Proceso de implementación de la gestión de carteras de proyectos
El proceso de implementación de la gestión de carteras de proyectos (PPM) es un esfuerzo organizativo. La empresa establece un plan de acción y un marco para la gobernanza, y luego estandariza nuevas prácticas en torno a esos elementos. Para implementar la PPM con éxito, debe impulsar el cambio en todos los niveles.
"Operativamente, la mayoría de las organizaciones centran sus esfuerzos en la selección, la gobernanza y la supervisión de proyectos. La selección de proyectos es el proceso de revisar las solicitudes o propuestas del proyecto y decidir qué proyectos seguir en función de la alineación estratégica, el retorno de la inversión u otros factores específicos de la empresa. La gobernanza y la supervisión son los procesos para crear patrones de entrega estandarizados, informar sobre el rendimiento del proyecto y tomar medidas correctivas cuando sea necesario", afirma Alan Zucker, director fundador de Aspectos básicos de la gestión de proyectos.
La gestión de carteras de proyectos es una herramienta de gobernanza eficaz para la coordinación y gestión de muchos proyectos. Para obtener más información sobre la PPM, lea esta guía sobre la gestión de carteras de proyectos.
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Cómo implementar la gestión de carteras de proyectos
La gestión de carteras de proyectos es una filosofía sin una metodología única y universal; sin embargo, todos los enfoques de implementación requieren la aceptación de toda la organización, la adhesión al marco elegido y una consideración cuidadosa de los objetivos y valores de la empresa.
Algunos gerentes toman un enfoque sencillo y de un solo objetivo para la gestión de carteras, mientras que otros prefieren la versatilidad que conllevan los enfoques Agile. Su primer objetivo es encontrar el ajuste adecuado para su empresa.
"Cuando se trata de la gestión de carteras de proyectos, tiene un único objetivo: identificar y mejorar los rendimientos de un proyecto. La identificación de un enfoque debe derivar de las preguntas que tenga sobre el proyecto que se está considerando, ya sea si [son preguntas de] productividad, calidad o rentabilidad general. Cuando tiene su propósito en mente, la identificación de áreas de mejora y amplificación se vuelve evidente", afirma Alex Mastin, fundador y director ejecutivo de Home Grounds.
Para describir su enfoque de la gestión de carteras, primero defina sus objetivos: "Sea claro en cuanto a los objetivos por adelantado", sugiere Jake Carroll, fundador de Create Kaizen. Continúa: "Asegúrese de que los objetivos, los requisitos de informes, etc., estén claros desde el principio, hacer incluso un pequeño cambio en estas [consideraciones] podría alterar drásticamente la forma en que informa la gestión de las carteras".
Además, la misión de su empresa (así como su tamaño y el sector) influyen en gran medida en la forma en que gestiona sus carteras. La disposición de su empresa a adaptarse al cambio es otro factor que ayuda a determinar su enfoque respecto de la PPM. Además, debe elegir un enfoque que haga que su plazo y otros objetivos sean razonables y, por lo tanto, alcanzables.
Asegúrese desde el principio de que todos los miembros del equipo estén de acuerdo con su enfoque. La mejor manera de hacerlo es identificar a un defensor para su proceso que sea un líder en el negocio. Si tiene apoyo ejecutivo, el resto pronto lo seguirá. También es esencial obtener el apoyo de otros líderes y gerentes departamentales, ya que la gestión de carteras requiere procesos coherentes y estandarizados. Si un equipo está haciendo las cosas de manera diferente, su enfoque será mucho más difícil de implementar.
"Cada organización configura las prácticas de gestión de sus carteras de manera algo diferente. Las pequeñas empresas pueden tener una sola cartera, mientras que las grandes empresas pueden tener muchas. Por lo general, un gerente sénior debe dirigir el equipo de gestión de las carteras. El equipo puede estar dentro del departamento de finanzas, planificación o tecnología, pero los miembros siempre deben informar a un líder sénior", recomienda Zucker.
