SAP ayuda a los empleados a alcanzar su máximo potencial profesional

Como líderes globales en software de aplicaciones empresariales para fuerzas de trabajo externa y abastecimiento, SAP Ariba y SAP Fieldglass han asumido el compromiso de promover el crecimiento profesional y el aprendizaje de sus empleados, y dirigir los negocios con mayor eficiencia. Carmen Ehret, directora global de Programas de habilitación, SAP Ariba y SAP Fieldglass, lidera un programa de gestión de destrezas de los empleados que se ha implementado con el objetivo de ofrecer recomendaciones personalizadas de aprendizaje a los más de 15 800 empleados de la empresa en todo el mundo.

"Muchas empresas pretenden disponer de una solución de evaluación de destrezas como esta porque resulta increíble contar con esos datos sobre nuestros empleados", dice Ehret. "Ahora bien, es incluso más increíble poder brindarles un plan de aprendizaje personalizado. No se trata de un examen de desempeño; sino más bien del aprendizaje. Esta herramienta los ayudará a ser exitosos".

Ehret utiliza Smartsheet para ayudar a acumular y cargar los datos y los resultados de los informes con mayor rapidez y menos inconvenientes en comparación con una hoja de cálculo o una solución tradicional de gestión de proyectos.

Evolución de los programas de aprendizaje para empleados.

La capacitación de empleados ha evolucionado significativamente desde los tiempos de los cursos intensivos de dos semanas. Hoy en día, los empleados precisan contar con programas educativos que sean más acotados, individualizados y estén disponibles en línea, ya sea con un curso a distancia o en tiempo real, o un programa con ritmo autorregulado.

Ehret señala que estos programas no solo son más rentables y menos perjudiciales para la jornada laboral, sino que suelen ser más eficaces para ayudar a los empleados a retener y aprovechar lo que aprenden.

Los programas en línea individualizados también son fundamentales para una empresa global con oficinas en distintas partes del mundo en las que resulta difícil ofrecer el taller adecuado en forma presencial o identificar un curso lo suficientemente cercano para hacer un viaje a una distancia razonable.

Cómo gestionar datos de evaluaciones precisas

El proceso que Ehret se ocupa de gestionar comienza con autoevaluaciones de los empleados, que han sido diseñadas para cuantificar sus niveles actuales de destreza y definir sus metas profesionales. Los empleados recurren a Smartsheet para llevar un registro de los datos de incorporación de las evaluaciones, que se incorporan de manera automática a las más de 50 hojas y más de 15 paneles de Ehret.

Al hacer uso de una sola hoja con acceso restringido, ella puede capturar con rapidez los datos y darles el formato correspondiente para cargarlos en la herramienta empresarial, que dispone de requisitos estrictos en cuanto a los archivos de datos. En otras hojas, puede ver qué empleados y equipos han completado las evaluaciones. Todos recurren a la misma fuente de datos principales. De esta manera, las actualizaciones se ven reflejadas de manera automática en cada una de las hojas en las que se rastrean los datos.

Los paneles de Smartsheet la ayudan a personalizar los informes para compartirlos con el equipo directivo. Al compartir las vistas de detalles con acceso de solo lectura, mantiene actualizados a todos los grupos de interés y, al mismo tiempo, evita que se implementen cambios accidentales en los datos de origen.

"Reduce el margen de error en forma significativa", dice Ehret. "Cuando se manipula una gran cantidad de datos, es muy fácil cometer un error. Ahora, cuando envío un informe, se extrae de la fuente de verdad; ya he validado que el informe esté escrito correctamente. Luego, puede reiterarse y no tengo que hacer suposiciones".

Los paneles compartidos reducen las solicitudes de informes

Smartsheet también le simplifica a Ehret el hecho de convertir las solicitudes de actualizaciones en estrategias de autoayuda. En lugar de confeccionar informes a pedido, comparte enlaces a los paneles correspondientes entre grupos compartidos del equipo, como sitios de SharePoint y Jam, así como intercambios por correo electrónico.

El panel es otra de las ventajas que ofrece Smartsheet por sobre las hojas de cálculo y otras herramientas de gestión de proyectos. Para configurar una vista de panel para una nueva región corporativa o un nuevo equipo funcional, Ehret simplemente toma una vista similar de lo que acaba de crear, guarda una nueva versión y actualiza las fuentes de datos correspondientes con tan solo un par de clics, ya que no es necesario recrear el formato o los elementos de diseño.

Ehret calcula que crear un nuevo diseño de panel desde cero le lleva un par de horas, en comparación con las seis horas, como mínimo, que requiere crear algo similar haciendo uso de Excel para los datos y PowerPoint para la confección de informes.

El panel de Smartsheet se actualiza de manera automática cuando se ingresan nuevos datos, en tanto que la versión basada en hoja de cálculo requeriría de una hora o más en actualizar los datos de origen y la presentación para un informe mensual único. Cuanto más utiliza Ehret los paneles de Smartsheet, más tiempo ahorra en la elaboración de informes y el mantenimiento. 

Más tiempo para mejorar las destrezas

Reducir este tiempo a la mitad reviste particular importancia, ya que el programa de gestión de destrezas es más efectivo cuando los empleados actualizan sus datos con frecuencia. Ehret les recomienda a los empleados que realicen evaluaciones con una frecuencia semestral, como mínimo, y más seguido si llevan adelante su plan de aprendizaje en forma activa.

Cuando los empleados completan un curso o documentan su dominio respecto de una nueva destreza, a los mentores y gerentes de contratación les resulta mucho más sencillo tenerlos en cuenta si surgen nuevas oportunidades.

“¿Cuántas veces te postulaste para un trabajo y no te tuvieron en cuenta?”, pregunta Ehret. "Esto no quiere decir que no eras un buen candidato, sino que no contabas con las destrezas suficientes, o bien, que tu equipo directivo pensó que no contabas con las destrezas adecuadas. Ahora, no solo puedes postularte por tener las destrezas adecuadas, sino que puedes tenerlas por escrito.

Con Smartsheet, a Ehret le resulta sencillo llevar un registro de quiénes completan las evaluaciones, qué equipos precisan que se les envíen recordatorios, y qué programas educativos reciben las mayores calificaciones en cuanto a satisfacción.

A medida que los roles evolucionan y se modifican los requisitos laborales, Smartsheet la ayuda a vincular los programas de aprendizaje disponibles con las destrezas y los roles a los que sirven de soporte. Asimismo, puede hacer todo esto con un diseño personalizado que incluye el logotipo de su programa y el esquema de colores que los empleados esperan ver en las comunicaciones corporativas.

"Para mí, Smartsheet es un activo muy preciado", dice Ehret. "Es una excelente herramienta y un gran recurso desde la perspectiva de la gestión de proyectos. Sin Smartsheet, hubiese sido imposible crear un programa de alto calibre, como este, por nuestra cuenta".

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