American Roofing lleva la eficiencia del proceso al celular con Smartsheet WorkApps

American Roofing & Metal utiliza Smartsheet para automatizar y profesionalizar los procesos empresariales y mejorar la imagen como el mayor contratista regional. Después de crear soluciones de Smartsheet para compras y contrataciones, Rob Waite, vicepresidente ejecutivo de American Roofing, vio la necesidad de conectar de manera más fluida las plataformas de información de la compañía y optimizar el acceso para los diversos empleados que solo utilizan dispositivos móviles para los datos empresariales. Con Smartsheet WorkApps, Waite creó aplicaciones personalizadas según el rol, todo sin escribir una línea de código.

“WorkApps es una herramienta de administración del flujo de trabajo”, comenta Waite. “Nos ofrece una forma más sencilla de reunirlo todo en un solo lugar para que todos sepan dónde encontrar lo que necesitan. Podemos organizar los procesos paso a paso. La transparencia y facilidad de acceso nos ayudan a capturar aquello que nos hubiéramos perdido de otro modo y tendría que volver a hacerse más tarde. Mejora nuestra productividad, reduce la cantidad de tiempo administrativo que dedican las personas y mejora drásticamente la calidad del trabajo: hay mucho más que se hace bien la primera vez”.

Desde sus comienzos como pequeña empresa local, American Roofing ha crecido y presta servicio a clientes residenciales, comerciales e industriales en Louisville, Lexington, Cincinnati y amplia región adyacente. Smartsheet ha sido parte del crecimiento de la compañía e impulsó las eficiencias del proceso para la compra, la contratación y otros trabajos administrativos. A medida que continuaba el crecimiento, Waite quería más formas eficaces de compartir datos de manera selectiva en formatos que serían fáciles de usar para los trabajadores en el lugar de trabajo en sus propios dispositivos móviles. También quería automatizar el proceso de intercambio de datos entre sistemas empresariales sin generar errores de importación

WorkApps demostró ser la solución para hacer realidad la visión de Waite. La plataforma sin códigos facilita la generación de aplicaciones personalizadas creadas específicamente que pueden adaptarse al negocio e incluso diseñarse con los colores y logotipos de la marca. Waite comenta que la creación de aplicaciones es intuitiva y fácil para cualquiera que esté familiarizado con Smartsheet.

Impulsar la productividad en los lugares de trabajo con trabajo y soluciones de seguridad

La primera aplicación que creó Waite con WorkApps satisface una de las necesidades más importantes del negocio. La aplicación Job Safety Audit (JSA) admite un proceso diario exigido por la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) en el cual los capataces revisan los protocolos y procesos de seguridad con cada trabajador que usará equipos especiales o realizará tareas particulares. Antes de WorkApps, el proceso de auditoría requería completar listas de verificación y otra documentación que se encontraba en varios lugares, además de registrar y cargar un video del debate de seguridad. JSA WorkApp combina una plantilla de una lista de verificación para la revisión de cada equipamiento o tarea con una herramienta simple para buscar certificaciones existentes y una indicación para hacer clic y grabar que automáticamente guarda el video de la auditoría en el lugar indicado.

WorkApps integra sin inconvenientes la funcionalidad y los flujos de trabajo de productos premium de Smartsheet como Dynamic View para permitir la creación de aplicaciones con diseño personalizado a fin de solucionar problemas y simplificar los procesos importantes.

“Agregamos Dynamic View a nuestro plan y añadimos una Dynamic View que creamos para nuestra aplicación de administración de PO”, explica Waite. “Ha tenido mucho éxito y ayudó a muchos gerentes a comprender mejor todo lo que WorkApps puede hacer por nosotros”.

Otras WorkApps que optimizan la seguridad y los proceso del lugar de trabajo incluyen un gerente de certificaciones que realiza un seguimiento de la capacitación, la operación de equipos práctica y en papel, y la documentación de la OSHA para capacitar a los trabajadores sobre 13 certificaciones de construcción diferentes, cinco de las cuales se ofrecen en inglés y español. También hay una aplicación de información del sitio de trabajo que reúne todos los detalles de una instalación actual del cliente para que los trabajadores puedan comprobar el estado y los próximos pasos al comenzar el día e incluso hacer clic o tocar para acceder a la navegación por GPS hacia el sitio de trabajo.

Un beneficio clave es que las aplicaciones se ven optimizadas por los dispositivos móviles; Waite dice que debido a que la mayoría de los trabajadores de American Roofing pasan sus días en una obra en vez de una oficina, los dispositivos móviles son el principal punto de acceso a los recursos de red de la compañía.

“Con el tiempo, veo que los avisos de pedidos de cambio, las solicitudes de depósito o las solicitudes de órdenes de compra que antes llegaban a las 4 p. m. ahora llegan antes del mediodía”, comenta Waite. “Eso genera calidad y eficiencia; comienzan a liberarse horas que solían gastarse en perseguir información en diferentes ubicaciones y eso hace una gran diferencia. Antes podía verse que las personas esperaban hasta el almuerzo, luego ingresaban a su camión, abrían la computadora portátil y escribían furiosas para hacer algo antes de volver al techo”.

