¿Qué es la prioridad en la gestión de proyectos?
En la gestión de proyectos, la prioridad se refiere a la urgencia y la importancia de una tarea o proyecto. Los gerentes de proyectos utilizan la prioridad para determinar quién se hará responsable de cada tarea y cuándo esperar resultados.
Hay muchos factores que determinan la prioridad, incluidos el tiempo y el dinero invertidos, los recursos disponibles y necesarios, y las necesidades específicas de la empresa. Los gerentes de proyectos y programas deben ponderar estos factores entre sí para determinar qué proyecto es la máxima prioridad.
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¿Qué es la priorización de proyectos?
La priorización de proyectos es el proceso de determinar qué proyectos potenciales y existentes son los más urgentes e importantes. Este proceso implica evaluar los criterios más relevantes para su negocio y aplicarlos a todos sus proyectos.
Puede clasificar la prioridad del proyecto en función del retorno potencial de la inversión (ROI) o en lo crítico que es cada proyecto para un departamento. Por ejemplo, los proyectos relacionados con la infraestructura de producción o la seguridad basada en la web pueden clasificarse en gran medida. Todas las empresas tienen diferentes necesidades que requieren estrategias de priorización únicas.
Muchas organizaciones luchan con la priorización porque todos los proyectos tienen algún grado de urgencia y importancia. La mejor estrategia es establecer un marco de planificación estratégica para que pueda incorporar fácilmente los objetivos y prioridades de la empresa a su proceso de priorización.
¿Por qué es importante la priorización de proyectos?
La priorización de proyectos garantiza que asigne correctamente los recursos de la empresa en función de sus necesidades únicas. Al priorizar las tareas, una empresa puede minimizar el tiempo y el dinero que gasta en proyectos menos urgentes e importantes.
Una encuesta de 2016 realizada por el Project Management Institute reveló que solo el 52% de los proyectos cumplieron con los objetivos originales y la intención empresarial cuando la cultura de gestión de proyectos tenía poca prioridad. Sin embargo, ese número se incrementó casi el 20 por ciento cuando las empresas priorizaron la cultura de gestión de proyectos. La gestión de proyectos y la priorización de proyectos son fundamentales para el éxito de un proyecto.
Cómo priorizar los proyectos
Un proceso de priorización de proyectos es esencial para mantener la coherencia de los criterios en una cartera y para abordar las necesidades y objetivos específicos de una organización. A continuación, le mostramos los pasos básicos de priorizar una lista de proyectos:
- Crear una lista de proyectos: Cree una lista de proyectos potenciales y existentes. Consulte a los ejecutivos de alto rango, los jefes de departamento y los líderes de proyectos para asegurarse de evaluar con precisión las necesidades del proyecto de la empresa.
- Organizar los proyectos por nivel de prioridad evidente:
En algunos casos, la prioridad del proyecto será evidente. “Priorizar sus proyectos implica hacer una lista de proyectos individuales y luego separar los urgentes e importantes, para que sepa en lo que tiene que centrarse de inmediato”, sugiere Trevor Larson, cofundador y director ejecutivo de Nectar. - Determinar criterios de priorización: Cuando los niveles de prioridad de los proyectos no son inmediatamente obvios, determinan los criterios de priorización en función de las necesidades y objetivos específicos de su empresa.
- Analizar y clasificar las tareas: Aplique estos criterios de priorización a sus proyectos para determinar la urgencia y la importancia de cada uno y clasificarlos en consecuencia.
Es posible que tenga en cuenta el uso de una matriz o plantilla para ayudar con sus esfuerzos de priorización. Las plantillas de priorización son herramientas útiles para ayudar en su toma de decisiones y a dar seguimiento a su proceso de priorización. También hay detalles específicos sobre la priorización de proyectos de TI, que puede ser útil si está tratando de priorizar proyectos para equipos centrados en TI.
Plantilla de priorización de proyectos
Descargar la plantilla de priorización de proyectos
Utilice esta plantilla de priorización de proyectos para clasificar los proyectos en función de los criterios precargados o los criterios de entrada específicos de su organización. Introduzca un valor de uno a cinco en cada celda para indicar la importancia de cada variable, y la plantilla calculará automáticamente una puntuación para cada proyecto en su lista.
Niveles de prioridad para proyectos
Puede clasificar los proyectos como de alto, medio, bajo o no importancia. Otra forma de pensar en estos niveles es “hacer, delegar, programar y eliminar”. Los criterios de priorización y el marco que elija determinarán el nivel de prioridad de cada proyecto.
Para obtener una mayor comprensión de cómo determinar los niveles de prioridad, lea nuestra guía para usar matrices de prioridades.
Proceso de priorización de proyectos
Los procesos de priorización de proyectos ayudan a crear marcos para clasificar los proyectos en función de un conjunto coherente de variables. A continuación, le mostramos una lista de técnicas y procesos específicos para determinar la priorización de proyectos:
- Kano: El modelo Kano sugiere que las funciones disponibles en un producto final determinan la satisfacción de un cliente con ese proyecto. Identifique las funciones que proporcionarán un alto nivel de satisfacción al usuario final y priorice esos proyectos.
