La agencia de marketing Haberman ayuda a sus clientes a triunfar

La gestión de recursos de Smartsheet ofrece varios beneficios a Haberman, a nivel interno para mejorar la eficiencia operativa y a nivel externo para que la compañía brinde un mejor servicio a sus clientes.

Industria

  • Servicios profesiones

Tamaño de la organización

  • Emergentes y pymes (de 1 a 199)

Región

  • América del Norte

“Con Gestión de recursos de Smartsheet, no es necesario tener toda esta información en la cabeza. Tengo unos 23 proyectos activos en este momento. Estas plataformas me permiten hacer un seguimiento de los avances y responder preguntas sobre la marcha. Me ayudan a ser más inteligente en las reuniones para las personas que necesitan respuestas. Respaldan el modo en que me presento ante mi equipo y ante el equipo directivo”.

Corrina Wertzberger

Directora asociada de gestión de proyectos, Haberman

Haberman es una agencia de marketing independiente de servicio completo ubicada en Minneapolis, Minnesota. Ofrece a sus clientes una variedad de servicios, desde la planificación estratégica hasta la ejecución creativa en una variedad de canales. La compañía tiene una misión particular: contar historias de los pioneros de distintas industrias que marcan la diferencia e impulsan el cambio social en todo el mundo.

Diseñar “el mejor trabajo” para los clientes

Los 50 empleados de Haberman son flexibles, se adaptan y están dispuestos a asumir numerosos roles para lograr sus metas. Corrina Wertzberger es la directora asociada de gestión de proyectos del equipo de gestión de proyectos de Haberman y se encarga de promover la colaboración y las operaciones eficientes. Mientras que se ocupa del trabajo con clientes, también está atenta a los procesos internos para garantizar que la compañía trabaje con la mayor eficacia posible.

“Al final del día, queremos hacer el mejor trabajo para nuestros clientes y, para el equipo, la mejor experiencia posible para diseñar ese trabajo”, comenta. “Eso implica varias cosas, desde un alcance preciso hasta calendarios factibles y un enfoque que se adapte a todos los departamentos y dentro del presupuesto".

Haberman define las métricas personalizadas para cada cliente. La compañía necesitaba una manera para medir y controlar su éxito y, al mismo tiempo, mejorar sus operaciones internas.

“La complejidad y el alcance del trabajo en nuestros proyectos varía en gran medida, por lo cual necesitamos poder adaptarnos y ser flexibles”, afirma Wertzberger. “Necesitamos datos para determinar el quién, el qué y el porqué de todo lo que hacemos”.

El equipo de gestión de proyectos respalda a toda la agencia al usar las fuentes centrales de información de la plataforma Gestión de recursos de Smartsheet, desde la planificación de recursos y el seguimiento de presupuestos, los datos disponibles les ayudan a tomar decisiones críticas todos los días. "Transformar el talento y el esfuerzo en dinero y resultados es complicado", afirma Wertzberger. “Ambas herramientas respaldan cómo podemos hacerlo”.

La gestión de recursos de Smartsheet ofrece varios beneficios a Haberman, a nivel interno para mejorar la eficiencia operativa y a nivel externo para que la compañía brinde un mejor servicios a sus clientes.

Planificación de proyectos mejorada

“Con Gestión de recursos de Smartsheet, no es necesario tener toda esta información en la cabeza”, comenta Wertzberger. “Tengo unos 23 proyectos activos en este momento. Estas plataformas me permiten hacer un seguimiento de los avances y responder preguntas sobre la marcha. Me ayudan a ser más inteligente en las reuniones para las personas que necesitan respuestas. Respaldan el modo en que me presento ante mi equipo y ante el equipo directivo”.

Cuando Haberman comienza a trabajar con un cliente nuevo o lanza un nuevo producto, el equipo elabora la declaración de trabajo (SOW) y define los productos finales del proyecto, los presupuestos y los plazos. Con Smartsheet, los directores de proyectos crean presupuestos y un cronograma. Luego, marcan el proyecto como tentativo en Gestión de recursos de Smartsheet para reservar el tiempo que el equipo debe dedicar al proyecto y describe las necesidades de asignaciones.

