¿Qué es la gestión de cartera de proyectos (PPM)?
La gestión de carteras de proyectos (PPM) es una estrategia de gestión que evalúa los proyectos potenciales y utiliza esa evaluación para priorizar e implementar proyectos. Juntos, los gerentes de proyectos y las partes interesadas analizan los proyectos potenciales en función de las conclusiones basadas en datos que dirigen a los responsables de la toma de decisiones hacia los proyectos más adecuados y gratificantes. Tanto los factores cualitativos como cuantitativos entran en la evaluación de los proyectos potenciales.
El objetivo de PPM es aumentar la eficiencia mediante la adopción de un proceso basado en datos para elegir solo los proyectos más eficientes y que producen recompensas. La PPM tiene como objetivo evaluar de manera satisfactoria la posibilidad de éxito de un proyecto, junto con sus riesgos subyacentes. Esto permite una organización estratégica de proyectos que maximiza la eficiencia de un negocio.
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Fases de gestión de la cartera de proyectos
Aunque PPM es un proceso vivo y continuo, hay una serie de fases que se siguen para evaluar con precisión cada proyecto o programa. Estas propuestas que PPM evalúa se conocen como componentes, lo que puede ser cualquier cosa, desde un caso de negocios hasta un proyecto más amplio.
El Project Management Institute (PMI) identifica diez fases esenciales de la gestión de carteras de proyectos, y estas fases pueden dividirse aún más en tres categorías, llamadas grupos. Estos grupos y sus fases de coordinación incluyen:
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El grupo de procesos alineados (Fases 1 a 7): este grupo de fases gira en torno al trabajo de preparación antes de que se apruebe un proyecto o comience su ejecución. Las fases son:
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Identificación: enumere todos los componentes gestionados con PPM, tanto continuos como nuevos.
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Categorización: agrupe los componentes en sus grupos de negocio adecuados.
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Evaluación: recopile datos para cada componente para definir el valor. La evaluación está basada en datos, pero puede derivarse de variables cualitativas y cuantitativas.
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Selección: seleccione los componentes más valiosos de la fase anterior y crear una lista.
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Priorización: clasifique cada componente en función de categorías estratégicas (es decir: ejemplo, innovación, riesgo frente a retorno, ahorro de costos, etc.)
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Equilibrio de carteras: ordene componentes valiosos para crear un plan de negocios coherente y sensible.
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Autorización: comunique las decisiones y obtenga la aprobación a tiempo, acorde al presupuesto y cronogramas. Asigne todos los recursos necesarios para el proyecto.
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El grupo de monitoreo (Fases 8 a 9): estas fases involucran la elaboración de informes y la revisión del proyecto. Durante estas fases, los equipos de PPM revisan los procesos y los modifican según sea necesario.
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Revisión e informes periódicos de la cartera: recopile y analice los indicadores clave de rendimiento (KPI). Revise los KPI de manera periódica y predeterminada para mejorar constantemente los procesos. Esta es una revisión del proceso completo de PPM, no de los componentes individuales.
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Cambios estratégicos: analice y ajuste sus procesos estratégicos según sea necesario en función de su revisión.
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Los procesos de componentes (Fase 10): esta fase analiza el rendimiento de los componentes.
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Ejecución e informes de componentes: después de que se completen los componentes, examine el rendimiento de cada uno. El éxito relativo de cada componente proporcionará comentarios sobre la fortaleza de los procesos generales de PPM.
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Beneficios de la gestión de la cartera de proyectos
PPM ayuda a crear un sistema confiable en el que las empresas pueden gestionar constantemente sus procesos y programas. Cuando se implementa correctamente, PPM puede ofrecer grandes beneficios a una empresa, incluidos:
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Minimizar el riesgo: puede mitigar el riesgo antes de que comience un proyecto porque PPM tiene en cuenta todos los componentes.
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Permitir la alineación del presupuesto: PPM se basa en definir los costos y determinar el gasto realista para todos los proyectos potenciales, lo que significa que su negocio conoce perfectamente el costo del proyecto desde el comienzo.
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Optimizar la gestión de recursos: todos los recursos necesarios para un proyecto potencial se identifican, lo que le ayuda a ponderar si su empresa puede o no encargarse de asumir el proyecto.
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Fomentar la toma de decisiones colaborativas: PPM fomenta una cultura de colaboración entre los expertos en PPM, los gerentes de proyectos y los gerentes de programas. Como resultado de las tácticas de toma de decisiones basadas en datos de PPM, todos los miembros del equipo pueden colaborar sin confiar en preferencias u opiniones personales.
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Proporcionar valor del proyecto a las partes interesadas: las partes interesadas y los ejecutivos obtienen visibilidad en la priorización de ciertos proyectos sobre los demás.
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Aumentar la tasa de éxito del proyecto: PPM permite la clasificación y priorización de los proyectos para ayudar a maximizar el éxito de cada proyecto, junto con la organización en su conjunto. Este sistema confiable deja muy poco espacio para el riesgo, el retraso o el incumplimiento para completar los proyectos.
Cómo elegir una herramienta de gestión de carteras de proyectos
Una herramienta de gestión de proyectos funcional y eficiente debe ajustarse a las necesidades de su negocio y ayudar a optimizar los procesos y eliminar el costo, el tiempo y los recursos desperdiciados. Aunque hay una variedad de componentes a tener en cuenta, a continuación le mostramos algunas preguntas clave que lo ayudarán a determinar cómo se ajustaría una PPM en su organización:
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¿Cómo planea usar la herramienta?
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¿Qué características y funciones son importantes para usted?
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¿La compatibilidad con otros programas es un requisito clave?
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¿Su organización utiliza una metodología de PM determinada, como Scrum o Agile?
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Si es así, ¿funcionará la herramienta en ese entorno?
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¿El flujo de trabajo es una consideración importante?
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Si los equipos se distribuyen en varias ubicaciones, ¿la herramienta proporciona las capacidades de colaboración adecuadas?
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¿La herramienta proporciona diferentes niveles de acceso e información para los líderes frente a los recursos del proyecto?
Después de evaluar estas preguntas e investigar la adaptación y el costo de la organización, determine cómo una herramienta debería (y podría) adaptarse a sus necesidades, especialmente con el tiempo.