¿Qué es la gestión de cartera de proyectos?
La gestión de carteras de proyectos (PPM) se refiere a la planificación, el seguimiento y la gestión consolidadas de procesos, proyectos y tecnologías para ayudar a los gerentes de proyectos a ordenar y evaluar los proyectos, tanto existentes como propuestos, en función de detalles específicos.
Con PPM, las organizaciones tienen como objetivo alcanzar sus metas y objetivos estratégicos, al tiempo que tienen en cuenta factores como las condiciones del mercado, los competidores, los deseos y necesidades de los clientes, y los requisitos del gobierno.
PPM también tiene como objetivo crear un portal de información que cubra todos los objetivos e iniciativas orientados al proyecto. Esto ayuda a los miembros del equipo y a las partes interesadas clave a ver fácilmente todos los datos clave de proyectos, organización y rendimiento para que puedan evaluar qué proyectos ayudan o dificultan el negocio.
Entre los beneficios adicionales de la PPM, se incluyen los siguientes:
- Proporcionar amplia información para que las partes interesadas clave puedan tomar las mejores y más informadas decisiones empresariales sobre proyectos, prioridades y recursos
- Mantener una visibilidad granular y de alto nivel de toda la información clave del proyecto en toda la organización
- Implementar una forma de colaborar entre todas las partes interesadas para alcanzar un consenso sucinto a la hora de alinear los proyectos con los objetivos y metas del negocio
Mientras que la gestión general de proyectos se centra en un proyecto específico a la vez, la PPM establece un proceso mediante el cual las organizaciones pueden colaborar, acordar y actuar colectivamente sobre programas específicos que apoyan los objetivos y metas generales del negocio.
Proceso de gestión de carteras en la gestión de proyectos
Los equipos utilizan PPM en la gestión de proyectos para crear y mantener procesos que tengan en cuenta continuamente todos los proyectos en función de los objetivos generales del negocio y los objetivos estratégicos, lo que ayuda a priorizar y validar los proyectos a medida que surjan.
Este proceso también ayuda a las organizaciones a financiar adecuadamente los proyectos y recursos.
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Fases de gestión de la cartera de proyectos
El proceso de PPM tiene como objetivo establecer fases específicas en las que los miembros del equipo son notificados sobre diferentes hitos del proyecto, como cuando se cumplen los umbrales de recursos, surgen conflictos del proyecto o los presupuestos superan sus cantidades.
Las fases del proceso de PPM ayudan a crear un enlace estratégico entre la estrategia empresarial general, la selección del proyecto y su ejecución.
Grupo de alineación del proceso (fases 1-7) del proceso de PPM
El primer grupo de fases del proceso de PPM es el grupo de procesos de alineación, que gira en torno a todo el trabajo preparatorio que un equipo debe realizar antes de aprobar o iniciar un proyecto.
- Identificación: Documente todos los procesos y proyectos continuos y nuevos que deben gestionarse utilizando PPM.
- Categorización: Ordene estos procesos y proyectos en grupos o unidades empresariales adecuados.
- Evaluación: Evalúe cada proceso o proyecto para determinar su valor empresarial. Esta evaluación debe estar basada en datos, pero puede utilizar variables cualitativas y cuantitativas.
- Selección: Elija los procesos o proyectos más valiosos y efectivos de la fase de evaluación y cree una lista completa.
- Priorización: Clasifique cada proceso o proyecto en función de categorías estratégicas específicas, como el riesgo frente al retorno, el ahorro de costos, la innovación, la ventaja competitiva, etc. Con mayor frecuencia, las organizaciones determinan la clasificación utilizando un modelo de puntuación, que es una forma de análisis en la que los responsables de la toma de decisiones califican el proyecto en una serie de preguntas que distinguen los proyectos superiores (por lo general en una escala de 1 a 5 o de 0 a 10). Esta puntuación sirve como complemento del valor del proyecto para la empresa, pero también incluye estrategia, aprovechamiento y factores, además de las medidas financieras.
- Equilibrio de cartera: Organice los proyectos por valor y cree un plan de negocios sensato basado en su priorización.
- Autorización: Comunique la priorización y la estrategia que identificó en los pasos anteriores, obtenga la aprobación del presupuesto y los cronogramas, y asigne los recursos adecuadamente.
Beneficios del grupo de alineación del proceso (fases 1-7) del proceso de PPM
El principal beneficio del grupo de alineación del proceso es que permite a las organizaciones evaluar todos los proyectos y procesos, luego seleccionar solo los que aportan el mayor valor a la empresa y se alinean mejor con los objetivos y metas generales del negocio.
Desafíos del grupo de alineación del proceso del proceso de PPM
El grupo de alineación del proceso puede ser difícil de navegar porque desafía a las organizaciones a enumerar todos los proyectos y procesos actuales, y luego clasificarlos en función del retorno de la inversión (ROI) y la alineación con los objetivos empresariales, que pueden ser difíciles de identificar.
Grupo de monitoreo del proceso (fases 8-9) del proceso de PPM
La siguiente fase del proceso de PPM es el grupo de monitoreo del proceso, que implica analizar, informar y revisar un proyecto. En esta fase, los equipos de PPM revisan todos los proyectos y sus procesos asociados y los modifican según sea necesario.
- Revisión e informes periódicos de la cartera: Recopile los indicadores clave de rendimiento (KPI) y analícelos en relación con sus objetivos empresariales. Revise estos KPI periódicamente para mejorar constantemente los procesos internos.
- Cambios estratégicos: Analice y ajuste sus procesos estratégicos según sea necesario en función de la revisión en el paso anterior.