Establezca un marco para el enfoque de gestión de carteras de proyectos que haga hincapié en lo que su negocio valora más. Establezca un cronograma para la priorización y comprenda que es posible que deba volver a revisar continuamente la priorización de los mismos proyectos a medida que pasa el tiempo. El marco debe describir los objetivos más importantes que tiene para la gestión de carteras, y usted debe tomar todas las decisiones con ese marco en mente.
Seis pasos de implementación de la gestión de carteras de proyectos
La gestión de carteras de proyectos requiere seis pasos para implementarse. En primer lugar, debe definir su enfoque y asegurar el apoyo ejecutivo. A continuación, lleve su plan al equipo. Luego, reúna los datos de la cartera y priorícelos. Por último, supervise y gestione su cartera.
Paso 1: Definir el enfoque de gestión de carteras de proyectos
Defina el enfoque de gestión de carteras de proyectos determinando los objetivos de su empresa, estableciendo su marco de trabajo y analizando la disposición y la capacidad de su empresa para cambiar a fin de crear un cronograma realista para su trabajo.
"El primer paso es decidir qué es importante para la organización en términos de seleccionar y supervisar la ejecución del proyecto. El segundo es diseñar e implementar un proceso básico que satisfaga esas necesidades mínimas. Utilice herramientas ligeras o basadas en papel para implementar la primera iteración del proceso porque querrá poder implementar actualizaciones o cambios en el proceso rápidamente, a medida que vaya aprendiendo", dice Zucker.
Paso 2: Apoyo ejecutivo seguro para su plan de carteras de proyectos
Los cambios organizativos requieren un sólido apoyo y ejemplos de los líderes. Asegurarse de que los ejecutivos se sumen a las nuevas prácticas es la mejor manera de animar a los demás a unirse.
Paso 3: Apoyo del equipo seguro para su plan de carteras de proyectos
Una vez que tenga a los ejecutivos a bordo, comuníquese con otros líderes directivos y departamentales para llevarlos a cabo. La gestión de la cartera de proyectos afecta a todos los proyectos y equipos, por lo que debe establecer un precedente para asegurarse de cumplir con los nuevos estándares en toda la empresa.
Paso 4: Recopilar datos de la cartera
Cree una lista completa de los proyectos actuales y potenciales de la empresa. Asegúrese de tener datos sobre esos proyectos, como cronogramas, hitos, riesgos potenciales, necesidades de recursos y ROI.
Paso 5: Priorizar la cartera de su proyecto
Priorice los proyectos en función de su marco de trabajo. Puede optar por favorecer proyectos con un ROI más alto independientemente del riesgo, o bien, puede preferir un enfoque más averso al riesgo. Independientemente del enfoque que elija, sea objetivo, teniendo en cuenta los objetivos de la empresa.
Paso 6: Aprender y evolucionar a partir de sus carteras de proyectos
Las situaciones cambian con el tiempo, y las carteras también lo hacen. Es esencial evaluar su cartera de manera recurrente para asegurarse de que su marco y enfoque actuales siguen alineados con los objetivos de la empresa.
No tenga miedo de hacer cambios cuando sea necesario: "Después de haber adquirido algo de experiencia con el proceso, evalúelo. Solicite la opinión de los líderes sénior, la gerencia y los equipos de proyectos. ¿Se seleccionan los proyectos "adecuados"? ¿El proceso es transparente y ligero? Según los comentarios, ajuste cuando sea necesario", recomienda Zucker.
Lea esta guía sobre el proceso, los pasos y los flujos de gestión de carteras de proyectos para obtener más información sobre esto después de la implementación.
Estrategia de implementación de la gestión de carteras de proyectos
Desarrolle su estrategia de implementación para ofrecer los mejores resultados en el tiempo más razonable posible. Permita algo de flexibilidad para adaptarse a varios departamentos con diferentes entregas, pero asegúrese de mantener el mismo enfoque fundamental.
Organice sus carteras utilizando criterios de clasificación uniformes en todos los ámbitos. Asegúrese de informar lo mismo y celebrar las mismas reuniones clave sobre todos los proyectos potenciales y en curso.
