¿Qué es la gestión de la cartera de proyectos?
El término gestión de la cartera de proyectos (PPM) se refiere a cómo un equipo organiza y gestiona grupos de proyectos relacionados de manera eficiente para lograr las metas estratégicas. Los gestores priorizan las carteras utilizando criterios predeterminados y asignan recursos según el nivel de prioridad.
El objetivo de la gestión de la cartera de proyectos es aumentar la eficiencia mediante la implementación de un proceso repetible y basado en criterios para elegir y priorizar los próximos proyectos. La meta principal es evaluar satisfactoriamente la probabilidad de éxito de sus proyectos, teniendo en cuenta los riesgos, y programarlos de una manera que maximice la utilidad de los recursos de una organización. Una estrategia exitosa evolucionará con la organización a medida que cambien las necesidades.
Puede adaptar las estrategias de gestión de la cartera de proyectos a cualquier departamento interno y ajustar la escala para cualquier tamaño o volumen de proyectos. Los tipos comunes de gestión de la cartera de proyectos incluyen la gestión de la cartera de proyectos empresariales, que se refiere a las iniciativas a gran escala para evaluar cada proyecto en todos los departamentos, y la gestión de la cartera de proyectos de TI, que incluye los proyectos que se llevan a cabo en el departamento de TI. Para obtener más información, consulte la guía sobre el proceso de gestión de la cartera de proyectos.
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Gestión de la cartera de proyectos vs. gestión de la cartera de programas
La gestión de la cartera de proyectos se refiere a la gestión a gran escala de proyectos en una empresa, que pueden no estar relacionados. La gestión de la cartera de programas es la supervisión de grupos de proyectos relacionados que comparten metas estratégicas.
Alan Zucker, profesional de la gestión de proyectos con más de 25 años de experiencia, da un ejemplo de la diferencia entre ambas: “Por ejemplo, una empresa automotriz gestiona una cartera de proyectos que incluye todos los automóviles, camiones y SUV de su línea de productos. Puede haber una cartera aparte dedicada a la gestión de los SUV que incluye la gestión del conjunto de productos existente y el desarrollo de nuevos modelos. El esfuerzo por desarrollar un nuevo modelo de SUV sería un programa [que consta] de varios proyectos interrelacionados que deben coordinarse. Habría proyectos individuales para diseñar el motor, el interior, el exterior y mucho más que forman parte del programa del nuevo modelo de SUV”.
Gestión de la cartera de proyectos vs. gestión de proyectos
La gestión de proyectos se refiere a la facilitación y supervisión de un proyecto y equipo específicos por parte de un gestor de proyectos. La gestión de la cartera de proyectos prioriza los proyectos de una empresa y gestiona el tiempo y los recursos necesarios para llevarlos a cabo.
El Project Management Institute (PMI) define la gestión de proyectos como “la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto”.
Joe Pusz es el fundador y director ejecutivo de The PMO Squad, una empresa de consultoría de gestión de proyectos. Aclara la diferencia entre los dos términos. “La gestión de la cartera de proyectos lleva a cabo el proyecto o programa correcto en el momento adecuado. La gestión de la cartera de proyectos es una función estratégica, mientras que la gestión de proyectos es la entrega del trabajo priorizado dentro de la toma de decisiones de la cartera”. En última instancia, la gestión de la cartera de proyectos es el marco estratégico que impulsa la toma de decisiones al llevar a cabo proyectos o programas.
¿Cuáles son los objetivos de la gestión de la cartera de proyectos?
La gestión de la cartera de proyectos tiene muchos objetivos. Los principales son establecer estrategias de priorización coherentes y efectivas y una gestión eficiente de recursos, además de facilitar la toma de decisiones ejecutivas.
- Priorización efectiva: El éxito de la gestión de la cartera de proyectos depende de la priorización de los proyectos de manera efectiva. Los proyectos deben priorizarse según criterios predeterminados y supervisarse a lo largo del tiempo.
- Uso eficiente de los recursos: Administrar la cartera de proyectos significa asegurarse de asignar recursos, incluidos tiempo, dinero y mano de obra, de la manera más eficiente posible.
