Plantilla de matriz de priorización de productos
Con un formato con criterios de ejemplo para comenzar, esta matriz de prioridades tiene fórmulas ponderadas que calculan las puntuaciones de prioridad cuantificables. Modifique la plantilla para que se ajuste a su proceso de desarrollo de productos y use los resultados para evaluar los escenarios hipotéticos del proyecto y comparar las ventajas y desventajas de la planificación del proyecto y la asignación de recursos.
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Plantilla de matriz de priorización de tareas
Las listas de tareas pendientes tienen un impacto mínimo en la productividad general y se convierten rápidamente en un ejercicio en la creación de listas para adelantar la acción. Use esta plantilla para priorizar las tareas de un proyecto y determinar qué actividades abordar (y cuáles delegar o eliminar) para usar su tiempo de la manera más eficiente. Modifique los cuadrantes para que reflejen sus criterios de evaluación personal y administre su recurso más valioso.
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Plantilla de matriz de prioridades de incidentes
Use esta plantilla de matriz de prioridades de incidentes para organizar, clasificar y responder a las solicitudes de tickets de servicio de TI. La plantilla tiene el formato de matriz de prioridades de acción y cuenta con una clave de matriz de prioridades codificada para determinar rápidamente el impacto y la urgencia de cada incidente.
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Plantilla de matriz de priorización de requisitos
Use esta plantilla de matriz de priorización de requisitos para evaluar y priorizar los requisitos de desarrollo de software, las funciones o los casos de uso. La matriz está diseñada para evaluar varios criterios y evitar la influencia del contexto, los diferentes puntos de vista de muchas partes interesadas y las necesidades del cliente o el usuario al planificar los requisitos de un proyecto.
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¿Qué es una matriz de prioridades en la administración de proyectos?
Una matriz de prioridades (o matriz de priorización) es una herramienta de análisis y toma de decisiones que se utiliza en la administración de proyectos, el análisis comercial y los sistemas de mejora de procesos comerciales como Six Sigma.En Six Sigma, la selección de proyectos es fundamental para el proceso general de mejora de la calidad. El uso de una herramienta de matriz de prioridades para la priorización y selección de proyectos es una aplicación práctica de las técnicas de planificación y análisis de proyectos que hicieron accesibles los autores Michael Brassard (El impulsor de la memoria) y David Allen (Organízate con eficacia).
Las herramientas de matriz de prioridades proporcionan a las partes interesadas del proyecto un recurso para resolver abiertamente los desacuerdos, reducir todas las propuestas a las mejores soluciones y aumentar las probabilidades de un proyecto exitoso al evitar intenciones ocultas y promover el consenso. Use estas herramientas cuando sea necesario para evaluar varios criterios y evitar la influencia del contexto, los diferentes puntos de vista de muchas partes interesadas y las necesidades del cliente o el usuario en las fases de priorización y planificación de un proyecto (o producto). Por ejemplo, si usa un enfoque analítico semicuantitativo, puede utilizar herramientas de matriz de prioridades para analizar las propuestas de un proyecto y obtener la aceptación de los patrocinadores del proyecto y del equipo de liderazgo ejecutivo.
Los diagramas de matriz de prioridades son una categoría de herramientas analíticas cuantitativas que se encuentran dentro de las siete herramientas de administración (o herramientas 7M) del método Six Sigma. Las matrices de priorización son diagramas visuales. Mediante el uso de fórmulas de criterios ponderados, implemente estas matrices para mostrar y comparar dos o más conjuntos de datos aplicando columnas en forma de L que comparan las entradas y cuantifican los elementos. La autora Lynne Hambleton analiza en detalle los tres tipos de métodos de matriz de prioridades en su libro Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools and Best Practices (Tesoro de los métodos, las herramientas y las prácticas recomendadas de crecimiento Six Sigma):
- Criterios analíticos completos: según Hambleton, este es el método más complejo y riguroso, reservado para las cuestiones más fundamentales. Este método es ideal para equipos más pequeños de tres a ocho personas. (Varias matrices con una perspectiva más amplia dificultan lograr un consenso completo en relación con las prioridades.)
- Criterios de consenso: si necesita una herramienta de matriz de prioridades para comparar las opciones de requisitos de un proyecto que parecen ser iguales, este método crea una versión simplificada de la matriz de criterios analíticos completos. El método del consenso de criterios utiliza el voto ponderado y la clasificación: aplique un valor numérico al elemento establecido en análisis para determinar la mejor opción. Use un número limitado de elementos y criterios (menos de 10) para minimizar la complejidad.
