¿Qué es el alcance del proyecto?
Según el texto, «Guía del libro de conocimientos sobre gestión de proyectos» (Guía PMBOK®), producido por el Project Management Institute (PMI), «el alcance del proyecto es el trabajo necesario para dar como resultado la entrega de un proyecto.» Básicamente, el alcance del proyecto es la fase de la planificación del proyecto en la que se identifican los objetivos, las entregas, el presupuesto y el cronograma del proyecto. Es importante tener en cuenta que el alcance del proyecto no debe confundirse con el alcance del producto. Aunque es similar en intención, el alcance del producto define las entregas y las restricciones necesarias de un producto, en lugar de un proyecto.
Si bien los requisitos tanto del proyecto como del producto pueden cambiar con el tiempo, el objetivo es evitar la corrupción del alcance, que es el aumento no planificado o no administrado de las expectativas. Cuando se deja sin control, la corrupción del alcance puede derivar en sobrecargas de costos, retrasos y una menor calidad. También puede conducir a una pérdida de confianza, al daño de la reputación o al fracaso del proyecto. Si bien hay muchas maneras de mitigar la corrupción en el alcance, tomarse el tiempo necesario para definir el alcance de su proyecto o producto puede contribuir a garantizar que se cuenta con los recursos, el cronograma y el presupuesto adecuados para completar su tarea según lo planeado.
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¿Cómo se define el alcance de un proyecto?
Definir el alcance de un proyecto significa identificar el propósito y las entregas de su proyecto, así como los recursos necesarios para ejecutar sus tareas. En el proceso de definir el alcance del proyecto, también determinará qué está fuera del alcance, es decir, de qué no es responsable su proyecto. Es posible que deba trabajar con los miembros del equipo, la gerencia o los participantes externos para hacerlo, pero el objetivo de definir el alcance del proyecto es nivelar las expectativas entre todas las partes. Así que, sea minucioso en sus estimaciones y tómese el tiempo que necesite para asegurarse de que todos estén en sintonía.
Al definir el alcance de su proyecto, determinará los objetivos, las entregas, las restricciones, las suposiciones, las exclusiones, el cronograma y el presupuesto del proyecto, entre otros elementos.
El PMI describe seis fases para la definición del alcance, y puede usar su fórmula para determinar usted mismo los criterios mencionados. Así, documentará formalmente estos elementos en una declaración de alcance del proyecto (detallada en la siguiente sección).
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Planificación del alcance: En esta etapa, usted decide cómo se definirá, supervisará y controlará el alcance. Además, usted define los procesos de gestión del alcance: cómo se gestionarán las expectativas de los participantes, cómo se resolverán los desacuerdos y se priorizarán los requisitos. Este primer paso es fundamental porque establece la etapa y la integridad de toda la operación del proyecto.
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Control del alcance: En esta fase continua, usted gestiona las expectativas de los participantes. En general, debe actuar a favor del cliente, pero debe ser realista y responsable al aceptar cambios del cliente. Debe evaluar continuamente los requisitos adicionales y cómo se acumulan en función del alcance estándar y decidir si acepta o no los cambios. En última instancia, el objetivo de esta fase es evitar la corrupción innecesaria del alcance.
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Requisitos de recopilación: Este es el punto crucial del alcance de su proyecto. En esta fase, usted define el requisito del proyecto (cualquier condición o función que su entrega deba cumplir o tener). En esta instancia, usted también define la estrategia y el trabajo del proyecto para comprender los objetivos, las restricciones, las tareas/subtareas, las fases/subfases, las suposiciones, las exclusiones, los hitos, el riesgo conocido, la justificación, la estimación de costos, las herramientas y la tecnología necesaria para llevar a cabo su proyecto. Además, usted asigna un patrocinador del proyecto, identifica a los participantes y define los criterios de aceptación.
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Definición de alcance: Ahora que ha recogido todos los requisitos, puede definir formalmente el alcance de su proyecto propuesto, incluido lo que está fuera del alcance. En esta fase, debe escribir la declaración de alcance (definida en detalle en la siguiente sección): Enumere las entregas, las restricciones, las suposiciones, las exclusiones, el presupuesto, el cronograma, los requisitos de aprobación, etc. También es apropiado incluir alternativas al presupuesto o al cronograma si no se pueden cumplir los objetivos de referencia propuestos.
