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Todo sobre el software en línea del diagrama de Gantt

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Cuadrícula de proyecto y Gantt

 

Ejemplo de un diagrama de Gantt de Smartsheet. Conozca más sobre Smartsheet para la gestión de proyectos.

Muestre sus planes de proyecto con el software interactivo de diagrama de Gantt de Smartsheet. La herramienta de gestión de proyectos en línea de Smartsheet toma las mejores características de los software de planeación de proyectos como MS Project, las combina con la facilidad de uso de una hoja de cálculo online y con capacidades de colaboración de equipo y funciones de automatización que ahorran tiempo. ¡Es la manera más fácil de visualizar su proyecto!

Qué es un diagrama de Gantt?

Un diagrama de Gantt es una vista de cronograma que permite que sea fácil ver cómo se desarrolla un proyecto.  Usted puede visualizar las tareas del proyecto y ver cómo se relacionan entre sí a medida que los proyectos avanzan. Utilice esta herramienta para simplificar sus tareas y los detalles con un cronograma visual del proyecto, transformando el nombre de las tareas, las fechas de inicio, la duración y las fechas finales en una cascada horizontal de gráficos de barras.

Con un diagrama de Gantt usted puede planear todas sus tareas, para que los proyectos complejos sean manejables y fáciles de abordar.  Puede utilizar un diagrama de Gantt para calcular el tiempo mínimo de entrega de su proyecto y para programar las personas adecuadas cuando están disponibles y así lograr que el proyecto termine eficientemente. 

Por qué usar diagramas de Gantt?

Un diagrama de Gantt es una de las herramientas más importantes para un gerente de proyectos. Ayuda a organizar proyectos complejos, mejorar la visibilidad del proyecto y a mantener a todos según lo planeado.  

5 razones por las cuales debería usar un diagrama de Gantt en la administración de proyectos:

  1. Determine las tareas necesarias: Cuando estructure un diagrama de Gantt deberá pensar en todas las tareas que hacen parte del proyecto. Este proceso le permite entender y definir mejor el alcance de su proyecto y todas las tareas necesarias, en lugar de simplemente abordar el proyecto sin ninguna claridad.
     
  2. Identifique cuáles tareas se deben completar: Adicionar predecesores y dependencias a su diagrama de Gantt le ayudará a determinar cuáles tareas se deben completar antes de que otras empiecen. Esto le puede ayudar a priorizar el trabajo y los recursos. 
     
  3. Descubra la ruta crítica: Una vez haya creado el diagrama de Gantt usted puede identificar la ruta crítica. La ruta crítica le permite identificar las tareas más importantes, aquellas que si no se realizan afectan todo el proyecto. Encontrar la ruta crítica puede agregar claridad a su proyecto y le ayuda a cumplir con los plazos. 
     
  4. Mantenga a su equipo informado: Puede utilizar diagramas de Gantt para reemplazar reuniones o para mejorar las actualizaciones de estado. La naturaleza visual de los diagramas de Gantt le permite comunicar rápidamente el progreso de su equipo y mostrar qué tareas se han completado.
     
  5. Simplifique tareas complejas: Si está manejando un proyecto con cientos de tareas, un gráfico de Gantt le ayuda a manejar y a organizar el caos. Un gráfico es mucho más fácil de entender y digerir que una lista escrita de tareas.

 

Otras formas de utilizar diagramas de Gantt

 

Mientras que el diagrama de Gantt es comúnmente utilizado en la gestión de proyectos, también se puede utilizar en otros casos, incluyendo:

  • Construcción: Los proyectos de construcción son por naturaleza difíciles de manejar. Los diagramas de Gantt organizan todos los detalles del proyecto de construcción en un solo lugar. Puede utilizar un diagrama de Gantt para crear un cronograma de construcción, ayudándole a identificar los riesgos con tiempo y asegurándose de que el proyecto se termina de acuerdo a lo establecido en el contrato. 
  • Plantilla de empleados: Simplifique el calendario de trabajo  de sus empleados con un diagrama de Gantt. Puede hacer fácilmente seguimiento de turnos y vacaciones con el cronograma visual, mostrando quién está disponible y cuándo.
  • Planeación de eventos: La planeación de eventos requiere que usted mantenga informados a los clientes, productores y proveedores. Un diagrama de Gantt crea un solo lugar para todos los detalles del evento. Puede crear un diagrama de Gantt para visualizar todas las tareas de planeación y un registro de las tareas del día.
  • Programación: Un calendario diario, mensual o semanal puede ayudarle a manejar su tiempo, reducir el estrés y a prepararlo para lo inesperado. Puede utilizar un diagrama de Gantt para comunicar visualmente sus eventos, tareas pendientes o viajes. 

