que necesitábamos era una herramienta colaborativa que pudiera mantenernos al día con todas las actividades y los plazos, brindar un formato consistente de las actividades administradas y de las que se realizaba un seguimiento, y presentar toda la información que necesitaba para generar informes para el equipo corporativo. Debía ser fácil de usar para ayudarnos a mantenernos al tanto de los detalles de cada una de las actividades que cambiaban constantemente y brindarnos una visión holística de todo lo que administrábamos. Era algo bastante difícil para una herramienta", sostuvo Kudukis.

Compartir y funciones similares

A medida que comenzó a buscar una mejor solución, Kudukis identificó las características clave que esta debía incluir:

• Debía ser fácil de usar e intuitiva para que la adoptara el equipo.

• La información de respaldo para cada evento debía agregarse como adjuntos.

• Hacía falta una solución basada en la nube que le permitiera a su equipo iniciar sesión desde cualquier lugar y aplicar actualizaciones en tiempo real.

Después de examinar una gran cantidad de opciones, Kudukis seleccionó Smartsheet como la herramienta de administración de proyectos del equipo. Primero, el equipo se reunió para desarrollar una plantilla que todos pudieran usar para realizar el seguimiento de las actividades. Eso significaba que cada proyecto tendría el mismo diseño, lo que haría que resulte sencillo actualizarlo.

A continuación, creó un panel maestro que brindaba información sobre las iniciativas clave de cada uno de los subordinados directos. Las celdas con datos críticos, como la información de los estados, se vinculan directamente con las hojas individuales de los miembros del equipo, para que la información se actualice automáticamente cuando el equipo realice cambios (obtenga más información sobre el enlace de celdas en Smartsheet). Ahora todo está en un lugar conveniente, lo que le brinda a Kudukis la visión holística de todos los proyectos que estaba buscando.

Según explicó Kudukis, "Ha sido una ayuda tremenda para mí a la hora de informar al equipo ejecutivo. Puedo mostrar fácilmente las listas de tareas que demuestran que el equipo pensó en cada detalle de los eventos. Además, cualquier persona del equipo de administración puede desglosar y ver documentos en cualquier momento si desea saber qué estamos haciendo. Para mi equipo, Smartsheet representa un gran ahorro de tiempo y dinero, ya que cualquiera puede participar, visualizar el estado del proyecto y ofrecer asistencia si es necesario. También nos ayuda a identificar oportunidades u obstáculos para el desarrollo de un nuevo negocio".

Los beneficios que Kudakis y su equipo han observado desde que adoptaron Smartsheet incluyen los siguientes:

• Rápida adopción debido a la facilidad de uso, lo que aumentó el rendimiento de las inversiones (ROI)

• Mayor colaboración, productividad y eficiencia

• Generación de informes, solución de problemas y administración de presupuestos simplificadas

Vislumbrar el futuro

Kudukis señala rápidamente que el equipo está investigando los diversos usos de Smartsheet. Por ejemplo, está planeando comenzar a usar Smartsheet para realizar presupuestos. Además, otros equipos dentro de Behr, incluido el de logística, han comenzado a usar Smartsheet y a demostrar una vez más que la promoción de boca en boca y la naturaleza colaborativa de la solución pueden ayudar a captar la atención dentro de una gran organización como Behr.