Crain transforma su forma de trabajar con la automatización de Smartsheet

Crain Communications ofrece noticias a más de seis millones de líderes empresariales de todo el mundo. Su objetivo: potenciar el éxito de sus audiencias. Fundada en 1916, la empresa privada de medios de comunicación produce artículos de noticias e información de confianza y relevantes para veinticuatro publicaciones digitales e impresas centradas en la industria, incluyendo AdAge, Crain’s Business, Automotive News y Modern Healthcare.

Si bien el trabajo de los periodistas de Crain afecta a empresas de todo el mundo, los líderes de sus oficinas corporativas en Detroit, Michigan, se dieron cuenta de la necesidad de un giro en los procesos. Gestionar la colaboración y los flujos de trabajo suponía un desafío, y sus principales equipos empresariales necesitaban unificar veinticuatro marcas diferenciadas bajo su carta de misión: “One Crain” (Una sola Crain).

Se encomendó a un equipo de dos personas la tarea de abordar este esfuerzo de reforma plurianual, que incluye conseguir la aceptación de las partes interesadas para escalar su departamento de gestión de procesos en toda la organización; una tarea nada sencilla.

“En el último año, nuestro objetivo ha sido centrarnos en los procesos de principio a fin y en los flujos de trabajo asociados, a fin de impulsar realmente la mejora de los procesos de una forma más holística”, afirma Kristine Francois, directora asociada de iniciativas de mejora de procesos y proyectos empresariales. Necesitaba una solución con automatización integrada para facilitar esta estrategia, por lo que eligió Smartsheet.

Localización de mejoras en los procesos

A medida que las operaciones empresariales evolucionan en Crain, Francois necesita crear procesos escalables y repetibles, ya que el conglomerado utiliza operaciones “Lean”. “Anteriormente, estábamos muy descentralizados, pero lo hemos ido cambiando en los últimos tres años”, afirma Francois. “Para impulsar la centralización, necesitábamos estandarizar los procesos y nuestro enfoque del trabajo”.

A lo largo de los años, los empleados de Crain han permanecido centrados en su marca o departamento y han confiado principalmente en las comunicaciones por correo electrónico, así como en Microsoft Excel y Word para gestionar los proyectos. Estos métodos dispares daban lugar a operaciones en silos, problemas con el control de versiones y tiempo dedicado a examinar los hilos de correo electrónico para ponerse al día con las conversaciones de trabajo. “Realmente no había estandarización en la gestión de proyectos”, afirma Francois. “Estamos intentando implementar procesos que se basen en cómo funcionan nuestras publicaciones individuales sin perder de vista la visión de empresa 'One Crain' (Una sola Crain)”.

Para lograr sus objetivos de mejora de procesos, gestión de proveedores y eliminación de correos electrónicos, el equipo ha recurrido a la plataforma de ejecución del trabajo de Smartsheet. También utilizan Smartsheet Control Center para gestionar proyectos y entregas asociados a las publicaciones de Crain’s Business.

Comunicaciones más claras a través de flujos de trabajo automatizados

Crain utiliza Smartsheet para estandarizar los flujos de trabajo. Mediante el uso de hojas, fórmulas y flujos de trabajo automatizados, podemos impulsar el ciclo de vida de las campañas hasta su finalización”, afirma Sean McDuffie, gerente de proyectos y arquitecto de soluciones empresariales. “Se trata de un proceso muy fluido. Cuando un grupo rellena información en la hoja, la entrega es automática, lo que elimina la necesidad del correo electrónico”.

“Los flujos de trabajo automatizados de Smartsheet permiten a Crain agilizar la comunicación y la toma de decisiones para un proyecto o una solicitud”, agrega Francois. “Esto nos permite completar las tareas entrantes aún más rápido”.

Al trabajar en pos de la adopción en toda la empresa, el equipo está tratando de cambiar su mentalidad de cultura de trabajo hacia la gestión de procesos en Smartsheet. Para que la transición sea más rápida, McDuffie ha creado  flujos de trabajo automatizados para gestionar sus relaciones con los proveedores a través de Smartsheet. Estos tienen un conjunto de columnas que gestionan las necesidades internas, otro que cubre las necesidades de los proveedores y dos más para cuando esas necesidades se superponen.

“Antes, las campañas por correo electrónico del proceso de comunicación enviadas en nombre de marcas de terceros podían tardar una semana en implementarse”, agrega McDuffie. “Ahora, la información se captura en un formulario de Smartsheet, lo que agiliza el proceso de admisión y reduce el tiempo a la mitad”.

La automatización de Smartsheet, especialmente los recordatorios, lo libera para centrarse en las mejoras de los procesos. “Antes había más tiempo muerto en el que su solicitud se quedaba atascada en la bandeja de entrada de la otra persona. Ahora, Smartsheet envía recordatorios automatizados y nos proporciona visibilidad para gestionar esos elementos pendientes y detectar antes las lagunas en la comunicación”.

“A medida que desarrollamos estas soluciones de Smartsheet, esta automatización puede ayudar a reducir el trabajo improductivo”, afirma McDuffie. Además, el equipo utiliza @menciones en los comentarios de las hojas. “Estas capacidades realmente permiten a las partes interesadas dirigir la comunicación entre sí. Una vez que empezamos a utilizar listas de distribución para asignar tareas, nos dimos cuenta de que podíamos ampliar enormemente el alcance de las alertas automatizadas”.

Un futuro brillante para Crain con Smartsheet

Francois está elaborando la estrategia general del programa mientras McDuffie crea la arquitectura del flujo de trabajo para admitir transiciones fluidas entre los departamentos que están trabajando en los mismos proyectos. Actualmente, este flujo de comunicación representa un desafío.

“Tenemos un sistema de generación de tickets que en realidad no pertenece a nuestro flujo de procesos”, afirma Francois. “Si reducimos nuestra dependencia de la utilización de este sistema, podemos reducir los costos. Las alertas y los recordatorios automatizados en nuestro flujo de comunicación en Smartsheet van a resolver esa cuestión”.

“Nuestros clientes internos están acostumbrados a decir: 'Tengo una pregunta o solicitud', y generan un ticket”, continúa Francois. “Estamos trabajando en esa eliminación, ya que crea imprecisión y carece de requisitos y claridad. Queremos que Smartsheet sustituya eso”.

Smartsheet también ha ayudado a impulsar el rol de Francois dentro de Crain. “Me he desplazado más hacia cuestiones relacionadas con los procesos como resultado de un mayor involucramiento con Smartsheet, en lugar de centrarme solo en la gestión de proyectos”, afirma Francois. “Smartsheet nos ha ayudado a elevarnos para pensar en Crain en su totalidad, en nuestros procesos y en cómo vamos a trabajar de manera eficiente”.

Para Crain, la expansión dentro de la organización es solo cuestión de tiempo. “Eso es lo bueno de Smartsheet”, afirma McDuffie. “Puedo crear vistas y procesos para las personas, pero lo más importante es que puedo enseñarles a crearlos por sí mismas. Su propio flujo de trabajo. Sus propias alertas”.

A medida que la empresa reinventa sus flujos de trabajo, el equipo puede probar nuevas ideas mientras implementa procesos más eficaces en Smartsheet. “El hecho de que realmente tengamos una herramienta tan fácil de usar nos ayuda a poner en marcha soluciones rápidamente y nos permite mantener un estándar Crain”, afirma McDuffie. “Además, lo hace mucho más divertido”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.