¿Qué es una estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos?
La Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos, una colección internacionalmente reconocida de procesos y áreas de conocimiento aceptadas como prácticas recomendadas para la profesión de gestión de proyectos, define la estructura de desglose del trabajo como una “descomposición jerárquica del alcance total del trabajo que debe realizar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos finales requeridos”. Con una WBS, se comienza con el resultado o producto deseado, que luego se descompone en los productos finales o las tareas más pequeñas necesarias para crearlo.
En una WBS, el producto final puede ser un objeto, un servicio o una actividad. Al centrarse en los productos finales en lugar de los métodos (el qué, no el cómo) una estructura de desglose del trabajo ayuda a eliminar el trabajo innecesario para obtener el resultado deseado. Una WBS bien pensada ayuda a programar, estimar los costos y determinar el riesgo. Por lo general, es un gráfico visual o diagrama que detalla la línea de tiempo y el proceso de un proyecto mientras captura cada tarea, subtarea y producto final que se creará y ejecutará en todo momento. A menudo se representa como un esquema, como un índice, pero se puede organizar mediante pestañas u otros sistemas organizativos visuales.
Rod Baxter, cofundador de Value Generation Partners y autor de “Project Management for Success Handbook”, define a la WBS “un elemento necesario para el ciclo de vida de la gestión de productos. Se necesita habilidad y práctica para crearla, pero es esencial para ayudarlo a cumplir con las fechas de lanzamiento y ser eficiente”.
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Historia de la WBS: Una línea de tiempo y una mirada al futuro
En 1957, el Programa de Misiles Balísticos de la Flota de la Armada de Estados Unidos (Polaris) estaba atrasado y se necesitaba ayuda para resolver el problema. El equipo desarrolló una fórmula para determinar las tareas y estimar el esfuerzo necesario para un proyecto en función del resultado, que se conoció como PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas).
Con la PERT como modelo, el Departamento de Defensa (DOD) y la NASA publicaron la primera descripción del proceso de estructura de desglose del trabajo en 1962, pero la primera referencia por nombre llegó en 1968. Las estructuras de desglose del trabajo para artículos de material de defensa (MIL-STD-881) establecieron estructuras de desglose del trabajo como estándar en todo el DOD, con plantillas publicadas para usos militares específicos, como aeronaves o barcos. Incluso los contratistas civiles que trabajan con el Departamento de Defensa deben usar la plantilla de estructura de desglose del trabajo apropiada.
En 1987, el Project Management Institute, a través del PMBOK, estableció estructuras de desglose del trabajo como práctica estándar para distintos usos no militares. En 1993 se introdujo el término “estructura de desglose del trabajo” para usos en proyectos corporativos y otros proyectos organizacionales.
En junio de 1999, el PMI Standards Program emitió un plan de proyecto para desarrollar el estándar de práctica de la estructura de desglose del trabajo (WBS). Según el PMI, el grupo de proceso de planificación comienza con tres pasos esenciales: Planificación del alcance (3.2.2.2), definición del alcance (3.2.2.3) y desarrollo de la estructura de desglose del trabajo (3.2.2.4).
Muchas organizaciones se saltan el paso de crear un plan de la WBS, o diccionario, para favorecer la agilidad y rapidez, o porque se les pide que “construyan el avión mientras lo vuelan”. Si bien es posible ejecutar un proyecto sin una planificación y visibilidad adecuadas, es probable que esto afecte a los miembros del equipo y, potencialmente, a la calidad final de los productos finales. Esos riesgos no son sostenibles con el tiempo, por lo que siempre es preferible usar la WBS cuando sea posible.
A medida que las empresas acumulan y necesitan analizar más datos dentro de cada proyecto, así como anticipar cómo los datos afectarán a un proyecto después de su lanzamiento, está claro que la WBS y la planificación atenta seguirán siendo elementos críticos. Otras variables a la vista incluyen la globalización, las fluctuaciones cambiarias, los cambios políticos y las normas, por lo que un proyecto sólido necesita una planificación anticipada para sortear estas dependencias potenciales.
Algunos buenos recursos sobre la WBS son “The ABC Basics of the WBS” de Paul Burek y “The Intelligent Structure of Work Breakdowns Is a Precursor to Effective Project Management”, de Homer y Gunn, 1995.
¿Cuáles son los usos y propósitos de las estructuras de desglose del trabajo?
Aunque a menudo se omite en el proceso de planificación, una estructura de desglose del trabajo o diccionario es una herramienta de gran impacto para terminar proyectos de manera eficiente y puntual. Estas son algunas de las ventajas y los beneficios de crear una WBS:
- Proporciona una representación visual de todas las partes de un proyecto.
- Ofrece una visión continua para la gerencia y los miembros del equipo sobre cómo está progresando todo el proyecto.
- Define resultados específicos y medibles.
- Desglosa el trabajo en fragmentos manejables.
