Introducción a las estructuras de desglose del trabajo (EDT)

El Project Management Body of Knowledge, una colección internacionalmente reconocida de procesos y áreas de conocimiento aceptadas como mejores prácticas para la profesión de gestión de proyectos, define la estructura de desglose del trabajo como una "descomposición jerárquica del alcance total del trabajo que debe llevar a cabo el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos". Con una EDT, se comienza con el resultado o producto deseado, que luego se desglosa o descompone en los entregables o tareas más pequeños necesarios para crearlo.

En una EDT, el entregable puede ser un objeto, un servicio o una actividad. Al centrarse en los entregables en lugar de en los métodos (el qué, no el cómo), una estructura de desglose del trabajo ayuda a eliminar el trabajo innecesario para obtener el resultado previsto. Una EDT bien elaborada ayuda a programar, estimar los costos y determinar los riesgos. Suele ser un gráfico o diagrama visual que detalla el cronograma y el proceso de un proyecto al tiempo que recoge cada tarea, subtarea y entregable que se creará y ejecutará a lo largo del mismo. Suele presentarse en forma de esquema, como un índice, pero puede organizarse mediante pestañas u otros sistemas visuales de organización.

Rod Baxter, cofundador de Value Generation Partners y autor del Project Management for Success Handbook, califica la EDT de "elemento necesario para el ciclo de vida de la gestión de productos. Su creación requiere destreza y práctica, pero es esencial para ayudarle a cumplir las fechas de lanzamiento y a ser eficiente."

En 1957, el Programa de Misiles Balísticos de la Flota (Polaris) de la Armada de los EE. UU. estaba atrasado y necesitaba ayuda para resolver el retraso. El equipo desarrolló una fórmula para determinar las tareas y estimar el esfuerzo necesario para un proyecto en función de los resultados, que se conoció como PERT (técnica de evaluación y revisión de programas).

Con el PERT como modelo, el Departamento de Defensa (DOD) y la NASA publicaron la primera descripción del proceso de estructura de desglose del trabajo en 1962, pero la primera referencia por su nombre no llegó hasta 1968. El documento Work Breakdown Structures for Defense Materiel Items (MIL-STD-881) estableció las estructuras de desglose del trabajo como un estándar en todo el DOD, con plantillas publicadas para aplicaciones militares específicas, como aviones o barcos. Incluso los contratistas civiles que trabajan con el DOD deben utilizar la plantilla de estructura de desglose del trabajo adecuada.

En 1987, el Project Management Institute, a través de la PMBOK, estableció las estructuras de desglose del trabajo como práctica estándar para una serie de aplicaciones no militares. El término "estructura de desglose del trabajo" se introdujo en 1993 para aplicaciones en proyectos corporativos y de otras organizaciones.

En junio de 1999, el Programa de Estándares del PMI emitió una carta de proyecto para desarrollar el Estándar de Práctica de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Según el PMI, el grupo de procesos de planificación comienza con tres pasos esenciales planificación del alcance (3.2.2.2), definición del alcance (3.2.2.3) y desarrollo de la estructura de desglose del trabajo (3.2.2.4).

Muchas organizaciones se saltan el paso de crear un plan, o diccionario, de la EDT en aras de la agilidad, o porque se les pide que "construyan el avión mientras lo vuelan". Aunque es posible entregar un proyecto sin la planificación y la visibilidad adecuadas, es probable que ello pase factura a los miembros del equipo y, potencialmente, a la calidad final de los entregables. Esos riesgos no son sostenibles a lo largo del tiempo, por lo que es preferible utilizar la EDT siempre que sea posible.

A medida que las empresas acumulan y necesitan analizar más datos dentro de cada proyecto, así como anticipar cómo los datos afectarán a un proyecto después de su lanzamiento, está claro que la EDT y una planificación atenta seguirán siendo elementos críticos. Otras variables en el horizonte son la globalización, las fluctuaciones monetarias, los cambios políticos y las normativas, por lo que un proyecto sólido necesita una planificación previa para sortear estas posibles dependencias.

Entre los buenos recursos sobre la EDT se encuentran "The ABC Basics of the EDT", de Paul Burek, y "The Intelligent Structure of Work Breakdowns Is a Precursor to Effective Project Management", de Homer y Gunn, 1995.

Aunque a menudo se omite en el proceso de planificación, una estructura o diccionario de desglose del trabajo es una poderosa herramienta para terminar los proyectos de forma eficiente y a tiempo. He aquí algunas de las ventajas y beneficios de crear una EDT:

• Proporciona una representación visual de todas las partes de un proyecto
• Ofrece a la dirección y a los miembros del equipo una visión continua de cómo avanza el proyecto en su conjunto
• Define resultados específicos y medibles
• Divide el trabajo en partes manejables
• Proporciona una manera de hacer que las experiencias exitosas sean repetibles
• Establece una base para estimar los costos y asignar los recursos humanos y de otro tipo
• Garantiza que no se produzcan solapamientos ni lagunas en la responsabilidad o los recursos
• Minimiza la posibilidad de añadir elementos fuera del alcance del trabajo o de olvidar un entregable crítico.