- Facilitación de la toma de decisiones ejecutivas: Cuando se gestiona adecuadamente, una cartera de proyectos está bien organizada y es fácil de revisar. Cuando los ejecutivos tienen fácil acceso a información clara, se facilita la toma de decisiones informadas.
- Visibilidad y comunicación: Una cartera de proyectos bien administrada hace visibles los estados del proyecto y reduce la necesidad de una comunicación excesiva. Los miembros del equipo deben poder responder muchas de sus propias preguntas observando los paneles e informes del proyecto.
- Fomentar la aceptación de los ejecutivos: Un historial de gestión exitosa de la cartera de proyectos aumenta la confianza de los ejecutivos en los gestores y sus equipos. Es más probable que respalden proyectos dirigidos por estos equipos en el futuro.
- Finalización del proyecto: El objetivo final de la gestión de la cartera de proyectos es llevar a cabo más proyectos a tiempo y según el presupuesto.
¿Cuál es la función del gestor de la cartera de proyectos?
El gerente de la cartera de proyectos supervisa a los gestores de proyectos individuales y se asegura de que los proyectos se alineen con las metas de la empresa. Un gerente de la cartera de proyectos exitoso se asegura de que las entregas sean puntuales y coherentes entre los departamentos y de que los recursos se asignen adecuadamente.
También puede actuar como enlace entre los gestores de proyectos individuales y los ejecutivos. Tiene una visión única de cómo interactúan los proyectos y los departamentos, y ayuda a determinar la dirección final de una empresa priorizando los proyectos en consecuencia.
¿Por qué necesitamos la gestión de la cartera de proyectos?
A medida que una empresa crece y asume más proyectos, la gestión de la cartera se torna cada vez más esencial. La gestión de la cartera de proyectos ofrece una visión general de todos los proyectos potenciales y en curso, lo que permite a los ejecutivos y gerentes tomar decisiones más informadas sobre su negocio.
“La gestión de la cartera de proyectos ha ayudado a nuestros gestores a manejar eficazmente el tiempo, las habilidades, los recursos y los presupuestos. Ha facilitado muchas tareas, especialmente en situaciones en las que los gestores tienen que realizar varias. La implementación de la gestión de la cartera de proyectos ha garantizado que nuestra empresa funcione con un riesgo mínimo al proporcionar a los gestores una visibilidad centralizada de la información del proyecto para todos los proyectos”, afirma Sam Shepler, fundador y director ejecutivo de Testimonial Hero.
El beneficio principal de la gestión de la cartera de proyectos es que concede visibilidad de todos los aspectos del proceso, que incluye el presupuesto, los recursos, los riesgos, el estado y las propias decisiones. El software de gestión de la cartera de proyectos puede estandarizar los procesos y eliminar las discrepancias al documentar todas las comunicaciones, decisiones y evaluaciones que se producen en el ciclo de vida de dicha gestión. Además, muchas herramientas (informes, análisis de datos, paneles, etc.) habilitan una funcionalidad más general para otorgar visibilidad a la toma de decisiones. Para obtener más información, consulte la guía sobre ventajas y desventajas de la gestión de la cartera de proyectos.
Componentes principales de la gestión de la cartera de proyectos
Hay cuatro componentes principales de la gestión de la cartera de proyectos. Se debe diseñar una estrategia, definir un marco empresarial para la organización, determinar los criterios y priorizar la cartera de proyectos, y mantener y realizar cambios en ella según sea necesario.
A continuación, le brindamos un poco más de información sobre cada componente:
- Estrategia: Diseñe el enfoque de la gestión de priorización de proyectos. Determine qué es lo más importante para su negocio y describa las metas de gestión de su cartera.
- Marcos empresariales: Observe cómo interactúan los proyectos y departamentos, y diseñe un marco que respalde esas interacciones. Existen numerosos enfoques para la gestión de proyectos y carteras: lea la guía de marcos de gestión de proyectos para obtener más información sobre lo que es adecuado para su organización.
- Priorización de carteras: La priorización de proyectos es esencial para una gestión exitosa de la cartera. Con la opinión de todas las partes interesadas clave, elija los criterios de priorización en función de su relevancia para las metas del negocio.
