Los pros y contras de la gestión de cartera de proyecto

By Kate Eby | 10 Octubre 2021 (actualizado 3 Octubre 2024)

Es un desafío administrar las carteras de proyectos, ya que el tiempo y los costos involucrados pueden ser sustanciales. Dicho esto, muchas empresas encuentran que los beneficios de la gestión de la cartera de proyectos superan las dificultades; esta guía le muestra los pros y los contras.

En esta página encontrará las ventajas de adoptar la metodología de gestión de cartera de proyectos, las desventajas de hacerlo y los beneficios de elegir las herramientas adecuadas para el trabajo.

¿Qué es la gestión de cartera de proyectos?

El término gestión de cartera de proyectos (PPM) se refiere a cómo un equipo organiza y gestiona grupos de proyectos relacionados para lograr de manera eficiente los objetivos estratégicos. Los gerentes priorizan las carteras utilizando criterios predeterminados para asignar recursos de la manera más eficiente. 

"Considerar todas las posibles inversiones en proyectos como una cartera, en lugar de como proyectos individuales, ayuda a proporcionar un equilibrio al priorizar, seleccionar y mantener proyectos", dice Jack Miles, propietario de Sarasota Mold Pros. "Los grandes cambios se pueden gestionar al ajustar los proyectos dentro de la esfera de la cartera macro, en lugar de tratar de hacer cambios organizativos a nivel de microproyecto". La gestión de carteras también es útil porque puede proporcionar una imagen más amplia de las operaciones de una empresa a lo largo del tiempo, lo que ayuda a resaltar los elementos que salieron bien y que necesitan mejoras. 

La gestión de carteras también puede ayudar a una empresa a asegurarse de que está priorizando proyectos con un enfoque estandarizado y que se alinean con los objetivos de la empresa. Para obtener más información sobre los conceptos básicos de PPM, lea "Los principios básicos de la gestión de cartera de proyectos". Para obtener ayuda para desarrollar su estrategia de PPM, consulte nuestra guía completa de procesos de PPM.

El beneficio de alto nivel de la gestión de la cartera de proyectos es crear un sistema confiable dentro del cual las empresas puedan gestionar de manera consistente sus proyectos y programas. Otros beneficios incluyen minimizar el riesgo, maximizar las ganancias y garantizar una asignación inteligente de recursos.

Lea nuestra guía sobre los pros y los contras de la gestión de la cartera de proyectos para obtener más información sobre los beneficios.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de la cartera de proyectos?

La gestión de cartera de proyectos tiene muchos beneficios. Quizás lo más notable es que le permite crear un sistema estandarizado de mejores prácticas para su organización. La adopción de PPM también puede minimizar el riesgo, maximizar las ganancias y garantizar la asignación inteligente de recursos. 

Alan Zucker, un profesional de gestión de proyectos con más de 25 años de experiencia, resume esto: "El beneficio esperado de PPM es que la empresa puede administrar, controlar y gobernar sus inversiones en proyectos para maximizar su retorno de la inversión (ROI) y garantizar que todos los esfuerzos estén alineados con la estrategia corporativa".

Además, PPM puede ayudar a su empresa de las siguientes maneras:

  • Minimiza los riesgos para maximizar el impacto en el negocio: el riesgo es inherente a cada empresa, pero PPM puede ayudar a identificar y mitigar los riesgos antes de que se conviertan en problemas. Un enfoque estandarizado para la toma de decisiones también puede ayudar a las empresas a buscar riesgos menos obvios al comparar nuevos proyectos potenciales con esfuerzos similares del pasado.

