El Grupo ZEISS aporta claridad óptica y velocidad a un equipo global con Smartsheet

La historia del Grupo ZEISS comenzó en 1846 como un pequeño taller en Jena, lo que sentó las bases de lo que se convertiría en un líder mundial en óptica científica. En la actualidad, opera en casi 50 países, incluidos 30 sitios de producción y 25 centros de desarrollo. Sus herramientas y tecnologías están detrás de algunos de los avances más importantes del mundo: desde la producción de semiconductores hasta la movilidad eléctrica, desde una investigación ganadora del Premio Nobel hasta tratamientos médicos que cambian la vida, y desde la oftalmología hasta la realización de películas galardonadas.

“La empresa se fundó con el objetivo de ver el mundo con más claridad y precisión, ya sea que se trate de un microscopio en un laboratorio o una lente de una cámara”, dice Jarkko Niittumaa, director de Gestión de Proyectos y Carteras de RR. HH. del Grupo ZEISS. “Ese objetivo todavía nos impulsa, no solo en relación con nuestros productos, sino con el hecho de que aplicamos ese mismo principio cuando se trata de potenciar el trabajo inteligente”.

Herramientas, equipos y procesos aislados

Dado que los equipos estaban distribuidos en todo el mundo y operaban en campos altamente especializados, el entorno de gestión de proyectos de la empresa estaba fragmentado. Solo en las tecnologías de la información (TI) se utilizaban más de cincuenta herramientas y sistemas diferentes. Recursos Humanos (RR. HH.) se enfrentó al mismo enfoque impredecible. Como resultado, la visibilidad era limitada y la colaboración era difícil. 

“Antes de implementar Smartsheet, todos usaban diferentes herramientas, normas y plantillas para entregar proyectos”, agrega Niittumaa. “Era importante estandarizar la entrega de proyectos de RR. HH. para garantizar que tuviéramos el mismo nivel de calidad en toda la empresa”.

Después de realizar una evaluación exhaustiva en la que se sopesó la seguridad, el cumplimiento y la escalabilidad a largo plazo, la plataforma de gestión inteligente del trabajo de Smartsheet surgió como la opción lógica con la que todo se unificaría en una sola plataforma.

Un marco de trabajo compartido, en acción

El primer paso fue crear un marco de proyecto de RR. HH. unificado. El equipo elaboró una guía completa de 40 páginas en la que se detallaban normas, procesos y principios, desde cómo se deben clasificar los proyectos hasta las fases estándar que seguiría cada iniciativa, con hitos definidos y controles de calidad.

La gobernanza se incorporó desde el principio. El marco establecía la autoridad para la toma de decisiones en cada etapa. Las principales iniciativas estratégicas requieren la aprobación del equipo directivo de RR. HH., mientras que los proyectos de menor escala pueden avanzar con la aprobación de área funcional correspondiente. También se aclararon las funciones típicas, se estableció la composición del comité directivo e incluso se especificó el quórum que debía reunirse para tomar decisiones válidas.

Todas estas reglas y pautas se incorporaron directamente en Smartsheet, lo que permitió poner en práctica la política. “El sistema se asegura de que los proyectos sean aprobados por las personas adecuadas y sigan el mismo manual de estrategias. Nos brinda un marco de trabajo de nivel empresarial a partir del cual trabajar. Al mismo tiempo, deja espacio para la flexibilidad, ya sea que los equipos prefieran un enfoque Agile, en cascada u otro intermedio”, menciona Niittumaa.

Un panel inteligente para lograr estandarización y velocidad

Luego, con Smartsheet Control Center, el equipo creó un espacio centralizado llamado “panel del proyecto” que cuenta con todo lo que un gerente de proyectos necesita en un solo lugar, como seguimiento de presupuestos, registros de estado, mapas de partes interesadas y mucho más. En los paneles en vivo, se extraen datos directamente de los planes subyacentes, lo que ofrece una instantánea codificada por color del progreso, tareas abiertas y riesgos emergentes.

Carl Zeiss, Grupo ZEISS, diseñó paneles separados para adaptarse a diferentes funciones. Los gerentes de proyectos tienen una visión enfocada de sus iniciativas. Los gerentes de programas, que deben organizar varios proyectos relacionados, acceden al panorama general de todos los flujos de trabajo. Los gerentes de cartera, que son responsables de colecciones completas de programas y de impulsar iniciativas estratégicas, obtienen una perspectiva de alto nivel que abarca a toda la organización. 

“El panel es realmente el corazón de nuestro equipo, ya sea en relación con la gestión de riesgos, las herramientas de gestión de presupuestos o simplemente las tareas pendientes que están por vencer”, menciona Cheriece Williams, gerente sénior de proyectos de RR. HH. de. Grupo ZEISS.

Un equipo seguro y alineado a nivel mundial

La colaboración diaria, que antes era un proceso lento a causa de la distancia y los hábitos aislados, ahora fluye con mayor naturalidad. Los equipos de diferentes funciones pueden ver el mismo estado, compartir las mismas actualizaciones y alinearse sin tener que recurrir a interminables cadenas de correos electrónicos. “Smartsheet nos brinda visibilidad, coherencia y alineación a escala global en RR. HH.”, afirma Niittumaa.

La toma de decisiones se ha vuelto más precisa y rápida. Dado que los datos en directo reemplazan a los informes dispersos, el equipo directivo puede detectar los riesgos con anticipación, reasignar recursos sobre la marcha y confiar en lo que observan. “Es más fácil realizar el seguimiento de los proyectos, tomar decisiones con mayor claridad y ver el progreso en tiempo real. Ayuda al equipo directivo a tomar decisiones más rápidas y mejor fundamentadas”, señala Niittumaa. “Con Smartsheet, podemos gestionar proyectos complejos con la misma precisión y confiabilidad que definen a la óptica”.

Resultados más inteligentes, más rápido

A nivel de ejecución, las tareas rutinarias están cada vez más automatizadas y la información está bien organizada y es accesible. El resultado es un aumento notable de la velocidad. 

“Los equipos dedican menos tiempo a buscar información y más a centrarse en el trabajo de valor agregado”, menciona Niittumaa.

Lo que comenzó como un objetivo por alcanzar la estandarización se convirtió rápidamente en algo más grande: una forma de trabajar más pausada, clara e inteligente que permite a la empresa avanzar con rapidez y confianza.