Motul Asia Pacific no se permite errores ni demoras frente a un proyecto complejo

En 1853, mientras la Revolución Industrial ponía al mundo de cabeza, Motul inició su primera empresa. Desde entonces, recibe reconocimiento como especialista de primer nivel en la producción y distribución de lubricantes y fluidos de motor de alta tecnología. Con sede en las afueras de París, Motul tiene puestos de avanzada en todos los rincones del mundo. 

Sin margen de error

Uno de esos puestos avanzados, Motul Asia Pacific, se preparaba para un ambicioso proyecto. Quería cambiar su proveedor de servicios de almacén para el almacén de Singapur, un centro de consolidación donde los bienes se importan de todo el mundo y se distribuyen a los clientes. “Sentíamos que no recibíamos lo que necesitábamos del proveedor de servicios anterior”, dice Sanjeev Wangoo, director de Fabricación y Cadena de Suministro de Motul Asia Pacific. “Teníamos una fecha límite muy ajustada de tres meses para coordinar una migración complicada, que implicaba mucha planificación, actividades, comunicación y departamentos. Por ejemplo, tuvimos que anunciar una zona de exclusión aérea durante un tiempo e informar a los clientes que no habría ninguna logística de salida durante ese período”. 

Durante la migración, Motul también tuvo que analizar más de cerca y perfeccionar los procedimientos operativos estándar (SOP) para los diferentes procesos. “Queríamos identificar los errores de nuestros trabajos anteriores y mejorar los flujos de trabajo”, continúa Wangoo. “Me di cuenta de que necesitábamos estar mejor equipados para un proyecto tan importante”.

Allanar el camino 

Esto inspiró a Motul a buscar una solución integral de gestión de proyectos. “En ese momento, usábamos otras herramientas de terceros y nos resultaba difícil administrar los derechos de acceso”, dice Wangoo. “Buscaba una plataforma en la que todos pudieran colaborar fácilmente, incluso sin licencias”.

Pronto, Wangoo recibió una invitación para participar de una sesión de usuario en Smartsheet.

“Escuché historias sobre cómo otras personas usaban la plataforma y me pareció impresionante y oportuna”, comparte Wangoo. “Le pedí a Smartsheet que se acercara y compartiera la solución con mi equipo, y a nuestro personal le pareció muy interesante”.

Motul se comunicó con Copernicus Consulting, una empresa de consultoría de TI, a fin de obtener ayuda con la implementación de la Plataforma de Smartsheet para la moderna gestión de proyectos y carteras. “Configuramos diferentes flujos, cada uno destinada a trabajar en un aspecto diferente del proyecto, como servicio al cliente, finanzas, productos, ventas, logística y cadena de suministro”, explica Wangoo. “Nuestros flujos realizan el seguimiento de cada tarea, cronograma, riesgo, detalle y actividad para reducir la posibilidad de que algo se escape. Nuestro personal utiliza las automatizaciones, los recordatorios y los desencadenadores para ayudar con la ejecución, mientras que nosotros aprovechamos los paneles para supervisar su progreso”.

Una potencia sincronizada

Con todas las cartas sobre la mesa, Motul obtuvo la visibilidad que tanto necesitaba para migrar sin problemas a un nuevo proveedor de servicios. “Una vez que identificamos lo que hay que hacer y cómo las tareas dependen unas de otras, todo marcha sobre ruedas”, revela Wangoo.

“En lugar de tener que adivinar en dónde pueden salir mal las cosas, podemos detectar inmediatamente retrasos o problemas, lo que es crucial cuando se trabaja con plazos tan ajustados. Se siente como si todo el equipo tuviera el control y se desempeñara al máximo, ya que se mide su progreso cada semana. Ahora ya planificamos todos los aspectos del proyecto e iniciamos nuestra migración”.

Gracias a que contamos con una forma más eficiente de comunicar la información con Smartsheet, los empleados pueden ahorrar innumerables horas, lo que los libera para realizar las actividades principales. “Nuestros gerentes de proyectos pueden reducir el tiempo que se dedica al trabajo manual, como la compilación de datos e informes. En cambio, solo extraen un panel con actualizaciones en tiempo real”, señala Wangoo. “Ya no necesitan enviar correos electrónicos u hojas para alertar a sus compañeros de equipo sobre los plazos inminentes. En cambio, pueden centrarse en las tareas relacionadas con el negocio, como reescribir los SOP. Smartsheet definitivamente ayudó a nuestro equipo a coordinar y colaborar de una manera más eficiente”.

Ajustar otros flujos de trabajo

Al ver cómo el uso de Smartsheet podía ayudar a optimizar un flujo de trabajo complejo, Motul decidió probar la solución en su proceso de registro de nuevos productos (NPR). “Cuando presentamos un nuevo producto, pasa por varias etapas de validación, desde Ventas hasta el equipo directivo”, explica Wangoo. “Anteriormente, nos basábamos en innumerables correos electrónicos y otros softwares de terceros, y era un desafío que la información necesaria estuviera disponible. Le pedí a mi equipo que trabajara con Copernicus para desarrollar una solución en Smartsheet”. Motul está a punto de finalizar el desarrollo de esta herramienta, que le permitirá tener una visibilidad integral de cada producto, y ya comenzó a crear una solución con tecnología de Smartsheet para la gestionar inventarios. 

La clave para una adopción exitosa

Hoy en día, el equipo de Motul en Singapur está completamente dedicado a estas soluciones. “El éxito de cualquier herramienta depende de la eficacia con la que comunique sus beneficios y funciones a los empleados”, comparte Wangoo.

“Los líderes de nuestro equipo celebraron sesiones para los miembros de sus equipos y, hasta el momento, todos utilizaron Smartsheet de manera eficiente. Fue fácil para ellos aprender a usarla, al igual que para nuestra gerenta de proyectos, que no contaba con el tiempo para familiarizarse con Smartsheet. A pesar de eso, le resultó muy fácil poner en marcha el proyecto”.

Además, el equipo de TI está considerando usar Smartsheet en su departamento, después de haber visto sus beneficios.

Dado la exitosa adopción en la oficina de Singapur, Motul busca transmitir el conocimiento a todos los rincones del mundo. “Planeamos expandir Smartsheet a equipos con sede en otros países”, concluye Wangoo. “Con un caso de uso tan exitoso, creo que los demás se convencerán fácilmente de seguir nuestro ejemplo”.