Sutter Roofing logra el éxito con acceso en tiempo real a datos precisos

Sutter Roofing Company se ha convertido en líder de construcción de techados comerciales en el sudeste al abordar trabajos complejos que otras empresas evitan. Ya sea con la instalación de estructuras de protección para mantener un procesador de alimentos en funcionamiento y la elaboración de un código durante el reemplazo total de un techo, o con el cumplimiento de estándares exigentes de los clientes de fabricación y espacio aéreo, la empresa de casi 120 años de antigüedad ha desarrollado una reputación con una vasta experiencia y un personal veterano en la industria. Smartsheet ayuda a las personas que trabajan en la organización a administrar los datos necesarios para comprender su conjunto de obras anterior y sus recursos y su disponibilidad actuales.

“Para crecer, debemos tener datos precisos frente a nosotros, y queremos tener confianza en esos datos”, afirma John Kenney, director de Operaciones de Sutter Roofing. “No hay nada peor que exagerar la cantidad de personas con las que uno cuenta para hacer el trabajo”.

La rentabilidad comercial depende de la precisión de la fijación de precios y la examinación de cada trabajo nuevo. Subestimar las horas laborales, los materiales o el tiempo que se requieren puede generar costos de horas extras, escasez de suministro o el incumplimiento de plazos, lo cual tiene un impacto en el resultado. Kenney y su equipo solían utilizar hojas de cálculo para realizar un seguimiento de los datos comerciales, pero no podían mantener la precisión que necesitaban. Las diferentes partes interesadas guardaban versiones contradictorias de un documento, y era difícil saber quién había hecho las ediciones o cuáles eran las versiones más actualizadas que se podían usar para los cálculos y la programación.

Smartsheet entró en escena hace tres años cuando un empleado nuevo contó cómo lo había ayudado con un proyecto de construcción de su universidad. La primera impresión de Kenney fue que era la solución más fácil de aprender de todas las que había examinado. Luego, comenzó a explorar todo su potencial para transformar casi todos los aspectos del negocio de Sutter Roofing.

Calcular, planificar y realizar un seguimiento de los trabajos

Con Smartsheet, los líderes de proyecto de Sutter Roofing pueden capturar datos detallados sobre los trabajos de construcción de techos que se completaron en las últimas décadas: costos de materiales, duración, horas laborales requeridas, problemas inesperados y mucho más. Esa información ayuda a los encargados de los cálculos de la empresa a tener un panorama claro de qué se necesita para un proyecto nuevo y cuándo estarán disponibles los equipos para poder empezar a trabajar.

“Conservamos datos históricos de todos los proyectos que hemos completado en los últimos 20 años”, dice Kenney. “Tenemos todas las garantías que existen. Sabemos las horas de trabajo que se necesitaron para hacer el trabajo, los excesos y remanentes de materiales y el equipo que usamos. Nuestro equipo de operaciones puede ver cuánto ha demorado el proyecto, en qué época del año se realizó, el tipo de equipo y cuántas personas se necesitaron. Todos esos datos están disponibles para que los puedan usar”.

El equipo de operaciones usa Smartsheet para planificar y programar cada paso de un trabajo, y luego realizar un seguimiento de su estado a medida que este avanza. Los gerentes obtienen visibilidad en tiempo real del estado de cualquier proyecto; si el trabajo está 30% completado, pero se ha utilizado el 40% de los materiales y del personal asignados, los líderes pueden involucrarse para identificar los problemas, restablecer procesos o expectativas y lograr que todo avance en la dirección correcta.

“Antes de tener esta información, podíamos llegar a 90% o 95% [completado] y no teníamos tiempo de realizar correcciones”, cuenta Kenney. “Ahora, lo podemos detectar en las primeras etapas de cada proyecto y podemos tomar decisiones para salvar un proyecto que podría haber salido mal”.

Es más fácil capturar detalles en tiempo real porque los usuarios pueden acceder a formularios y datos desde sus teléfonos. Dado que hay muchos miembros del personal que trabajan sobre la marcha entre sitios de trabajo, el acceso móvil permite que obtengan la información más actualizada sobre un trabajo antes de llegar.