Además, las organizaciones han encontrado otros beneficios en el uso de las estructuras de desglose del trabajo. Estos beneficios pueden obtenerse a través de un proyecto específico, pero también pueden ayudar a mejorar los procesos y la cultura de toda la organización. Entre ellos se encuentran:

• Al tener en cuenta la EDT de cada proyecto, la organización puede calcular rápidamente el presupuesto de todos los departamentos.
• Los equipos pueden determinar rápidamente el cronograma y el presupuesto del proyecto.
• A medida que el proyecto avanza, los equipos pueden hacer un seguimiento de secciones específicas de la estructura de desglose del trabajo para determinar el rendimiento de los costos del proyecto y señalar cuestiones y áreas problemáticas en la organización.

Una estructura de desglose del trabajo bien elaborada puede hacer que su equipo funcione como una máquina bien engrasada gracias a estas ventajas:

• Mejora la productividad
• Ayuda a los gerentes de proyectos a predecir los resultados en función de varios escenarios
• Ayuda a la organización del proyecto
• Ayuda a describir el alcance del proyecto a las partes interesadas
• Ayuda a distribuir las responsabilidades
• Permite estimar correctamente los costos, los riesgos y el tiempo
• Aumenta la comunicación
• Permite una mayor creatividad y lluvia de ideas
• Se centra en los objetivos finales
• Organiza los detalles
• Previene potencialmente los problemas
• Aborda los problemas de programación
• Ayuda a gestionar los riesgos
• Asigna las tareas
• Da flexibilidad a los equipos
• Elimina la confusión
• Proporciona a cada miembro del equipo descripciones claras de las tareas
• Ayuda a redactar y respaldar el plan de trabajo
• Proporciona la base para un informe claro del estado del proyecto, ya que cada paquete de trabajo es una unidad medible

La ventaja visual de las estructuras de desglose del trabajo

El gráfico o diccionario de la estructura de desglose del trabajo muestra fácilmente los detalles y el estado del proyecto. Para presentar el trabajo, tiene varias opciones. La vista clásica de la EDT es el diagrama de estructura de árbol, pero también puede utilizar listas numeradas o tablas. Un esquema es una de las formas más sencillas de representar una estructura de desglose del trabajo. A continuación se enumeran otros tipos de formatos que resultan útiles para distintos tipos de proyectos.

Durante el proyecto, los elementos de la estructura de desglose del trabajo pueden codificarse por colores para indicar el estado del trabajo: Por ejemplo, en verde se puede indicar que está dentro de lo previsto, en rojo que está retrasado, en amarillo que está en riesgo y en azul que está terminado. La codificación por colores puede ayudarle a identificar los riesgos del cronograma de un vistazo.

Una estructura o diccionario de desglose del trabajo fiable y útil debe reunir los elementos críticos de un proyecto, junto con su cronograma, costo y recursos. Los planes de EDT más útiles contienen estos componentes

• Identificación de qué organización, departamento o persona es responsable de cada porción de trabajo específica
• Las fechas de inicio y finalización previstas
• Los recursos necesarios
• El costo estimado del proyecto
• Números de cargos
• Detalles del contrato, requisitos e hitos
• Protocolo de control de calidad, requisitos y normas
• Información técnica y recursos necesarios para lograr los resultados deseados

A un nivel superior, la EDT también puede desempeñar funciones de dirección y organización. Un plan de EDT completo puede servir para:

• Ayudar a recursos humanos a gestionar las asignaciones de los equipos
• Gestionar el programa y determinar el cronograma del proyecto
• Gestionar y medir la calidad
• Anticipar los factores del entorno de la empresa
• Identificar los activos de los procesos de la organización
• Dar seguimiento al historial de versiones
• Establecer dependencias
• Dar seguimiento al progreso general de un proyecto

Los gerentes de proyectos empresariales utilizan las estructuras de desglose del trabajo para garantizar una visión organizada y visible de sus proyectos y sus componentes. Estos equipos también pueden beneficiarse del uso de las estructuras de desglose del trabajo:

• Grupos de cara al cliente: Los gerentes de cuentas confían en las estructuras de desglose del trabajo para demostrar el progreso (o los obstáculos) a sus clientes. Una EDT crea una "brújula" para los entregables y los hitos de un proyecto, que a su vez se convierte en una herramienta útil para mostrar a los clientes cómo van las cosas.
• Grupos creativos: Todos saben que los diseñadores, redactores, estrategas de contenidos y otros creativos necesitan ayuda para enfocar su creatividad. Una estructura de desglose del trabajo crea barandillas útiles para que las ideas fluyan de forma relevante y centrada en el proyecto.
• Grupos de proyectos remotos e internos: La visibilidad de una EDT ayuda a todos los implicados, aunque sea tangencialmente, a entender quién hace qué y cuándo.
• Grupos técnicos: Los equipos técnicos pueden utilizar una EDT como hoja de ruta para sus tareas de desarrollo. Estos equipos a menudo ya operan con "carriles de natación" visuales u otros tipos de arquitectura de hitos de gestión de proyectos.