- Proporciona una forma de poder repetir las experiencias exitosas.
- Establece una base para estimar los costos y asignar recursos humanos y de otro tipo.
- Garantiza que no haya superposiciones ni vacíos en las responsabilidades o los recursos.
- Reduce al mínimo la posibilidad de agregar elementos fuera del alcance del trabajo u olvidar un producto final crítico.
Además, las organizaciones han identificado otros beneficios del uso de estructuras de desglose del trabajo. Estos beneficios se pueden lograr a través de un proyecto específico, pero también pueden ayudar a mejorar los procesos y la cultura de toda la organización. Incluyen lo siguiente:
- Al tener en cuenta la WBS de cada proyecto, la organización puede calcular rápidamente el presupuesto para todo un departamento.
- Los equipos pueden determinar rápidamente el cronograma y el presupuesto del proyecto.
- A medida que avanza el proyecto, los equipos pueden realizar un seguimiento de secciones específicas de la estructura de desglose del trabajo para determinar el rendimiento de los costos del proyecto y marcar los problemas y las áreas problemáticas en la organización.
Una estructura de desglose del trabajo bien diseñada puede mantener al equipo funcionando como una máquina perfectamente sincronizada con estos beneficios:
- Mejora la productividad.
- Ayuda a los gerentes de proyectos a predecir los resultados en función de diversos escenarios.
- Ayuda con la organización del proyecto.
- Ayuda a describir el alcance del proyecto a las partes interesadas.
- Ayuda a distribuir las responsabilidades.
- Permite una estimación correcta de los costos, los riesgos y el tiempo.
- Mejora la comunicación.
- Fomenta una mayor creatividad y lluvia de ideas.
- Se centra en las metas finales.
- Organiza los detalles.
- Previene posibles problemas.
- Soluciona problemas de programación.
- Ayuda a gestionar los riesgos.
- Asigna tareas.
- Da flexibilidad a los equipos.
- Elimina la confusión.
- Ofrece a cada miembro del equipo descripciones claras de las tareas.
- Ayuda a escribir y apoyar la declaración del trabajo.
- Proporciona las bases para lograr un informe de estado claro del proyecto, ya que cada paquete de trabajo es una unidad medible.
La ventaja visual de las estructuras de desglose del trabajo
El diagrama o diccionario de estructura de desglose del trabajo muestra fácilmente los detalles y el estado del proyecto. Para presentar su trabajo, tiene algunas opciones. La vista de WBS clásica es el diagrama de estructura de árbol, pero también puede utilizar listas o tablas numeradas. Un esquema es una de las maneras más fáciles de representar una estructura de desglose del trabajo. A continuación, se enumeran otros tipos de formatos útiles para diferentes tipos de proyectos.
Durante el proyecto, los elementos de la estructura de desglose del trabajo pueden codificarse por colores para indicar el estado del trabajo, por ejemplo, si están a tiempo podrían anotarse en verde, si están atrasados podrían señalarse en rojo, si presentan riesgos, en amarillo y si se han completado, en azul. La codificación por colores puede ayudarle a identificar los riesgos del cronograma de un vistazo.
¿Cuáles son los componentes clave de una estructura de desglose del trabajo?
Una estructura de desglose del trabajo o diccionario confiable y útil debe reunir los elementos críticos de un proyecto, junto con su línea de tiempo, costo y recursos. Los planes de WBS más útiles contienen estos componentes:
- Identificación de qué organización, departamento o individuo es responsable de cada pieza de trabajo específica.
- Las fechas de inicio y finalización programadas.
- Los recursos necesarios.
- El costo estimado del proyecto.
- Los números de cargos.
- Los detalles, requisitos e hitos del contrato.
- El protocolo para el control de calidad, los requisitos y las normas.
- La información técnica y los recursos necesarios para lograr los resultados deseados.
En un nivel superior, la WBS también puede desempeñar roles direccionales y organizativos. Un plan completo de WBS puede hacer lo siguiente:
- ayudar a Recursos Humanos a gestionar las asignaciones del equipo
- gestionar el cronograma y determinar la línea de tiempo del proyecto
- gestionar y medir la calidad
- anticipar los factores ambientales de la empresa
- identificar los activos del proceso organizativo
- ver el historial de versiones
- establecer las dependencias
- realizar un seguimiento del progreso general de un proyecto
¿Quiénes utilizan las estructuras de desglose del trabajo?
Los gerentes de proyectos empresariales utilizan estructuras de desglose del trabajo para garantizar una perspectiva organizada y visible de los proyectos y los componentes. Estos equipos también pueden beneficiarse del uso de estructuras de desglose del trabajo:
- Grupos orientados al cliente: Los directores de cuentas dependen de estructuras de desglose del trabajo para demostrar el progreso (o los obstáculos) a los clientes. Una WBS crea un punto de referencia para los productos finales e hitos de un proyecto, y a su vez se convierte en una herramienta útil para mostrar a los clientes cómo van las cosas.