Cómo hacer un diagrama de Gantt

Online Gantt Chart


Para empezar a crear su propio diagrama de Gantt:

  • Liste todas las tareas de su proyecto.
  • Identifique la fecha de entrega mas temprana de cada tarea.
  • Determine la cantidad de tiempo que necesita para desarrollar cada tarea.

Con estos detalles básicos, usted puede hacer un diagrama de Gantt sencillo.

Si su proyecto es más complicado, con tareas dependientes de otras y con algunas fechas clave antes de su fecha de entrega final, usted puede hacer su diagrama de Gantt más complejo adicionando los siguientes elementos a su cronograma:

  • Dependencias Estas son tareas que son dependientes entre sí. (Se necesita hacer la tarea A antes de empezar la tarea B).
  • Tareas predecesoras Son utilizadas para crear dependencias entre tareas.
  • Hitos: Son fechas clave que son importantes resaltar en su plan de proyecto.

Su diagrama de Gantt puede contar una historia visual de gran alcance. Codifique los colores de las barras de su diagrama de Gantt para resaltar diferentes personas en su equipo o recursos específicos.

Tradicionalmente hecho con papel cuadriculado, luego con hojas de cálculo, después MS Project, después Smartsheet.


Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel

Excel diagrama de Gantt

Puede crear un diagrama de Gantt en Excel usando un gráfico de barras. Primero debe crear una tabla en Excel que incluya cada tarea, la fecha de inicio, la duración y la fecha final. Una vez tiene esta información puede crear un gráfico de barras horizontal para visualizar el calendario. Es necesario agregar una leyenda para las fechas de inicio y otra para la duración. Después, con algunos ajustes manuales, puede agregar la etiqueta del eje derecho, mostrar las tareas en el orden correcto y dar formato al diagrama de Gantt. Haga clic aquí para un tutorial sobre cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel. 
 

Crear un diagrama de Gantt en PowerPoint o Microsoft Word

Aunque usted puede hacer un diagrama de Gantt en PowerPoint o Microsoft Word, es costoso y consume mucho tiempo. En PowerPoint no hay forma de crear un gráfico de Gantt, usted debe utilizar una tercera herramienta. Office Timeline (solo en ingles) le permite crear diagramas de Gantt en PowerPoint, sin embargo sólo funciona en Windows. Y aunque puede utilizar una versión de prueba gratuita tiene que adquirir el software una vez que el periodo de prueba haya expirado. 

Del mismo modo, no hay una manera fácil de crear un diagrama de Gantt en Microsoft Word. Debe agregar una tabla con todas las filas que representan las tareas y las columnas que representan todas las fechas. Después tiene que rellenar manualmente cada celda con color debajo de las columnas de fecha para crear una barra de Gantt. 
 

Cómo crear un diagrama de Gantt en Smartsheet

Smartsheet diagrama de Gantt

Las plantillas pre construidas del diagrama de Gantt de Smartsheet facilitan la creación del calendario del proyecto. Simplemente agregue el nombre de la tarea, las fechas de inicio y fechas finales y la duración se calculará automáticamente. Después haga clic en el icono del diagrama de Gantt y un gráfico se creará automáticamente, sin necesidad de formato o ajustes manuales como en Excel. Puede arrastrar y soltar las barras de Gantt para cambiar las fechas y la duración, y la tabla se actualizará automáticamente. Y cuando haya terminado con el diagrama de Gantt puede compartirlo con cualquier persona. Los miembros de su equipo pueden editar o agregar información en tiempo real, en lugar de enviar numerosos archivos estáticos de Excel cada vez que algo cambia. Haga clic aquí para un tutorial sobre cómo hacer un diagrama de Gantt en Smartsheet.
 

 

Cree un diagrama de Gantt en Smartsheet

Historia de los diagramas de Gantt

El primer diagrama de Gantt fue creado a mediados de la década de 1890 por Karol Adamiecki, un ingeniero polaco que estaba interesado en las ideas y técnicas de gestión. Lo llamó harmonogram y sólo publicó el gráfico en polaco, lo que limitó su uso generalizado. No fue sino hasta 15 años después que Henry Gantt ideó su propia versión del proyecto de Adamiecki y lo publicó en inglés, haciéndolo disponible para una población mucho más grande.

