Cómo Earl Swensson Associates desarrolla un estudio de arquitectura pionero

Desde su fundación en 1961, ESa (Earl Swensson Associates) con sede en Nashville, se convirtió en un estudio de arquitectura reconocido a nivel nacional. Con el paso de los años, su cartera creció para incluir no solo una gran cantidad de proyectos, sino también un conjunto de obras en todo el país. Los diseños de Nashville emblemáticos de ESa incluyen AT&T Tennessee Tower, Centennial Medical Center y Gaylord Opryland Resort and Convention Center. Las obras de diseño nacional incluyen instalaciones en el campus de Shenandoah University, el Hotel Hershey e instalaciones en Advent Health, entre otras.

ESa necesitaba encontrar una solución que pudiera mejorar la manera en que organiza y supervisa sus diseños y contratos de construcción; una manera que pudiera evolucionar para acompañar el desarrollo de la industria y de la experiencia de la empresa.

En la actualidad, ESa usa Smartsheet para estandarizar sus procesos únicos, mantener la responsabilidad y aprovechar los datos de forma estratégica para planificar el futuro.

“Queremos estar informados en lugar de ser reactivos”

“Uno de nuestros objetivos es asegurarnos de que todos tengan la información que necesitan; otro es obtener algunas métricas de los datos que estamos recopilando”, dice Eddie Lewis, director de ESa. “Cuanto más tiempo hagamos negocios, más conciencia tomaremos de las maneras y las herramientas que nos ayudan a posicionar la empresa para el futuro. Queremos estar informados en lugar de ser reactivos”.

Cerca del 80% de los proyectos arquitectónicos que ESa diseña y gestiona corresponden al sector de atención médica; otros proyectos incluyen edificios de viviendas para la tercera edad, oficinas corporativas, educación, hotelería y arte. ESa tiene un promedio de 400 proyectos en curso por año en todo EE. UU., desde la planificación anticipada y la concepción del diseño hasta el final de obra.

Los 190 empleados de la empresa son responsables de una gran cantidad de detalles. Los métodos anticuados con carpetas de papel y listas mecanografiadas no satisfacen la demanda relativa a una supervisión efectiva de los proyectos. ESa intentó organizar su trabajo con hojas de cálculo, pero necesitaba mayor control y flexibilidad para incorporar enfoques estandarizados a edificios y diseños únicos. Jarod Prior, director de Tecnología de diseño de ESa, sabía que uno de sus colegas había estado usando Smartsheet para la programación, pero se dio cuenta de que la solución podía hacer mucho más.

“No estábamos aprovechando Smartsheet al máximo”, dice Prior. “Comencé a evaluar cómo podíamos obtener el mayor valor del software. Eso nos llevó a pensar cómo podíamos plantear nuestros objetivos a largo plazo y extraer datos de Smartsheet para lograrlos. Se transformó en una plataforma mucho más grande de lo que pensábamos al principio. La escalabilidad de poder propagar conjuntos de información y ser consistentes con nuestros datos, tener el mismo tipo de vista al pasar de un proyecto a otro, es enorme”.

Mayor control sobre los proyectos gracias a Smartsheet

La mayor parte del trabajo de ESa recae en dos fases primarias: diseño arquitectónico y administración de contratos de construcción. Prior trabajó con su equipo de atención al cliente de Smartsheet para desarrollar plantillas de Control Center para cada fase, lo que agilizó el proceso de crear un proyecto nuevo y enviar un diseño completado a la fase de contrato.

Se utilizan plantillas de Control Center adicionales para administrar solicitudes de información (RFI) de clientes potenciales, enviar propuestas de proyectos nuevos y cambiar pedidos de proyectos en curso. Los formularios de Smartsheet se usan para solicitar números de trabajo e iniciar procesos de contabilidad y finanzas. Las funciones automatizadas de Control Center permiten ahorrar tiempo y esfuerzo al inicio de un proyecto y garantizar que no se omitan detalles importantes incluso cuando el equipo del proyecto está trabajando para cumplir con un plazo estricto.

Smartsheet ya ayudó a ESa a simplificar y perfeccionar sus procesos. Uno de los beneficios más grandes que Prior observó es el control mejorado; ESa puede mantener una supervisión de la obra en curso en lugar de cederla al personal del contratista. La comunicación interna también se simplificó gracias a la oportunidad de compartir información con mayor facilidad entre los equipos funcionales, incluidos los equipos de arquitectura, administración de contratos de construcción, diseño de interiores, gestión de proyectos y marketing.

A través de Smartsheet, el estudio también puede pronosticar estratégicamente las cargas de trabajo de un proyecto y programar a los equipos con vistas más precisas de la utilización y la disponibilidad del personal con ocho semanas a un año de anticipación. Las alertas y los recordatorios automatizados ayudan a mantener el trabajo en movimiento para cumplir con los plazos.

“En el caso de una RFI o una presentación, un contratista ingresa los datos en nuestro registro y se lo envía a la persona que necesita recibirlo”, cuenta Prior. “Tradicionalmente, se enviaba por correo electrónico y podía estar en la bandeja de entrada de alguien sin que esa persona lo viera por un par de días porque está ocupada. Smartsheet nos permite eliminar ese primer obstáculo en el proceso al completar un formulario que se envía a los miembros del equipo adecuados de forma automática, directamente desde el registro. Nos deja tranquilos”.

Los paneles impulsan un cambio en la industria

Los paneles son clave en el uso que la empresa hace de Smartsheet Todos los empleados de ESa tienen un panel individual para hacer un seguimiento de sus propios trabajos y tareas, que envía datos automáticamente a la hoja del proyecto adecuado para tener una vista siempre actualizada. Los directivos y ejecutivos del proyecto también tienen paneles que brindan vistas más integrales de toda la empresa.

Con una única fuente de datos precisos, el personal puede compartir fácilmente los datos correctos con clientes y contratistas sin correr el riesgo de que las actualizaciones se pierdan en el correo electrónico. En una industria en la que predominan los cambios constantes, colocar la información más actualizada en la palma de todos los involucrados es fundamental.

Uno de los objetivos de Prior para el futuro es aprovechar los datos generados durante el proceso de diseño y contrato de forma más estratégica para obtener conocimientos más profundos e impulsar una mejor toma de decisiones. Con la información correcta, ESa puede anticipar e incluso impulsar cambios en la industria, no solo reaccionar a ellos.

“La rapidez de salida al mercado es un término que escuchamos mucho. La demanda de atención inmediata sin duda cambió en los 30 años que he estado aquí”, dice Lewis. “Smartsheet nos ayuda a comunicarnos no solo con más rapidez, sino también con precisión de la información. Hay una cita que se le atribuye a Wyatt Earp: La velocidad está bien, pero la precisión es definitiva”.