Además de las agencias y los entornos corporativos, otros campos se basan en las estructuras de desglose del trabajo:

• Planificadores de proyectos comerciales: Una EDT puede recolectar todas las piezas móviles de un gran proyecto comercial, no solo los proyectos de la empresa principal y las tareas de los miembros del equipo, sino también las de los proveedores y subcontratistas. También puede capturar las dependencias para obtener los permisos necesarios, seguir el progreso con las aprobaciones gubernamentales, etc.
• Planificadores de eventos: Una EDT desglosa un evento complejo en tareas y subtareas, y su asignación ayuda a que varios equipos avancen con plazos ajustados.
• Gerentes de proyectos residenciales y de construcción: Además de las tareas y los miembros del equipo que participan en un proyecto comercial normal, los gerentes de proyectos de construcción pueden utilizar una EDT para realizar un seguimiento de las etapas de los trabajos de servicios públicos, las aprobaciones de zonificación, las aprobaciones medioambientales, etc.
• Gerentes de planificación del alcance: Cuando una agencia contrata a un nuevo cliente, los planificadores y gerentes de recursos deben tener al menos una visión aproximada del cronograma del proyecto y de los recursos necesarios antes de asignar un presupuesto y un alcance al proyecto.
• Desarrolladores de software: Los desarrolladores de software suelen dividir sus proyectos en fases o etapas. Una EDT que incluya a otros miembros de la organización ayuda a los desarrolladores a estar al tanto de los entregables más importantes en primer lugar, a la vez que da visibilidad al resto del equipo.
• Ingenieros de sistemas: Los ingenieros de sistemas se encargan de tener una visión global de sus configuraciones y de mantenerlas en funcionamiento y actualizadas para un rendimiento óptimo. Una EDT les proporciona un documento orgánico que captura los detalles más pequeños que se relacionan con las operaciones de sistemas más grandes. Saber que tienen esa información al alcance de la mano puede aliviar sus mentes permitiéndoles centrarse en las cuestiones operativas más importantes.

Dentro de una organización que ya cuenta con un plan de proyecto o un plan de desglose del trabajo a largo plazo, las estructuras de desglose del trabajo son útiles para que un predecesor en un proyecto vea cómo ha progresado el proyecto durante su ausencia. Para los sucesores en un proyecto, la EDT les ayuda a ver tanto lo que funcionó como lo que no en los primeros días del proyecto y a seguir las dependencias y sus resultados. En resumen, cualquier persona que desempeñe una función de supervisión y necesite planificar la división del trabajo en un proyecto puede beneficiarse de la utilización de una estructura de desglose del trabajo.

A veces los términos "estructura de desglose del trabajo" y "estructura de desglose del proyecto" se utilizan indistintamente. De hecho, las estructuras de desglose del trabajo se aplican más comúnmente como una herramienta para gestionar proyectos, desde el inicio hasta el cierre. Pero las estructuras de desglose del trabajo pueden, en teoría, ayudar a gestionar subproyectos, subtareas, contribuciones de proveedores y otras colecciones de tareas relacionadas que no están específicamente relacionadas con la gestión de un proyecto completo. Por lo tanto, un desglose del proyecto es un desglose del trabajo que se asigna completamente a un solo proyecto.

¿Qué incluye un desglose del trabajo? Las siguientes son las características creadas en el proceso de la EDT, así como los términos relacionados.

• Elementos terminales (también conocidos como paquetes de trabajo): Los elementos terminales, normalmente denominados paquetes de trabajo, son las partes mínimas de una EDT, más allá de las cuales un entregable no puede descomponerse más. Los paquetes de trabajo deben ser independientes de otras tareas y no deben duplicarse en ninguna otra parte del proyecto. Los paquetes de trabajo también pueden considerarse como la tarea más pequeña que puede ejecutar un individuo o un equipo. Si se desglosa más la tarea, se corre el riesgo de microgestionar a los miembros del equipo.
  