- Mantenimiento de la cartera: Comprenda que muchos factores pueden cambiar con el tiempo y haga ajustes en consecuencia.
Ejemplos de gestión de la cartera de proyectos
La gestión de la cartera de proyectos puede parecer diferente en función del sector, el tamaño de la empresa y las necesidades del equipo. A continuación, hemos descrito algunos ejemplos de diferentes enfoques para la gestión de la cartera de proyectos:
- Carteras de pequeñas empresas: Las pequeñas y grandes empresas tienen necesidades diferentes. Una pequeña empresa puede tener solo algunos proyectos en curso o potenciales en un momento dado, así como equipos y presupuestos más pequeños. Estas empresas pueden priorizar los proyectos de su cartera de manera más dinámica para aumentar la satisfacción de los clientes o de los equipos directivos para hacer crecer el negocio.
- Carteras de TI: Las carteras de TI se priorizan en gran medida en función de las demandas existentes del equipo de TI. Los equipos de TI tienden a ser relativamente pequeños y muy especializados, y los proyectos de TI suelen ser más costosos, por lo que es muy importante mantener a esos empleados bien respaldados y no abrumarlos con tareas para que puedan hacer su mejor trabajo.
- Carteras de empresas internacionales: Es probable que las empresas internacionales tengan equipos ubicados en muchos de los mercados en los que hacen negocios. La gestión de la cartera se dificulta porque las necesidades de esos equipos y mercados pueden diferir en gran medida. En este caso, es especialmente importante priorizar las carteras hacia iniciativas que respalden las metas del negocio en su conjunto, en lugar de solo las metas de un mercado en particular.
- Empresas remotas: Las empresas que son totalmente remotas deben considerar el uso de software de gestión de la cartera de proyectos para facilitar la comunicación y la visibilidad de los proyectos. Los paneles centrales, las notificaciones y los informes automáticos del flujo de trabajo y la mensajería en tiempo real son herramientas invaluables que se pueden usar al gestionar carteras y equipos a distancia.
- Carteras de negocios de fabricación: Las empresas que producen bienes para los clientes deben considerar el uso de herramientas que permitan a sus clientes recibir actualizaciones y ver los informes del proyecto en tiempo real. Puede ahorrar mucho tiempo automatizando las notificaciones o dando a los clientes su propio acceso a los informes de estado, en lugar de enviar correos electrónicos de actualización manualmente y responder preguntas a cientos de personas diferentes.
Prácticas recomendadas para la gestión de la cartera de proyectos
Puede ser difícil saber cómo implementar la gestión de la cartera de proyectos en su organización. Desde elegir los criterios de priorización hasta encontrar las herramientas de software adecuadas, hemos compilado una lista de consejos de expertos a continuación:
- Crear un equipo (o departamento) de gestión de la cartera:
Crear un equipo con experiencia para que sea responsable de la gestión de la cartera de proyectos es una de las mejores formas de garantizar su éxito. “Es mucho poder en manos de quienes gestionan la cartera de proyectos, pero si son adecuadas para la tarea, significará un impulso considerable para el negocio. Contar con algunos gestores bien experimentados a cargo de la gestión de la cartera de proyectos puede ayudar a combatir cualquier problema importante, ya que los compañeros de equipo pueden equilibrar cualquier sesgo individual en la toma de decisiones”, sugiere James Diel, fundador y director ejecutivo de Textel. - Elegir criterios de priorización que se alineen con los objetivos de la empresa:
Una de las partes más críticas de la gestión de la cartera de proyectos es priorizar diversos proyectos. Es esencial que priorice los proyectos aplicando criterios que fomentan el progreso para lograr las metas de la empresa. “Seleccionamos cuidadosamente los proyectos para acercar la empresa a los objetivos estratégicos. Si algún proyecto no nos ayuda a alcanzar las metas, sería una pérdida de recursos de la empresa y de esfuerzos en el lugar de trabajo. Como gestor de proyectos, evalúo y priorizo los proyectos teniendo en cuenta la estrategia empresarial general”, afirma Brad Tousenard, fundador y director ejecutivo de SpinupWP.
