Achievan, socio de Smartsheet, permite a Mosaic Transit Group agilizar la construcción a la vez que protege la salud y la seguridad de los trabajadores

Achievan, socio de Smartsheet, ayuda a Mosaic Transit Group a coordinar la construcción y a gestionar la salud y la seguridad de una fuerza laboral que se extiende no solo a lo largo de una vía de metro ligero de 11 kilómetros, sino por una región geográfica más amplia siguiendo órdenes de trabajo desde casa durante una pandemia.

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Industria

  • Arquitectura, construcción e ingeniería

Tamaño de la organización

  • Mercado intermedio (de 200 a 1999)

Región

  • América del Norte

“Tenemos unos 100 trabajadores en la obra cada día, pero nuestro pico va a ser aproximadamente de 800 a 1000 personas al día... Cuando el personal del Ministerio de Trabajo viene a la obra, quiere saber cuántas personas hay en todo el proyecto o en determinadas zonas. Eso es difícil cuando tienes 11 kilómetros y no tienes oficinas satélite por todas partes. Con los formularios en línea, todos nuestros subcontratistas pueden utilizar un registro diario, que arroja un panel que podemos consultar para saber exactamente de cuántos empleados disponemos y en qué lugar de nuestras cinco secciones se encuentran, o desglosarlo en subsecciones”.

Stephen Agla

Gerente de Salud y Seguridad, Mosaic Transit Group

Mosaic Transit Group, una empresa conjunta de ACS Infrastructure Canada Inc., Aecon Group Inc. y CRH Canada Group Inc., necesitaba agilizar la colaboración y la comunicación entre los equipos de construcción de una línea de metro ligero de 11 kilómetros (6,8 millas) en Toronto (Ontario). Ante la propagación de la pandemia de COVID-19, la empresa necesitaba replantearse su dependencia del papel y de la comunicación cara a cara, sin dejar de mantener la máxima calidad del trabajo y el cumplimiento reglamentario. Mosaic Transit Group colaboró con Achievan, un socio Platinum de Smartsheet, para implementar Smartsheet a fin de permitir la comunicación en tiempo real tanto desde las vías como desde los lugares de trabajo remotos, al tiempo que se mejoraban los informes y la visibilidad.

“Reconocimos desde el principio que Smartsheet nos daría la flexibilidad de personalizar para nuestro proyecto, nuestra estructura organizativa, nuestros cargos; cualquier flujo de trabajo que tengamos, pudo hacerlo”, afirma Ross Bain, gerente de planificación de operaciones de Mosaic Transit Group. “Si pensamos en un problema, podemos resolver gran parte de este con Smartsheet simplemente al comprender cómo encajan las diferentes herramientas”.

Una comunicación clara representa un desafío cuando los equipos de trabajo están dispersos a lo largo de un corredor urbano de metro ligero. Para el proyecto Finch West LRT, un proyecto de Metrolinx en el noroeste de Toronto, Mosaic Transit Group quería una única ubicación para la información sobre el estado del proyecto, los requisitos de seguridad y reglamentarios, los problemas presupuestarios y otros sucesos. Si bien los trabajos de construcción se consideraban esenciales, las medidas de cuarentena establecidas para evitar la propagación de la COVID-19 obligaban a la mayor parte del personal administrativo, profesional y técnico a trabajar desde casa, lo que aumentaba las posibles barreras de comunicación.

Mosaic Transit Group y Achievan colaboraron para implementar Smartsheet en una amplia gama de departamentos. Achievan reconoció que los desafíos a los que se enfrentaba Mosaic Transit Group incluían múltiples canales de comunicación, sobrecarga de correo electrónico, carga administrativa, retrasos en las aprobaciones y visibilidad limitada de los distintos flujos de trabajo. El socio trabajó con Mosaic Transit Group para mejorar la gestión del trabajo en todos los departamentos con soluciones como indicadores clave de rendimiento (KPI) y oportunidades de seguridad, revisiones de diseño, programación anticipada, puesta en marcha, calidad e inspección y evaluaciones medioambientales, así como digitalización de formularios en papel e incorporación de firmas electrónicas.

“Como resultado de nuestro trabajo, el equipo de Mosaic recopila ahora datos en tiempo real de las obras, que se extienden a lo largo de 11 kilómetros, y los utiliza para clasificar, asignar y tomar las medidas y decisiones adecuadas”, afirma Amin Panjwani, socio gerente de Achievan. “El proyecto ha estandarizado el seguimiento y la elaboración de informes en toda la organización, incluidos los paneles que proporcionan conocimientos prácticos y transparencia”.

“Achievan ha demostrado ser un socio valioso en la implementación de Smartsheet”, afirma Bain. “Nos han proporcionado su apoyo a través de una combinación de talleres, sesiones de capacitación, asistencia remota y desarrollo fuera de las instalaciones. Los hemos desafiado con solicitudes no convencionales para las que han encontrado soluciones creativas, y se han destacado en la resolución de nuestros puntos débiles. No podría pensar en nadie más para ayudarnos con nuestra implementación”.

La flexibilidad de la plataforma ha ayudado a diferentes equipos a crear soluciones que satisfacen sus necesidades únicas, de forma rápida y sencilla.

