En la Universidad Estatal de California, se realiza el seguimiento sin inconvenientes de los proyectos de TI y se ayuda a los empleados a regresar a la oficina de forma segura con Smartsheet

La Universidad Estatal de California (CSU) es la universidad pública de cuatro años más grande de Estados Unidos, en la que reciben educación más de 450 000 estudiantes en 23 campus en todo el estado. En la CSU, se ofrecen más de 4000 programas de grado diseñados para capacitar a los estudiantes a fin de que se conviertan en líderes en un entorno de fuerza laboral cambiante.

Al igual que muchas instituciones de educación superior públicas, la CSU se esfuerza por consolidar su entorno de TI debido a que enfrenta restricciones presupuestarias. “En el sector de TI, nos comunicamos por medio de correo electrónico, videoconferencia, chat y otras herramientas. No hay mucha uniformidad, y siempre buscamos contar con una única plataforma para brindar mejores servicios en los diferentes campus”, afirma Karen Malone, analista de Operaciones de TI de la oficina del Director de la Universidad Estatal de California.

Anteriormente, el equipo de TI de la CSU utilizaba correos electrónicos y archivos compartidos para realizar el seguimiento de todas las cuestiones, desde proyectos de TI hasta presupuestos y solicitudes de viajes. Esto dificultaba el hecho de encontrar la información que se necesitaba y hacía que la tarea demandara demasiado tiempo. “Dependíamos en gran medida de enviar y recibir correos electrónicos para obtener actualizaciones acerca del estado del proyecto”, dice Malone. “Perdía mucho tiempo buscando archivos y pasando de una plataforma a otra para encontrar información”. Esto complicaba innecesariamente el trabajo y los procesos, como las revisiones salariales.

“En una revisión salarial típica, los gerentes y el personal de Recursos Humanos solían enviarse documentación de un lado a otro para analizar la justificación de un aumento salarial. Eso se realizaba durante cierto tiempo, y el proceso real de enviar información con respecto a las revisiones salariales también era complejo”, dice Malone. “Las personas a veces completaban el formulario equivocado porque no estaba claro cuál necesitaban”.

Además, como a los empleados de la CSU se les exigía regresar a las oficinas universitarias después de varios años de trabajar de forma remota, al equipo de TI se le encargó la tarea de gestionar este proyecto que abarcaba todo el campus. “Nos dieron dos meses para ayudar a 240 empleados a volver a una oficina que estaba vacía, por lo que tuvimos que planificar con rapidez la entrega de muebles y computadoras, la infraestructura de TI y la disposición de los lugares”, dice Malone.

El equipo de TI necesitaba contar con una herramienta única para ayudar a agilizar estos proyectos y procesos y mejorar la comunicación. Malone y su equipo la encontraron en Smartsheet. “Smartsheet es nuestra principal herramienta de seguimiento y comunicación de proyectos”, afirma Malone. “Empezamos a usar Smartsheet aquí y con el equipo administrativo, y eso se expandió hasta abarcar todo el sector de TI, Recursos Humanos e incluso la oficina de Presupuesto para directores ejecutivos”.

De gestionar proyectos de TI pequeños a impulsar grandes iniciativas estratégicas 

Después de usar Smartsheet para gestionar algunos proyectos de TI más pequeños, Malone sabía que podía usar la plataforma para ayudar a optimizar otros procesos e iniciativas más grandes como el de RTO. “Sabía que, con los flujos de trabajo automatizados en Smartsheet, todo era más fácil y podía ahorrar tiempo”, afirma.

Malone obtuvo la aprobación del equipo directivo y creó una solución de gestión de proyectos en relación con la iniciativa de RTO en Smartsheet. El equipo utilizó hojas para realizar el seguimiento de los cronogramas relacionados con la configuración de estaciones de trabajo, cubículos, computadoras portátiles y otros equipos. Dado que muchos empleados estaban ansiosos por regresar a la oficina, el equipo pudo crear descripciones generales de los diagramas de los asientos y compartirlas con ellos por medio de Dynamic View para que pudieran ver las ubicaciones de sus cubículos y prepararse con anticipación.

