Optimice el seguimiento de su proyecto con las plantillas de gestión de proyectos, listas para usar en Excel. Lo valioso de una plantilla es que usted tiene un punto de partida que puede utilizar una y otra vez. No tiene que crear la estructura cada vez que desea informar a las personas interesadas, comunicar el estado o hacer seguimiento. La estructura ya está construida y usted sólo tiene que añadir la información de su proyecto.

En este artículo encontrará las mejores plantillas de gestión de proyectos de Excel, las cuales puede descargar de forma gratuita. También revisaremos los diferentes tipos de plantillas y cuándo debe utilizar cada una de ellas. Usted aprenderá cómo crear en Excel, a partir de cero, una plantilla de tablero de control de gestión de proyectos.

Adicionalmente le mostraremos cómo utilizar las plantillas de gestión de proyectos en Smartsheet, una herramienta de gestión de trabajo inspirada en una hoja de cálculo que hace más fácil el seguimiento del proyecto y es más colaborativa que  Excel.

Plantillas de gestión de proyectos en Excel para grandes y pequeños proyectos

Una plantilla de gestión de proyectos es una herramienta efectiva para cualquier proyecto, ya sea grande o pequeño, simple o complejo. Es un error común pensar que se debe administrar un proyecto grande y elaborado para utilizar una plantilla de gestión de proyectos. En realidad, una plantilla puede ser igual de útil para proyectos pequeños. Incluso si los productos finales son pequeños y no toma mucho tiempo producirlos. Aun así usted debe estimar cuánto tiempo tomará cada tarea, identificar los recursos necesarios y asignar actividades a los miembros del equipo.

Si está administrando un proyecto por su cuenta, una plantilla de lista de tareas puede ayudarle a organizar y priorizar las tareas, y un tablero de control de gestión de proyectos es un informe fácil de usar para compartir con los clientes o con las personas interesadas.

Cómo elegir la plantilla ideal de gestión de proyectos en Excel

Una plantilla de gestión de proyectos puede ayudarle con el seguimiento de proyectos, la planeación y la presentación de informes. Estos son los diferentes tipos de plantillas y sugerencias sobre cuándo utilizar cada una de ellas:

Plantilla de seguimiento del proyecto

 

Reúna toda la información del proyecto en un lugar central para que todos los involucrados sepan exactamente dónde buscar los detalles importantes. Con la plantilla de seguimiento del proyecto,  usted puede añadir tareas, estado, prioridad, productos finales, fechas de entrega, costos, horas e información adicional de todo su proyecto. Si está administrando un proyecto grande, una plantilla de seguimiento de proyectos le ayudará a mantener todo organizado.

 

 Descargue la plantilla de seguimiento del proyecto

 

Plantilla del diagrama de Gantt

 

Un diagrama de Gantt es una de las plantillas más comunes utilizadas por los gerentes de proyecto. Un diagrama de Gantt toma los nombres de sus tareas, las fechas de inicio, fechas finales y las duraciones, y los transforma en un gráfico escalonado de barras horizontales. Puede visualizar rápidamente el orden en el que las tareas se tienen que ejecutar y cuáles tareas son dependientes entre sí. Un diagrama de Gantt es especialmente efectivo en la gestión de un proyecto complejo con muchas dependencias. 

 Descargue la plantilla del diagrama de Gantt

Plantilla de presupuesto del proyecto

 

 

Asegúrese de que su proyecto se mantiene dentro del presupuesto a lo largo de toda la ejecución, haciendo seguimiento del trabajo, los materiales, los costos fijos y los datos reales. Una plantilla de presupuesto le ayuda a mantenerse enterado de los gastos y permite que otros miembros del equipo sepan si están por encima o por debajo del presupuesto. Esta plantilla es útil para cualquier proyecto, independientemente de su tamaño.

Descargue la plantilla de presupuesto del proyecto

Plantilla de escala de tiempo del proyecto

 

Una escala de tiempo le ayuda a visualizar información compleja de una manera digerible y fácil de entender. Usted puede hacer seguimiento del progreso, identificar los posibles retrasos, monitorear el tiempo real para completar una tarea del proyecto y mucho más. Una escala de tiempo del proyecto es ideal para proyectos de cualquier tamaño, especialmente cuando tiene que compartir el estado con colaboradores u otros grupos de interés.

 Descargue la plantilla de escala de tiempo

Plantilla de lista de tareas

 

Con tantas partes móviles en un proyecto, una lista de tareas le ayuda a enfocarse en las tareas más importantes. Usted puede administrar las fechas de entrega cada día o cada hora y ver sus prioridades de toda la semana. Utilice una plantilla de lista de tareas si necesita organizar las tareas individuales.