Beneficios del grupo de monitoreo del proceso del proceso de PPM
El beneficio clave del grupo de monitoreo del proceso es que proporciona pasos específicos para analizar y revisar todos los proyectos en función de los objetivos empresariales utilizando KPI predeterminados. Esto permite a las organizaciones mejorar constantemente sus proyectos y procesos.
Desafíos del grupo de monitoreo del proceso del proceso de PPM
El grupo de monitoreo del proceso puede ser un desafío, porque requiere que las organizaciones juzguen los proyectos y procesos en función de los KPI específicos, que deben actualizarse estratégicamente en función de lo que funciona y no funciona.
Proceso de componentes (fase 10) del proceso de PPM
La última fase del proceso de PPM es el proceso de componentes, en el que se analiza el rendimiento de los componentes involucrados en el proceso general de PPM.
Ejecución e informes de componentes: Analice el rendimiento de cada componente y determine el éxito relativo de cada uno para obtener comentarios sobre la fortaleza de su proceso de PPM en su conjunto.
Beneficios del proceso de componentes del proceso de PPM
El grupo de proceso de componentes ofrece el beneficio de determinar los componentes que tienen éxito y permitir a las organizaciones fortalecer su proceso general de PPM.
Desafíos del proceso de componentes del proceso de PPM
El principal desafío del proceso de componentes es el análisis real de cada componente, que puede ser difícil de observar individualmente y juzgar por su éxito.
¿Qué es el proceso de gestión de cartera de proyectos?
El proceso de gestión de la cartera de proyectos es un proceso continuo, aunque sigue un conjunto específico de fases que evalúan adecuadamente cada proyecto o conjunto de proyectos.
A continuación, encontrará el proceso de PPM descrito desde la identificación hasta la ejecución y los informes:
¿Cómo se define un proceso de gestión de cartera de proyectos?
El proceso de PPM implica un proceso continuo de identificación, selección, planificación, seguimiento y gestión de proyectos que ofrecen el máximo valor empresarial y el ROI, así como se alinean con los objetivos estratégicos.
PPM es un proceso dinámico de toma de decisiones que define el mejor uso de los recursos, así como determina los cronogramas y presupuestos adecuados y realistas para los proyectos que se alinean con los objetivos y metas generales del negocio.
Pasos del proceso de gestión de cartera de proyectos
Los pasos del proceso de PPM son los mismos que las fases, que se componen de tres grupos básicos (alineación, monitoreo y componente), como se describe con más detalle arriba.
Plantilla de proceso de gestión de cartera de proyectos
Utilice esta plantilla para crear un proceso coherente para los componentes de PPM. Empiece por identificar y enumerar todos sus proyectos y termine con un análisis completo de sus componentes. Esta plantilla proporciona un marco para un proceso de PPM que puede implementar en toda su organización.
Descargar plantilla de proceso de gestión de cartera de proyectos
Visite este artículo para obtener más plantillas relacionadas con PPM, incluidas las plantillas orientadas al proceso de PPM.
Flujo del proceso de gestión de cartera de proyectos
El proceso de PPM es un flujo vivo y ágil que incluye fases, detalladas más arriba, en las que se evalúa con precisión cada proyecto y programa en función de los objetivos generales del negocio.
Ejemplo de proceso de gestión de cartera de proyectos para empresas
Un proceso de PPM de nivel empresarial debe prestar especial atención a alinear los proyectos y programas con las metas y los objetivos estratégicos de toda la organización, que pueden ocultarse fácilmente en una gran empresa.
A continuación, se muestra un ejemplo de un proceso de PPM para la empresa que le permite capturar todos los proyectos dentro de la organización, calificarlos en función de criterios específicos y priorizarlos, proveer fondos y controlarlos a lo largo del ciclo de vida para asegurarse de que mantienen la alineación con los objetivos del negocio.
Visite este artículo para obtener más información sobre PPM específicamente para empresas.
Prácticas recomendadas para el proceso de gestión de carteras de proyectos
Para crear e implementar el proceso de PPM más efectivo en su organización, empiece por identificar sus metas y objetivos empresariales.
Hacerlo le ayudará a usted y al resto de su organización a desarrollar un plan de acción específico con el que pueda avanzar, en función de cómo se alineen con su visión estratégica.
Otras prácticas recomendadas que se pueden usar a medida que desarrolla su proceso de PPM incluyen las siguientes:
- Establecer una oficina de gestión de proyectos (PMO): Una PMO es una unidad de negocios específica destinada a supervisar todo el proceso de PPM y coordinar los esfuerzos de proyectos y programas en toda la organización para garantizar que los proyectos se alineen con la estrategia comercial de la empresa.
- Cree criterios específicos de evaluación de proyectos: Estos criterios ayudarán a la organización a revisar, evaluar y priorizar los proyectos de manera efectiva, de modo que pueda determinar fácilmente qué proyectos pueden proceder y qué proyectos deben quedar pendientes. Tenga en cuenta las siguientes preguntas:
- ¿Cómo impulsa el proyecto los objetivos empresariales?
- ¿Cuáles son los resultados esperados del proyecto?
- ¿Ya hay otro proyecto en marcha que pueda lograr resultados similares?
- ¿Cuál es el perfil de rentabilidad de riesgo del proyecto?
- ¿Qué recursos necesita para el proyecto y tiene el ancho de banda y las finanzas para obtenerlos?
- Desarrollar una estrategia de gestión de riesgos: Cree una forma de evaluar los riesgos potenciales e inherentes de un proyecto, así como una forma de realizar evaluaciones de riesgos a lo largo del proyecto.
- Investigar e implementar una solución o herramienta de PPM: Una herramienta de PPM puede ayudar a aumentar la visibilidad del proceso de PPM, de modo que todas las partes interesadas y los miembros del equipo puedan ver cómo avanzan los proyectos a través del proceso de principio a fin.
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