Palfinger aporta claridad, estructura y automatización a más de 450 proyectos con Smartsheet

Palfinger, fundada hace más de 90 años, se convirtió en líder mundial en soluciones de grúas y elevadores. Con sede en Austria, más de 12 000 empleados y 30 plantas de fabricación en todo el mundo, la empresa es conocida por sus icónicas grúas de carga, que a menudo se ven montadas en camiones, barcos y trenes. A lo largo de los años, la empresa amplió su línea para incluir todo, desde cargadores de gancho y montacargas montados en camiones, hasta sistemas de manipulación marítima y plataformas de trabajo aéreo.

Gestionar proyectos en hojas de cálculo dispersas

Como Jefe de Operaciones Globales de PMO en Palfinger, Nadir Doudou es responsable de garantizar que los proyectos operativos clave, desde iniciativas de fabricación hasta logística interna y compras, se ejecuten sin problemas y ofrezcan valor real. Cuando asumió el cargo, descubrió que sus compañeros de equipo gestionaban principalmente los proyectos en hojas de cálculo simples e inconexas. 

“Me di cuenta de que Smartsheet ofrece la facilidad y la capacidad de crear flujos de trabajo y automatizaciones sin necesidad de soporte técnico, todo con el beneficio de una base de datos común”, dice Joy El Houeiss, Director de Ventas de PMO de Palfinger.

Una vez que Smartsheet superó el cuidadoso proceso de selección del equipo de TI, Doudou comenzó a implementarlo, empezando por él mismo como primer usuario. “Probé informes, paneles y automatizaciones, y comencé a explorar la biblioteca de plantillas de Smartsheet”, recuerda. “Ahí es donde encontré la plantilla de la Oficina de gestión de proyectos, que me dio una idea clara de por dónde empezar y me ayudó a crear un conjunto de herramientas estándar para los gerentes de proyectos”. La configuración evolucionó con el tiempo, pero sigue sirviendo como una estructura de base sólida.

Escalar sin dolores de cabeza

El departamento de Doudou adoptó la solución rápidamente y estableció más de cincuenta proyectos en cuestión de tres meses con una capacitación mínima. Pronto se sumaron otros departamentos. “Fue muy fácil modificar el sistema y adaptarlo a los requisitos de cada departamento o gerente de proyectos”, explica Doudou. En poco tiempo, Smartsheet se convirtió en la plataforma de referencia para la gestión de proyectos y carteras en Palfinger, con alrededor de 500 proyectos activos en toda la empresa.

A medida que más personas comenzaron a usar la solución, la empresa recibió más comentarios de los usuarios. “Cada vez que queríamos modificar una columna o agregar una nueva función, teníamos que revisar los 100 proyectos para aplicar la actualización”, recuerda Doudou. Fue entonces cuando el equipo descubrió Smartsheet Control Center, lo que les permitió realizar cambios y crear nuevos proyectos de forma masiva.

Explorar lo que Smartsheet puede hacer

A medida que crecía el uso de Smartsheet, Palfinger comenzó a agregar más funciones a la mezcla. “Dynamic View nos permite compartir solo la información correcta con las personas adecuadas, sin dar acceso a hojas de cálculo completas”, dice Doudou. Eso fue especialmente útil para manejar datos confidenciales. Detrás de escena, Data Shuttle mantiene los detalles del proyecto sincronizados en todas las carteras, para que los equipos no tengan que hacer las mismas actualizaciones una y otra vez. También utilizan Resource Management para controlar las cargas de trabajo y asegurarse de que las personas no estén demasiado sobrecargadas.

Con el tiempo, los empleados también comenzaron a crear soluciones personalizadas de Smartsheet, como sistemas de tickets y paneles. “Con cualquier otra plataforma, se necesitan programación y soporte personalizados para realizar cambios, y cada pequeña modificación puede costar una fortuna”, afirma Doudou. 

“Ahí es donde Smartsheet se destaca. Nos permite crear nuestro propio entorno y todo el proceso es muy agradable, cómodo y fácil”.

Más transparencia con menos esfuerzo

Después de pasar de las hojas de cálculo dispersas a un sistema centralizado, Palfinger ahora puede obtener una visión clara de cómo se están desempeñando sus proyectos. “Tenemos total transparencia en cada proyecto y podemos ver de un vistazo cuánto tiempo y esfuerzo se dedica a cada actividad”, dice Doudou. Esa visibilidad ayuda al equipo a priorizar en función de datos reales.

Para Doudou, muchas plataformas pueden ofrecer visibilidad, pero lo que distingue a Smartsheet es la rapidez con la que se puede poner en acción. “Creamos alrededor de una docena de proyectos nuevos cada semana, y Control Center nos permite hacerlo con una plantilla estándar. Solo eso nos ahorra alrededor de dos horas por semana”, afirma. “Y ahora, en lugar de actualizar cientos de proyectos uno por uno, podemos hacer cambios en todos ellos con un solo clic”. Sin embargo, su función favorita es la automatización, que ayuda a reducir las tareas repetitivas y mantiene todo en marcha sin necesidad de seguimiento manual constante.

Aprovechar el impulso

Smartsheet se está expandiendo constantemente en la fuerza laboral global de Palfinger y se espera que Resource Management brinde soporte a alrededor del 10% de los empleados en un futuro próximo. De cara al futuro, la empresa planea conectar Smartsheet con otros sistemas clave para gestionar las planillas horarias, los presupuestos y los flujos de trabajo de desarrollo ágiles. “Esto es más que una herramienta nueva, es una nueva forma de trabajar, de manera unificada, transparente y alineada”, afirma Doudou. “Cambió la forma en que trabajamos y nos ayuda a avanzar con más claridad y confianza”.