La historia de la gestión del cambio
Las filosofías detrás de las prácticas actuales de gestión del cambio están estructuradas para anticipar los desafíos de un cambio organizacional. Este marco surgió en la década de 1940 y fue adoptado por las empresas más adentrados en el siglo, y continuó evolucionando con el tiempo.
El concepto de gestión del cambio se remonta a principios y mediados del siglo veinte. El modelo de cambio de 3 pasos de Kurt Lewin se desarrolló en la década de 1940, el libro Diffusion of Innovations de Everett Rogers se publicó en 1962 y el modelo de transición de Bridges se desarrolló en 1979. Sin embargo, no fue hasta la década de 1990 que la gestión del cambio se hizo bien conocida en el entorno empresarial, y los procesos organizativos formales estuvieron disponibles en la década de 2000.
Hay razones concretas para un crecimiento acelerado en la industria de la gestión del cambio. Los productos, la tecnología o las ideas que solían tardar años en diseñarse, desarrollarse, probarse e implementarse ahora cobran vida en meses o incluso semanas. La evolución de las expectativas de los consumidores por productos mejores, más rápidos y más baratos también impulsa la necesidad de reorganizar la cultura laboral para satisfacer la demanda. Los libros que promocionan estos conceptos parten de lo obvio, como Change the Culture, Change the Game por Roger Connors y Tom Smith, o el urgente llamado a la acción de Alan Deutschman en Change or Die, Beyond Change Management de Linda Ackerman Anderson, y Managing at the Speed of Change de Daryl Conner. Además, los modelos y las certificaciones de la Association of Change Management Professionals han cobrado vida en apoyo de esta industria en crecimiento.
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Comprensión de la terminología de la gestión del cambio
Como disciplina, la gestión del cambio evolucionó para incluir modelos, procesos y planes de gestión del cambio que ayudan a reducir el impacto negativo del cambio en las organizaciones. Desglosamos las diferencias entre estos elementos a continuación:
- Los modelos de gestión del cambio se desarrollaron a partir de la investigación y la experiencia sobre la mejor manera de gestionar el cambio dentro de una organización o en su vida personal. La mayoría de los modelos de gestión del cambio proporcionan un proceso de apoyo que puede aplicarse a su organización o crecimiento personal.
- Los procesos de gestión del cambio incluyen una secuencia de pasos o actividades que mueven un cambio desde el inicio hasta la entrega.
- Los planes de gestión del cambio se desarrollaron para apoyar un proyecto de cambio. Normalmente se crean durante la fase de planificación de un proceso de gestión del cambio.
Aquí encontrará un gran recurso para una descripción general de los modelos, las metodologías y los marcos de cambio efectivos. Encontrará teorías como el marco de gestión del cambio de McKinsey, el modelo de gestión del cambio de John Kotter, el proceso ADKAR de Prosci y el ciclo de Deming.
8 pasos esenciales para un proceso de gestión del cambio eficaz
Los procesos de gestión del cambio deben incluir los siguientes pasos. En primer lugar, se deben identificar las oportunidades de mejora y obtener la aprobación de las partes interesadas. Luego, se debe elaborar un plan y evaluar los procesos. Después, comunicar los cambios, supervisar el progreso y continuar evaluando los riesgos.
Todas las organizaciones experimentan cambios constantemente, ya sea causados por nuevas implementaciones de tecnología, actualizaciones de procesos, iniciativas de cumplimiento, una reorganización o mejoras en el servicio al cliente. Pero esto no es forzosamente negativo; de hecho, el cambio a menudo es necesario para el crecimiento y la rentabilidad. Nuestro informe sobre las prioridades de la gestión de proyectos y carteras para 2025, en el que se encuestó a más de 1.450 profesionales de la gestión de proyectos y carteras (PPM), reveló que El 99% de los profesionales de PPM cree que su organización se beneficiaría de una mejor tecnología y herramientas que les ayuden a adaptarse al cambio. Un proceso coherente de gestión del cambio ayudará a minimizar el impacto negativo del cambio en su organización y su personal.