- Grupos creativos: Todos saben que los diseñadores, escritores, estrategas de contenido y otros creativos necesitan ayuda para enfocar su creatividad. Una estructura de desglose del trabajo establece límites para que las ideas fluyan de manera relevante y centrada en el proyecto.
- Grupos de proyectos remotos e internos: La visibilidad de una WBS ayuda a todos los involucrados, incluso indirectamente, a comprender quién está haciendo qué y cuándo.
- Grupos técnicos: Los equipos técnicos pueden utilizar una WBS como hoja de ruta para sus tareas de desarrollo. Estos equipos a menudo ya están operando con un carril visual u otros tipos arquitectónicos de hitos de gestión de proyectos.
Además de los entornos de agencia y corporativos, otros campos dependen de estructuras de desglose del trabajo:
- Planificadores de proyectos comerciales: Una WBS puede capturar todas las piezas en movimiento de un gran proyecto comercial, no solo los proyectos de la empresa principal y las tareas de los miembros del equipo, sino también las de los proveedores y subcontratistas. También puede capturar dependencias para obtener los permisos necesarios, rastrear el progreso con las aprobaciones gubernamentales y más.
- Planificadores de eventos: Una WBS desglosa un evento complejo en tareas y subtareas, y asignarlas ayuda a mantener a varios equipos avanzando con plazos ajustados.
- Gerentes de proyectos residenciales y de construcción: Además de las tareas y los miembros del equipo involucrados en un proyecto comercial regular, los gerentes de proyectos de construcción pueden usar una WBS para rastrear las etapas en el trabajo de servicios públicos, aprobaciones de zonificación, aprobaciones ambientales y más.
- Gerentes de planificación del alcance: Cuando una agencia tiene un nuevo cliente, los planificadores y directores de recursos necesitan tener al menos una visión aproximada de la línea de tiempo del proyecto y los recursos necesarios antes de asignar un presupuesto y alcance al proyecto.
- Desarrolladores de software: Los desarrolladores de software a menudo ya dividen los proyectos en fases o etapas. Una WBS que incluye a otros miembros de la organización ayuda a los desarrolladores a cumplir primero con los productos finales más importantes, al tiempo que da visibilidad al resto del equipo.
- Ingenieros de sistemas: Los ingenieros de sistemas se encargan del panorama general de sus configuraciones y de mantenerlas en funcionamiento y actualizadas para un rendimiento óptimo. Una WBS ofrece un documento orgánico que captura los detalles más pequeños que se asignan a las operaciones de sistemas más grandes. Saber que tienen esa información al alcance de la mano puede darles tranquilidad, al permitirles centrarse en las cuestiones operativas más importantes.
Dentro de una organización que ya tiene un plan de proyecto o plan de desglose del trabajo en marcha a largo plazo, las estructuras de desglose del trabajo son útiles para que un predecesor en el proyecto vea cómo ha progresado el proyecto durante su ausencia. Además, la WBS ayuda a los sucesores de un proyecto a saber qué funcionó y qué no en los primeros días del proyecto y a rastrear las dependencias y sus resultados. En resumen, cualquier persona en un rol de supervisión que necesite planificar la división del trabajo en un proyecto puede beneficiarse del uso de una estructura de desglose del trabajo.
¿Qué es un desglose del proyecto?
A veces, los términos “estructura de desglose del trabajo” y “estructura de desglose del proyecto” se utilizan indistintamente. De hecho, las estructuras de desglose del trabajo se aplican más comúnmente como una herramienta para gestionar proyectos, desde el principio hasta el cierre. Pero las estructuras de desglose del trabajo pueden ayudar teóricamente a gestionar subproyectos, subtareas, contribuciones de proveedores y otras colecciones de tareas relacionadas que no están específicamente relacionadas con la gestión de un proyecto completo. Por lo tanto, un desglose del proyecto es un desglose del trabajo que se asigna completamente a un solo proyecto.
Partes esenciales de una estructura de desglose del trabajo o diccionario
¿Qué se incluye en una estructura de desglose del trabajo? Las siguientes características se crean en el proceso de la WBS, así como los términos relacionados.
- Elementos terminales (también conocidos como paquetes de trabajo): Los elementos terminales, normalmente denominados paquetes de trabajo, son las partes más pequeñas de una WBS, más allá de las cuales un producto final no puede descomponerse más. Los paquetes de trabajo deben ser independientes de otras tareas y no deben duplicarse en ninguna otra parte del proyecto. También puede pensar en los paquetes de trabajo como la tarea más pequeña y manejable que un individuo o equipo puede ejecutar. Si se desglosa la tarea un poco más, corre el riesgo de microgestionar a los miembros del equipo.