Hoja de ruta de implementación de la gestión de carteras de proyectos
Una hoja de ruta de implementación es una versión simplificada y fácil de leer de su plan de implementación. Defina su enfoque, asegure el apoyo ejecutivo, incorpore al equipo, reúna información del proyecto, organice y priorice esos proyectos, y desarrolle continuamente su enfoque según sea necesario.
Costos de implementación de la gestión de carteras de proyectos
El objetivo final de la gestión de carteras de proyectos es mejorar los procesos que sean más valiosos que sus costos.
Estos costos no son solo financieros; pueden incluir capacitación, software e inversión de tiempo. Sin embargo, los beneficios de una implementación exitosa son el aumento del éxito del proyecto, un mejor ROI y una mayor eficiencia.
Pat Khumprakob, consultor independiente de productos e innovación de TI, comparte su experiencia sobre el costo de implementar la gestión de carteras de proyectos: "Los costos son enormes, especialmente para las organizaciones que están fuertemente reguladas o que han estado operando de manera establecida durante mucho tiempo. Si bien hay costos asociados con la contratación de personal nuevo, veo costos más grandes en relación con el cambio del personal existente para adaptarlo a nuevos modelos".
Khumprakob agrega: "Mucho ha cambiado en la tecnología en los últimos 20 años, y pedirles a los empleados titulares que se adapten a cosas como Agile, operaciones de desarrollo, pensamiento de diseño y mucho más puede hacer que se sientan muy incómodos. Están acostumbrados a un sistema en el que, si hacen su trabajo, lo hacen sin errores y entregan a tiempo, obtienen sus bonos y aumentos. Probar algo nuevo pone ese sistema de recompensas directamente en peligro.
"Muchos costos vuelven a cambiar", continúa Khumprakob. "¿Cómo fomentamos el cambio en los empleados, los procesos, los sistemas existentes, etc. para adaptarnos a las nuevas prácticas y técnicas? ¿Cómo entrenamos, capacitamos y guiamos al personal para comprender el ecosistema, a la vez que les dejamos aportar sus nuevos puntos de vista o años de experiencia? Es muy complicado".
Khumprakob dice: "Estuve con una empresa que me trajo para crear una organización de productos digitales a nivel de equipo. Cuando comencé el trabajo, rápidamente descubrí que no había apoyo en los niveles superiores a esta iniciativa. El negocio y la TI no estaban alineados (y se trataba de una iniciativa de TI); no había ninguna dirección o mentalidad de liderazgo, y se convirtió en una pesadilla. Los empleados calificados se fueron rápidamente porque se dieron cuenta de que no había una infraestructura para el éxito.
"Cuando implementa una nueva estructura de gestión, tiene que empezar desde arriba con alguien que tenga la visión, la dirección y la influencia para incorporar a otros líderes. A partir de ahí, puede empezar a incorporar o reclutar a los mejores talentos para impulsar la visión. Luego, sigue ese paso e incluye a los talentos junior, a quienes puede entrenar y guiar.
"Cuando se hace bien, una nueva estructura de gestión puede ofrecer excelentes resultados. Cuando se hace mal, puede costar más que un par de empleados clave", concluye Khumprakob.
Para obtener más información sobre los beneficios y desafíos de la PPM, lea esta comparación de las ventajas y desventajas de la gestión de carteras de proyectos.
Plantilla del plan de implementación de la gestión de carteras de proyectos
Descarga de la plantilla del plan de implementación de la gestión de carteras de proyectos
Puede usar esta plantilla para organizar la implementación de su plan de gestión de carteras. Úsela para describir sus objetivos y el marco, identificar a los miembros clave de su equipo y enumerar y organizar fácilmente la cartera de proyectos.
Consulte esta página de plantillas para obtener más plantillas gratuitas de gestión de carteras de proyectos.
Desafíos de la implementación de la gestión de carteras de proyectos
La implementación de la gestión de carteras de proyectos puede ser un proceso difícil y complicado. Los gerentes de cartera deben superar muchos desafíos, desde contratar nuevo personal hasta capacitar al equipo sobre nuevos procedimientos y organizar y priorizar proyectos y datos existentes.