    "Aunque la palabra 'riesgo' tiene una fuerte connotación negativa, a veces es inevitable. Debido a la probabilidad, el tipo y el impacto de varios riesgos, debe explorar opciones a través de un plan de gestión de riesgos efectivo para mantener los proyectos en marcha", dice Daniel Carter, asesor de deuda de IVA Advice. Continúa: "Los riesgos tienen repercusiones financieras y programáticas, y reducirlos ayuda a evitar la subestimación del esfuerzo bruto requerido para las iniciativas prospectivas y en curso".
  • Mejore la velocidad de finalización del proyecto: al implementar un enfoque estandarizado para la toma de decisiones, reduce el tiempo que lleva priorizar y elegir proyectos y, en consecuencia, el tiempo que lleva completarlos.

    "Hemos visto una disminución de alrededor del 15 por ciento en la duración promedio de nuestros proyectos desde el uso de una estrategia de gestión de proyectos de cartera y un software colaborativo de PPM", dice  John Li, CTO en Gestión de proyectos de cartera para Fig Loans. "Casi todas las piezas de nuestros proyectos van más rápido, desde la elección del proyecto hasta la planificación y ejecución de la estrategia. Ahora que tenemos información que fluye dentro y fuera de una fuente integrada, la gerencia y los actores clave pueden vincular mejor nuestra estrategia de proyecto con la ejecución real. En pocas palabras, con todos los actores clave teniendo una visión clara de las tareas y la estrategia, completamos más proyectos a tiempo y dentro del presupuesto".
  • Permitir una mayor alineación del presupuesto: cree un esquema realista de los costos de todos los proyectos potenciales y use estas proyecciones para ayudar a evaluar la preparación del proyecto. "El método PPM puede ayudar a identificar las discrepancias presupuestarias entre la actividad planificada y la real en tiempo real, lo que le permite minimizar los riesgos financieros después de que un proyecto ha comenzado", dice Carter. "El software PPM puede advertirle de la sobreexposición de esfuerzos no viables al resaltar posibles excesos de dinero, retrasos en la programación y fallas tecnológicas. Evita que estos riesgos se manifiesten a lo largo de la entrega del proyecto, dejándolo con iniciativas de mayor valor y menor riesgo".
  • Optimice la gestión de recursos: al participar en la gestión de la cartera de proyectos, puede determinar todos los recursos necesarios que necesitará para proyectos potenciales. Con esta información, puede decidir si puede asumir el proyecto, en función de su ancho de banda.
Daniel Foley

"La asignación competente de recursos permite a su empresa aprovechar al máximo sus recursos y habilidades disponibles dirigiéndolos a las tareas más importantes", dice Daniel Foley, especialista en SEO en CloudTech24. "Por ejemplo, la elaboración de perfiles de recursos proporciona un inventario de habilidades actualizado, lo que ayuda a garantizar que los períodos de máxima demanda no se vean afectados por un déficit de habilidades. Evalúa la capacidad y redistribuye la habilidad a través de varias tareas en proporciones calculadas científicamente. La demanda de proyectos se puede pronosticar a esta capacidad de recursos, lo que le permite enfocar sus recursos en proyectos valiosos sin sobrecargarlos o descargarlos".

  • Fomentar la toma de decisiones colaborativa: la gestión de la cartera de proyectos puede ayudar a fomentar la colaboración entre expertos en PPM, gerentes de proyectos y gerentes de programas cuando es el momento de elegir proyectos. Debido a que PPM enfatiza la toma de decisiones basadas en datos, los miembros del equipo no tienen que apoyarse en la preferencia personal por sus asociaciones, que pueden  fortalecer las relaciones y la confianza en el transcurso de su trabajo conjunto.
  • Demuestre el valor del proyecto a las partes interesadas: los ejecutivos obtendrán visibilidad de por qué los equipos han priorizado ciertos proyectos sobre otros. "Si presenta una cartera de proyectos en lugar de solo proyectos individuales, la comunicación puede mejorar al ayudar a cerrar la brecha entre los gerentes de esos proyectos y los ejecutivos que los financian", dice Miles.
  • Aumente la tasa de éxito del proyecto: al usar PPM, podrá concentrarse y secuenciar proyectos que brinden el máximo éxito tanto para el proyecto individual como para su organización en su conjunto. A su vez, esto puede proporcionar una ventaja competitiva, ya que tendrá un sistema confiable de selección de proyectos que deja poco espacio para riesgos, retrasos o proyectos fallidos.