  Por lo general, los paquetes de trabajo deben proporcionar asignaciones que puedan ser completadas por un equipo o un miembro del equipo dentro de un período de notificación. Si se celebran reuniones de estado semanales, el trabajo debe completarse en una semana. Otra forma de determinar el esfuerzo es a través de la regla 8/80, que establece que una subtarea no debe tardar menos de 8 ni más de 80 horas en completarse.
  
  Un paquete de trabajo eficaz define el trabajo, la duración y los costos de las tareas necesarias para cada entregable. Los paquetes de trabajo no deben superar los 10 días de duración. Los paquetes de trabajo son independientes entre sí en el flujo de trabajo, y deben ser únicos y no estar duplicados en todo el proyecto.
• Codificación de la EDT: Los elementos de la EDT suelen estar numerados en secuencia decimal de arriba hacia abajo. Por ejemplo, un elemento etiquetado como "1.1.1.3" puede encontrarse en el cuarto nivel de jerarquía. Con esta numeración, es más fácil identificar el nivel de la tarea que representa el elemento cuando se hace referencia a él fuera del contexto del gráfico de la EDT.
• Diccionario de la EDT: El diccionario de la EDT (ver más información más adelante) describe con detalle cada componente o tarea de la jerarquía de la EDT. Puede incluso enlazar con documentos que definen y apoyan más el elemento. El diccionario de la EDT apoya el principio de exclusividad mutua del trabajo, es decir, no hay solapamiento, ya que cada entregable y subentregable está tan bien definido que apenas es posible la duplicación del trabajo o la responsabilidad.
• Nivel de esfuerzo: Un componente de nivel de esfuerzo (LOE) de un proyecto es una actividad que apoya las funciones principales del proyecto. Esto podría incluir el trabajo administrativo de responder y enrutar las llamadas telefónicas de los clientes.
• Árbol orientado a resultados: Se trata de un modelo que muestra los resultados deseados a medida que fluyen a partir de los pasos del proyecto esbozados en una EDT.
• Estructura de desglose del trabajo por contrato: Recopila todos los tipos de trabajo de los contratos y de los proveedores que se van a realizar en el proyecto.
• Estructura de desglose del resumen del proyecto: Describe el resumen del proyecto y los subproyectos para que otros entregables puedan asignarse a él.
• Declaración de trabajo: La declaración de trabajo (SOW) es el acuerdo firmado que describe exactamente lo que la empresa entregará al cliente, incluidos los hitos, y el presupuesto que cada parte ha acordado.
• Cronograma del proyecto: Es el cronograma de todos los componentes de un proyecto, tanto si se entregan de forma secuencial como si se superponen. Incluye los hitos y los entregables, así como el costo de los recursos de cada componente.
• Base de estimación: Una base de estimación (BdE) es una herramienta desarrollada por gerentes de proyectos, ejecutivos y responsables financieros que tiene en cuenta los costos de la mano de obra y los recursos que pueden ser necesarios en un proyecto. Con el BdE, una empresa puede estimar lo que costará crear y entregar un proyecto a un cliente.
• Estructura de desglose de recursos: Hace una lista de forma visual de la jerarquía de los recursos necesarios y utilizados a lo largo de un proyecto, incluyendo el momento en que entran y salen del mismo, y detalla sus funciones.
• Estructura de desglose de riesgos: Un buen plan incluye tomar nota de las dependencias y los riesgos. Estos incluyen los riesgos que pueden ocurrir si el equipo se retrasa o que están fuera del control del equipo, como los desastres naturales.
• Estructura de desglose de la organización: La estructura de desglose de la organización (EDO) también se conoce como organigrama. Enumera los responsables del proyecto y detalla quién ayuda a quién y en qué funciones.

Hay varios tipos de formatos que se aplican a los documentos de desglose del trabajo. Entre ellos se encuentran:

• Formato de gráfico: Hace hincapié en la representación visual del proyecto.
• Formato de gráfico: Hace hincapié en la representación visual del proyecto.
• Estructura jerárquica: Lleva los elementos más importantes de un proyecto a la parte superior para una mayor visibilidad.
• Estructura de esquema: Presenta un marco temporal, dependencias o componentes de elementos mayores de un proyecto.
• Vista tabular: Permite a los miembros del equipo navegar fácilmente hacia las secciones que les resultan más relevantes.

No todos los proyectos requieren el mismo tipo de formato. Puede y debe adaptarse al tipo de proyecto y a los tipos de miembros del equipo que necesitan acceder a él.

Una vez que se dispone del alcance del proyecto, la EDT debería ser el primer producto a entregar. Una vez definida la EDT, es posible determinar el alcance de los demás recursos, incluidos los recursos humanos, los conjuntos de habilidades particulares, los recursos materiales (como el equipo y el espacio) y las instalaciones. A continuación, el equipo puede crear el cronograma base, elaborar listas de tareas y asignarlas.