- Matriz de combinación: este es el método más simple para crear una matriz de prioridades que ayude a determinar las relaciones de causa y efecto. La matriz de combinación también prioriza los elementos o las opciones en análisis para determinar cuáles abordar primero. Por lo tanto, se basa en la causalidad (no en criterios como los otros métodos) y requiere un equipo con experiencia y conocimiento del proceso. El método combina un diagrama de árbol con un método de matriz en forma de L y usa símbolos como flechas (en lugar de puntuaciones numéricas) para identificar las prioridades.
¿Qué es una matriz de selección de proyectos?
Una matriz de selección de proyectos es una herramienta que se utiliza para seleccionar proyectos al enumerar cada uno de ellos en diferentes categorías de los criterios de selección ponderados. El resultado es una puntuación cualitativa que se da a cada proyecto y se puede comparar y clasificar para determinar qué proyectos aprobar. Los criterios varían y provienen de diferentes fuentes, entre las que se incluyen las partes interesadas internas, los patrocinadores del proyecto, los inversores, los casos de uso de la empresa, y los casos de uso y la demanda del cliente.
Cómo priorizar proyectos con una matriz de prioridades
Con un enfoque en la colaboración y en la planificación del equipo, la priorización de proyectos es un método para seleccionar los proyectos de mayor prioridad al comparar varias opciones. Crear una matriz de prioridades basada en criterios de consenso implica el establecimiento de un objetivo, la selección de criterios, la elección de cómo cuantificar la importancia de cada criterio y el uso de este conjunto de valores para comparar la puntuación ponderada de prioridades de cada elemento en análisis.
Adaptada de los procedimientos de Hambleton para usar el método del consenso de criterios, la siguiente guía lo ayudará a crear una matriz de priorización de productos (o proyectos) para su equipo. Descargue la plantilla de matriz de priorización de productos a continuación y siga estos pasos:
- Paso 1: reúnase con todas las partes interesadas, especialmente las más cercanas al cliente, y acuerde los elementos que deben priorizarse (p. ej., características, productos o tareas). Este proceso requiere tiempo y esfuerzo, ya que el equipo debe proponer y organizar los datos, y evaluar las distintas decisiones involucradas (satisfacción del cliente, costo, beneficios y riesgos). Determine el propósito del proceso de priorización de los elementos en análisis. Por ejemplo, es posible que quiera priorizar las funciones en desarrollo de un producto de software nuevo.
- Paso 2: determine la lista de criterios de evaluación y elija los valores adecuados para evaluar los datos en análisis. Mediante el uso del formato de matriz en forma de L de la plantilla, utilice la primera columna para modificar la lista de elementos que desea priorizar. Modifique o use los criterios de evaluación de muestra en la primera fila (diez o menos columnas) y enumere los elementos en orden desde los más importantes hasta los menos fundamentales.
- Paso 3: determine el valor ponderado de los criterios de evaluación. La ponderación total debe ser igual al cien por cien para crear una puntuación de prioridades precisa (puntuación total). Registre la ponderación de los criterios en el área prevista para cada criterio.
- Paso 4: puntúe o clasifique cada elemento en función de cada columna de criterios ponderados mediante el uso de una escala de valor de números enteros, del 0 (menor impacto) al 5 (mayor impacto), según el valor (importancia relativa) que su equipo haya determinado para cada criterio. Repita el procedimiento con todos los elementos que haya enumerado.
- Paso 5: complete el método del consenso de criterios para su matriz de prioridades del producto mediante la evaluación (de mayor a menor prioridad) de la clasificación forzada de su conjunto de elementos. Puede ordenar la columna de puntuación total para reflejar el orden de importancia si quiere eliminar o delegar tareas de bajo impacto.
¿Qué es una plantilla de priorización?
Una plantilla de priorización es una herramienta (generalmente una hoja de cálculo) que lo ayuda a tomar un conjunto variado de datos (una lista de tareas, elementos, requisitos, funciones o productos) y revelar una jerarquía de importancia basada en el valor y los criterios de evaluación acordados (tanto cuantitativos como cualitativos). También puede usar una plantilla de priorización para crear una matriz de prioridades.
Cómo crear una matriz de priorización de requisitos
El autor y consultor Karl Wiegers creó un modelo de priorización de proyectos de ocho pasos y una matriz de prioridades para ayudar a los equipos a resolver conflictos y hacer las compensaciones necesarias al priorizar los nuevos requisitos de funciones de un producto (por ejemplo, el lanzamiento de un nuevo software), dados ciertos recursos y limitaciones del proyecto. Wieger desarrolló su método de priorización para contrarrestar la precisión de los métodos existentes para clasificar por prioridad los requisitos comunes en los proyectos de desarrollo de software, a saber, el despliegue de la función de calidad (QFD, sus siglas en inglés) y la administración de la calidad total (TQM, por sus siglas en inglés).