    "PPM tiende a ganar la atención de la gerencia en cada etapa del progreso del proyecto, lo que nos ayuda a desempeñarnos mejor. La gestión adecuada del proyecto reduce el riesgo de que el proyecto falle al llevar a cabo demasiadas tareas simultáneamente", dice Olga Voronkova, estratega de marketing digital de KeyUA.
Joe Pusz

Joe Pusz, fundador y director ejecutivo de The PMO Squad, opina sobre los beneficios de PPM: "El beneficio de una estrategia PPM bien ejecutada es cumplir con los proyectos que proporcionarán el mayor retorno de la inversión para la organización. Con demasiada frecuencia, un gerente inicia un proyecto porque un líder quiere una mejora localizada dentro de su departamento, incluso cuando el proyecto proporciona un valor mínimo a la organización en general. 

"Si bien el ROI es un beneficio directo de un PPM adecuado, los beneficios indirectos incluyen empleados felices y equipos de alto rendimiento. La utilización de los recursos se ve directamente afectada por las malas elecciones de PPM y con frecuencia conduce a una baja moral y falta de confianza en el liderazgo. Cuando asigna miembros del equipo a demasiados proyectos sin una evaluación adecuada de PPM, el recurso soporta la carga de horas adicionales, calidad reducida y, en definitiva, una evaluación de desempeño deficiente", dice.

  Dicho esto, Zucker explica que los beneficios de PPM no son binarios ni automáticos. Usted no simplemente cosecha o no cosecha los beneficios; no ve resultados al instante. En cambio, darse cuenta del alcance de los beneficios de PPM depende del nivel de disciplina de su organización, así como de la dedicación y la adaptación continua a los procesos que establezca. 

 " Los beneficios de desarrollar y madurar un proceso de PPM representan un continuo", dice Zucker. "En un extremo está el caos; el dinero se gasta en proyectos sin control, alineación o responsabilidad. En el otro extremo del espectro, habría un proceso eficiente y transparente. La empresa puede administrar eficazmente sus inversiones para garantizar la alineación y maximizar sus inversiones. Habría transparencia en el estado de los proyectos y programas para que se tomen las medidas correctivas apropiadas si hay problemas".

¿Cuáles son las desventajas de la gestión de carteras?

La gestión de la cartera puede ser costosa, tanto en términos de tiempo como de dinero. También puede eliminar la valiosa experiencia de los gerentes de proyecto de la ecuación de priorizar, un factor que debe tenerse en cuenta al decidir adoptar esta metodología.

Las desventajas potenciales de PPM incluyen las siguientes: 