A medida que se gestionan proyectos similares, la estructura de desglose del trabajo se hace más fácil y puede convertirse en la base para mejorar la gestión de la entrega. En el caso de proyectos únicos en los que usted y el equipo no tienen experiencia previa, la estructura de desglose del trabajo puede ayudar al equipo a definir exactamente los entregables y las tareas necesarias para el producto final.

Una estructura de desglose del trabajo no puede desarrollarse de forma aislada. Rara vez una persona puede saber todo lo que se necesita para completar un proyecto, y menos aún un gerente de proyecto, que puede no ser un experto en la materia. La creación de la EDT es un esfuerzo de equipo.

Conceptos erróneos sobre las estructuras de desglose del trabajo

Una EDT no especifica cómo o cuándo se realizarán las tareas. No es un plan ni un cronograma. No es una lista de todas las actividades o responsabilidades, ni un organigrama típico. A veces, los líderes de equipo intentan hacer una lista de todas las tareas necesarias para un proyecto dentro de la EDT. Esto puede dar lugar a que no se realicen las tareas, lo que hace que los proyectos se retrasen.

La EDT tampoco es un documento de descarte que pueda utilizarse o no para el proyecto. Es una parte importante de sus documentos de gestión de proyectos. Debe anotar en la EDT cualquier cambio en los entregables previstos, que debe someterse al proceso de control de cambios de su empresa.

Dibujar una estructura de desglose del trabajo puede ser sencillo. Sin embargo, los siguientes consejos son principios de diseño que le ayudarán a obtener los mejores resultados.

Céntrese en los entregables, no en los métodos. En otras palabras, planifique los resultados, no las acciones. Piense en el qué, no en el cómo. El objetivo principal de una estructura de desglose del trabajo es definir el entregable principal en términos de los pequeños componentes que lo forman. Si el entregable no es un producto, debe proporcionar un resultado específico y medible. Por ejemplo, si está creando una EDT para un servicio profesional, defina los productos o resultados de ese servicio.

Cuando se centra en un entregable específico, independientemente del nivel de desglose, el equipo o la persona responsable sabe exactamente lo que se espera y cómo es un buen trabajo. Se es menos propenso a agregar elementos que están fuera del alcance del proyecto, lo que puede ocurrir al crear una lista de tareas. Cuando los miembros del equipo se centran en un entregable, en lugar de comprobar los elementos de la lista de tareas, se les anima a utilizar su iniciativa y su capacidad de resolución de problemas para fomentar la innovación.

Sin superposiciones (es decir, exclusividad mutua). No haga que ninguna de las tareas de su EDT se superponga en la definición del alcance. Esto podría tener dos resultados posibles: Duplicaría los esfuerzos de su equipo y crearía confusión en torno a la responsabilidad, el esfuerzo y la contabilidad. Un diccionario de la EDT que describa detalladamente cada componente puede ayudar a anular la exclusividad mutua.

Siga la regla del 100 %. Para eliminar el trabajo que no contribuye al entregable final, asegúrese de que la suma de todos los recursos de la EDT, ya sea tiempo, dinero u otro elemento, sume el 100 %. En otras palabras, los elementos del nivel dos suman el 100 %, y los del nivel tres e inferior se suman al porcentaje del nivel dos. El proyecto terminado nunca debe sumar más o menos del 100%.

Observe el nivel de detalle. Por lo general, los paquetes de trabajo deben proporcionar el trabajo que puede ser completado por un equipo o un miembro del equipo dentro de un período de información. Si las reuniones de estado son semanales, el trabajo debe completarse en una semana. Otra forma de determinar el esfuerzo es a través de la regla 8/80 (mencionada anteriormente).

Aquí otros factores que hay que tener en cuenta para determinar el nivel de detalle de los elementos:

• Si su equipo tiene menos experiencia y necesita más supervisión, haga paquetes de trabajo más pequeños y cortos.
• Si tiene un entregable que puede tardar más en completarse o costar más de lo presupuestado, divida el proyecto en entregables más pequeños con un tiempo de trabajo más corto. Con un tiempo de información y revisión más frecuente, podrá sacar a la luz los problemas y resolverlos antes.

Por último, tenga en cuenta estos otros principios importantes a medida que avanza:

• Realice las asignaciones al principio del proyecto, pero permita que se creen nuevas asignaciones si es necesario en el transcurso del mismo.
• Asegúrese de que todos los entregables sean coherentes con las normas.
• No se preocupe si su estructura no es completamente simétrica o equilibrada; muchas tareas y entregables ofrecerán más detalles que otros.
• Asegúrese de que las tareas no se listen de forma secuencial.

Si no se conocen algunos entregables, puede introducir toda la información que conozca actualmente y luego actualizar el documento a medida que vaya conociendo más detalles.