“A medida que el proyecto avanza, podemos ver cómo vamos en función del presupuesto y podemos ajustar los plazos”, comenta Wertzberger, “tanto en Smartsheet para que el flujo de trabajo sea detallado, como en Gestión de recursos de Smartsheet en lo que respecta a la asignación y los cambios de horas”.

Los equipos de Haberman también consideran proyectos anteriores al momento de planificar. Wertzberger usa filtros para definir el alcance de trabajos similares, buscar nombres de fases o tipos de proyectos.

“Aprendemos del pasado y podemos cobrar con más precisión”, agrega. “Smartsheet representa todos los días que dura el proyecto, con reuniones e hitos. Con Gestión de recursos de Smartsheet, el proyecto se divide en fases, con horas asignadas cada día”.

La transparencia define las expectativas

Gestión de recursos de Smartsheet ofrece una vista de alto nivel de la gestión de recursos para todos los miembros de la compañía. Haberman usa Smartsheet para crear y compartir los cronogramas de los proyectos. Para proyectos más grandes, Haberman divide los productos finales, los plazos y el presupuesto de manera muy detallada. El equipo de gestión de proyectos actualiza los cronogramas constantemente en Smartsheet y así todos pueden trabajar en las mismas planillas.

Las plataformas también ofrecen controles y balances. “No iniciamos un proyecto de siete meses, por ejemplo, con dinero y horas específicos, y luego vemos en siete meses si funcionó”, dice Wertzberger.

“Dividimos el proyecto en fases, diseñamos el cronograma en Smartsheet y hacemos los ajustes necesarios. Tal vez no agotamos el presupuesto de la fase anterior; podemos reasignar empleados en Gestión de recursos de Smartsheet y realizar esos cambios en tiempo real”.

Los gestores de proyectos actualizan y comparten los calendarios, lo que permite ver cómo se plantean las entregas. “Es muy útil para las personas que no se sienten abrumadas al ver ese detalle y confían en el plan”, afirma Wertzberger.

Análisis posteriores efectivos

Tras la finalización de un proyecto, al equipo de Haberman le gusta realizar una reunión de cierre para obtener información que pueda aplicarse en el próximo proyecto. Los gestores de proyecto extraen datos de Gestión de recursos de Smartsheet para comprender mejor las horas destinadas a las distintas fases de los proyectos y adquirir aprendizajes e información para aplicar en futuros proyectos.

 “Hay muchas razones que podrían contribuir a los excedentes y Gestión de recursos de Smartsheet nos ayuda a entablar conversaciones importantes para que podamos aplicar lo aprendido al siguiente proyecto”.

—Corrina Wertzberger, directora asociada de gestión de proyectos, Haberman

Acceso a datos, ahorros de tiempo y facilidad de uso

En Haberman, los distintos equipos necesitan ver datos de diferentes maneras. Si bien algunos necesitan acceder a todos los detalles, otros prefieren descripciones detalladas de los proyectos en curso.

Según Wertzberger, las plataformas de software que usan “deben ser flexibles, aportar valor a los proyectos y a los diversos tipos de personalidades que las usan”.

“Un director creativo tal vez necesite información sobre alguien de su equipo que considere que está sobrecalificado o desaprovechado”, comenta Wertzberger. “Podemos darle al instante los datos disponibles en Gestión de recursos de Smartsheet. También podemos obtener datos del equipo directivo como la rentabilidad bruta o el seguimiento general”.

Antes de implementar Gestión de recursos de Smartsheet, los datos que los equipos necesitaban no estaban consolidados ni se podía acceder a ellos.

“Con Gestión de recursos de Smartsheet puedo extrar información en tiempo real en cuestión de minutos. Si tenemos una reunión de recursos, por ejemplo, puedo extraer un informe analítico de Gestión de recursos de Smartsheet mientras hablamos, en lugar de decir: 'Ahora te llamo'. Es instantáneo”.

Además, las plataformas que usa Wertzberger deben ser fáciles de usar, ya que es complejo aprender a manejar algunas plataformas. Sin embargo, los empleados de Haberman consideran que Gestión de recursos de Smartsheet es intuitiva y es fácil aprender a usarla.

“Capacito a muchísimas personas en el uso de estas plataformas y me di cuenta rápido de lo fácil que la adoptan los empleados nuevos”, comenta Wertzberger.

Contáctenos para obtener más información: https://es.smartsheet.com/contact/sales