Ahorrar tiempo y esfuerzo con solicitudes de depósito

Las solicitudes de depósito también se aceleran con una WorkApp exclusiva que permite que los capataces envíen digitalmente pedidos de material para que se preparen para el retiro al comienzo de la jornada laboral. American Roofing tiene entre 40 y 80 trabajos en curso todos los días, lo que hace que sea fundamental que el personal de depósito organice y verifique las solicitudes de la manera más eficiente posible. Antes de Smartsheet, las solicitudes llegaban por teléfono, fax, mensaje de texto, nota adhesiva o correo electrónico.

“Fue el mayor motivo de frustración en la compañía, sin excepción”, comenta Waite. “Fue terriblemente obvio que tener un proceso bien documentado, bien estructurado y automatizado realmente nos serviría”.

El primer paso era crear un formulario de Smartsheet para estandarizar las solicitudes de materiales. Luego, con Document Builder, el equipo de depósito podía crear tickets imprimibles para consultar al retirar los artículos de cada pedido, que después se pegan al carro o camión cuando se completa el retiro. El ticket impreso incluye un código QR que los capataces pueden escanear para acusar recibo cuando retiran sus materiales. El sistema se transformó en una solución de WorkApps para optimizar el formulario de solicitud para celulares y permitir que lo capataces verifiquen rápidamente el retiro con la solicitud, marcar artículos como perdidos o actualizar cantidades.

“Marcó una gran diferencia para el depósito porque veían las solicitudes al instante”, indicó Waite. “El momento en el que el depósito había recibido todas las solicitudes que debían retirarse antes de que termine el día pasó de las 5 p.m. a las 2 p.m. Fue una reducción enorme de horas extra. Si los empleados trabajan de 6 a.m. a 6 p.m., comenzará a recibir reemplazos; tal vez ganen buen dinero, pero después de un tiempo no les gusta. Pudimos erradicar eso”.

Mejorar la calidad y precisión en la gestión de la flota de vehículos

WorkApps también permitió que American Roofing redujera los costos y las ineficiencias de la gestión de su flota de más de 70 camiones, remolques, grúas y otros vehículos. En Smartsheet se compilan datos desde el número de identificación del vehículo (VIN) hasta especificaciones del motor y kilometraje de los neumáticos; además, los datos de lectura del odómetro y otras métricas de rendimiento se capturan automáticamente e ingresan a la hoja desde un dispositivo conectado al puerto ODB del vehículo. Eso permite que American Roofing realice un seguimiento del rendimiento del combustible, cumpla con las fechas límites para las certificaciones del departamento de transporte (DOT) y programe el mantenimiento periódico para garantizar que no haya demasiados vehículos fuera de servicio a la vez.

“Por último, nos ayudará a administrar el valor del patrimonio, porque no alquilamos nuestros vehículos, somos propietarios”, explica Waite. “El objetivo es conducir rápidamente pero, al mismo tiempo, maximizar el valor al final de la vida útil del vehículo. No creo que hubiésemos podido hacerlo previamente”.

Un marco para una nueva oferta de servicio creado en WorkApps

Además de crear aplicaciones basadas en soluciones de Smartsheet existentes, American Roofing usa WorkApps como base para las soluciones que permiten innovación y crecimiento futuros. Por ejemplo, la nueva oferta de la división industrial combina un servicio comercial de reparación de techos de rápida respuesta y su departamento de servicio ofrece inspecciones de techos periódicamente para detectar áreas problemáticas y detallar soluciones preventivas. Dado que las filtraciones de techo representan el mayor volumen de dólares en reclamos de seguro cada año, la certificación de la inspección del departamento de servicios ayuda a los clientes a ahorrar en sus primas. Estas soluciones se crearon directamente en WorkApps.

Waite comenta que es fácil crear WorkApps potentes que adaptan la información por función, vinculan departamentos para reunir información clave y resuelven problemas complejos. Uno de sus ejemplos favoritos es una herramienta simple, pero importante: un administrador de contactos de la compañía que detalla los correos electrónicos, extensiones de teléfono y números de celular de todos en la compañía. El administrador de contactos siempre está actualizado y busca rápido; los usuarios pueden llamar o enviar un correo electrónico a un colega con tan solo tocar una pantalla. WorkApp adapta el acceso por función para que se protejan los datos personales. Según Waite, esa solución simple ayuda a los trabajadores que no son expertos en tecnología a superar su rechazo para adoptar herramientas digitales.

“Al principio, pensaba que debíamos impresionarlos para obtener la participación del usuario”, comentó Waite. “Pero todavía me sorprende cómo la tecnología básica puede intimidar a las personas. Lo que nos ayudó a mostrarles a las personas que estas herramientas las ayudarían y que son fáciles de usar fue el administrador de contactos de la compañía. Todos nuestros empleados lo necesitaban y anteriormente rara vez estaba actualizado. La aplicación del administrador de contactos que implementamos era tan fácil de usar y tenía el beneficio adicional de hacer mucho más simple conectarse con otros, que la experiencia ayudó a los usuarios a comprender lo que Smartsheet y WorkApps podían hacer por ellos”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.