Habilitar la toma estratégica de decisiones

El equipo de liderazgo de QAD precisaba tener una mejor sintonía en las actividades de su equipo. Esto implicaba administrar todos los proyectos desde una ubicación central, con una herramienta que fuese lo suficientemente simple para quienes no eran gerentes de proyectos.

Industria

  • Tecnología

Tamaño de la organización

  • Grande (de 1.000 a 9.999 empleados)

Región

  • América del Norte

Casos de uso

  • Agilización de la gestión de carteras de productos de TI
  • Administración de tareas

El hecho de incorporar Smartsheet significaba que podríamos eliminar MS Project para todos, excepto para un par de usuarios potentes. Trabajamos de manera inteligente y ahorramos entre $40 000 y $50 000 solo en licencias de MS Project.

Karsten Kleinpeter, Director de operaciones comerciales de informática

Era necesario que la solución de QAD funcionase para todos los departamentos y tamaños de proyectos, y les brindase a los equipos la posibilidad de administrar complejos proyectos de migración de sistemas, coordinar las actividades de marketing para el lanzamiento de productos o llevar un registro de las miles de actividades de confección de informes financieros.

Resultaba fundamental que la solución también se conectase con la arquitectura existente de TI y se integrase de manera sencilla con otros sistemas y plataformas. También, tenía que estar basada en la nube para poder solucionar inconvenientes relacionados con las actualizaciones de software y la supervisión.

Gracias a Smartsheet, QAD logró optimizar sus operaciones de TI y contar con la capacidad de llevar un registro del ciclo de vida del desarrollo de la aplicación, coordinar las actualizaciones de los sistemas y las implementaciones a nivel global, y ver el panel para obtener una visualización en tiempo real respecto del estado.

El equipo también logró hacer más eficiente el manejo de las tareas financieras mediante el uso de plantillas para los distintos equipos de finanzas, visibilidad sobre el estado en tiempo real de las actividades regulatorias, y la capacidad para llevar un registro de las tareas financieras para los cierres mensuales, trimestrales y anuales.

El equipo de marketing logró optimizar las operaciones al comunicarse a través de Smartsheet, en lugar de hacerlo por correo electrónico; configurar alertas automatizadas para lanzamientos listos para la entrega; y utilizar Smartsheet para guardar lanzamientos y llevar un registro del estado en un solo lugar.

Por último, Smartsheet le brindó al equipo de QAD la posibilidad de ejecutar proyectos de implementación con éxito al otorgarles una plataforma en la que podrían compartir los planes y estados del proyecto con los clientes, automatizar notificaciones toda vez que se modificase el estado crítico y conservar la documentación compartida del proyecto en un solo lugar para aportar mayor transparencia.