- Período de retorno: El período de retorno es el tiempo que se tarda en recuperar el costo de una inversión. Al calcular el período de retorno, anote tanto los costos continuos como el potencial de ingresos. Si bien un proyecto con un período de retorno más corto puede ser preferible, también debe considerar la duración del proyecto y su potencial para las devoluciones continuas. Este es un método sencillo que se centra en el flujo de caja y no tiene en cuenta los riesgos o obstáculos potenciales.
- El valor presente neto: El valor presente neto compara el costo actual de un proyecto con el ROI. El valor presente neto tiene en cuenta el potencial de flujo de caja con descuento, pero deja fuera muchas variables no financieras.
- Modelo de puntuación: Los modelos de puntuación asignan un valor numérico a los proyectos en función de los criterios predeterminados por los responsables de la toma de decisiones. Las puntuaciones más altas corresponden a proyectos de mayor prioridad.
- Asignación de historias: La asignación de historias es el proceso de crear un mapa hipotético de la experiencia del usuario con un producto. El mapa ayuda a resaltar las características de un producto con el que es más probable que un usuario interactúe y, por lo tanto, lo más importante. Para obtener más información, consulte nuestra lista de plantillas de historias de usuario descargables.
- MoSCoW Método: MoSCoW es un acrónimo que significa “Debe tener, Debería tener, Podría tener, No tendrá”. El método MoSCoW es una matriz de prioridades que clasifica rápidamente las opciones en cuatro categorías de priorización. Esta es una variación de la matriz de prioridades tradicional de cuatro cuadrados, que ordena los proyectos por urgencia y importancia.
“MoSCoW es un acrónimo de gestión que se utiliza comúnmente en industrias como la gestión de proyectos y el desarrollo de software, pero que también se puede aplicar a las prioridades diarias. Describimos el enfoque MoSCoW como parte de cada proyecto”, afirma Ansh Gupt, fundador de Inca Crafter. - Proceso de jerarquía analítica: El proceso de jerarquía arbitraria determina la prioridad del proyecto a través de una serie de comparaciones de pares entre proyectos. Cree una puntuación numérica para cada proyecto utilizando los criterios más relevantes para las necesidades de su empresa. Las puntuaciones más altas corresponden a proyectos de mayor prioridad.
- Análisis detallado de datos: El análisis detallado de datos mide la eficiencia relativa de las unidades organizativas similares. Los gerentes de proyectos pueden usar este método para identificar unidades que sean más productivas, para que puedan priorizar los proyectos en consecuencia.
- Matriz de prioridades: Una matriz de prioridades es una herramienta sencilla que ayuda a determinar los proyectos más cruciales de una lista. Una matriz de prioridades puede ser tan sencilla como un cuadrado de dos a dos que mide la urgencia y la importancia. También puede ser una cuadrícula más grande que compara muchas variables.
- Matriz de prioridades de riesgos: Alex Claro, Analista VPS en CreditDonkey, comparte su método de usar una matriz de prioridades modificada para priorizar los niveles de riesgo: “Para comenzar, desarrollar una lista de sus riesgos, incluidos los peores escenarios. Una vez que haya compilado su lista, deberá determinar cuáles tienen más probabilidades de causar problemas. En esta etapa, debe considerar cómo evitar que ocurran esos acontecimientos de alto impacto. Estas son sus principales preocupaciones. Esto le ayuda a identificar qué riesgos probablemente tienen los efectos más graves y, luego, tomar medidas para mitigar esos riesgos”.
Beneficios de la priorización de proyectos
Hay muchos beneficios para priorizar proyectos. Su equipo dedicará su tiempo de manera más eficiente, se mantendrá más organizado y aumentará la tasa de éxito de sus proyectos. A continuación, le mostramos una lista de beneficios que los expertos han observado a partir de la implementación de estrategias de priorización de proyectos:
- Mayor eficiencia:
Lester Mclaughlin, Vicepresidente de Operaciones de Blue National, comparte la experiencia de su empresa con una mejor priorización: "Ciertamente hemos visto una mejora en nuestro flujo de trabajo. Dado la abrumadora cantidad de demanda de nuestros servicios, no tenemos tiempo de perder las ineficiencias evitables”, afirma. - Organización mejorada: Los procesos de priorización organizan los proyectos y las tareas en una jerarquía que es más fácil de gestionar. “Me gusta usar una matriz de Eisenhower que clasifique los proyectos como importantes o no importantes o urgentes o no urgentes. Según qué cuadrado de matriz cae en la matriz, la tarea se convierte en algo que debo hacer de inmediato, algo que debe decidir cuándo abordar, algo que puedo delegar a un informe directo o algo que puedo eliminar de mi lista por completo", dice Larson.
- Mayor tasa de éxito: Las prácticas de priorización estandarizadas garantizan que los proyectos cumplan con los objetivos y las necesidades de la empresa.