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Creación de la estructura de desglose del trabajo (WBS, por sus siglas en inglés): Una estructura de desglose del trabajo divide el amplio alcance del proyecto en una estructura jerárquica de los elementos de acción discretos más pequeños (llamados paquetes de trabajo). Este es un paso fundamental y una entrega que ayudará a su equipo a comprender el trabajo tangible que se debe realizar y delegar los paquetes de trabajo a las partes correspondientes.
Puede ver sus paquetes de trabajo en forma de esquema y diagrama con la plantilla WBS para Microsoft Excel. La representación visual facilita a los participantes ver cómo se organizan y se relacionan los paquetes de trabajo entre sí, y se pueden personalizar los campos según las necesidades.
Descarga de la plantilla WBS de esquema y diagrama - Excel
Puede encontrar más plantillas de estructura de desglose del trabajo aquí.
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Validación del alcance: En esta fase (también llamada verificación del alcance), los participantes externos (clientes) dan el visto bueno formalmente a las entregas. Tenga en cuenta que usted aún tiene el control sobre su resultado, así que no acepte sin pensar los cambios que proponga el cliente.
En las siguientes secciones, describiremos en detalle las fases de definición del alcance del proyecto y mostraremos cómo documentar formalmente esta información en una declaración del alcance del proyecto.
¿Qué es una declaración del alcance del proyecto?
Una declaración del alcance del proyecto es un documento que describe el alcance de su proyecto. Sirve como registro formal de las entregas propuestas, el cronograma, el costo, los recursos, etc., para que todos los participantes nivelen sus expectativas.
Las declaraciones del alcance del proyecto son similares pero no idénticas a los siguientes documentos de planificación del proyecto. A continuación, proporcionamos algo de contexto sobre cada tipo de documento e incluimos plantillas gratuitas y descargables que lo ayudarán a comenzar a planificar su proyecto.
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Plan de gestión de proyectos (PMP): Es probable que este documento se superponga con una declaración de alcance, pero un PMP se centra más en los objetivos del proyecto y la ejecución general. En cambio, una declaración de alcance define los límites y requisitos específicos de un proyecto.
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Acta de constitución del proyecto: El acta de constitución del proyecto describe los objetivos e intenciones de un proyecto, generalmente en relación a las decisiones comerciales generales. Los equipos consultan el acta de constitución del proyecto durante la producción para garantizar que las decisiones comerciales estén en consonancia con la intención inicial del proyecto. Puede usar esta plantilla del acta de constitución de un- proyecto para Excel para indicar el propósito del proyecto, el caso del negocio, los objetivos, las métricas, las entregas esperadas y el cronograma tentativo.
Descargue la plantilla del acta de constitución del proyecto
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Declaración de trabajo (SOW, por sus siglas en inglés): La SOW describe el acuerdo de trabajo entre dos partes y se utiliza para garantizar que todos los acuerdos se cumplan en la entrega final. Una declaración de trabajo generalmente incluye el alcance del proyecto, pero va más allá para describir los resultados esperados y los términos y condiciones adicionales. Esta plantilla de SOW incluye un espacio para describir los objetivos y supuestos del proyecto, así como los aspectos relacionados con el negocio, las soluciones, los aspectos técnicos y del servicio y seguridad del proyecto. Puede encontrar más plantillas de SOW específicas del sector aquí.
Descargue la declaración de trabajo de la gestión de proyectos
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Diseño conjunto de aplicaciones (JAD, por sus siglas en inglés): JAD es un proceso en el que los profesionales del conocimiento y de TI definen los requisitos comerciales de un proyecto de desarrollo. Por lo general, JAD se facilita mediante un taller formal que busca resolver cualquier error de comunicación entre las partes y mediar en los requisitos comerciales con las limitaciones técnicas. Los participantes suelen incluir al patrocinador ejecutivo, a los expertos en la materia, a un registrador (también llamado escriba o experto en documentación), un facilitador y otros miembros del equipo que deseen observar el taller. El resultado de un JAD puede parecer una declaración de alcance en el sentido de que se establecen expectativas formales.