Cree una hoja de cálculo de matriz en forma de L utilizando la primera columna para enumerar cada requisito de funciones (que debe priorizarse) y la fila superior para enumerar los siguientes criterios de priorización ponderada:
- Beneficio relativo: este criterio representa el beneficio del producto para el cliente y la empresa, tal como se indica en la forma en que los requisitos comerciales del producto se alinean con las necesidades de ambas partes. Wieger recomienda recopilar datos de aquellos miembros del personal cercanos al cliente (p. ej., los equipos de ventas y los representantes de clientes) y pedirles que revisen la matriz para juzgar los beneficios relativos y otros criterios.
- Penalización relativa: esta es una estimación de la penalización que sufren el cliente y la empresa cuando los requisitos comerciales del producto no se adaptan a sus necesidades.
- Valor total: esto representa la suma del beneficio relativo y la penalización. En el ejemplo de Wieger, también se utiliza una columna de porcentaje total para medir el valor de cada requisito de funciones como porcentaje del valor total.
- Costo relativo: esto representa una estimación del costo relativo de la implementación de cada función, incluida una columna independiente para calcular el porcentaje del costo total de cada requisito de funciones. En el ejemplo de Wieger, se usan criterios de desarrollo de software, con el costo relativo basado en factores como la complejidad, el alcance del trabajo de diseño necesario, la capacidad de reutilizar el código existente, y el alcance y el tipo de pruebas de software necesarias.
- Riesgo relativo: esta es una estimación del grado relativo de riesgo técnico y comercial asociado a cada requisito de funciones, incluida una columna para calcular el porcentaje de riesgo total de cada función. El costo y el riesgo se ponderan según su preferencia o se establecen en valor cero si no quiere considerar los criterios de riesgo como un factor.
Una vez que haya creado su lista de requisitos o funciones, siga los pasos necesarios para priorizar los proyectos en la sección anterior para calcular y clasificar los requisitos de mayor prioridad. No hay una fórmula estándar para crear una puntuación de prioridad total a fin de clasificar sus requisitos. Adapte su fórmula, y el rango del valor de evaluación y los criterios de ponderación al enfoque de su equipo y al propósito de la evaluación. Wieger utiliza la siguiente fórmula: Prioridad de requisitos = valor% dividido por (costo% x ponderación del costo + riesgo% x ponderación del riesgo).
Cuando las prioridades contrapuestas y los recursos limitados comiencen a determinar qué requisitos del proyecto reciben atención, use una matriz de priorización para encaminarse correctamente. Al ajustar el conjunto de elementos en análisis, los criterios del proyecto, la escala de valor ponderado y la fórmula para determinar la prioridad, puede crear una matriz de prioridades del producto para ayudar en el proceso de planificación de su equipo.
¿Cómo prioriza el trabajo?
Evaluar cómo dedicar tiempo y esfuerzo a los proyectos es un control de calidad para su vida. La energía es un recurso finito, por lo que es inteligente crear un sistema para determinar qué llama su atención y cuándo (o se delega o elimina). Esta estrategia implica la creación de un cronograma diario para equilibrar el tiempo y el esfuerzo. Empiece por crear un cronograma fijo de productividad en función de las tareas que clasifique como prioridad máxima.
Algunas matrices de prioridades utilizan el análisis cuantitativo para determinar qué tiene prioridad, pero existe un enfoque cualitativo, el uso de una matriz de prioridades de acción, para ayudarlo a medir lo que es urgente e importante en el trabajo.
¿Qué es una matriz de prioridades de acción?
Una matriz de prioridades de acción es una herramienta sencilla (en comparación con herramientas de hojas de cálculo elaboradas que requieren tiempo, capacidad y esfuerzo para su creación y administración) que usan las personas para optimizar su tiempo y atención. El término hace referencia a un modelo de matriz de cuatro cuadrantes (o 2 x 2) basado en el tipo de principios de administración del tiempo atribuidos al presidente Dwight D. Eisenhower (la matriz de Eisenhower o la caja de Eisenhower). Esta matriz de prioridades de acción (o tareas) está inspirada en la matriz de decisión que aparece en el libro del autor Stephen Covey Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Los modelos de la matriz de prioridades de acción se utilizan para administrar el tiempo, el recurso más limitado de todos los gerentes de proyectos. También son herramientas de planificación efectivas para cualquier estrategia de mejora de procesos comerciales. Lo ayudan a dedicar su tiempo a los datos objetivos y cuantificables, en lugar de a las conjeturas.
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