Smartsheet también simplifica el programa de capacitación interno de la empresa, denominado Sutter University. Los empleados pueden ver descripciones de cursos, registrarse en capacitaciones y controlar su progreso en cada sesión. Sutter Roofing también realiza un seguimiento de las certificaciones industriales a través de Smartsheet, lo que les permite brindar una vista clara de los trabajadores que están calificados para trabajar en proyectos con requisitos regulatorios o habilidades especiales. Esto simplifica la formación de los equipos incluso para los trabajos más demandantes.

Ventas y trabajo administrativo

Sutter Roofing usa Smartsheet para simplificar la administración de sus procesos comerciales, del seguimiento de los líderes de venta y el alcance de marketing a las revisiones y aprobaciones de contratos. Su integración sencilla con software adaptado a la industria es una de las características favoritas de Kenney.

“Lo que realmente me gusta de Smartsheet es que no es un paquete de software con todo incluido”, dice Kenney. “Tengo un sistema contable que funciona para la construcción de techos, y un paquete de CRM y RR. HH. Pero toda esa información luego se vuelca en Smartsheet, y es allí donde la magia sucede”.

Los equipos de venta pueden hacer un seguimiento de clientes potenciales, ventas, cierres de contratos, comisiones e índices de cierres. Los contratos se desplazan por el proceso de aprobación con alertas automatizadas y aprobaciones que solicitan automáticamente las firmas requeridas y le informan al departamento de contabilidad o nómina sobre necesidades específicas relativas al control financiero. Cuando se completa el trabajo, los detalles del contrato, las notas del trabajo, los registros laborales y los datos contables se transfieren a una hoja de cierre para su revisión final antes del archivado.

Informes ejecutivos y del cliente

Los paneles permiten que los equipos de cálculo, venta y operaciones puedan compartir fácilmente información que los ejecutivos y los clientes necesitan para tomar decisiones.

“Considero que no hay mejor programa en el mercado para simplificar procesos”, dice Kenney. “Como alto directivo de cualquier empresa, independientemente del sector, debe tener información que pueda analizar, y necesita saber que esos datos son precisos. Lo bueno sobre Smartsheet es que, una vez que recibe la información, puede tener sus paneles con los KPI y los criterios de la empresa en una mitad y los datos reales en la otra mitad. Se pueden hacer proyecciones con números, gráficos o lo que sea que funcione para usted, y en cinco minutos puede obtener el estado de su empresa”.

Sutter Roofing ha puesto a prueba portales con varios clientes clave, con paneles que muestran el estado actual del proyecto y métricas junto con cálculos de reparaciones y mantenimiento. 

“A nuestros administradores de propiedades más grandes y propietarios de edificios les encanta porque toda la información también está en su teléfono”, dice Kenney. “Si un cliente recibe toda la información que quiere, es poco probable que lo pierda, ya que no quiere desperdiciar el poder de saber dónde está la información”.

Uno de los mayores resultados que obtuvo Sutter Roofing por la adopción de Smartsheet es la capacidad de realizar un seguimiento más preciso de los materiales del almacén y evitar compras duplicadas, lo que generó más de USD 200 000 de ahorro a medida que se ponen a disposición los suministros para los proyectos nuevos. Kenney dice que el proceso de preparación para la reunión de ventas también se simplificó; lo que antes le llevaba a un asistente 4 o 5 horas de búsqueda y conciliación de datos, ahora requiere solo 45 minutos que se dedican a ejecutar un informe de Smartsheet y revisar los datos para ver los puntos destacados y los problemas. Está contento de ver el interés con el que los equipos intercambian ideas para hacer nuevas cosas con Smartsheet y brindan sugerencias innovadoras por su cuenta.

“Si les pregunta a nuestros empleados si sienten que los procesos de la empresa y su trabajo son más fáciles desde que usamos Smartsheet, le garantizo que el 100% responderá que su trabajo ahora es más fácil”, afirma Kenney. “Porque no tienen que dedicar tiempo a la búsqueda de información; está disponible con un clic. Nuestra empresa es la responsable absoluta de esto. Nunca implementé un programa en esta empresa, o en ningún otro lado durante mi carrera profesional, que haya recibido una aceptación tan inmensa”.