Cómo crear una declaración de alcance del proyecto
Una declaración del alcance del proyecto es un documento relativamente sencillo, pero al que se le debe dedicar el tiempo adecuado para investigarlo y finalizarlo, ya que servirá como referencia principal para las expectativas del proyecto o del producto.
Como mínimo, una declaración del alcance del proyecto debe incluir lo siguiente:
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Objetivos y metas del proyecto
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Entregas clave
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Restricciones del proyecto
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Suposiciones y exclusiones del proyecto
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Un cronograma aproximado
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Un presupuesto
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Relación con los objetivos generales del negocio (cómo se alinea su proyecto con los objetivos de la organización)
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Aprobación de los participantes
Puede usar la siguiente plantilla de Microsoft Word para escribir la declaración de alcance. Además de los elementos mencionados anteriormente, se incluye un espacio para indicar las tareas que están fuera del alcance, adjuntar un WBS y describir el presupuesto y el cronograma como restricciones del proyecto.
Descargue la plantilla de declaración del alcance del proyecto - Word
¿Qué es la gestión del alcance?
El PMI describe el proceso de gestión del alcance durante el ciclo de vida de un proyecto: «Los cambios se producen, y la gestión del alcance del proyecto incluye el proceso para gestionar los cambios en el alcance y garantizar que el proyecto se realice a tiempo y dentro del presupuesto.» En el mundo de los negocios, esto significa que se deberá supervisar activamente el alcance durante el transcurso de su proyecto o del desarrollo del producto, aun cuando se haya definido el alcance del proyecto y creado una declaración de alcance. La gestión del alcance define cómo controlar el alcance continuamente para evitar sobrecargas de costos y retrasos.
La gestión eficaz del alcance ofrece varios beneficios, pero la mayor ventaja es evitar la corrupción del alcance. Para hacerlo, necesitará una estimación precisa tanto del tiempo como del costo, si puede manejar estas dos cuestiones, tendrá una mayor probabilidad de ejecutar un proyecto o producto que ofrezca el valor planificado y cumpla con los objetivos. La gestión efectiva del alcance también ayuda a garantizar la aceptación continua de los participantes y puede ayudar a generar confianza con los clientes. Además, la gestión del alcance puede mejorar la calidad del proyecto o del producto y darle a los gestores la reputación de miembros y líderes responsables y confiables del equipo.
Por otro lado, el alcance mal gestionado suele dar lugar a su corrupción, que puede manifestarse como proyectos tardíos, sobrecarga de costos o baja calidad. En última instancia, la falta o la mala gestión del alcance del proyecto pueden derivar en estrés y fracaso.
La gestión del alcance del proyecto con frecuencia se analiza junto con lo siguiente:
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Gestión de cambios: La gestión de cambios es la identificación e implementación proactivas de los cambios y el desarrollo dentro de una empresa. Hay varios modelos diferentes de gestión de cambios, pero el término en sí se refiere a las acciones colectivas implementadas para facilitar los ajustes organizativos. La gestión eficaz del alcance incluye la gestión de cambios, ya que los requisitos, el presupuesto y el cronograma inevitablemente cambian a lo largo del transcurso de un proyecto. Sin embargo, es necesario saber cómo identificar y comunicar los cambios a los participantes, no se debe simplemente aprobar o rechazar acciones sin la aprobación de todas las partes involucradas. Además, el término gestión integrada de cambios se refiere al objetivo de la integración simultánea entre el cambio organizativo e individual y entre la gestión de proyectos y cambios.
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Gestión de carteras de proyectos (PPM): PPM es una estrategia de gestión que ayuda a evaluar y priorizar varios proyectos de una cartera. Si se ha detallado adecuadamente el alcance de cada proyecto, priorizarlos se vuelve mucho más fácil.
¿Qué es un plan de gestión del alcance de un proyecto?
