Gestión de documentos de SharePoint: qué es y qué no es

La mayoría de los puntos de “qué es y qué no es SharePoint” que se describen a continuación son válidos para la gestión de documentos de SharePoint 2013 y versiones anteriores. Los resultados de una encuesta de principios de 2016 a 1000 usuarios de SharePoint son reveladores: 

• El 72% usaba SharePoint Server 2013
• El 54% usaba SharePoint Server 2010
• El 19% usaba SharePoint Server 2007
• El 4% usaba SharePoint Server 2003
• El 1% seguía utilizando la versión de 2001

El motivo por el que muchas empresas se quedan con versiones anteriores es que la migración puede ser un desafío importante y tiene un alto costo en tiempo y dinero para los usuarios que invirtieron en la personalización de SharePoint en las instalaciones. Para complicar aún más el movimiento, es posible que los elementos web personalizados, las páginas maestras personalizadas y los diseños de página no funcionen en las versiones más recientes de SharePoint, lo que requiere una mayor personalización. 

¿Qué es la gestión de documentos de SharePoint?
    

• Es universal: SharePoint juega un papel dominante en algunas de las empresas más grandes del mundo, lo que significa que muchos trabajadores lo utilizan como su intranet y experiencia de intercambio de documentos. Gracias a la propensión de la empresa hacia la agrupación, SharePoint ahora se considera un negocio de más de 2000 millones de dólares. 
• Es escalable: dado que muchos usuarios de SharePoint son clientes de MS Office, la plataforma puede crecer para manejar múltiples requisitos comerciales. Esto es particularmente cierto para los usuarios que utilizan SharePoint como parte de una suite de Office 365, donde el acceso a Exchange, los clientes de Office y las aplicaciones web también están disponibles en la nube.
• Es personalizable: según la encuesta de Forrester Research, el 65% de todas las organizaciones que utilizan SharePoint agregan funcionalidad al software principal. Esta personalización es una situación que presenta buenas y malas noticias. El ajuste necesario para cumplir con los requisitos organizativos específicos crea la necesidad de capacitación y comunicación para que los miembros del equipo adopten la gestión de documentos de SharePoint. La seguridad es complicada de administrar de forma inmediata y las empresas más grandes a menudo necesitan herramientas de terceros.
• Lleva su tiempo: puede llevar un tiempo comenzar a usar SharePoint, independientemente de si las organizaciones deciden contratar a uno de los miles de expertos y consultores dedicados a la capacitación, el desarrollo y el soporte. Las organizaciones más grandes pueden tardar de tres a cinco años en implementar y adoptar SharePoint con éxito. En las medianas empresas, de uno a dos años, y en las pequeñas operaciones, de seis a ocho meses.
• Es (ahora) móvil: SharePoint es compatible con dispositivos móviles de Microsoft a través de Office 365 hace unos años, pero ahora tiene una aplicación para dispositivos móviles iOS, con aplicaciones para dispositivos móviles Android y Windows 10 que llegarán a finales de año, según Microsoft.

¿Cuáles son algunas de las cualidades que no tiene la gestión de documentos de SharePoint?

• No es elegante: la cantidad de características que ofrece SharePoint puede hacer que sea abrumador de usar, de entender, y es necesario realizar capacitaciones y alentar la comunicación para fomentar la adopción. El rendimiento (particularmente en las versiones del servidor más antiguas) ha sido notoriamente lento.
• No es la experiencia de usuario más amigable: los usuarios se acostumbraron a las tecnologías personalizadas. Esta diferencia entre la tecnología amigable para el consumidor y SharePoint puede crear frustración y (a veces) disgusto en los usuarios.
• No es (lo suficientemente) rápido: una queja común de los clientes de SharePoint ha sido que es “lento”. La versión de 2016 mejoró la función de búsqueda para ofrecer resultados más rápido, y hay nuevas formas de crear sitios y colecciones de sitios más rápidamente, pero todavía es un trabajo en progreso.
• No es de vanguardia: si bien hay actualizaciones casi cada dos años para mejorar las características y la funcionalidad, Microsoft a menudo parece estar jugando a ponerse al día en lugar de liderar la innovación. Una vez que las actualizaciones están disponibles, migrar a la última versión de SharePoint no es fácil ni económico para las tiendas que ya lo usan. Tampoco es barato. Aunque cambiar a SharePoint 2016 es más sencillo si se actualiza desde SharePoint 2013, la compra de nuevas licencias o la actualización de las licencias existentes aumentan el precio general. También debe considerarse el costo de capacitar a los miembros del equipo para que utilicen el nuevo sistema.
• No es amigable con aplicaciones: las aplicaciones en SharePoint pueden parecer una idea tardía en lugar de actualizaciones de diseño deliberadas. Puede llevar mucho trabajo hacer cualquier cosa más allá de las tareas básicas.
• Sus controles de acceso pueden tener problemas: uno de los principales retos es que no hay una forma centralizada de controlar el acceso a la infraestructura de gestión de documentos. Desde que comenzó SharePoint, el volumen de información, las amenazas de seguridad y la tasa de cambio en las empresas crecieron exponencialmente, pero el modelo de seguridad no necesariamente siguió el ritmo.

Si bien SharePoint tiene capacidades poderosas y puede ser una buena solución para empresas de gran escala que ya dependen de Microsoft, existen alternativas de SharePoint para adaptarse a la factura de las empresas que desean una respuesta lista para usar para la colaboración y la gestión de documentos.