En general, los paquetes de trabajo deben proporcionar tareas que el equipo o un miembro del equipo pueden completar dentro de un período de informes. Si celebra reuniones de estado semanales, el trabajo debe completarse en el plazo de una semana. Otra forma de determinar el esfuerzo es a través de la regla 8/80, la cual establece que una subtarea no se debe completar en menos de 8 horas ni en más de 80 horas.
Un paquete de trabajo eficaz define el trabajo, la duración y los costos de las tareas necesarias para cada producto final. Los paquetes de trabajo no deben durar más de 10 días. Los paquetes de trabajo son independientes entre sí en el flujo de trabajo, y deben ser únicos y no estar duplicados en todo el proyecto. - Codificación de WBS: Los elementos de la estructura de desglose del trabajo, por lo general, se enumeran en secuencia decimal de arriba a abajo. Por ejemplo, en el cuarto nivel de la jerarquía se puede encontrar un elemento rotulado como “1.1.1.3”. Con esta numeración, es más fácil identificar el nivel de la tarea que el elemento representa cuando se hace referencia a él fuera del contexto del diagrama de la WBS.
- Diccionario de la WBS: El diccionario de la WBS (véase más abajo) describe en detalle cada componente o tarea en la jerarquía de la WBS. Incluso puede tener enlaces a documentos que definen y respaldan aún más el elemento. El diccionario de la WBS respalda el principio de exclusividad mutua del trabajo, en otras palabras, sin solapamiento, porque cada producto y subproducto final están tan bien definidos que es posible reducir la duplicación de trabajo o la responsabilidad.
- Nivel de esfuerzo: El componente de nivel de esfuerzo (LOE) de un proyecto es una actividad que respalda las funciones principales del proyecto. Este componente podría incluir el trabajo administrativo de contestar y enrutar las llamadas telefónicas de los clientes.
- Árbol orientado a los resultados: Modelo que demuestra los resultados deseados a medida que fluyen fuera de los pasos del proyecto que se describen en una WBS.
- Estructura de desglose del trabajo del contrato: Captura todos los tipos de contrato y trabajo de proveedores que se realizan en el proyecto.
- Estructura de desglose del resumen del proyecto: Resume el proyecto y los subproyectos para que otros productos finales se puedan asignar a ellos.
- Declaración del trabajo: La declaración del trabajo (SOW) es el acuerdo firmado que describe exactamente lo que la empresa entregará al cliente, incluidos los hitos y el presupuesto que las partes acordaron.
- Cronograma del proyecto: Cronograma de todos los componentes de un proyecto, tanto si se ejecutan de forma secuencial como si se superponen. Incluye los hitos y los productos finales, así como el costo de los recursos en cada componente.
- Base de estimación: Una base de estimación (BOE) es una herramienta desarrollada por gerentes de proyectos, ejecutivos y líderes financieros que tiene en cuenta los costos de mano de obra y recursos que pueden necesitarse en un proyecto. Con la BOE, una empresa puede estimar cuánto costará crear y entregar un proyecto a un cliente.
- Estructura de desglose de recursos: Muestra visualmente la jerarquía de recursos necesarios y utilizados en un proyecto, incluso cuando entran al proyecto y salen de él, y explica sus funciones.
- Estructura de desglose del riesgo: Un buen plan incluye tomar nota de las dependencias y los riesgos. Estos incluyen riesgos que pueden ocurrir si el equipo se retrasa o que están fuera del control del equipo, como catástrofes naturales.
- Estructura de desglose de la organización: La estructura de desglose de la organización (OBS) también se conoce como organigrama. Enumera los líderes del proyecto y explica quién está ayudando a quién y en qué roles.
Formatos y directrices de la estructura de desglose del trabajo
En los documentos de la estructura de desglose del trabajo se usan distintos tipos de formatos. Incluyen lo siguiente:
- Formato de diagrama: Hace énfasis en la representación visual del proyecto.
- Formato de diagrama: Hace énfasis en la representación visual del proyecto.
- Estructura jerárquica: Coloca los elementos más importantes de un proyecto en la parte superior para visualizarlos mejor.
- Estructura del esquema: Presenta un marco temporal, dependencias o componentes de elementos más grandes de un proyecto.
- Vista tabular: Permite a los miembros del equipo navegar fácilmente a las secciones que les son más relevantes.
No todos los proyectos requerirán el mismo tipo de formato. Puede y debe adaptarse al tipo de proyecto y a los tipos de miembros del equipo que necesitan acceder a él.
La estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos
Una vez que el alcance del proyecto esté disponible, la WBS debería ser el primer producto final. Una vez definida la WBS, es posible identificar otros recursos, incluidos los recursos humanos, los conjuntos de habilidades particulares, los recursos materiales (como equipos y espacio) y las instalaciones. A continuación, el equipo puede crear el cronograma de referencia, elaborar listas de tareas y proporcionar asignaciones.
