American Roofing acelera las compras y reduce costos con el generador de documentos de Smartsheet

A lo largo de más de 100 años, American Roofing & Metal ha pasado de ser una pequeña empresa local a convertirse en una importante empresa regional de construcción de tejados. Ahora es demasiado grande para depender del almacenamiento de información en papel y de procesos manuales para las compras, la planificación y otros procesos de negocio. Gracias a la ayuda de la nueva funcionalidad de Smartsheet, incluido el generador de documentos y el generador de formularios con lógica condicional, American Roofing ha profesionalizado y agilizado sus compras, contrataciones y otras tareas administrativas, lo que le permite ahorrar tiempo y dinero a la vez que mejora su imagen profesional.

“La empresa se había multiplicado casi por cinco en el transcurso de unos tres años”, explica Rob Waite, vicepresidente ejecutivo de American Roofing. “Estábamos luchando con la forma de escalar su infraestructura de TI. No se podía seguir sumando personas para resolver el problema; era más bien una cuestión profunda de proceso, que requería automatización y tecnología de colaboración para llenar el vacío".

American Roofing presta servicio a clientes residenciales, comerciales e industriales de Louisville, Lexington, Cincinnati y una amplia región circundante. Waite describe la construcción de tejados como una parte “de alta velocidad” del proceso de construcción, la última fase de un proyecto de edificación que a menudo se apura para cumplir un plazo ajustado. Los contratos pueden adjudicarse un jueves para que las obras empiecen el lunes. Eso deja poco tiempo para conseguir los materiales de construcción, asignar y preparar a los trabajadores, y asegurarse de que se dispone de todas las certificaciones necesarias. Aparte de eso, los procesos de negocio manuales de American Roofing dificultaban la rapidez que necesitaban los clientes.

“Antes se dependía mucho de dos cosas: el conocimiento tribal, como lo llamamos nosotros, y hojas de cálculo por todas partes”, explica Waite. “Realmente no había un único lugar donde buscar la información, y crearla suponía una tarea muy pesada desde el punto de vista administrativo. Necesitábamos tener la información almacenada en un lugar centralizado que fuera muy fácil de recuperar en cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento. Y tenía que ser lo más automatizado posible”.

Waite había implementado Smartsheet en American Roofing unos tres años antes para ayudar a facilitar una transición del equipo directivo y conectar partes dispares del negocio. Se dio cuenta de que los principales desafíos de la empresa, como la generación de documentos y la introducción de datos duplicados, podían resolverse con dos nuevas funciones de la plataforma: el generador de documentos y la lógica condicional en los formularios.

El generador de documentos transforma las compras

La mayoría de los clientes y proveedores de American Roofing exigen documentos impresos de órdenes de compra (PO) para satisfacer los requisitos de auditoría y supervisión. Generarlos era un proceso laborioso que consistía en copiar los datos del registro del proyecto de Smartsheet en una plantilla PDF editable. Waite estaba buscando soluciones para automatizar el proceso de transferencia de datos cuando Smartsheet anunció la versión beta del generador de documentos.  

“Generar un documento seguía suponiendo un gran esfuerzo que implicaba muchos dedos en el teclado y mucha corrección”, afirma Waite. “Cuando apareció el generador de documentos, participé en la primera versión beta. En 24 horas, habíamos creado un sistema de compras totalmente nuevo”.

En virtud del antiguo proceso, las órdenes de compra se enviaban por fax a los proveedores, lo que generaba llamadas telefónicas para confirmar el pedido y fijar una fecha de entrega. Esto a veces llevaba varios días. Con el generador de documentos, una vez aprobada una compra, el administrador hace clic en un botón para enviar automáticamente por correo electrónico al proveedor una PO con un enlace para confirmar la recepción y un selector de calendario para la fecha de entrega. Esa respuesta vuelve automáticamente al sistema de American Roofing, lo que proporciona al equipo del proyecto la información que necesita a fin de empezar a preparar a los trabajadores para el trabajo.

“Todo el proceso se completa en una hora, como mucho, para unas tres cuartas partes de las órdenes de compra que realizamos”, afirma Waite. “Desde que se aprueba hasta que se envía al proveedor, el proveedor nos da una fecha de entrega y el encargado del proyecto sabe cuándo va a llegar el material. Y solo hace falta una persona para que todo eso ocurra con solo hacer clic en ‘Generar documento’. Eso supone un enorme ahorro de tiempo, que libera a la gente para que dedique más tiempo al trabajo de valor añadido en lugar de al papeleo administrativo".

La agilización del proceso también ayuda a la empresa a ahorrar dinero. En lugar de almacenar materiales de construcción por si acaso un pedido específico no puede realizarse rápidamente, la empresa puede realizar pedidos por lotes a los fabricantes para asegurarse precios más bajos.