- Ser flexible: Comprenda que el negocio necesita cambiar por una variedad de factores. Fomente la flexibilidad en sus equipos y le será más fácil adaptarse a ellos. “Para que cualquier negocio se diferencie y destaque en un mercado dinámico y saturado, tiene que tener la capacidad de adaptarse rápidamente. Una adaptabilidad rápida para ofrecer soluciones a cualquier problema requiere un liderazgo excepcional y una gestión eficaz”, aconseja Shepler.
- Utilizar las herramientas disponibles: Hay numerosos recursos de plantillas y herramientas de software gratuitos que facilitan la gestión de la cartera de proyectos. Elija los que mejor se adapten a sus necesidades y no tenga miedo de usarlos con regularidad. “Los recursos son limitados en cada organización a medida que los proyectos compiten entre sí por la financiación. Con las herramientas de gestión de la cartera adecuadas, se puede ver la disponibilidad de recursos en toda la empresa antes de elegir proyectos y optar por el más adecuado para optimizar la asignación. Con la gestión de la cartera de proyectos, usted también puede revisar y reevaluar periódicamente esos proyectos para asegurarse de que el presupuesto sigue en consonancia con las metas del negocio y del proyecto”, afirma Diel.
- Comprender la cultura existente: Tenga en cuenta la cultura de la empresa al realizar cambios a gran escala. Una empresa con un historial de un enfoque de laissez-faire respecto de los plazos puede no reaccionar bien a un cambio repentino a fechas de vencimiento inflexibles y viceversa. “Al implementar un programa de PPM, es importante comprender el contexto organizacional y cultural. Muchos programas nuevos fracasan porque establecen prácticas que están fuera de contexto. Los programas exitosos definen metas empresariales claras y luego establecen procesos y prácticas que comienzan a llevar a la organización en la nueva dirección”, aconseja Zucker.
Plantillas de gestión de la cartera de proyectos
Las plantillas de gestión de la cartera de proyectos son herramientas que ayudan a respaldar procesos específicos del ciclo de vida de PPM ya que proporcionan tablas de presupuestos, cronogramas y paneles para visualizar los datos. Muchas herramientas de software a gran escala combinan estas funciones en una solución unificada.
Si encuentra brechas específicas en el software que utiliza actualmente para la gestión de la cartera, puede usar plantillas para tareas como informar fácilmente el estado de la cartera, dar seguimiento al presupuesto vigente o crear un panel para visualizar toda la cartera. También puede elegir entre una variedad más amplia de plantillas gratuitas de gestión de la cartera de proyectos.
Kit de facilitación de la gestión de la cartera de proyectos
La gestión de la cartera de proyectos es un proceso complicado. Hemos reunido este kit para que pueda empezar. En él encontrará plantillas para personalizar donde podrá planificar y realizar reuniones, priorizar proyectos y crear informes y paneles de la cartera.
Descargar el kit de facilitación de la gestión de la cartera de proyectos
Plantilla de agenda de reuniones
Utilice esta plantilla de agenda de reuniones para planificar fácilmente las reuniones de gestión de la cartera de proyectos. Diseñe un cronograma para analizar las prioridades de los proyectos, los proyectos en curso, los presupuestos u otras cuestiones de la gestión de la cartera. Le ofrecemos un cronograma a modo de ejemplo, pero puede editar fácilmente la plantilla para reflejar sus necesidades específicas.
Descargar la plantilla de agenda de reuniones
Microsoft Excel | Microsoft Word
Plantilla de acta de reunión
Utilice esta plantilla de acta de reunión para registrar comentarios y notas de las reuniones de gestión de la cartera de proyectos. También encontrará espacio para enumerar los asistentes a las reuniones y los objetivos.
Descargar la plantilla de acta de reunión
Microsoft Excel
Plantilla de priorización de proyectos
Utilice esta plantilla para crear una lista personalizada de proyectos, clasificados por prioridad, utilizando los criterios que defina. Elija los criterios más esenciales y clasifique las opciones de proyectos en una escala del uno al cinco. Esta plantilla generará una lista clasificada de los proyectos más urgentes para su organización.