A medida que gestiona proyectos similares, la estructura de desglose del trabajo se vuelve más fácil y puede convertirse en la base para una mejor gestión de la entrega. Para proyectos únicos en los que usted y el equipo no tienen experiencia previa, la estructura de desglose del trabajo puede ayudar al equipo a definir exactamente qué productos finales y tareas se necesitan para el resultado final.
No se puede desarrollar una estructura de desglose del trabajo de forma aislada. Rara vez una persona sabe todo lo necesario para completar un proyecto, y menos aún un gerente del proyecto, quien puede no ser un experto en la materia. Crear la WBS es un esfuerzo de equipo.
Conceptos erróneos sobre las estructuras de desglose del trabajo
Una WBS no especifica cómo o cuándo se realizarán las tareas. No es un plan o un cronograma. No es una lista de todas las actividades o responsabilidades, ni es un organigrama común. Los líderes del equipo a veces intentan enumerar todas las tareas necesarias para un proyecto dentro de la WBS. Esta tendencia puede ocasionar la omisión de tareas y que los proyectos se ejecuten tarde.
Tampoco es un documento básico que pueda o no utilizarse para el proyecto. Es una parte importante de sus documentos de gestión de proyectos. Debe tener en cuenta cualquier cambio en los productos finales planificados en la WBS, que debe estar sujeto al proceso de control de cambios de su empresa.
Prácticas recomendadas y principios de diseño para estructuras de desglose del trabajo
Dibujar una estructura de desglose del trabajo puede ser sencillo. Pero los siguientes consejos son principios de diseño para ayudarle a lograr los mejores resultados.
Centrarse en los productos finales, no en los métodos. En otras palabras, planificar los resultados, no las acciones. Piense en el qué, no en el cómo. El objetivo principal de una estructura de desglose del trabajo es definir el producto final principal en términos de los pequeños componentes que lo conforman. Si el producto final no es un producto, debe proporcionar un resultado específico y medible. Por ejemplo, si está creando una WBS para un servicio profesional, defina los productos o resultados de ese servicio.
Cuando se centra en un producto final específico, no importa en qué nivel del desglose, el equipo o el individuo responsable sabe exactamente lo que se espera y qué define un buen trabajo. Es menos propenso a agregar elementos que están fuera del alcance del proyecto, lo que puede ser el caso al crear una lista de tareas. Cuando los miembros del equipo se centran en un producto final, en lugar de completar los elementos de la lista de tareas pendientes, se les anima a utilizar su iniciativa y habilidades de resolución de problemas para fomentar la innovación.
Evite el solapamiento (también conocido como exclusividad mutua). Evite que la definición del alcance de las tareas de su WBS se superponga, ya que esto podría tener dos posibles resultados: Duplicaría los esfuerzos de su equipo y crearía confusión en torno a la responsabilidad, el esfuerzo y la rendición de cuentas. Un diccionario de la WBS que describa cada componente en detalle puede ayudar a evitar la exclusividad mutua.
Siga la regla del 100 por ciento. Para eliminar el trabajo que no contribuye al producto final, asegúrese de que todos los recursos en la WBS, ya sea tiempo, dinero u otro elemento, sumen el 100 por ciento. En otras palabras, los elementos en el nivel dos totalizan el 100 por ciento, y los elementos de nivel tres y niveles más bajos se acumulan en el porcentaje del nivel dos. Su proyecto terminado nunca debe totalizar más o menos del 100 por ciento.
Analice el nivel de detalle. En general, los paquetes de trabajo deben proporcionar tareas que el equipo o un miembro del equipo puedan completar dentro de un período de informes. Si celebra reuniones de estado semanales, el trabajo debe completarse en el plazo de una semana. Otra forma de determinar el esfuerzo es a través de la regla 8/80 (mencionada anteriormente).
Aquí hay otros factores que se deben tener en cuenta para determinar el nivel de detalle en los elementos:
- Si su equipo tiene menos experiencia y necesita más supervisión, reduzca el tamaño y la duración de los paquetes de trabajo.
- Si tiene un producto final que puede tardar más en completarse o que cuesta más de lo presupuestado, divida el proyecto en productos finales más pequeños con un tiempo de trabajo más corto. Con un tiempo de informe y revisión más frecuente, puede simplificar los problemas y resolverlos antes.
Por último, considere estos otros principios importantes a medida que avanza:
- Realice las asignaciones al principio de un proyecto, pero permita que se creen nuevas asignaciones si es necesario en el transcurso de un proyecto.
- Asegúrese de que cada producto final se ajuste a las normas.
- No se preocupe si la estructura no es completamente simétrica o equilibrada, ya que muchas tareas y productos finales ofrecerán más detalles que otros.
- Asegúrese de que las tareas no se enumeren secuencialmente.
Si no se conocen algunos productos finales, puede ingresar toda la información que conozca actualmente y, a continuación, actualizar el documento a medida que vaya conociendo más detalles.