  • Asignación inapropiada de recursos: el tiempo y el dinero son dos recursos fundamentales para las empresas de cualquier tamaño, y PPM utiliza ambos. "Dependiendo del tamaño del negocio, la gestión de cartera de proyectos puede ser un uso innecesario de recursos financieros y laborales. Si su empresa incluye menos de cinco empleados o no se ocupa de proyectos en profundidad a menudo, es posible que no necesite PPM. Solo invierta si el alcance de gestión ampliado ayudará a su negocio a crecer y aumentar los ingresos", dice Li.
  • Decisiones difíciles: priorizar puede ser muy difícil y, a veces, es necesario tomar decisiones difíciles. Si su equipo de gestión de cartera no puede tomar esas decisiones o no está facultado para hacerlo, puede conducir a una disminución de la eficiencia dentro de la organización.
  • Elimina la experiencia en proyectos de las decisiones: Los gerentes de sus proyectos tienen un conocimiento íntimo de sus procesos y de los proyectos en sí, y la adopción de la metodología de gestión de carteras puede eliminar su voz de la discusión. La toma de decisiones estandarizada, aunque eficiente, ignora la experiencia de los líderes de su equipo, que pueden tener conocimiento de detalles técnicos minuciosos que el gerente de cartera puede desconocer.
  • Tiempo dedicado a tareas administrativas: gestionar adecuadamente una cartera de proyectos lleva mucho tiempo, sin incluir la gestión real del proyecto. Un gerente de cartera debe dedicar tiempo a revisar las prioridades actuales y asegurarse de que las cosas sigan en marcha, así como a crear informes, escribir correos electrónicos y celebrar reuniones. Cuestiones como requerimientos imprevistos de un solo proyecto también pueden afectar la inversión de tiempo de un gerente de cartera al requerir una reevaluación frecuente. "Incluso los cambios más pequeños en los proyectos pueden ejercer presión sobre los presupuestos y causar retrasos", dice Carter.
  • Costo: todo cuesta dinero, desde soluciones de software PPM hasta recursos humanos. Más productos, más miembros del equipo y más gerentes significan más cuotas mensuales y salarios pagados.
    Nick Drewe
    "Puede usar su PPM para agilizar tareas tediosas, lentas pero cruciales como el inventario y la lista de productos. Estas actividades generalmente requieren al menos uno o dos trabajadores a tiempo completo, lo que podría sumar miles de dólares en salario de empleados", dice Nick Drewe, director ejecutivo de Wethrift. "Quizás el mayor inconveniente, dependiendo de sus necesidades de gestión de proyectos, los sistemas PPM podrían retrasarlo en unos pocos cientos de dólares cada mes. Si bien las grandes empresas pueden permitirse esto fácilmente, las pequeñas y medianas empresas podrían no tener los fondos adicionales".

    Hay muchos recursos gratuitos disponibles para ayudar a administrar sus carteras de proyectos, incluidos el software y las plantillas. Hemos compilado una lista de plantillas PPM gratuitas para ayudar a las empresas a mantenerse en el buen camino.
  • Dificultad para asegurar la aceptación de los ejecutivos: muchos factores pueden conducir a una falta de aceptación de los ejecutivos, incluida la falta de visibilidad y la mala comunicación. Puede ser difícil conseguir líderes de su lado, pero en definitiva, contar con el apoyo del equipo ejecutivo conducirá a un mayor éxito para los procesos de su cartera.

    Para obtener más información sobre cómo incluir al equipo ejecutivo en la toma de decisiones de su cartera, lea nuestra guía para la gestión de la cartera de proyectos empresariales.

Guía de referencia rápida de pros y contras de la gestión de cartera de proyectos

Tiene mucho que considerar al decidir si organizar y administrar proyectos como una cartera. Utilice esta guía de referencia rápida para ayudar a comparar los pros y los contras de implementar la gestión de la cartera de proyectos. 

Guía de referencia rápida de pros y contras de la gestión de cartera de proyectos
Pros Contras
Riesgos minimizados: identifique y mitigue los riesgos antes de que se conviertan en problemas. Costo: considere la contratación, capacitación, software y desarrollo de nuevos procedimientos.
Velocidad mejorada de finalización del proyecto: los procesos estandarizados conducen a menos tiempo dedicado a tareas redundantes y menos tiempo para proyectos en general. Asignación de recursos: PPM requiere recursos que las pequeñas empresas pueden no tener de sobra.
Alineación del presupuesto: Describa los costos de manera realista utilizando datos de proyectos actuales y anteriores. Decisiones difíciles: priorizar significa tomar muchas decisiones difíciles sobre muchos proyectos importantes.
Uso optimizado de recursos: la vista de cartera le ayuda a ver qué recursos están realmente disponibles y qué recursos se necesitan para nuevos proyectos. Elimina la experiencia en PM: los procesos para priorizar estandarizados pueden reducir la entrada de sus gerentes en el terreno, que tienen un conocimiento profundo de las actividades cotidianas.
Aumento de la tasa de éxito del proyecto: las prácticas estandarizadas conducen a una mejor predicción de la producción del proyecto a lo largo del tiempo y una mejor oportunidad de éxito. Tiempo: el tiempo es un recurso valioso. El desarrollo y la implementación de procesos PPM utilizan tiempo, que de otro modo podría ser necesario o gastado en otro lugar.
Equipos más colaborativos: crear una cultura de toma de decisiones visible conduce a una mejor comunicación y equipos más unidos. Asegurar la aceptación de los ejecutivos: puede ser difícil asegurar la aceptación de los ejecutivos en los procesos que no están probados al implementar nuevos procedimientos de PPM.