Un plan de gestión del alcance de un proyecto es un documento que describe el enfoque de la gestión de un proceso en particular. Si bien una declaración del alcance del proyecto detalla las entregas, el costo, el cronograma y las restricciones de un proyecto, un plan de gestión del alcance del proyecto explica cómo se regirá el alcance del proyecto (incluido cómo se supervisarán los cambios). El plan de gestión del alcance generalmente incluye funciones y responsabilidades, métodos de control de cambios, verificación y la estructura de desglose del trabajo.
Prácticas recomendadas de gestión del alcance de proyectos
Por naturaleza, la gestión del alcance es una ciencia inexacta: No es posible anticipar cada cambio o desarrollo que desafíe el cronograma o presupuesto de su proyecto. Sin embargo, se pueden seguir varias prácticas recomendadas para maximizar las probabilidades de éxito del proyecto:
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Sea específico y preciso. Mientras más precisas sean sus proyecciones, menor será la probabilidad de corrupción del alcance. Evite la ambigüedad, aborde las incertidumbres y actúe con anticipación si tienes dudas.
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Cree objetivos de alto nivel. Mantenga los objetivos en un alto nivel para incorporar flexibilidad al plan de su proyecto. Utilice un lenguaje que describa la intención general del proyecto o producto (PMI recomienda verbos como reemplazar, diseñar, implementar, instalar y automatizar), y proporcione especificaciones concretas en las otras secciones de la declaración del alcance.
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Colabore. Trabaje con todos los que dependan del éxito de su proyecto, tanto dentro como fuera de su organización. Esto lo ayudará a aclarar las expectativas desde el principio.
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Involucre a los participantes correctos. Igual de importante que la comunicación es la comunicación con las personas adecuadas. Solo involucre a las partes necesarias. Esto ayudará a que las negociaciones avancen con la mayor fluidez y rapidez posible.
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Tenga en cuenta los posibles cambios. Como se ha comentado, los cambios son inevitables en el transcurso de un proyecto. Tenga esto en cuenta durante la producción y permanezca abierto a los cambios, pero solo después de una consideración y cálculos cuidadosos.
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Solicite la aprobación de los participantes. Recuerde que los participantes dependen de la finalización exitosa, a tiempo y dentro del presupuesto de su proyecto. Aunque debe estar abierto a los cambios, como líder del equipo es su responsabilidad comunicar los cambios y solicitar la aprobación de los participantes antes de implementarlos.
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Cuidado con los «adornos.» Los adornos tienen lugar cuando los miembros del equipo agregan otras funciones al proyecto o al producto para sorprender a los clientes. Si bien ir más allá puede potencialmente fortalecer una relación con los clientes, con frecuencia puede resultar contraproducente y costar más tiempo y dinero a ambas partes. (Los adornos se consideran en general una versión de la corrupción del alcance.)
A continuación, presentamos otras técnicas tangibles que se pueden usar para no pasar por alto ningún factor en la declaración del alcance ni en el plan de gestión del alcance. Si decide incluir documentación adicional, asegúrese de que sea clara, sencilla y directa para no confundir a los participantes ni crear más trabajo.
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Proponga objetivos SMART. Obtenga más información sobre cómo elaborar objetivos SMART (por sus iniciales en inglés) (inteligentes, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos limitados) aquí.
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Utilice un mapa mental para crear su declaración del alcance: Un mapa mental es una demostración visual de información. En general, se usa en sesiones de lluvia de ideas para dar seguimiento a sus pensamientos y ver cómo están relacionados. Puede usar un mapa mental para generar ideas al redactar su declaración de alcance, pero también puede emplear la técnica para identificar las relaciones jerárquicas entre los requisitos de su proyecto. Incluso hay un software de mapas mentales que permite retraer o extender las "ramas" de su lluvia de ideas, dependiendo del público.
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Incluya un análisis SWOT (por sus iniciales en inglés): Analice su proyecto a través de las cuatro lentes SWOT (fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas) para identificar el espacio para la mejora y las influencias que podrían presentar dificultades o forzar cambios en su proyecto.
Una forma de ganar credibilidad en el campo de la gestión del alcance es obtener una Certificación profesional de gestión de proyectos (PMP)® del PMI. Para obtener información extensa sobre cómo estudiar y obtener el PMP, lea «Cómo impulsar su carrera con la Certificación PMP.»
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