Creación de la estructura de desglose del trabajo
El primer paso para crear una estructura de desglose del trabajo es reunir al equipo. Ya sea que su equipo esté trabajando en el sitio o de forma remota, es esencial que los miembros participen en la identificación de los subproductos finales. Rod Baxter explica: “No se crea una estructura de desglose del trabajo sin alguien en su equipo que sea un experto en la materia. Se necesitan personas en el equipo que realmente sepan lo que está sucediendo”. Los expertos en la materia pueden ayudar a enumerar todas las tareas requeridas en una WBS e identificar responsabilidades superpuestas o brechas en el diagrama completado.
También necesitará reunir estos documentos clave para comenzar el desarrollo de la WBS: El plan de proyecto, la declaración de problemas del proyecto o la definición del alcance, toda la documentación del contrato y del acuerdo pertinente, y los procesos de práctica de gestión de proyectos existentes en su organización.
Una estructura eficaz de desglose del trabajo debe contener cada uno de los siguientes elementos o componentes:
- una declaración de la visión del proyecto
- fases de proyecto definidas según el tamaño del proyecto
- una lista de tareas con productos finales
El Dr. Larry Bennett, ingeniero civil, gerente de proyecto y autor de cuatro libros, ve al menos dos ventajas cuando el equipo crea una estructura de desglose del trabajo: “Existe un potencial para realizar muchos aportes desde diversos puntos de vista, y el compromiso que resulta de la participación”.
Las herramientas para capturar información pueden ser tan simples como una pila de tarjetas de 5 por 3 o un bloc de notas adhesivas que utiliza para escribir los productos finales y las partes relacionadas. Luego, puede colocarlos en una pizarra blanca, una pizarra de corcho o incluso en una pared. Los equipos virtuales pueden realizar una actividad similar a través de software de pizarra colaborativa.
Para comenzar a crear una WBS, defina el nivel uno, el producto final principal del proyecto. Luego agregue tantos detalles como sea posible al nivel dos, antes de pasar a fragmentos más pequeños del trabajo en el nivel tres en adelante, si es necesario. Siempre trate de definir lo que se requiere en el nivel anterior con el mayor detalle posible antes de pasar a los siguientes niveles.
Cómo crear una WBS: La vista de alto nivel
Antes de profundizar en los detalles de la estructura de desglose del trabajo, es importante comenzar a perfeccionarla a un alto nivel. Primero, dé estos pasos preliminares importantes:
- Determine y describa la declaración del proyecto.
- Destaque todas las fases necesarias del proyecto.
- Cree y enumere los productos finales (y cómo se medirá el éxito).
- Divida los productos finales en tareas manejables.
- Asigne cada sección y asegúrese de que cada propietario esté facultado para cumplir con su tarea.
Herramientas para crear una WBS e información vinculable
Aunque puede plasmar la WBS en tarjetas de índice o con lápiz y papel, las plantillas y herramientas electrónicas facilitan el registro, la edición del diagrama y su difusión a los miembros del equipo, y permiten guardarlo con la función de control de documentos activada para que las actualizaciones se registren con el proceso de control de cambios.
Las plantillas simplifican el trabajo. Es posible que su equipo o empresa ya tenga una plantilla. Si no es así, puede crear su propia WBS o descargar una de las plantillas de la web y personalizarla. Características útiles en una plantilla:
- campo de codificación de la WBS
- campo de etiqueta del componente
- bloque de logotipo de la empresa
- espacio para el nombre del equipo
- sección para el nombre del gerente del proyecto
La siguiente información normalmente podría vincularse a cada elemento en una WBS para que sea aún más útil, dinámica y fácil de compartir para el equipo:
- Número de la WBS: Es el número de esquema o índice asignado a cada componente o paso del proceso. Por ejemplo, bajo la sección que usted titule “1”, las tareas y los productos finales que sigan debajo de esa sección o fase de un proyecto se llamarán “1.1”, 1.2”, y así sucesivamente.
- Título de cada elemento: Se trata del nombre corto acordado de cada hito o producto final que se organiza y detalla en la WBS.
- Definición: Una etiqueta corta y fácil de recordar que no es útil si es poco clara para las partes interesadas, por lo que es importante explicar lo más brevemente posible qué significa cada nombre. Por ejemplo, es posible que necesite aclarar lo que significa “Cierre del proyecto”. ¿Significa que se pagan las facturas finales? ¿Significa que el proyecto final, con detalles suplementarios, se ha entregado? Si hay alguna posibilidad de que alguien no tenga claro lo que significan los títulos o si los modifica para cada WBS, explíquelos brevemente.
- Nombres y roles de las partes interesadas: Cree una lista de los nombres de cada parte interesada y designe su función (participante, responsable, persona a la que se debe mantener al tanto, se requiere aprobación, etc.).
