Consejos para el gerente de proyectos novato
Es probable que haya gestionado algún tipo de proyecto antes, ya sea para planificar una fiesta de cumpleaños o para eliminar su lista de tareas pendientes. Si acaba de empezar a gestionar proyectos complejos, a continuación, le mostramos cinco consejos que le resultarán útiles:
- Perfeccione sus habilidades de comunicación: la comunicación es, quizás, la habilidad más crítica para los gerentes de proyectos nuevos. Identifique qué personas necesitan qué tipo de información y cuándo; luego evite caer en un exceso de comunicación.
- Implemente herramientas que lo ayuden a tener éxito: incluso los proyectos pequeños y simples se benefician con una herramienta que sirva para planificar, programar, dar seguimiento y supervisar los detalles del proyecto. Puede obtener más información sobre las herramientas de gestión de proyectos en el capítulo 9.
- Priorice la gestión del tiempo: es probable que nunca antes haya gestionado la productividad de otras persona. Haga de esto su prioridad, trabajando con su equipo para establecer plazos realistas y motivando a las personas a actuar con responsabilidad. Asegúrese de adoptar usted también este comportamiento.
- Prepárese para el cambio: el potencial de cambio aumenta con cada factor adicional; más recursos, entregas adicionales, más dependencias entre las tareas, etc. Piense en los riesgos potenciales desde el inicio del proyecto y, luego, sea flexible en relación con su presupuesto y cronograma, para darle lugar al cambio, siempre que sea necesario.
- Conozca a su equipo: los gerentes de proyectos nuevos deben generar confianza en su equipo, y una de las mejores formas de hacerlo es conectarse con ellos. Para fomentar relaciones sólidas, muestre interés en los diferentes estilos de trabajo y comunicación de los miembros de su equipo, sus fortalezas y debilidades, así como sus intereses fuera del trabajo.
Consejos para el gerente de proyectos profesional
Tiene cierta experiencia en la gestión de proyectos, se ocupa de las partes interesadas, hace malabares con los cronogramas y el presupuesto, y logra hacer entregas de alta calidad y a tiempo. Si está listo para hacer avanzar su estilo de gestión y sus habilidades de liderazgo y de elaboración de informes, estos cinco consejos le pueden interesar:
A continuación, cinco consejos para gerentes intermedios de proyectos:
- Promover una comunicación transparente: establezca normas de comunicación, por ejemplo en relación con la frecuencia y el modo preferido, y promueva una cultura de transparencia para que los miembros del equipo sean responsables y estén al tanto de las novedades.
Si bien la fuerza de trabajo descentrada de hoy en día plantea nuevos desafíos a la comunicación, también ofrece una mayor flexibilidad, y esto suele generar un mejor desempeño y una mayor satisfacción de los empleados.
Lea nuestra guía para una comunicación de equipo remoto y obtenga más información sobre cómo desarrollar estándares sólidos de colaboración en el Capítulo 6. - Elija una metodología de gestión de proyectos que lo sirva y úsela: para aplicarla en cualquier proyecto, necesitará un marco sólido. Elija una metodología que se adapte a las necesidades de su proyecto, equipo y organización, e impleméntela en todos los proyectos y procesos.
- Invierta en las herramientas adecuadas para respaldar sus procesos: en esta etapa, considere invertir en herramientas en tiempo real que le permitan planificar, dar seguimiento y gestionar todos los aspectos de su proyecto de principio a fin. Elija una herramienta que sea compatible con su proyecto y le permita organizar todos los detalles, desglosar la información clave y proporcionar visibilidad en tiempo real del progreso.
Puede encontrar información sobre los diferentes tipos de herramientas de gestión de proyectos, así como los pasos necesarios para elegir la adecuada, en el capítulo 9. - Mida su progreso y adáptese de ser necesario: supervise de cerca el rendimiento a medida que avanza su proyecto utilizando los KPI identificados durante la fase de planificación. Reflexionar con frecuencia sobre sus métricas de éxito lo ayudará a mantener sus proyectos encaminados.
- Tenga en cuenta los problemas potenciales: si bien no puede controlar todos los factores de un proyecto, con la planificación adecuada puede mitigar el riesgo. Para anticipar el riesgo, vuelva a revisar las lecciones aprendidas de proyectos anteriores y evite repetir los mismos errores. Desarrolle planes de respuesta posibles y sea lo suficientemente flexible para poder responder a eventos inesperados o cambios en su cronograma y presupuesto.
Consejos para el gerente de proyectos veterano
Si gestiona constantemente varios proyectos, y una variedad de recursos, puede considerarse un gerente de proyectos avanzado. Ya sea que administre un programa, una cartera o un departamento, perfeccionará sus habilidades de liderazgo e impulsará mejores resultados con estos consejos:
A continuación, le mostramos cinco prácticas recomendadas para gerentes de proyectos avanzados:
- Comprenda cómo se conectan varios esfuerzos: identifique cómo se conectan sus proyectos entre sí, así como la forma en que estos se alinean con objetivos empresariales generales. Recuerde que esta alineación estratégica es lo que en última instancia conducirá a que un programa o cartera de proyectos integrado sea exitoso.
- Invierta en herramientas avanzadas: si gestiona un programa o cartera, necesitará herramientas potentes y de grado empresarial que puedan albergar documentación, completar datos clave, crear paneles potentes, integrarse con otras aplicaciones y proporcionar la seguridad necesaria. Para obtener más información sobre cómo encontrar la herramienta de gestión de proyectos adecuada para sus necesidades, lea el capítulo 9.
- Mejorar la admisión y la priorización del proyecto: asegúrese de que su equipo esté trabajando en las cuestiones correctas y con procesos definidos, para poder asumir y priorizar las solicitudes de nuevos proyectos. Considere la adopción de una herramienta que le permita crear fácilmente un formulario de admisión y recopilar todos los detalles necesarios para evaluar y priorizar cada solicitud.
- Modelar la mejora continua: Aprenda continuamente de sus esfuerzos anteriores, tanto positivos como negativos, aplicando las lecciones aprendidas de sus proyectos anteriores y motivando al equipo a practicar la mejora continua en sus tareas individuales. Además, siga aprendiendo e invierta en cursos, de ser necesario.
- Mejore sus habilidades de gestión de recursos: a medida que su equipo y la cartera de proyectos crezcan en tamaño y complejidad, una buen gestión de los recursos se vuelve algo fundamental. Obtenga información sobre la gestión y la utilización de la capacidad, cómo pronosticar las necesidades de contratación y cómo formar equipos para maximizar la eficiencia de los proyectos.
Puede obtener más información sobre los cursos y certificaciones de gestión de proyectos en el capítulo 8.