Estos son los principales desafíos a los que se enfrenta al implementar la gestión de carteras de proyectos:
- Asegurar la aceptación: garantizar la aceptación tanto de los ejecutivos como de los gerentes de departamentos o proyectos puede ser difícil. Debe reunir diferentes requisitos y estilos de gestión de una manera que satisfaga las necesidades de todos. "La implementación de la gestión de carteras de proyectos conlleva los crecientes problemas de un lanzamiento. Asegúrese de indicar claramente cuál será el saldo operativo para las partes interesadas clave y obtenga la aceptación antes de la implementación", advierte Carroll.
- Uso de un enfoque único para todos: todos los proyectos son diferentes, por lo que eliminar los matices en el proceso de gestión y priorización puede producir resultados positivos y negativos. Asegurarse de que su marco de priorización refleje realmente los valores de su negocio puede ayudar a mejorar lo positivo y reducir el potencial de lo negativo.
- Capacitación y reestructuración: la contratación y la capacitación son costosas. Las nuevas estrategias de gestión de carteras de proyectos pueden requerir que contrate nuevos gerentes de cartera y definitivamente requerirán capacitar a los gerentes de proyectos de departamentos existentes sobre todos los procedimientos nuevos.
- Conocer sus límites: comprender los límites de sus recursos y de su equipo es fundamental a la hora de implementar la gestión de carteras de proyectos. "Necesita saber dónde puede ampliar sus recursos y dónde debe retenerlos. Sus ingresos dependen no solo de cuánto dure un proyecto, sino también de la cantidad de recursos que invierta en él. Las variables son parte del negocio y sus recursos pueden ser variables. Mantenerse abierto y con capacidad de adaptación al cambio es muy importante", afirma Mastin.
- Lidiar con la complejidad: "es muy fácil complicarse cuando se implementa la gestión de carteras de proyectos al crear un sistema complejo que da más trabajo mantener que lo que vale la pena. Este problema es doble: uno, complica sus datos y hallazgos, lo que conduce a una mala toma de decisiones; dos, reduce la importancia percibida de la gestión de carteras dentro de su empresa. La gestión de las carteras de proyectos es una herramienta muy poderosa, pero la toma de decisiones mal informada puede conducir a un largo y difícil camino hacia la adopción y la recuperación", advierte Carroll.
- Recopilación de datos: cuando se comienza de nuevo con la gestión de carteras de proyectos, tiene una gran cantidad de datos que recopilar y organizar, probablemente en diferentes formatos con diversas estructuras de nomenclatura en distintos servidores y departamentos. "Analice los datos durante un período de tiempo antes de tomar cualquier decisión. Uno de los errores que comete la mayoría de quienes inician la gestión de carteras de proyectos es precipitarse en la toma de decisiones. La paciencia se recompensa con resultados más calibrados. Es necesario identificar los beneficios a largo plazo para garantizar la longevidad del negocio", señala Mastin.
- Enfrentar los cambios en las prioridades de los proyectos: gestionar proyectos bajo un nuevo modelo es difícil. Por ejemplo, si actualmente gestiona varios proyectos en curso cuando los ejecutivos deciden asignar una mayor prioridad a otros proyectos, es posible que sus proyectos de alta prioridad en algún momento se pospongan o se desplacen por completo.