- Actividades y tareas: Explique los pasos necesarios para completar cada hito y a quién se asignan, especialmente si incluyen colaboradores fuera de su equipo principal.
- Definición de “Hecho”: Describa los requisitos para la finalización de cada tarea e hito. ¿Cómo debe verse? ¿Qué debe contener? ¿Quién debe verlo? ¿A dónde va después?
- Formato de entrega: Describa cómo será el formato, por ejemplo, un documento de Word de aproximadamente 10 páginas entregado electrónicamente, o una plantilla PDF o experiencia del usuario (UX) entregada por correo electrónico o como un documento compartido.
- Dependencias o riesgos: Capture todos los riesgos y las dependencias que podrían afectar la consecución de cada hito. Podrían ser riesgos internos (un cliente que quiere más rondas de revisión, por ejemplo) o externos (un corte de energía que afecta la entrega de ciertos componentes).
- Presupuesto estimado: Se deben tener en cuenta todas las tareas involucradas, el costo de la dotación de personal, los recursos de hardware y software, y otros factores.
- Fase o ciclo de vida del proyecto: Es opcional, pero puede ser útil para proyectos más largos o complejos. Para determinados productos finales, se puede elaborar una fase o un ciclo de vida en detalle, que no es necesario para otros componentes o hitos en el proyecto.
Consejos y prácticas recomendadas para crear la WBS más útil
Si bien las estructuras de desglose del trabajo son y deben ser flexibles y adaptarse a cada proyecto, estos consejos ayudarán a los gerentes del proyecto y a las organizaciones a crear la WBS más útil:
- Organizar una sesión de lluvia de ideas entre los diversos departamentos involucrados en el proyecto.
- Si lo desea, permita que los equipos del proyecto utilicen herramientas simples como una pizarra, tarjetas de notas o notas adhesivas para identificar los principales productos finales, subproductos finales y paquetes de trabajo específicos.
- Aproveche las herramientas que promuevan el mapeo mental y la lluvia de ideas.
- Adopte una estructura estándar para proporcionar información descriptiva para cada elemento de la WBS en el diccionario de la WBS para garantizar la coherencia.
- Adapte la cantidad de detalles. Se deben brindar menos detalles para los elementos de la WBS que están más altos en la jerarquía, y más detalles para los elementos de nivel inferior.
- Garantice revisiones frecuentes. Debido a que la WBS es un documento orgánico, revise el contenido con frecuencia y ajústelo en consecuencia para garantizar el rendimiento y la entrega adecuados del proyecto.
- Asegúrese de capturar la documentación y los ciclos de revisión, y el tiempo que llevan, así como la capacitación al principio del proyecto y las pruebas al final.
- Tenga en cuenta los productos finales de la gestión del proyecto, incluida la producción de un plan de proyecto. Defina los productos finales que el cliente o una parte externa debe cumplir o entregar. Verifique el enfoque del proyecto que se describe en el plan de proyecto para cualquier actividad que se deba incluir en la WBS.
Las características de una estructura de desglose del trabajo eficaz
Una estructura de desglose del trabajo eficaz no puede crearse de la noche a la mañana o ser creada por una persona. Para ser verdaderamente eficaz, una WBS debería incluir estos elementos:
- Explicación de todo lo relacionado con la creación y entrega del proyecto, incluidos todos los productos finales e hitos.
- El gerente del proyecto y otras personas directamente involucradas en el proyecto la deben crear y no, por ejemplo, entregarse a un gerente del proyecto por orden superior o de parte del cliente. De esta manera, los responsables explicarán lo que harán y pueden estar totalmente de acuerdo con qué y cómo se entregará.
- Expresar toda la información visualmente, para que los conceptos sean fácilmente comprensibles y estén organizados.
- Ser un documento en evolución; las dependencias y los riesgos pueden afectar la línea de tiempo o el alcance, por lo que la WBS debe tratarse como una guía orgánica, que opera como el verdadero punto de referencia del proyecto, mientras se adapta y modifica según sea necesario.
- Adaptarse a cualquier formato o plataforma, para que los miembros del equipo puedan acceder rápidamente y actuar en consecuencia, dondequiera que estén, en cualquier dispositivo.
Descargar la plantilla de diccionario de la estructura de desglose del trabajo.
El diccionario de la WBS: Términos y pasos clave para seguir adelante
La WBS, o el diccionario de una WBS, es un documento fluido, pero siempre incluirá cierta información. A continuación, se detallan los elementos de un diccionario de una WBS completo y confiable. Tenga en cuenta que los elementos en cada fase se pueden mover o ajustar según lo desee. Aquí hay un ejemplo, que implica el desarrollo de software, pero tenga en cuenta que el proyecto no se trata simplemente de las fases de creación y prueba de software.
- el título del proyecto
- inicio
- creación del plan de proyecto
A- Producto final: Enviar el plan de proyecto.
B- El patrocinador del proyecto revisa el plan de proyecto.
