Los ocho elementos de un proceso eficaz de gestión del cambio

Los procesos de gestión del cambio deben incluir los siguientes pasos. En primer lugar, se deben identificar las oportunidades de mejora y obtener la aprobación de las partes interesadas. Luego, se debe elaborar un plan y evaluar los procesos. Después, comunicar los cambios, supervisar el progreso y continuar evaluando los riesgos.

Todas las organizaciones experimentan cambios constantemente, ya sea causados por nuevas implementaciones de tecnología, actualizaciones de procesos, iniciativas de cumplimiento, una reorganización o mejoras en el servicio al cliente. Pero esto no es forzosamente negativo; de hecho, el cambio a menudo es necesario para el crecimiento y la rentabilidad. Un proceso de gestión del cambio coherente ayudará a minimizar el impacto negativo del cambio en su organización y su personal. 

A continuación, describimos los ocho pasos esenciales para un proceso eficaz de gestión del cambio.

1. Identificar lo que se mejorará
 
Dado que la mayoría de los cambios se producen para mejorar un proceso, un producto o un resultado, es fundamental identificar el enfoque y aclarar las metas. Esto también implica identificar los recursos y las personas que facilitarán el proceso y liderarán el esfuerzo. La mayoría de los sistemas de cambio reconocen que saber qué mejorar crea una base sólida para la claridad, la facilidad y la implementación exitosa.
 
 2. Presentar un caso de negocios concreto a las partes interesadas
 
Hay varios niveles de partes interesadas que incluyen a la alta administración, que dirige y financia el esfuerzo, a los defensores del proceso y a los que están directamente encargados de instituir la nueva normalidad. Todos tienen expectativas y experiencias diferentes, y debe haber un alto nivel de “aceptación” de todo el espectro. El proceso de incorporación de los diferentes componentes varía con cada marco de cambio, pero todos proporcionan planes que requieren tiempo, paciencia y comunicación.
 
3. Planificar el cambio
 
Esta es la “hoja de ruta” que identifica el comienzo, la ruta a tomar y el destino. También debe integrar los recursos que se van a aprovechar, el alcance u objetivo y los costos en el plan. Un elemento fundamental de la planificación es proporcionar un proceso de múltiples pasos, en lugar de cambios “radicales” repentinos y no planificados. Esto implica esbozar el proyecto con pasos claros con objetivos, incentivos, mediciones y análisis mensurables. Por ejemplo, un proceso de gestión del cambio para los servicios de TI bien planificado y controlado reducirá drásticamente el impacto de los cambios en la infraestructura de TI en el negocio. También hay una precaución universal para practicar la paciencia a lo largo de este proceso y evitar los atajos.
 
4. Proporcionar recursos y utilizar datos para la evaluación
 
Como parte del proceso de planificación, la identificación de los recursos y la financiación son elementos cruciales. Estos pueden incluir infraestructura, equipos y sistemas de software. Considere también las herramientas necesarias para la reeducación, la recapacitación y el replanteamiento de las prioridades y prácticas. Muchos modelos identifican la recopilación y el análisis de datos como un elemento poco utilizado. La claridad de la información transparente sobre los progresos realizados permite una mejor comunicación, una distribución adecuada y oportuna de los incentivos y la medición de los éxitos e hitos.
 
5. Comunicación
 
Este es el “hilo de oro” que recorre toda la práctica de la gestión del cambio. La identificación, planificación, incorporación y ejecución de un buen plan de gestión del cambio depende de una buena comunicación. Hay realidades psicológicas y sociológicas inherentes a las culturas de un grupo. Quienes ya están involucrados establecieron conjuntos de habilidades, conocimientos y experiencias. Pero también tienen una jerarquía, un territorio y costumbres corporativas que deben abordarse. Proporcionar líneas de comunicación claras y abiertas a lo largo del proceso es un elemento crítico en todas las modalidades de cambio. Los métodos abogan por la transparencia y las estructuras de comunicación bidireccional que proporcionan vías para comunicar las frustraciones, celebrar lo que está funcionando y cambiar sin problemas lo que no funciona.
 
6. Supervisar y gestionar la resistencia, las dependencias y los riesgos presupuestarios

La resistencia es una parte muy normal de la gestión del cambio, pero puede amenazar el éxito de un proyecto. La mayoría de la resistencia ocurre debido al miedo a lo desconocido. También ocurre porque hay una cantidad razonable de riesgo asociado con el cambio: el riesgo de afectar las dependencias, los riesgos del retorno de la inversión y los riesgos asociados con la asignación del presupuesto a algo nuevo. Anticipar y prepararse para la resistencia armando a los líderes con herramientas para manejarla ayudará a tener un ciclo de vida del cambio sin problemas.
 
7. Celebrar el éxito
 
Reconocer el logros de los hitos es una parte esencial de cualquier proyecto. Al gestionar un cambio a lo largo de su ciclo de vida, es importante reconocer el éxito de los equipos y las personas involucradas. Esto ayudará en la adopción tanto de su proceso de gestión del cambio como de la adopción del cambio en sí.
 
8. Revisar, ajustar y mejorar continuamente
 
Por mucho que el cambio sea difícil e incluso doloroso, también es un proceso continuo. Incluso las estrategias de gestión del cambio se ajustan comúnmente a lo largo de un proyecto. Al igual que la comunicación, esta debe estar incorporada en todos los pasos para identificar y eliminar los obstáculos. Y, al igual que la necesidad de recursos y datos, este proceso es tan bueno como el compromiso con la medición y el análisis.