Creación rápida de cartas de oferta para nuevos empleados

American Roofing también utiliza el generador de documentos para crear cartas de oferta para los nuevos empleados. Cuando el gerente de contratación está listo para hacer una oferta, con un solo clic crea una carta personalizada con el salario y otros datos, lista para que el gerente y el candidato la firmen al final de la última entrevista de trabajo. De este modo, todos pueden iniciar inmediatamente los procesos previos al empleo, como las pruebas de detección de drogas, las comprobaciones de antecedentes y la capacitación sobre la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA).

“Los candidatos quedan enloquecidos”, afirma Waite. “Es posible que se hayan entrevistado en otros sitios y no hayan obtenido ese tiempo de respuesta. Además, ayuda a acortar el plazo entre la contratación y el momento en que pueden empezar a trabajar. Cada vez que podemos quitar días a ese plazo, es de gran ayuda, y siempre empieza con la carta de oferta inicial”.

Waite y sus colegas tienen previsto utilizar el generador de documentos para otros procesos que dependen de documentos, como las ofertas comerciales, la presentación de proyectos y las órdenes de cambio. Al automatizar los puntos clave del proceso de construcción, American Roofing puede responder más rápidamente a las oportunidades y documentar los cambios que pueden afectar a los costos, evitando sorpresas cuando se envía la factura final. Y Waite afirma que su plataforma está aprobada por auditores; el proceso integrado de aprobación de documentos protege los datos, y su experto en RR. HH. afirma que no hay necesidad de invertir en un costoso sistema de información de recursos humanos (HRIS) para lograr lo que ofrece Smartsheet.

Introducción de información a prueba de tontos y eliminación de la duplicación con formularios

Los equipos de construcción de tejados necesitan actualizar los detalles del proyecto en el lugar de trabajo, por lo que Waite creó formularios en Smartsheet para facilitar a los equipos la captura de información en dispositivos móviles. Sus formularios originales eran largos, cargados con todos los detalles imaginables del proyecto. Entonces Smartsheet introdujo la lógica condicional para los formularios, y Waite pudo agilizar el proceso de introducción de datos para acelerar el trabajo y evitar errores.

“Una hoja de cálculo tradicional se ejecuta horizontalmente”, explica Waite. “Pero cuando tienes a varios cientos de personas trabajando desde sus teléfonos inteligentes, la diferencia entre horizontal y vertical es enorme en cuanto a la velocidad a la que pueden hacerlo. Estaba empezando a buscar alternativas a nuestros grandes y complejos formularios cuando Smartsheet introdujo la lógica condicional. El formulario te muestra solo lo mínimo, pero cuando introduces datos que cumplen determinadas condiciones, se presentan celdas adicionales. Esto ayuda a obtener precisión porque la gente no puede equivocarse accidentalmente”.

Mayor visibilidad y profesionalidad gracias a paneles e informes

Al igual que los formularios simplifican la introducción de datos cruciales, los paneles de Smartsheet permiten a Waite adaptar los informes a las partes interesadas que los necesitan. Puede ofrecer al equipo directivo sénior una visión clara del estado del proyecto, señalando cualquier problema potencial con antelación para que pueda abordarse antes de que desbarate los cronogramas de trabajo o provoque sobrecostos.

También ha creado paneles de tareas personalizados para el personal administrativo que crean un flujo de trabajo lógico para el día, priorizando las tareas para que sea más fácil centrarse en lo más importante. A medida que los administradores marcan los proyectos más importantes, obtienen una visión más clara de lo que sus esfuerzos significan para la empresa en su conjunto. Este proceso genera incluso una sana competencia entre el personal para ver quién puede lograr más en un día.

Para los mayores contratistas generales de la empresa, Waite ha creado informes semanales de progreso de los trabajos que incluyen tasas de producción, imágenes y otros detalles clave que mantienen a todos informados. No solo ayudan a los clientes a mantenerse al tanto de sus proyectos cruciales, sino que hacen que American Roofing presente una imagen más profesional y refinada.

“Dado que la construcción de tejados se realiza en el último minuto, es difícil encontrar tiempo para dar una imagen lo más profesional posible”, afirma Waite. “Smartsheet nos ha ayudado no solo con la velocidad con la que podemos responder a las necesidades de los clientes, en particular con el papeleo, sino con la calidad de lo que reciben de nosotros. Realmente nos hace parecer que proyectamos una sombra mayor, sobre todo con nuestros proveedores, que ahora ven que somos mucho más estratégicos y analíticos de lo que habían percibido en un principio”.

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