C- Firma y aprobación del plan de proyecto. - planificación
A- Crear la declaración preliminar del alcance.
B- Determinar el equipo del proyecto.
C- Reunión de inicio del equipo del proyecto. - el plan del proyecto
A- Desarrollar el plan del proyecto.
B- Presentar el plan del proyecto.
C- Hito: Aprobación del plan del proyecto. - ejecución
A- Reunión de inicio del proyecto.
B- Verificar y validar los requisitos del usuario.
C- Diseñar el sistema.
D- Adquisición de hardware y software.
E- Instalar el sistema de desarrollo. - fase de prueba
A- Instalar el sistema en vivo.
B- Capacitar a los usuarios. - puesta en marcha
- control
- gestión de proyectos
A- Reuniones sobre el estado del proyecto.
B- Actualizar el plan de gestión del proyecto.
C- Gestión de riesgos. - cierre
- auditoría de las adquisiciones
- registro de las lecciones aprendidas
- actualización de archivos y registros
- aceptación del formato
- archivar archivos y toda la documentación
Elementos adicionales del diccionario:
- Fecha de finalización: La fecha en que se entregó el producto final de la WBS.
- Estado del producto final: Se puede aplicar a productos finales individuales o hitos dentro del proyecto, o puede reflejar el estado general del producto final del proyecto.
- Dependencias y riesgos: Describir las dependencias que afectan la finalización del producto final.
- Fecha estimada de finalización: Fecha en la que cree, de manera razonable, que se terminará el trabajo.
- Registro de problemas: Lista de problemas que afectan actualmente al producto final (participación reactiva).
- Porcentaje completado hasta la fecha: La cantidad terminada del producto final expresada como porcentaje en una fecha particular, por ejemplo, el 20 por ciento al 14 de diciembre de 2020.
- Observaciones sobre el progreso: Un campo del memorando que permite mantener un registro diario/semanal del progreso.
- Persona responsable: Esta persona se encarga de completar el producto final. No necesariamente tiene que ser la persona o el equipo que hace el trabajo; podría ser un gerente funcional.
- Registro de riesgos: Lista de posibles elementos o factores que podrían tener un impacto negativo en los productos finales y las alternativas de planificación (participación proactiva).
- Fecha de inicio: Especifica cuándo comienza el proyecto, que puede ser la fecha en que se firma el alcance del trabajo, e incluye otras “fechas de inicio”, como la creación de un plan de proyecto, el inicio formal de trabajo, etc.
Cómo crear una WBS en Microsoft Project
- En Microsoft Project, agregue el nombre del producto final principal en el campo Nombre de tarea.
- Agregue la lista de subproductos en el campo Nombre de tarea. Para aplicar sangría a los subproductos finales, utilice la tecla de flecha hacia adelante de Project.
- Continúe agregando elementos a la lista y aplicando sangría hasta alcanzar el nivel del paquete de trabajo.
- Microsoft Project agrega automáticamente los códigos de la WBS, en función de la estructura del esquema de cada tarea o actividad. Sin embargo, puede crear códigos específicos haciendo clic en la pestaña Proyecto, eligiendo WBS en la barra de menús y haciendo clic en Definir código.
Estructuras de desglose del trabajo para la gestión de proyectos maestra: Consejos de expertos
Con el cuidado necesario para evitar listas de tareas pendientes y mantener paquetes de trabajo manejables, medibles y orientados a los resultados, ¿cómo gana competencia un nuevo gerente de programa o una nueva estructura de desglose del trabajo?
Michelle Watkins, a solutions consultant for Smartsheet, has over 20 years’ experience in project management. “Start with templates,” she suggests. “Something with a baseline, and make your adjustments from there.”
Rod Baxter says, “You just keep practicing.” According to Baxter, a good project manager needs training and skill in risk management, communications management, and work breakdown structure. Project managers can gain confidence through mentoring newbies as they work their way through the ranks from such positions as project analyst to associate program manager.
Dr. Bennett echoes this notion that practice is the key to mastering work breakdown structures.
“How does one develop confidence in any new endeavor?” he asks. “There are no magic formulae. But confidence is built through a combination of study, getting close to those who are using the method successfully, watching, asking questions, doing it oneself, soliciting feedback, learning from that feedback, and doing it again.”
Bennett says the best way to learn is probably from finding out where and how the WBS was used to create a good result. This type of information probably isn’t in scholarly publications. “Look for ‘real world’ practitioners who discuss their experience at professional meetings,” he says.
Mejore las estructuras de desglose del trabajo con Smartsheet para la gestión de proyectos
Empodere a sus empleados para que vayan más allá gracias a una plataforma flexible, diseñada para satisfacer las necesidades de su equipo y capaz de adaptarse cuando esas necesidades cambien. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas claves y obtenga visibilidad en tiempo real acerca del trabajo en curso gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en el mismo tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.