Cómo Motion Federal Credit Union crea una cultura de colaboración

Motion Federal Credit Union (MFCU), la decimoctava cooperativa de crédito más antigua del país, está bien establecida en el área de Nueva Jersey y goza de una sólida reputación como institución financiera respetada. Si bien la cooperativa de crédito cuenta con socios de mayor envergadura, como ExxonMobil, ConocoPhillips y DuPont, no ha perdido de vista su espíritu tradicional de cooperativa de crédito ni el trato personal con sus miembros.

Como gerente de Administración de MFCU, Arp Trivedi es responsable de supervisar todo, desde el departamento de Recursos Humanos de la cooperativa de crédito hasta el desarrollo y la construcción de nuevas sucursales. Como veterano de los servicios financieros con más de 20 años de experiencia, buscaba nuevas y mejores formas de impulsar la eficiencia en toda la organización. Trivedi quería una solución de gestión de proyectos que controlara la amplia gama de programas y proyectos de MFCU, sirviera como motor de colaboración y ayudara a la cooperativa de crédito a operar de forma rentable.

Los diferentes programas de Microsoft habían planteado una serie de desafíos en el pasado para Trivedi. “Hoy en día, las cooperativas de crédito han evolucionado hacia una cultura de gestión de proyectos independiente y en silos, facilitada por programas como Microsoft Excel y Project”, afirma. “Estos programas no están diseñados para ser de colaboración y eso ha afectado a la forma en que las cooperativas de crédito abordamos el trabajo conjunto”.

Trivedi no quería perpetuar este ciclo aislado en MFCU. Descubrió Smartsheet en G Suite Marketplace y supo que, junto con otras aplicaciones de Google, sería la solución perfecta para fomentar la colaboración progresiva en MFCU.

Una herramienta, muchos usos

Tras la introducción de Smartsheet, Trivedi y MFCU han visto un cambio interesante en la adopción de la herramienta en toda la empresa. “Poco a poco hemos empezado a colaborar y a gestionar cada vez más en Smartsheet. Ahora la utilizamos para gestionar todos nuestros proyectos corporativos porque es fácil de usar, adjuntar archivos, ver el progreso o actualizar el estado del proyecto”, afirma Trivedi.

MFCU utiliza Smartsheet como panel para el seguimiento de una amplia gama de proyectos y tareas:

Aperturas de nuevas sucursales

Desde el contrato inicial hasta la gran inauguración, cada paso de la planificación, el diseño y la construcción de cada nueva sucursal se archiva en Smartsheet. Los documentos contractuales y las facturas de los pedidos se conservan todos juntos en una ubicación cómoda y de fácil acceso.

Procesos de RR. HH.

Smartsheet ha demostrado ser una herramienta útil para Trivedi en la gestión de las actividades de Recursos Humanos de MFCU, incluyendo la contratación, los formularios de los empleados y las políticas.

Desarrollo de nuevos productos

Cada paso del desarrollo y lanzamiento de nuevos productos de MFCU se rastrea cuidadosamente en Smartsheet y es fácilmente accesible para los colaboradores para una gestión de proyectos fluida e integrada.

Colaboración, transparencia y productividad

Cuando todos tienen visibilidad en los proyectos, se avanza rápidamente. “A menudo consultamos Smartsheet durante nuestras reuniones de equipo: el progreso de cada uno está a la vista del resto del equipo. Es increíble cómo ese nivel de transparencia ha impulsado nuestra productividad”, comenta Trivedi sobre el impacto de Smartsheet en el equipo de MFCU. “Es muy motivador”.