 

Descargar la Guía de referencia rápida de pros y contras de la gestión de cartera de proyectos

 

Microsoft Excel

 

¿Cuáles son los beneficios del software de gestión de la cartera de proyectos?

El software adecuado hace que la gestión de carteras de proyectos sea muy fácil. Estos programas son poderosos conjuntos de herramientas que pueden encajar fácilmente en muchos de sus procesos existentes. Úselos para automatizar tareas, establecer recordatorios y optimizar los procesos manuales para no perder tiempo. 

  • Mejora de la organización y la visibilidad: la organización y la visibilidad son cruciales para el éxito de los proyectos. El software PPM puede proporcionar un panel central y accesible para las actualizaciones de proyectos y una organización visual fácil de entender de los proyectos dentro de su cartera. "Estas plataformas nos permiten agilizar nuestro proceso de gestión de proyectos mediante la compilación de carteras extensas y accesibles", dice Drewe.
  • Fácil de compartir: la adopción del software PPM en toda una organización facilita el intercambio de actualizaciones y resultados entre departamentos y gerentes. Cuando todos usan el mismo programa estándar, surgen menos oportunidades de confusión. "Dado que tenemos múltiples tipos de proyectos en marcha de manera simultánea, utilizamos un software PPM que es fácil de usar y puede adaptarse a nuestros requisitos cambiantes entre departamentos. También es adaptable en cuanto al tamaño del proyecto", dice Voronkova.
  • Ahorro de tiempo: el software PPM le permite automatizar tareas repetitivas y programar actualizaciones y recordatorios, lo que ahorra tiempo y dinero. Los gerentes pueden trabajar en otras tareas más matizadas, mientras que el software se encarga de las cosas simples.
  • Ayudar a la toma de decisiones ejecutivas: el software PPM proporciona una visión fácil del proceso de gestión de la cartera. Los ejecutivos pueden revisar fácilmente los paneles de la cartera para ver qué decisiones se están tomando, cómo los miembros del equipo llegaron a esas decisiones y cómo tomar nuevas decisiones en consecuencia.
  • Generación de informes: el software PPM puede generar informes personalizados para muchas situaciones diferentes. Los informes estandarizados y consistentes hacen que los resultados sean fáciles de ver y guardar para futuras referencias. "Utilizo software que puede darnos el mejor análisis de KPI para tomar las decisiones de gestión más inteligentes para el crecimiento futuro", dice Li.

Utilice nuestro sencillo cuestionario para ayudarle a reducir sus opciones y elegir la herramienta PPM adecuada para su negocio. "Afortunadamente, el mercado ahora ofrece una línea más extensa de PPM. Invito a los usuarios a explorar sus opciones hasta que encuentren una plataforma que satisfaga sus necesidades y coincida con su plan de presupuesto", sugiere Drewe.

Optimice la gestión de la cartera de proyectos con Smartsheet para la gestión de proyectos

De la administración básica de tareas y de proyectos hasta la administración compleja de recursos y portafolios, Smartsheet lo ayuda a mejorar la colaboración y acelerar el trabajo. Esto lo empodera para lograr más. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas clave y obtenga visibilidad en tiempo real acerca de trabajo gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en menos tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.

Descubra una mejor manera de optimizar los flujos de trabajo y eliminar los silos para siempre.

Pruebe Smartsheet gratis Get a Free Smartsheet Demo