 Descargue la plantilla de lista de tareas

Plantilla para el seguimiento de problemas

 

Es fácil que posibles problemas se presenten en la gestión de un proyecto. Sin embargo, si estos problemas se dejan sin resolver, pueden retrasar en última instancia todo el proyecto y afectar los resultados finales. Para el seguimiento de proyectos, utilizar una plantilla de seguimiento le ayuda a identificar rápidamente los problemas y asignar los propietarios para que los inconvenientes se puedan resolver inmediatamente se presentan. Utilice esta plantilla si está administrando un proyecto mediano o grande que implica muchos cambios.

 Descargue la plantilla para el seguimiento de problemas

Plantilla de control de horas

 

Obtenga una visión general de la asignación de recursos con una plantilla de control de horas, la cual permite que todo el equipo y las partes interesadas del proyecto puedan ver el nivel de compromiso de cada persona. Haga seguimiento semanal de la disponibilidad de los recursos para ver quién tiene tiempo extra y quién está sobre cargado. Una plantilla de control de horas es efectiva cuando se administran múltiples recursos en un proyecto grande.

 Descargue la plantilla de control de horas

Plantilla de gestión de riesgos del proyecto

Por su propia naturaleza, los proyectos están llenos de riesgos ocultos, el alcance podría estar mal definido, las dependencias podrían ser inexactas, etc. La clave es identificar estos riesgos al principio del proyecto, antes de que afecten el costo y los plazos. La plantilla de gestión de riesgos del proyecto organiza todos los riesgos potenciales en un solo lugar y es útil para administrar un proyecto mediano o grande.

 Descargue la plantilla de gestión de riesgos del proyecto

Tablero de control de gestión de proyectos

Moverse a través de varios documentos para encontrar las tareas que se deben reportar a los líderes, puede ser lento y frustrante. Con un tablero de control de gestión de proyectos, usted puede comunicar rápidamente el estado de su proyecto y compartir la visión general. Utilice el tablero de control de gestión de proyectos si desea compartir el estado de su proyecto con las partes interesadas.

 Descargue la plantilla del tablero de control para la gestión de proyectos

Cómo crear un tablero de control de gestión de proyectos en Excel

Los tableros de control de gestión de proyectos convierten los datos del proyecto en gráficos fáciles de leer. Este informe visual es una forma fácil de transmitir el estado del proyecto a los clientes o a las partes interesadas, sin compartir los detalles esenciales de su proyecto. A primera vista, usted puede compartir el calendario de su proyecto, el estado general de las tareas, el presupuesto y los asuntos pendientes.

 

Cómo crear un tablero de instrumentos de gestión de proyectos en Excel:

Configure su hoja de Excel

Un tablero de control de gestión de proyectos incluye principalmente los gráficos, pero todos los datos detrás de ellos tienen que estar en algún lugar en su archivo de Excel. Para hacer esto usted debe trabajar en dos pestañas en la hoja de Excel. Una pestaña albergará los gráficos y la otra pestaña todos los datos que los componen. De esta manera, su tablero de control no tendrá números sino atractivas imágenes.

  1. En la parte inferior de su archivo, haga doble clic en la pestaña de la Hoja1 para cambiar el nombre de la hoja. Le recomendamos que cambie el nombre a Tablero de control del proyecto.
  2. A continuación haga clic en el ícono del signo más, a la derecha de la pestaña, para agregar otra pestaña.
  1. Haga doble clic en la Hoja2 y cambie el nombre a Notas.

Agregue su proyecto

Ahora agregue todos los datos del proyecto (los números sin procesar) en la ficha de Notas. Estos datos se utilizarán para hacer los gráficos, los cuales moverá a la pestaña del tablero de control del proyecto.

Cree una tabla de tareas del proyecto y un diagrama de Gantt

  1. En la pestaña de Notas, cree una tabla de tareas. Agregue encabezados para las Tareas, Asignado a, Inicio, Fin, Duración y Estado.
  2. Agregue la información del proyecto en la tabla. Enumere las tareas de su proyecto, la persona asignada a cada una, la fecha de inicio, la fecha final, cuántos días abarca la tarea y el estado (utilizamos Ejecutado, Atrasado, En progreso y Sin iniciar).