El primer paso para crear una estructura de desglose del trabajo es reunir al equipo. Tanto si el equipo trabaja in situ como a distancia, es esencial que los miembros participen en la identificación de los subentregables. Rod Baxter afirma: "No se crea una estructura de desglose del trabajo sin que haya alguien en el equipo que sea un experto en la materia (SME). Necesitas personas en el equipo que sepan realmente lo que está pasando". Los SME pueden ayudar a enumerar todas las tareas necesarias en una EDT y a identificar las responsabilidades que se solapan o las lagunas en el gráfico completado.

También tendrá que reunir estos documentos clave para comenzar el desarrollo de la EDT los estatutos del proyecto, el planteamiento del problema del proyecto o la definición del alcance, toda la documentación aplicable de contratos y acuerdos, y los procesos de prácticas de gestión de proyectos existentes en su organización.

Una estructura de desglose del trabajo eficaz debe contener cada uno de los siguientes elementos o componentes:

• Una declaración de la visión del proyecto
• Fases definidas del proyecto que dependen del tamaño del mismo
• Una lista de tareas con entregables

El Dr. Larry Bennett, ingeniero civil, gerente de proyectos y autor de cuatro libros, ve al menos dos ventajas cuando el equipo crea una estructura de desglose del trabajo: "Existe la posibilidad de que se produzcan grandes aportes desde diversos puntos de vista, y el sentido de propiedad que resulta de la participación".  

Sus herramientas para captar información pueden ser tan sencillas como una pila de tarjetas de 5 por 3 o un bloc de notas adhesivas que utilices para anotar los entregables y las partes relacionadas. Luego puede organizarla en una pizarra blanca, una pizarra de corcho o incluso en una pared. Los equipos virtuales pueden realizar una actividad similar a través de un software de pizarra colaborativa.

Para empezar a crear una EDT, defina el nivel uno, el principal entregable del proyecto. A continuación, agregue todos los detalles posibles al nivel dos antes de pasar a porciones de trabajo más pequeñas en el nivel tres y más allá, si es necesario. Siempre intente definir lo que se necesita en el nivel anterior con el mayor detalle posible antes de pasar a los siguientes niveles.

Cómo crear una EDT: La vista de alto nivel

Antes de profundizar en los detalles de la estructura de desglose del trabajo, es importante empezar a perfeccionarla a alto nivel. Tome primero estos importantes pasos preliminares:

1. Determine y describa la declaración del proyecto
2. Destaque todas las fases necesarias del proyecto
3. Cree y haga una lista de los entregables (así como la forma de medir el éxito)
4. Divida los entregables en tareas manejables
5. Asigne cada sección y asegúrese de que cada responsable esté facultado para realizar las entregas

Herramientas para crear una EDT e información vinculable

Aunque se puede plasmar la EDT con fichas o papel y bolígrafo, las plantillas y herramientas electrónicas facilitan el registro, la edición y la difusión del gráfico entre los miembros del equipo, y luego lo guardan con la configuración de control de documentos para que las actualizaciones queden registradas mediante el proceso de control de cambios.

Las plantillas simplifican el trabajo. Es posible que su equipo o empresa ya disponga de una plantilla. Si no es así, puede crear su propia EDT o descargar una de las plantillas de la web y personalizarla. Busque estas características útiles en una plantilla:

• Campo de codificación de la EDT
• Campo de la etiqueta del componente
• Bloque del logotipo de la empresa
• Espacio para el nombre del equipo
• Sección para el nombre del gerente del proyecto

La siguiente información podría vincularse a cada elemento de la EDT para que sea aún más útil, dinámica y compartible para el equipo:

• Número de la EDT: Es el número de esquema o índice asignado a cada componente o paso del proceso. Por ejemplo, bajo la sección que titula "1", las tareas y entregables que siguen a esa sección o fase de un proyecto se denominarían "1.1", 1.2", etc.
• Título de cada elemento: Es el nombre corto acordado para cada hito o entregable que se organiza y detalla en la EDT.
• Definición: Una etiqueta corta y llamativa no sirve de nada si no está clara para los interesados, por lo que es importante explicar, lo más brevemente posible, qué significa cada nombre. Por ejemplo, puede ser necesario aclarar lo que significa "Cierre de proyecto". ¿Significa que se han pagado las facturas finales? ¿Significa que se entrega el proyecto final, con detalles adicionales? Si hay alguna posibilidad de que alguien no tenga claro el significado de alguno de los títulos o si los modifica para cada EDT, explíquelo.
• Nombres y funciones de las partes interesadas: Haga una lista de los nombres de cada una de las partes interesadas y designe su función (participante, responsable, mantener en el bucle, aprobación necesaria, etc.).
• Actividades y tareas: Detalle los pasos necesarios para completar cada hito y a quién se le asignan, especialmente si incluyen colaboradores fuera de su equipo principal.
• Definición de "Hecho":  Describa los requisitos para completar cada tarea e hito. ¿Qué aspecto debe tener, qué debe contener, quién debe verlo y a dónde debe ir después?
• Formato del entregable: Describe el aspecto que tendrá: por ejemplo, un documento de Word de unas 10 páginas proporcionado electrónicamente, o un PDF o una plantilla UX entregada por correo electrónico o como documento compartido.
• Dependencias o riesgos: Captura todos los riesgos y dependencias que puedan afectar a la entrega de cada hito. Pueden ser riesgos internos (un cliente que quiere más rondas de revisión, por ejemplo) o externos (un corte de luz que afecte a la entrega de ciertos componentes).
• Presupuesto estimado: Debe tener en cuenta todas las preguntas que se plantean, el costo del personal, los recursos de hardware y software, y otros factores.
• Fase o ciclo de vida del proyecto: Es opcional, pero puede ser útil para proyectos más largos o complejos. En el caso de ciertos entregables, se puede construir una fase o ciclo de vida con un nivel de detalle que no es necesario para otros componentes o hitos del proyecto.

Aunque las estructuras de desglose del trabajo son y deben ser flexibles y adaptarse a cada proyecto, estos consejos ayudarán a los gerentes de proyectos y a las organizaciones a crear una EDT más útil:

1. Organice una sesión de brainstorming entre los distintos departamentos implicados en el proyecto.
2. Si lo desea, permita a los equipos del proyecto utilizar herramientas de baja tecnología, como una pizarra, tarjetas o notas adhesivas, para identificar los principales entregables, los subentregables y los paquetes de trabajo específicos.
3. Aproveche las herramientas que facilitan la elaboración de mapas mentales y la lluvia de ideas.
4. Adopte una estructura estándar para proporcionar información descriptiva de cada elemento de la EDT en el diccionario de la EDT para garantizar la coherencia.
5. Adapte la cantidad de detalles. El nivel de detalle proporcionado debe ser menor en el caso de los elementos de la EDT de mayor jerarquía y más detallado en el caso de los elementos de menor nivel.
6. Garantice revisiones frecuentes. Dado que la EDT es un documento orgánico, revise su contenido con frecuencia y ajústelo en consecuencia para garantizar el correcto desempeño y entrega del proyecto.
7. Asegúrese de anotar los ciclos de documentación y revisión, y el tiempo que llevan, así como la capacitación al principio del proyecto y las pruebas al final.
8. Anote los entregables de la gestión del proyecto, incluida la elaboración de un plan de proyecto. Delimite los entregables que el cliente o una parte externa debe cumplir o entregar. Compruebe el enfoque del proyecto descrito en los estatutos del proyecto para ver si hay actividades que deben incluirse en la EDT.

Una estructura de desglose del trabajo eficaz no puede elaborarse de la noche a la mañana ni por una sola persona. Para ser realmente eficaz, una EDT debe:

• Detallar todo lo relacionado con la creación y entrega del proyecto, incluyendo todos los entregables e hitos.
• Ser creada por el gerente del proyecto y otras personas directamente implicadas en él y no, por ejemplo, entregada a un gerente de proyecto "desde arriba" o desde un cliente. De este modo, los responsables explican lo que van a hacer y pueden aceptar completamente lo que se va a hacer y cómo se va a hacer.
• Expresar toda la información de forma visual, para que los conceptos se comprendan y organicen fácilmente.
• Ser un documento vivo; Las dependencias y los riesgos pueden afectar al cronograma y/o al alcance, por lo que la EDT debe tratarse como una guía orgánica, que funcione como el "verdadero norte" del proyecto, mientras se adapta y modifica según sea necesario.
• Ser adaptable a cualquier formato o plataforma, para que los miembros del equipo puedan acceder rápidamente a ella y actuar en consecuencia, estén donde estén y en cualquier dispositivo.

Descargar plantilla del diccionario de estuctura de desglose del trabajo

La estructura de la EDT, o diccionario, es un documento fluido, pero siempre incluirá cierta información. Estos son los elementos de un diccionario de EDT completo y fiable. Obsérvese que los elementos que aparecen bajo cada fase pueden moverse o ajustarse según se desee. Aquí un ejemplo, que involuca el desarrollo de software, pero observe que el proyecto no se limita a las fases de creación y prueba del software.