Una de las primeras aplicaciones de alto perfil del diagrama de Gantt fue por Estados Unidos durante la Primera Guerra Mundial. Desde entonces, los diagramas de Gantt han sido utilizados en muchos proyectos, como en la construcción de la represa Hoover y la red de carreteras interestatales de Estados Unidos.

Originalmente los diagramas de Gantt requerían preparación a mano, lo que significaba que cada vez que había un cambio en el proyecto, el diagrama tenia que ser editado o volverse a hacer. Dado que los proyectos a menudo presentan cambios dramáticos de principio a fin, la utilidad de un diagrama de Gantt era limitada. Con la invención del computador personal en la década de 1980, fue posible la creación de complejos y elaborados diagramas de Gantt. A finales de la década de 1990, la llegada de Internet, así como los altos índices de colaboración en redes, convirtió a los diagramas de Gantt en una característica popular para muchas herramientas y aplicaciones basadas en la web.

Consejos para elegir el software de diagrama de Gantt adecuado

Elija una herramienta que se integre con su flujo de trabajo diario

Asegúrese de que su software de diagrama de Gantt puede importar, exportar e integrarse con las otras herramientas y programas que usa diariamente. Por ejemplo, si utiliza G Suite compruebe si el software de diagrama de Gantt se integra con Google Sheets y Google Calendar y le permite iniciar sesión con sus credenciales de Google. Si utiliza Office 365, asegúrese de que su herramienta se integra con OneDrive y es compatible con cualquier versión de Excel, como Excel 2003, 2007, 2010, 2013 o 2016.

Opción de arrastrar y soltar en la vista de Gantt

Ahorre tiempo y busque una herramienta que le permita arrastrar y soltar las barras de Gantt para ajustar automáticamente las fechas de inicio o las fechas finales o crear dependencias entre las tareas. A medida que su diagrama de Gantt se vuelve más complejo, no debería tener que volver a hacer el gráfico si desea agregar o quitar tareas y cambiar fechas. Con una función de arrastrar y soltar es fácil agregar tareas o cambiar detalles con un solo clic.

Planifique proyectos, obtenga actualizaciones en tiempo real

Busque una herramienta que le permita compartir el proyecto con su equipo y colaborar en tiempo real. Reduzca los cuellos de botella del proyecto permitiendo que todos los miembros del equipo realicen cambios al mismo tiempo y establezcan recordatorios automáticos para los plazos importantes. Asegúrese de que su software de diagrama de Gantt permite a varias personas hacer cambios al mismo tiempo y le permite compartir su gráfico con cualquier persona.

Diagrama de Gantt personalizable

Asegúrese de que puede personalizar su diagrama de Gantt para contar una historia atractiva visualmente. Por ejemplo, cuando asigna miembros del equipo para trabajar en tareas, agregue una regla con formato condicional para mostrar las barras de tareas en el diagrama de Gantt con el mismo color (por ejemplo, todas las barras de tareas de Ted son azules). O muestre en rojo todas las tareas en riesgo.  

Maneje proyectos en todos los sistemas operativos  

Elija una herramienta en línea, 100% basada en la web, compatible con MacOS, Linux, Windows, en su equipo portátil, Android, iPhone y iPad.

Asegúrese de prestar atención a las capacidades móviles. Usted querrá actualizar su diagrama de Gantt desde cualquier lugar, incluso si no está en su escritorio.

Edite en varios modos

Las opciones de software de diagrama de Gantt más flexibles le permiten ver y editar la información de su tarea en diferentes vistas. Por ejemplo, puede agregar información de tareas en formato de cuadrícula similar a una hoja de cálculo y cambiar a un diagrama de Gantt para visualizar el calendario. O ver su proyecto en un calendario para ver cómo está su mes.

Comparta rápidamente el diagrama de Gantt con su equipo

Verifique si puede configurar la hoja del proyecto para que se envíe automáticamente a su equipo de forma recurrente (como cada semana). Otras opciones de uso compartido podrían incluir incrustar su diagrama de Gantt en un PPT, imprimirlo a todo color o exportarlo como un archivo PNG o PDF y adjuntarlo a un correo electrónico.