- Asumir los costos en dinero y tiempo: la implementación de la gestión de carteras de proyectos es costosa tanto en términos de dinero como de tiempo. Planificar y recopilar datos, contratar y capacitar a nuevo personal, pagar sus salarios continuos, dedicar tiempo a cambiar de procesos y realizar inversiones en software nuevo son ejemplos de los costos asociados a la implementación.
| Desafíos | Solución |
|---|---|
| Garantizar la aceptación | Empiece por el nivel ejecutivo. La aceptación temprana de alto nivel fomenta la cooperación entre departamentos y de nivel inferior. |
| Adoptar un enfoque único para todos | Asegúrese de que su marco de priorización refleje realmente las necesidades y los objetivos de su empresa. Esto permite que los mejores proyectos se destaquen y, por lo tanto, garantiza que dedique los recursos de la manera más eficiente. |
| Capacitación y reestructuración | La contratación, la capacitación y la reestructuración son componentes costosos, pero necesarios para la implementación de la gestión de carteras de proyectos. Poner en marcha un plan de implementación sólido y garantizar la cooperación de todos los departamentos puede ayudar a minimizar estos costos continuos. |
| Conocer sus límites | Comprender los límites de sus recursos y del equipo requiere experiencia y habilidad. Supervise de cerca los proyectos en curso para asegurarse de que no está impulsando a su equipo más allá de lo que puede lograr con éxito |
| Recopilación de datos | Implemente una estructura de almacenamiento y nomenclatura en toda la empresa para proyectos e informes, independientemente del departamento. Esto lo ayuda a mantener los proyectos e informes organizados y accesibles. También debe crear un sistema de informes estandarizado para poder comparar ciertos KPI entre proyectos. |
| Enfrentarse a los cambios en las prioridades del proyecto | Comience el proceso de implementación lentamente y, si es posible, espere hasta que finalice cualquier proyecto importante antes de iniciar algún cambio a gran escala. Comience nuevos procedimientos de elaboración de informes y priorización al iniciar los nuevos proyectos, en lugar de implementarlos cuando los proyectos ya están en curso. |
| Asumir los costos en dinero y tiempo | La implementación de la gestión de carteras de proyectos es, en sí misma, un proyecto a gran escala. Calcule los costos y los recursos que necesita para la implementación tal como lo haría con cualquier otro proyecto, y asegúrese de que su presupuesto admita el uso de recursos y los gastos necesarios. |
Consejos para la implementación de la gestión de carteras de proyectos
Puede usar muchas estrategias para garantizar la implementación exitosa de la gestión de carteras, desde la creación de un plan detallado hasta la facilitación de la comunicación visible y abierta. A continuación, encontrará una lista de consejos de expertos:
- Cree un plan detallado: reúna un plan de implementación detallado con un marco que refleje sus objetivos empresariales. Dele a su plan la oportunidad de funcionar, pero no tenga miedo de cambiar las cosas cuando sea necesario.
- Facilite la visibilidad y la comunicación abierta: desde el principio, eduque a todos los involucrados sobre la naturaleza del plan y, durante la implementación, mantenga visible el progreso.
- Establezca un equipo de implementación: elija a varios representantes en varios niveles y departamentos que informen a un líder ejecutivo. Verifique con frecuencia y asegúrese de que las cosas estén bien encaminadas.
- Utilice software disponible: elija una herramienta de software de gestión de carteras de proyectos que complemente su enfoque. "Los datos pueden contar muchas historias, y la infraestructura que asume su herramienta de gestión de carteras de proyectos reflejará los datos finales que obtiene de [esa infraestructura]. Investigue y elija la herramienta que se ajuste a su equipo y proceso, no al revés", sugiere Carroll.
- Aproveche la cultura existente de la empresa: eche un vistazo a los procesos y la cultura existentes de su empresa y cree un plan que funcione dentro de esa estructura. "Al implementar un programa de gestión de carteras de proyectos, es importante comprender el contexto organizativo y cultural. Muchos programas nuevos fracasan porque establecen prácticas que están fuera de contexto. Los programas exitosos establecen objetivos empresariales claros basados en la cultura existente. Luego, estos programas establecen procesos y prácticas que comienzan a llevar a la organización hacia la nueva dirección", observa Zucker.
- Manténgalo simple: la gestión de carteras de proyectos es un proceso complejo que puede volverse rápidamente inviable. "Busque formas más fáciles y flexibles de atender sus casos de uso. Mantenga la simplicidad. Las herramientas y los procesos pueden complicarse rápidamente, por lo que, para garantizar que la agilidad perdure en el tiempo, recuerde que más simple es mejor", sugiere Carroll.