“La característica más atractiva de Smartsheet para mí es la capacidad de personalización”, afirma Bain. “Nos permite configurar cualquier capa, estructura, flujo de trabajo o bloque que necesitemos. Una vez que entiendes cómo funciona el sistema, partes literalmente de una hoja en blanco y puedes crear algo que se puede utilizar en toda la organización con bastante rapidez”.

Aceleración de las reuniones con información en tiempo real

Uno de los requisitos más importantes para un gran proyecto de construcción es el cumplimiento reglamentario. Smartsheet captura los detalles del proyecto en tiempo real a través de paneles en vivo, de modo que los equipos de salud y seguridad pueden confirmar los requisitos de la lista de verificación y abordar posibles problemas de seguridad con prontitud.

“Nos ayuda tener toda esa información en un área, porque hay muchas reuniones”, afirma Stephen Agla, gerente de Salud y Seguridad de Mosaic Transit Group. “La gerencia sénior de las tres compañías respectivas quería obtener información en vivo, ver qué estaba ocurriendo en el sitio. Con los paneles, ahora disponen de dicha visibilidad. Podemos supervisar la alineación con nuestros procesos de auditorías y ver si existen carencias. En lugar de dirigirme a cada obra y mirar sus paneles de seguridad (conseguirlo arcaicamente de esa manera), puedo ver toda la información sentado en un mismo lugar”.

Simplificación de los controles diarios para proteger la salud de los trabajadores

Para proteger la salud de los trabajadores durante la pandemia de COVID-19, Mosaic Transit Group implementó un sistema de detección en línea que envía a los empleados in situ y remotos un formulario cada mañana. Las respuestas se introducen directamente en una hoja en la que los gerentes y el personal de seguridad pueden revisar el estado de salud de cada equipo y de los trabajadores remotos.

“Tenemos que saber quién se encuentra en cada lugar: ¿una persona solo está trabajando desde casa o se está autoaislando porque ella o alguien que conoce ha estado en contacto con un caso confirmado de COVID-19?”, afirma Bain. “Es importante que sepamos quién está en condiciones de trabajar, y si no lo está, por qué, y qué podemos hacer para ayudarlo".

Uso de la aplicación móvil para que el trabajo de campo sea más seguro y eficiente

A medida que el trabajo avanza a lo largo de la vía del metro ligero, los trabajadores necesitan una forma de obtener los datos y recursos que necesitan sin tener acceso a computadoras portátiles o a una oficina central. Los gerentes de salud y seguridad que trabajan a distancia durante la pandemia deben realizar visitas periódicas al lugar de trabajo; la información actualizada les permite pasar un tiempo mínimo en contacto con sus colegas. La aplicación móvil les proporciona todos los datos que necesitan.

“Siempre que voy a distintos lugares, puedo acceder a la aplicación móvil sin bajarme del automóvil para consultar la cantidad de personas que hay en esa zona”, cuenta Agla. “También la utilizo para completar mis informes con información sobre oportunidades de seguridad y otros temas similares. Creo que ese es el mayor beneficio y todas las personas pueden ponerlo en práctica”.

Smartsheet también agiliza la capacitación sobre procesos y seguridad de los nuevos empleados. Las hojas hacen un seguimiento de quién ha completado las capacitaciones y certificaciones requeridas para sus roles individuales, y agilizan la programación del limitado espacio de aulas de la empresa.

Ahorro de tiempo y esfuerzos para el trabajo más importante

Agla afirma que Smartsheet ha ayudado a mejorar los informes de incidencias y la agregación de datos de varios lugares de trabajo para detectar problemas que requieren una nueva capacitación, nuevos procesos u otras soluciones estratégicas. Los complementos como la aplicación de tabla dinámica simplifican la captura de datos de los registros de miles de inspecciones para permitir el análisis y la planificación estratégica. Y la documentación exhaustiva garantiza que Mosaic Transit Group esté totalmente preparada para las inspecciones y auditorías reglamentarias.

“Smartsheet me ha liberado tiempo para que pueda centrarme en mis prioridades al reducir el tiempo necesario para las funciones administrativas en materia de salud y la seguridad”, afirma Agla. “La seguridad y la salud de nuestra fuerza laboral es la máxima prioridad, y disponer de estas documentaciones en segundo plano es una diligencia debida añadida para nuestro personal de supervisión, nuestros equipos ejecutivos y las empresas asociadas”.

A medida que avanza el proyecto, Smartsheet puede aligerar la carga de trabajo de los equipos de construcción que prefieren centrarse en el hormigón y las barras de refuerzo, no en diagramas e informes. Agla afirma que Smartsheet podría dar lugar a mejoras y eficiencias en los procesos mucho después de que finalice el proyecto LRT.

“En el sector de la construcción no se empieza confiando en las cosas, hay que demostrar que funcionan”, afirma Agla. “Como resultado de este proyecto, los principales contratistas generales de la construcción se están exponiendo a Smartsheet en este momento. Esperemos que el personal pueda trasladar eso a sus propios grupos y decir que tal vez no sea necesario que los ejecutivos viajen cada semana porque pueden ver información en vivo en su escritorio”.