- Aumento de la cohesión del equipo:
La priorización de proyectos reduce el estrés al aumentar la visibilidad del proyecto y mejorar la comunicación dentro de un equipo. “Priorizar los proyectos de nuestra organización es esencial para la gestión del estrés y la productividad. Los empleados son más felices y están más satisfechos cuando pueden enviar el trabajo de manera coherente sin el estrés de lo que viene a continuación”, afirma Michael Steele, director ejecutivo y propietario de Flywheel Digital. - Mejora la aceptación: La priorización efectiva de proyectos genera confianza en los gerentes de proyectos a lo largo del tiempo. Es más probable que los ejecutivos apoyen los proyectos liderados por los empleados con un registro de éxito.
Prioridades que compiten entre sí en la gestión de proyectos
Las prioridades que compiten entre sí pueden ser una barrera para el éxito. Identificar los criterios de priorización más importantes para una organización puede ser difícil, pero mantener la visibilidad y la comunicación es fundamental para evitar sorpresas no deseadas.
Asegúrese de involucrar a cada parte interesada en seleccionar sus criterios de priorización. Al hacerlo, se ayudará a mitigar los conflictos al permitir que los miembros del equipo con prioridades que compiten entre sí se escuchen. Una vez que haya seleccionado sus criterios de priorización, asegúrese de mantenerlos coherentes en toda la empresa.
“Con las prioridades que compiten entre sí, tiene sentido obtener primero una segunda opinión de un colega o compañeros de trabajo para asegurarse de interpretar la naturaleza de las prioridades correctamente y de que realmente compiten. Si compiten por importancia, priorice la tarea cuyo riesgo de fracaso aumente con el tiempo, debido a cosas como cambios en las condiciones del mercado o complicaciones de mano de obra da causa de las vacaciones o crisis estacionales”, sugiere Larson.
Además, Steele sugiere que las empresas utilizan un software de gestión de proyectos para ayudar a realizar un seguimiento de las tareas y a mantenerse organizados. "[El software de PM] ayuda a que todos sientan que el trabajo que están realizando es mucho más manejable, incluso con prioridades que compiten entre sí”, afirma. “Puede ser difícil priorizar las tareas internas sobre las que contribuyen directamente al ROI. Sin embargo, los priorizamos en función del valor estimado para nuestro equipo, lo que tiene un valor importante para nosotros como empresa, incluso si no se refleja directamente en los resultados”.
Cuándo priorizar los proyectos
Priorizar los proyectos debe ser una parte regular del cronograma de un gerente de proyectos. Las necesidades cambian en el transcurso de la vida de una empresa, por lo que es importante evaluar cómo los proyectos actuales y potenciales clasifican en la cartera en todo momento.
Si un gerente de proyectos nota la falta de visibilidad del proyecto, las incoherencias del proceso o un desglose de la colaboración, es probable que sea el momento de revaluar las prioridades. Estos problemas pueden tener varias causas, pero señalan un problema con criterios de prioridad poco claros o obsoletos.
Plantilla de priorización de proyectos en pares
Descargar la plantilla de priorización de proyectos en pares
Utilice esta plantilla para organizar rápidamente los proyectos por importancia relativa. Ingrese los proyectos en la cuadrícula y determine qué es más importante en cada comparación de pares. La puntuación numérica resultante para cada proyecto creará una jerarquía sin la necesidad de identificar los criterios de priorización.
Plantilla de priorización de criterios de puntuación del proyecto
Descargar plantilla de priorización de criterios de puntuación del proyecto
Utilice esta plantilla de criterios de puntuación del proyecto para determinar los criterios de priorización más importantes de las matrices de priorización de su empresa. Consulte a los responsables clave de la toma de decisiones y registre y compare sus respuestas para identificar los criterios más importantes entre los departamentos. Ingrese los resultados en la plantilla de priorización anterior para crear un marco estandarizado para uso de toda la empresa.
Plantilla ponderada de puntuación de priorización de proyectos
Descargar plantilla ponderada de puntuación de priorización de proyectos
Para comparaciones más complicadas, use esta plantilla de puntuación de priorización de proyectos ponderada. Introduzca los criterios de priorización que reúna de los responsables clave de la toma de decisiones en la plantilla, elija su ponderación y puntúelos para cada proyecto. A continuación, puede clasificar la importancia de varios criterios en función de su puntuación numérica resultante.
Descargue el kit de facilitación de priorización de proyectos
Descargue el kit de facilitación de priorización de proyectos
Encuentre plantillas útiles en nuestro kit de facilitación de priorización de proyectos. El kit incluye la plantilla de priorización de proyectos, la plantilla ponderada de puntuación de priorización de proyectos la plantilla de priorización de criterios de puntuación del proyecto y la plantilla de priorización de pares mencionada anteriormente. Una cartera de proyectos adecuadamente priorizados ayudará a la gestión de carteras de proyectos o a los esfuerzos de selección de proyectos.
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