La Universidad de Adelaida transforma sus procedimientos de cumplimiento a la velocidad de la luz gracias a Smartsheet

El profesor Bruce Northcote es director de seguridad dentro de la división de Investigación e Innovación de la Universidad de Adelaida en Australia. Clasificada entre el uno por ciento más importante de las universidades de todo el mundo, sus asociaciones globales en investigación, educación e industria crean un entorno variado e innovador para sus estudiantes y colegas. Dada su exposición internacional, es el trabajo de Northcote garantizar que la Universidad de Adelaida cumpla con los requisitos regulatorios fundamentales relacionados con la defensa, la seguridad nacional, la influencia extranjera y las regulaciones y pautas de interferencia.

En su decimonoveno año en la universidad, Northcote experimentó en primera persona la necesidad de sistemas eficaces y lo que él llama “únicas fuentes de verdad”. Al enfrentarse por primera vez con Smartsheet en su función como director de un centro de investigación, utilizó los paneles como una parte fundamental de su estrategia de gestión de proyectos. Northcote quedó impresionado con la “naturaleza intuitiva y reactiva” de Smartsheet y su capacidad de transmitir información en una amplia gama de actividades.

Su uso anterior de Smartsheet pronto sería invaluable, ya que la Ley de Relaciones Exteriores de Australia de enero de 2020 requería un mayor cumplimiento e informes por parte de las universidades sobre sus actividades con entidades extranjeras. Con tiempo y presupuesto limitados, la universidad necesitaba un sistema que pudiera auditarse fácilmente y que permitiera comprobar que se llevó a cabo el debido proceso con relación a sus socios internacionales. 

Smartsheet garantiza rápidamente el cumplimiento 

Northcote necesitaba una solución que pudiera reunir datos de muchos sistemas corporativos diferentes para crear una imagen común de toda la participación extranjera. Con una compleja fecha límite del gobierno federal, la reputación de la universidad y el financiamiento fundamental del gobierno estaban en riesgo si no se cumplía. 

Se dedicó a crear un sistema sofisticado que garantizara informes eficaces de todos los acuerdos extranjeros nuevos y actuales. No cumplir con la fecha límite federal significaba un riesgo para la reputación con el Gobierno y la posibilidad de perder contratos de investigación financiados por el Gobierno, por encima de los USD 100 millones.

Como resultado de la implementación de Smartsheet, la universidad cumplió exitosamente con la fecha límite del esquema de acuerdos exteriores (FAS) de junio de 2021, con un lapso transcurrido de tan solo seis meses entre la promulgación de la ley y la fecha del informe final. Northcote reconoce la funcionalidad multipropósito de Smartsheet y la velocidad de configuración para evitar la necesidad de erigir un equipo de proyecto ampliado. Completar manualmente la tarea hubiera requerido que se asignaran entre 4 y 6 empleados en las pruebas, el desarrollo de soluciones, la gestión de cambios y la administración de proyectos. 

“Sin usar Smartsheet, no hubiéramos podido cumplir con esa fecha límite. Teníamos una pequeña oportunidad de hacer funcionar esto, con una fracción del presupuesto de otros equipos universitarios”.

La personalización inteligente reduce la recopilación de datos innecesarios y mitiga las inquietudes de privacidad

Uno de los principales desafíos que enfrenta la universidad es que toda actividad con el exterior debe pasar por una minuciosa revisión de cumplimiento, lo cual requiere una recopilación de datos que demora mucho tiempo y suele ser repetitiva. Con diversas cadenas de revisión y aprobación en todo el proceso, cualquier herramienta implementada debía ser lo suficientemente dinámica para funcionar armónicamente con los sistemas existentes de captura de datos.

Para Northcote, la capacidad de personalizar los Formularios de admisión en Smartsheet ha sido un “gran ahorro de tiempo” para la universidad. La personalización también ha facilitado los procesos para los usuarios y ha disminuido la recopilación de información incorrecta. Por ejemplo, con la lógica condicional en los Formularios de Smartsheet, Northcote puede garantizar que los formularios que completen los usuarios finales se personalicen rápidamente conforme a sus requisitos y elimina la necesidad de formularios extensos en línea o en papel. Por ejemplo, al elegir su país de colaboración, las preguntas de un miembro del personal se personalizan rápidamente según el país de colaboración. Smartsheet garantiza que solo se pregunte la información relevante al personal y reduce el tiempo destinado a la captura de datos para el equipo de admisiones 

Con varios miles de estudiantes y miembros del personal, Northcote está agradecido de la capacidad de usar Smartsheet para controlar la información que se comparte y proteger las posibles infracciones a la privacidad. “Para nosotros, el control de datos y el acceso siempre fueron los factores más difíciles de dominar”, afirmó. Con el uso de Dynamic View, la universidad ahora controla fácilmente quién accede a los datos. Esto creó lo que Northcote denomina una “plataforma autoservicio”, con información que puede personalizarse según el usuario. Como resultado, ya no necesita involucrarse en consultas individuales; una ventaja clave, ya que su función requiere que interactúe con cada miembro del personal en la universidad.  

Las tecnologías integradas generan beneficios para toda la universidad

Al haber explorado previamente varios sistemas únicos, Northcote está encantado con la facilidad con la que Smartsheet puede incorporar datos de configuraciones heredadas de la universidad, así como impulsar nuevas eficiencias en procesos que antes requerían mucho tiempo.

Con personalizaciones y mejoras del sistema que suelen ser una fuente de conflicto en el ciclo de actualización, está agradecido por Data Shuttle y su capacidad de automatizar rápida e inmediatamente la asignación de datos de otros sistemas y evitar la necesidad de proyectos principales de integración. Los paneles también han sido útiles para desarrollar estrategias de internacionalización, lo que le permite a la universidad crear paneles específicos por país, con fácil acceso por clics, lo cual hace más sencillo encontrar información por país específico.

Northcote es defensor de la facilidad de uso de los Formularios y Dynamic View y les reconoce la productividad y la calidad del servicio. 

Una única fuente de verdad en respuesta a la nueva legislación

Cada universidad en Australia trabajaba para cumplir con requisitos de cumplimiento similares, por lo que los colegas de Northcote no tardaron mucho en saber que estaba muy adelantado con un nuevo sistema. “Comprobamos cuán rápido puede crear algo en Smartsheet. Era ejemplar”, dijo Northcote. “Para mí, eso fue realmente gratificante”.

Northcote le reconoce a Smartsheet la capacidad de evitar una posible crisis legislativa dadas las limitaciones de tiempo que enfrentaron. “Sin la capacidad de Smartsheet de hacer frente a una demanda inmediata, hubiéramos tenido que comprometer muchos más recursos”. 

Aunque bromea respecto de que su truco favorito de Smartsheet son sus “búsquedas excepcionalmente complejas”. El mayor logro de Northcote es cómo Smartsheet le permite asignar cadenas de mando y estructuras organizativas supervisorias simplemente a partir de un número de ID de personal y evitar que se involucre a RR. HH. en reuniones innecesarias. 

Con cientos de colaboradores en toda la universidad, en el fondo, Northcote está más impresionado por la capacidad de acceder a Smartsheet desde cualquier lugar, en cualquier momento. “Es muy estimulante entrar a una reunión de unidad de negocios y poder modificar algo en tiempo real. Es así de sencillo y, para mí, eso es poderoso”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.