A continuación, describimos los ocho pasos esenciales para un proceso eficaz de gestión del cambio.
1. Identificar qué se va a mejorar
Dado que la mayoría de los cambios se producen para mejorar un proceso, un producto o un resultado, es fundamental identificar el foco de atención y aclarar los objetivos. Esto también implica identificar los recursos y las personas que facilitarán el proceso y liderarán el esfuerzo. La mayoría de los sistemas de cambio reconocen que saber qué hay que mejorar crea una base sólida para la claridad, la facilidad y el éxito de la aplicación.
2. Presentar un argumento empresarial sólido a las partes interesadas
Existen varios niveles de partes interesadas, como los altos directivos que dirigen y financian el proyecto, los defensores del proceso y los encargados directos de instaurar la nueva normalidad. Todos tienen expectativas y experiencias diferentes, y debe haber un alto nivel de “aceptación” de todo el espectro. El proceso de incorporación de los distintos componentes varía con cada marco de cambio, pero todos ofrecen planes que requieren tiempo, paciencia y comunicación.
3 .Planificar el cambio
Se trata de la "hoja de ruta" que identifica el punto de partida, la ruta a seguir y el destino. También debe integrar los recursos que se van a aprovechar, el alcance u objetivo y los costos en el plan. Un elemento fundamental de la planificación es proporcionar un proceso de múltiples pasos, en lugar de cambios “radicales” repentinos y no planificados. Esto implica esbozar el proyecto con pasos claros con objetivos, incentivos, mediciones y análisis mensurables. Por ejemplo, un proceso de gestión de cambios bien planificado y controlado para los servicios de TI reducirá drásticamente el impacto de los cambios de infraestructura de TI en la empresa. También hay una advertencia universal para practicar la paciencia a lo largo de este proceso y evitar los atajos.
4. Proporcionar recursos y utilizar datos para la evaluación
Como parte del proceso de planificación, la identificación de recursos y la financiación son elementos cruciales. Estos pueden incluir infraestructura, equipos y sistemas de software. Considere también las herramientas necesarias para la reeducación, la recapacitación y el replanteamiento de las prioridades y prácticas. Muchos modelos identifican la recopilación y el análisis de datos como un elemento poco utilizado. La claridad de unos informes claros sobre los avances permite mejorar la comunicación, distribuir los incentivos de forma adecuada y oportuna, y medir los éxitos y los hitos.
5. Comunicación
Este es el "hilo dorado" que recorre toda la práctica de la gestión del cambio. La identificación, planificación, incorporación y ejecución de un buen plan de gestión del cambio depende de una buena comunicación. Lamentablemente, el 45% de los profesionales de PPM encuestados citaron la "falta de comunicación y colaboración efectivas" como un obstáculo clave para adaptarse al cambio. Existen realidades psicológicas y sociológicas inherentes a las culturas de grupo. Quienes ya están involucrados establecieron conjuntos de habilidades, conocimientos y experiencias. Pero también tienen una jerarquía, un territorio y costumbres corporativas que deben abordarse. Por eso es necesario un enfoque adaptado para conseguir la aceptación de los distintos niveles de la organización (por ejemplo, la encuesta también reveló que los ejecutivos tienen el doble de probabilidades que el personal de nivel directivo de afirmar haber experimentado un "aumento significativo" del cambio en el trabajo). Proporcionar líneas de comunicación claras y abiertas a lo largo de todo el proceso es un elemento crítico en todas las modalidades de cambio. Los métodos abogan por la transparencia y por estructuras de comunicación bidireccionales que ofrezcan vías para desahogar frustraciones, aplaudir lo que funciona y cambiar sin problemas lo que no funciona.
6. Supervisar y gestionar la resistencia, las dependencias y los riesgos presupuestarios
La resistencia es una parte muy normal de la gestión del cambio, pero puede amenazar el éxito de un proyecto. La mayoría de la resistencia ocurre debido al miedo a lo desconocido. También ocurre porque hay una cantidad razonable de riesgo asociado con el cambio: el riesgo de afectar las dependencias, los riesgos del retorno de la inversión y los riesgos asociados con la asignación del presupuesto a algo nuevo. Anticiparse a la resistencia y prepararse para ella dotando a los directivos de herramientas para gestionarla contribuirá a que el ciclo de cambio se desarrolle sin contratiempos.