Descargar la plantilla de priorización de proyectos
Microsoft Excel
Plantilla de informe de estado de la cartera de proyectos
Simplifique los informes con esta plantilla de informe de estado de la cartera de proyectos. Cree y muestre un cronograma de 12 meses de los estados del proyecto, con detalles y resúmenes para cada uno. Genere un resumen del presupuesto y utilice la guía codificada por colores para ver qué elementos están encaminados.
Descargar la plantilla de informe de estado de la gestión de la cartera de proyectos
Microsoft Excel
Plantilla de panel de la cartera de proyectos
Cree una guía visual sobre el estado del proyecto con esta plantilla de panel de la cartera de proyectos. Utilice gráficos fáciles de leer, visualice los cronogramas de entrega, la asignación de recursos y el estado financiero de todos los proyectos de la cartera. También puede resumir el estado del proyecto en un formato de hoja de cálculo menos gráfico.
Descargar la plantilla de panel de la cartera de proyectos -Microsoft Excel
Funciones importantes de las herramientas de PPM
Una herramienta de cartera de proyectos es un sistema de gestión centralizado para supervisar el proceso de gestión de la cartera de proyectos. Para lograr las numerosas metas de gestión de la cartera, hay una variedad de herramientas de software que automatizan los procesos y organizan los datos.
“Antes de lanzarse al vasto océano del software de gestión de proyectos en el mercado actual, es importante dar un paso atrás y evaluar exactamente lo que su empresa necesita del software de gestión de la cartera de proyectos” afirma Shepler. “El mejor software PPM de su clase consta de ciertas funciones que garantizan el nivel óptimo de atención y análisis necesarios para ejecutar proyectos sin ningún tipo de obstáculo. Esto incluye flujos de trabajo flexibles, recordatorios y notificaciones automatizados y programados, gráficos de Gantt y la capacidad de colaborar y [generar] informes. El mejor software de gestión de la cartera de proyectos es uno que modela carteras y objetos en unos clics sin comprometer otras funciones ni la facilidad de uso”.
Zucker explica la reciente popularidad de las herramientas de software. “La plataforma de software le permite realizar un seguimiento del ciclo de vida de todos los proyectos, desde la ideación hasta la aprobación de la financiación, pasando por la ejecución y la obtención de los beneficios”, afirma. “Si no usa una plataforma de software, no se rastrearía toda esta información o se rastrearía en hojas de cálculo incompatibles y desactualizadas”.
“El software puede garantizar que los datos se recopilen de manera coherente para todos los proyectos”, continúa Zucker. “El flujo de trabajo se puede habilitar para reducir el esfuerzo manual de seguimiento de las aprobaciones. Se pueden generar informes estándar a partir de la solución, lo que elimina la necesidad de que las personas pierdan innumerables horas elaborando informes manualmente. El software también promueve las herramientas y prácticas estandarizadas”.
Pusz enfatiza que las herramientas de PPM mantienen a los miembros del equipo concentrados en los datos. “Cuando las herramientas se configuran e integran adecuadamente en los procesos organizacionales, ayudan a eliminar la toma de decisiones emocionales”, afirma. “Las herramientas se centran en el ROI previsto y otros factores configurados, como la utilización de recursos, las habilidades y los presupuestos”.
Cómo elegir el software de gestión de la cartera de proyectos más adecuado
Hay muchas consideraciones que tener en cuenta al elegir el software de gestión de la cartera de proyectos adecuado para su empresa. Considere la adaptación de la organización, el costo y los desafíos de la implementación, así como las funciones que el software tiene para ofrecer.
El marco básico para elegir una herramienta es simple en teoría, pero a menudo complejo en la práctica. Para encontrar el software de gestión de la cartera de proyectos adecuado para su empresa, debe tener en cuenta dos factores clave: la adaptación organizacional y el costo.
Si bien cada herramienta promocionará funciones exclusivas que se pueden adaptar a su organización, usted no debe elegir el software basándose solo en la funcionalidad. Como señalan Zucker y Pusz, un programa de software elegante no resolverá todos los problemas de procesos de la noche a la mañana. Y, en algunos casos, podría generar más problemas. En cuanto a este primer paso, adaptación de la organización, determine las necesidades específicas de su empresa y si una herramienta de software puede satisfacerlas y de qué modo. Piense que el término general “adaptación” incluye tamaño, capacidades, sistemas de apoyo y otros factores culturales.