Además de usar Smartsheet para gestionar el proceso de RTO, el equipo de TI creó una solución estandarizada de revisión salarial a fin de simplificar todo el proceso. En la solución, se utilizan flujos de trabajo automatizados para ayudar a los gerentes a responder fácilmente las preguntas del personal de Recursos Humanos. “Antes, cuando el personal de Recursos Humanos tenía preguntas, se generaban muchos correos electrónicos de ida y vuelta con los gerentes para obtener información sobre las justificaciones de las revisiones y, a veces, estas se perdían”, dice Malone. “Ahora, el personal de Recursos Humanos está incluido en todo el proceso, lo que facilita la obtención de justificaciones y la aprobación de las revisiones”.

El equipo de TI de la CSU creó un panel para facilitar la búsqueda de información, simplificar el seguimiento y la elaboración de informes sobre todos estos proyectos y procesos, y mejorar la comunicación interna. 

“Creé un panel de administración de TI que actúa como único lugar en el que se gestionan los procesos de la oficina”, dice Malone. Ahora, si estoy en una reunión, solo tengo que echar un vistazo al panel para ver la información más reciente, en lugar de perder tiempo buscando esos datos".

Ayudar a 240 empleados a regresar a la oficina y ahorrar tiempo en cuestiones de administración

Gracias a que usó Smartsheet al momento de gestionar toda la iniciativa de RTO de principio a fin, el equipo de TI de la CSU cumplió fácilmente con la línea de tiempo de dos meses planteada para realizar el traslado a la oficina. “Conseguimos que los 240 empleados regresaran a la oficina en la fecha que necesitábamos porque Smartsheet nos facilitó la gestión de todo el proceso, desde la creación de mapas de planta hasta el pedido y la entrega de equipos”, dice Malone. “Nos permitió ahorrar al menos 30 horas al mes, que de otro modo hubiéramos dedicado a tareas tediosas, como pedir computadoras portátiles, realizar el seguimiento de los permisos de estacionamiento y asignar las llaves de oficina a las personas adecuadas”.

A partir del aumento de la eficacia gracias a esta solución, Malone estima que el Departamento de TI de la CSU pudo evitar contratar a dos empleados más a tiempo completo para ayudar a gestionar el trabajo adicional. 

“Nuestro equipo observó un aumento en la carga de trabajo, pero gracias a Smartsheet pudimos optimizar nuestro tiempo, por lo que cumplir con las tareas no fue un problema”, dice Malone.

Mayor satisfacción y retención de los empleados

A partir de la automatización del proceso de revisión salarial gracias al uso de Smartsheet, los gerentes de la CSU pudieron aprobar casi todas las solicitudes de revisión. 

“Antes, solo entre un 10% y un 15% de los empleados que presentaban solicitudes de revisiones salariales las obtenían. Ahora, a partir de que el proceso mejoró en Smartsheet y de que todos conocen los pasos que deben tomarse, ese número aumento a un valor que se ubica entre el 75% y el 80%”, dice Malone. “Eso significa que el dinero vuelve a los bolsillos de los empleados”.

Aumentar el uso de Smartsheet a partir de una fácil adopción

A partir de su experiencia con Smartsheet, Malone se convirtió en una impulsora interna, que organiza exitosos días especiales y exhibiciones trimestrales de Smartsheet para capacitar a nuevos empleados. “Gracias a los días especiales dedicados a Smartsheet, nuestras licencias aumentaron de 550 a más de 800”, dice Malone. Malone también implementó un panel de novedades de Smartsheet al que los empleados pueden acceder para completar un formulario si necesitan ayuda con las funciones de la solución. Los empleados reciben una notificación automatizada por correo electrónico una vez que completan el formulario y se los dirige a un calendario en el que pueden reservar una cita con Malone y su equipo. “Es increíble que hayamos comenzado a usar Smartsheet con un proyecto tan pequeño y que eso se expandiera con tanta rapidez a los diferentes departamentos universitarios”, dice Malone. 

“Smartsheet también transformó mi propia carrera profesional. Gracias a la solución, llegué al puesto en el que me desempeño y logré el sueldo que percibo. Facilitó mucho mi trabajo en TI, y ahora puedo dedicar mi tiempo a centrarme en las metas estratégicas de la universidad, como ayudar a ofrecer capacitación a nuestros estudiantes en lo que se refiere a tecnologías emergentes, como la inteligencia artificial, y a lograr más con nuestro presupuesto”.

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