  1. A continuación cree un diagrama de Gantt con la información de las tareas. Haga clic aquí para ver un tutorial paso a paso sobre cómo crear un diagrama de Gantt en Excel

  2. Una vez haya creado el diagrama de Gantt, haga clic derecho en el gráfico y seleccione Cortar. Vaya a la pestaña de Tablero de control del proyecto, haga clic derecho y seleccione Pegar. También puede copiar y pegar partes del nombre de la tarea si desea mostrarlo en su tablero de control.

Nota: Añadimos una columna de Prioridad a nuestra tabla de tareas y utilizamos símbolos de estrella para comunicar la importancia. Para agregar símbolos, haga clic en una celda y en la pestaña de Insertar, haga clic en los símbolos en el lado derecho.

 

Adicione gráficos para los estados de las tareas, el presupuesto del proyecto y los asuntos pendientes

Ahora piense en qué otro tipo de información desea incluir en el tablero de control del proyecto. En nuestro ejemplo, quisimos crear un gráfico para el estado general de las tareas, el presupuesto y los asuntos pendientes.

  1. En la pestaña de Notas, cree una mini tabla para cada conjunto de datos que desea visualizar. Por ejemplo, queríamos mostrar cuantas tareas se habían ejecutado, atrasado, cuántas estaban en progreso y cuántas sin empezar. Ingresamos estas fases en una columna y al lado de cada una, añadimos cuántos proyectos se encontraban en esa fase, en porcentajes o en fracciones. Para la gráfica de presupuesto, agregamos la cantidad de dinero que se había presupuestado y el dinero que se gastó realmente.

  1. Una vez haya añadido los datos, seleccione la tabla y vaya a la pestaña de Insertar. En el grupo de Gráficos, seleccione el gráfico que desea utilizar (gráfico circular, gráfico de barras, gráfico de dispersión, etc.).

 

  1. Repítalo para los otros conjuntos de datos.

  2. Una vez haya creado los gráficos para cada conjunto de datos, corte y pegue los gráficos en la pestaña del tablero de control del proyecto.

 

Personalice el tablero de control de gestión de proyectos

  1. Para cambiar el color de fondo de la tabla de tareas, haga clic en una celda y en la pestaña de Inicio, en el grupo de Fuente, haga clic en el icono del cubo de pintura para elegir el color que desea seleccionar.
  2. Para cambiar los colores del diagrama de Gantt, haga doble clic en una barra de tareas y haga clic en Formato de serie de datos. Haga clic en el icono del cubo de pintura, haga clic en Rellenar y en la parte inferior, haga clic de nuevo en el icono del cubo de pintura para elegir el color que desea seleccionar.
  3. Para cambiar los colores de los gráficos, haga doble clic en toda la gráfica o sólo en una sección. El cuadro de Formato de punto de datos aparecerá al lado. Haga clic en el icono del cubo de pintura, haga clic en Rellenar y en la parte inferior, haga clic de nuevo en el icono del cubo de pintura para elegir el color.

Descubra plantillas simples de gestión de proyectos en Smartsheet

El Centro de Soluciones de gestión de proyectos de Smartsheet ofrece una variedad de plantillas pre construidas que permiten que el seguimiento de los proyectos sea más fácil y de mayor colaboración. Smartsheet ofrece plantillas elaboradas que hacen que sea fácil empezar de inmediato y compartir el estado con las partes interesadas.
Los diagramas de Gantt se crean y se ajustan automáticamente cada vez que cambia la información de las tareas, así que se requiere poca configuración cuando quiere mostrar visualmente el progreso. Puede compartir fácilmente su diagrama de Gantt y el seguimiento del proyecto con los miembros del equipo o con colaboradores externos, sin tener que enviar hojas de cálculo estadísticas por correo electrónico, una y otra vez.

Y con grandes funciones de colaboración, tales como las discusiones, los recordatorios y los archivos adjuntos, usted puede almacenar toda la información del proyecto en un solo lugar para que todas las personas puedan ver, acceder y hacer cambios en tiempo real.

 

Encuentre las mejores plantillas de gestión de proyectos

Una plantilla de gestión de proyectos puede ayudarle en cualquier fase de su proyecto, desde la planeación hasta la ejecución, así como a la presentación de informes. Le ayuda a recopilar toda la información importante del proyecto en un lugar que es fácil de acceder y compartir con su equipo. Y como un bono adicional, usted puede utilizar el mismo proceso para cada proyecto, una y otra vez, agilizando así su proceso.

Vea lo fácil que puede ser utilizar una plantilla de gestión de proyectos. Pruebe Smartsheet gratis durante 30 días.

 

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