- Organizar: organice todos los datos existentes del proyecto y cree una estructura de nomenclatura y organización para almacenar datos y hacer referencia a proyectos en el futuro.
- Automatice lo más posible: cuanto más pueda automatizar los informes de gestión de carteras de proyectos para un gerente de productos o líder de equipo, mayor será la calidad de sus datos; cuanto mejor sean los datos, más podrá confiar en las ideas que obtiene de ellos.
- Realice ajustes cuando sea necesario: permita que las cosas funcionen, pero sepa cuándo hacer cambios. "Los lanzamientos de herramientas y procesos rara vez salen según lo planeado, así que asegúrese de establecer puntos de contacto con antelación y frecuencia. De esa manera, puede obtener comentarios y dar un giro mientras las cosas siguen siendo flexibles", señala Carroll.
- Apoye a sus equipos: su equipo es uno de sus recursos más valiosos, y solo se vuelve más experimentado y valioso con el tiempo. "Uno de nuestros principios básicos es 'financiar a los equipos, en lugar del proyecto'. Esto significa que financiamos a los equipos de entrega del proyecto y luego decidimos qué equipos deben ejecutar qué trabajo o proyectos. Esta práctica reduce la rotación propia de la formación y la disolución de nuestros equipos de proyecto. Los procesos ligeros de gestión de carteras de proyectos le permiten priorizar los proyectos rápidamente. Cuando los equipos completan un proyecto, se asigna el siguiente (es decir, el que está en la parte superior de su pila priorizada)", explica Zucker.
Caso práctico sobre la implementación de la gestión de carteras de proyectos
Blackboard, un gigante del software empresarial del sector de la educación, necesitaba una herramienta que le ayudara a organizar y gestionar sus numerosas carteras de proyectos.
Con miles de usuarios, cada uno de los cuales tenía sus propias necesidades y desafíos únicos, Blackboard necesitaba una solución que fuera fácil de usar e implementar en numerosos y diversos ecosistemas. La empresa eligió Smartsheet como software para satisfacer sus necesidades.
Antes de adoptar Smartsheet, el equipo tuvo problemas con la gestión de carteras de proyectos a gran escala. En la historia del cliente se incluye el siguiente testimonio de David Minutella, PMP, gerente sénior de Servicios al Cliente en Blackboard Transact:
"Enviamos muchos correos electrónicos de ida y vuelta y trabajamos a partir de documentos Excel. Fue realmente complicado y difícil gestionar el control de versiones con esa herramienta", afirma. "Este problema hacía que el cliente se viera poco profesional".
La implementación de Smartsheet como herramienta de gestión de carteras de proyectos le dio a Blackboard el poder para realizar dos mejoras fundamentales: una, la empresa pudo establecer mejor las expectativas con los clientes potenciales; y dos, era capaz de proporcionar a los clientes existentes y regulares una mejor visibilidad de los procesos del proyecto (a lo largo de la vida de un proyecto).
Desde que se han realizado estos dos cambios, Blackboard se ha equipado mejor para distribuir las cargas de trabajo de numerosos clientes y ha podido mejorar la visibilidad de las partes interesadas clave. La empresa ahorra miles de horas de reunión al año al recopilar actualizaciones e informes de progreso en un solo lugar en tiempo real.
Como resultado de la mejora de estos procesos, la empresa ahora presenta un rostro más profesional a los clientes potenciales y, a su vez, genera mayores ventas y la adopción de su propia plataforma.
Para obtener más información sobre la PPM empresarial, lea esta guía completa sobre la gestión de carteras de proyectos empresariales.
Mejore la colaboración y aumente la velocidad de trabajo con la gestión de carteras de proyectos en Smartsheet
De la administración básica de tareas y de proyectos hasta la administración compleja de recursos y portafolios, Smartsheet lo ayuda a mejorar la colaboración y acelerar el trabajo. Esto lo empodera para lograr más. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas clave y obtenga visibilidad en tiempo real acerca de trabajo gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en menos tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.