Fácil de usar y aprender

Busque una interfaz intuitiva con plantillas pre-construidas para mejorar la adopción y poner a su equipo en funcionamiento. También puede empezar rápidamente con una nueva herramienta de diagrama de Gantt evaluando las diferentes opciones de importación. Por ejemplo, ¿puede importar un archivo de Microsoft Project o una hoja de Excel? Ahorra tiempo al importar información de proyectos existentes.

Videos instructivos de Gantt

Smartsheet es una herramienta de gestión de trabajo con poderosas funciones de colaboración. También ofrece una forma sencilla y perfecta de visualizar sus proyectos con diagramas de Gantt interactivos. Puede personalizar su diagrama de Gantt con formato condicional para resaltar tareas, activar la ruta crítica para ver todas las tareas que afectan la fecha final y compartir su diagrama con cualquier persona.

El diagrama de Gantt de Smartsheet le permite:

  • Cambiar las vistas según sus necesidades. Puede cambiar de la vista de cuadrícula a la vista de Gantt a la vista de calendario.
  • Agregue sub tareas. Puede expandir y contraer varios niveles de elementos.
  • Cambie instantáneamente las fechas y cree dependencias de las tareas con la función de arrastrar y soltar.

 

 


Pruebe gratis los diagramas de Gantt de Smartsheet con una prueba de 30 días.

 

Cree su diagrama de Gantt en Smartsheet

Ejemplos y plantillas de diagrama de Gantt

Es fácil empezar con Smartsheet. Ya sea importando un archivo existente de Microsoft Project (MPP) o personalizando una de las plantillas de nuestra Galería de plantillas, usted puede crear un calendario visual en minutos. 

 

Proyecto básico con Gantt y dependencias

Proyecto básico con Gantt y dependencias

Esta hoja le ayuda a gestionar su proyecto y brinda una línea de tiempo visual de fácil comprensión para su equipo y sus clientes. Actualice tareas, administre dependencias, haga seguimiento del progreso y almacene archivos del proyecto, todo en un solo lugar. Puede configurar alertas para las fechas de entrega y cambios en la hoja, registrar conversaciones, correos electrónicos y notas, incluso ver su diagrama de Gantt en una vista de calendario.

Utilice la plantilla de calendario básico del proyecto



Ventas en curso con calendario Gantt y dependencias

 

Ventas en curso con calendario Gantt y dependencias

Haga seguimiento de las diversas oportunidades de ventas, desde la identificación hasta el cierre y el seguimiento con este diagrama de Gantt. Visualice el progreso del equipo, complete con dependencias de tareas y comparta con su equipo en tiempo real. También puede utilizar símbolos para transmitir el estado de la oportunidad, guardar cuotas, propuestas y contratistas, o registrar detalles del cliente, correos electrónicos y notas.

Use la plantilla de ventas en curso



Lanzamiento de productos con Gantt

 

Lanzamiento productos con Gantt

Controle y administre sin problemas sus cronogramas de lanzamiento de productos. Ingrese su fecha de lanzamiento y la plantilla calculará automáticamente las fechas de inicio y las fechas de entrega de las tareas. Después utilice la vista de calendario de Gantt para ver y ajustar sus fechas. También puede ver y actualizar su proyecto con la aplicación para dispositivos móviles y mostrar las tareas prioritarias con un signo de exclamación rojo.

Use la plantilla de lanzamiento de producto



Cronograma de proyecto web con Gantt y dependencias

 

Cronograma de proyecto web con Gantt y dependencias

Elabore un plan detallado y un cronograma exitoso para su próximo proyecto de sitio web. Esta hoja divide las tareas en secciones de planeación, diseño y desarrollo e incluye un diagrama de Gantt para ver la línea de tiempo y los hitos. Una fórmula predefinida calculará automáticamente la duración de cada tarea y usted podrá asignar los propietarios de las tareas desde la lista de contactos de Smartsheet para promover la rendición de cuentas.

Utilice la plantilla de calendario del proyecto web



Cronograma de proyecto de construccion con diagrama de Gantt

 

Cronograma de proyecto de construcción con diagrama de Gantt

Colabore con su equipo, subcontratistas y clientes en su próximo proyecto de construcción. Utilice el diagrama de Gantt para crear una línea de tiempo visual, hacer seguimiento del estado, mantenerse dentro del calendario y comunicarse con todos los involucrados. Puede arrastrar y soltar las barras de Gantt para establecer dependencias, mostrar las barras de progreso en el diagrama con % cumplimiento y compartirlo con su equipo, clientes y subcontratistas.

Utilice la plantilla de proyecto de construcción

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