“El primer paso al elegir una herramienta de gestión de la cartera de proyectos es comprender las necesidades empresariales y organizacionales”, afirma Zucker. “La mayoría de las herramientas tienen sus propias fortalezas y debilidades. La pregunta clave es: ¿Cómo funcionará la herramienta en su entorno?”.
Pusz está de acuerdo con esta afirmación. Dice que es necesario hacer la pregunta: “¿Cómo se adaptará la herramienta a la cultura de la organización?”.
En cuanto al costo, los gastos van mucho más allá del precio de la etiqueta del nuevo software. Como explican Pusz y Zucker, hay muchos costos ocultos y cualitativos que tienen en cuenta el presupuesto, los recursos y el estado de la organización.
Como dice Zucker, “no se limite a mirar el costo inicial de comprar el software o la licencia. Mire el costo total de propiedad”. También es importante tener en cuenta el costo de aprender a usar un software nuevo y capacitar al equipo para que lo utilice.
Puede haber desafíos significativos en la implementación del software de gestión de la cartera de proyectos. Como explica Pusz, “el software de gestión de la cartera de proyectos, como la mayoría de los softwares, es tan bueno como el tiempo dedicado a configurarlo correctamente. Puede ser engorroso configurar herramientas empresariales más grandes teniendo en cuenta todos los criterios para la evaluación de la gestión de la cartera de proyectos. Además, pueden ser costosas y requerir capacitación y mantenimiento constantes para estar al día con la estrategia organizacional”. Si desea obtener más información, lea la guía para implementar la gestión de la cartera de proyectos.
Estos desafíos no deben impedirle adoptar un software de gestión de la cartera de proyectos, pero usted debe ser consciente de las limitaciones antes de comenzar la implementación y trabajar activamente para combatirlas. Después de todo, como señala Zucker, “en general, estos desafíos no surgen porque las herramientas tienen limitaciones intrínsecas. Los desafíos suelen ser causados por la forma en que la empresa decide crear o configurar el software”.
Cualidades y funcionalidad de las herramientas de gestión de la cartera de proyectos que deben tenerse en cuenta
Una vez que haya identificado las necesidades y restricciones específicas de su organización, considere los productos y evalúe su funcionalidad. No hay funciones objetivamente necesarias, pero algunas cualidades comunes de las herramientas sólidas de gestión de la cartera de proyectos incluyen informes, paneles y facilidad de uso.
A continuación, le mostramos una lista de los aspectos que debe tener en cuenta al seleccionar una herramienta de PPM:
- Usabilidad/IU: Elija una herramienta con una interfaz que sea fácil de usar. Considere la curva de aprendizaje involucrada al capacitar a nuevos usuarios.
- Funciones de colaboración y comunicación: Las funciones de colaboración y comunicación deben estar incorporadas en la herramienta. Usted debería poder automatizar los mensajes y verlos en tiempo real.
- Software basado en la nube vs. software in situ: Considere el costo de la implementación, tanto en tiempo como en presupuesto. También debe tener en cuenta la seguridad y el mantenimiento, así como el acceso al soporte.
- Informes: Una herramienta de gestión de la cartera de proyectos debe ofrecer informes automáticos sobre métricas diferentes.
- Integraciones: Verifique si las nuevas herramientas se integran con el software ya implementado. También debe asegurarse de que la herramienta funcione sin problemas en varias plataformas, incluso en dispositivos móviles.
- Almacenamiento de datos: Tenga en cuenta las necesidades de almacenamiento y asegúrese de que las nuevas herramientas puedan adaptarse a ellas. Fíjese con qué tipos de archivos son compatibles y con cuáles no.
- Paneles: Un panel es una visualización de datos que suele utilizarse para informar métricas y estados generales. Una buena herramienta de software de gestión de la cartera de proyectos poseerá esta funcionalidad y puede mejorar las tácticas de informes y análisis.
Aumente la visibilidad de los procesos de PPM con coherencia donde es importante
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