7. Celebre el éxito
Reconocer los logros es una parte esencial de cualquier proyecto. Al gestionar un cambio a lo largo de su ciclo de vida, es importante reconocer el éxito de los equipos y las personas involucradas. Esto contribuirá a la adopción tanto de su proceso de gestión del cambio como de la adopción del cambio en sí.
8. Examinar, revisar y mejorar continuamente
Aunque el cambio es difícil e incluso doloroso, también es un proceso continuo. Incluso las estrategias de gestión del cambio se ajustan comúnmente a lo largo de un proyecto. Al igual que la comunicación, esta debe estar incorporada en todos los pasos para identificar y eliminar los obstáculos. Y, al igual que la necesidad de recursos y datos, este proceso es tan bueno como el compromiso con la medición y el análisis.
Los desafíos comunes de la gestión del cambio
La gestión del cambio, como cualquier otro proceso de negocios, implica algunos desafíos únicos. Desde la evolución de los enfoques hasta la necesidad de un ajuste y mejora continuos, la gestión del cambio es una tarea a veces difícil, pero siempre valiosa.
Debido a las cambiantes expectativas de los consumidores y la competencia en la economía global, la ciencia del cambio organizacional en sí misma está cambiando y evolucionando constantemente. El elemento humano de la gestión del cambio puede ser uno de los más difíciles de navegar, porque a las personas no les gusta inherentemente el cambio o no se adaptan bien a él.
La mayoría de los métodos de cambio coinciden en que el cambio es difícil y engorroso. Por lo tanto, es fundamental involucrar a las personas desde el principio, implementar procesos y ajustarse continuamente para mejorar. Esto incluye una planificación exhaustiva, asegurar la aceptación y los recursos, desarrollar normas de comunicación sólidas y evaluar continuamente sus procesos.
Herramientas y componentes de soporte para la implementación de procesos de gestión del cambio
Los procesos eficaces de gestión del cambio se basan en actividades e instrumentos de soporte, que a menudo son desarrollados y gestionados por el equipo de gestión del cambio u otras partes interesadas. A continuación incluimos ejemplos de herramientas para implementar la gestión del cambio:
- Hojas de ruta de productos o negocios
- Evaluaciones de preparación
- Tutoriales de capacitación y sesiones de formación
- Foros de comentarios de las partes interesadas
- Revisión final
- Medición y análisis
- Gestión de la resistencia
- Plan de mejora continua
- Caso de negocios
Hoy en día, existen numerosas metodologías comprobadas. Algunos modelos se centran en cambiar al individuo como método de cambio cultural, y otros tienen estructuras y marcos para mover a toda una organización hacia un cambio y mejora enfocados. No hay una solución “correcta”, pero con la investigación, la exploración y la planificación de recursos, una estrategia de gestión del cambio es posible independientemente del tamaño o la necesidad de la organización. Si el crecimiento explosivo en la industria de la gestión del cambio es un indicio, el negocio del cambio está aquí para quedarse.
La gestión del cambio en las organizaciones de atención médica
La industria de la atención médica utiliza herramientas digitales para optimizar sus procesos y procedimientos. Las pruebas y los ensayos clínicos, la acreditación de la atención médica, la incorporación de equipos y la apertura de clínicas son ejemplos de procesos que se benefician de un enfoque más simplificado y automatizado.
Sin embargo, la implementación del cambio en una organización de atención médica requiere visibilidad muy detallada sobre las actualizaciones, la organización eficiente de los contratos y las líneas de tiempo, y la documentación segura y el almacenamiento de información confidencial. A medida que aumenta la demanda de procesos mejores y más estandarizados, la necesidad de contar con una herramienta colaborativa, visible y en tiempo real es más evidente que nunca.
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