1. El título del proyecto
2. Inicio
3. Elaboración de los estatutos del proyecto
   A - Entregable: Presentar los estatutos del proyecto
   B - El patrocinador del proyecto revisa los estatutos del proyecto
   C - Los estatutos del proyecto se firma y se aprueba
4. Planificación
   A - Creación de la declaración de alcance preliminar
   B - Determinar el equipo del proyecto
   C - Reunión de inicio del equipo del proyecto
5. El plan del proyecto
   A - Desarrollar el plan del proyecto
   B - Presentar el plan del proyecto
   C - Hito: Aprobación del plan del proyecto
6. Ejecución
   A - Reunión de inicio del proyecto
   B - Verificación y validación de los requisitos del usuario
   C - Diseñar el sistema
   D - Adquisición de hardware y software
   E - Instalar el sistema de desarrollo
7. Fase de pruebas
   A - Instalar el sistema en vivo
   B - Capacitación de los usuarios
8. Puesta en marcha
9. Control
10. Gestión del proyecto
    A - Reuniones de estado del proyecto
    B - Actualizar el plan de gestión del proyecto
    C - Gestión de riesgos
11. Cierre
12. Auditoría de las adquisiciones
13. Documentar las lecciones aprendidas
14. Actualizar los archivos y registros
15. Obtener la aceptación del formato
16. Archivar los expedientes y toda la documentación

Elementos adicionales del diccionario:

• Fecha de finalización: La fecha en que se entregó el entregable de la EDT.
• Estado del entregable: Puede aplicarse a los entregables individuales o a los hitos del proyecto, o puede reflejar el estado general de los entregables del proyecto.
• Dependencias y riesgos: Describe las dependencias que afectan a la finalización del entregable.
• Fecha estimada de finalización: Fecha en la que cree que es razonable que se complete el trabajo.
• Registro de problemas: Lista de problemas que están afectando actualmente al entregable (compromiso reactivo).
• Porcentaje de finalización hasta la fecha: La cantidad de terminación del entregable expresada como un porcentaje en una fecha particular - por ejemplo, 20 por ciento a partir de Dic. 14, 2020.
• Comentarios del progreso: Un campo de notas que permite llevar un registro diario/semanal del progreso.
• Persona responsable: Esta persona es la encargada de completar el entregable. No es necesariamente la persona o el equipo que realiza el trabajo, sino que puede ser un responsable funcional.
• Registro de riesgos: Lista de posibles elementos o factores que podrían afectar negativamente al entregable y a las alternativas de planificación (compromiso proactivo).
• Fecha de inicio: Especifica cuándo comienza el proyecto, que puede ser la fecha en que se firma el alcance del trabajo, e incluye otras "fechas de inicio", como la creación de estatutos del proyecto, el inicio formal del trabajo, etc.

Cómo crear una EDT en Microsoft Project

1. En Microsoft Project, agregue el nombre del entregable principal en el campo Nombre de la tarea.
2. Agregue la lista de subentregables en el campo Nombre de la tarea. Para incluir una sangría los subentregables, utilice la tecla de flecha de avance del Proyecto.
3. Continúe agregando y poniendo con sangría elementos de la lista hasta que llegue al nivel del paquete de trabajo.
4. Microsoft Project agrega automáticamente los códigos PEP, basándose en la estructura del esquema de cada tarea/actividad. Sin embargo, puede crear códigos específicos haciendo clic en la pestaña Proyecto, seleccionando EDT en la barra de menús y haciendo clic en Definir código.

Con la sensibilidad necesaria para evitar las listas de tareas y mantener los paquetes de trabajo manejables, medibles y orientados a los entregables, ¿cómo adquiere competencia un nuevo gerente de programa o un nuevo usuario de la estructura de desglose del trabajo?

Michelle Watkins, a solutions consultant for Smartsheet, has over 20 years’ experience in project management. “Start with templates,” she suggests. “Something with a baseline, and make your adjustments from there.”

Rod Baxter says, “You just keep practicing.” According to Baxter, a good project manager needs training and skill in risk management, communications management, and work breakdown structure. Project managers can gain confidence through mentoring newbies as they work their way through the ranks from such positions as project analyst to associate program manager.

Dr. Bennett echoes this notion that practice is the key to mastering work breakdown structures.

“How does one develop confidence in any new endeavor?” he asks. “There are no magic formulae. But confidence is built through a combination of study, getting close to those who are using the method successfully, watching, asking questions, doing it oneself, soliciting feedback, learning from that feedback, and doing it again.”

Bennett says the best way to learn is probably from finding out where and how the WBS was used to create a good result. This type of information probably isn’t in scholarly publications. “Look for ‘real world’ practitioners who discuss their experience at professional meetings,” he says.

Empodere a sus empleados para que vayan más allá gracias a una plataforma flexible, diseñada para satisfacer las necesidades de su equipo y capaz de adaptarse cuando esas necesidades cambien. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas claves y obtenga visibilidad en tiempo real acerca del trabajo en curso gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en el mismo tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.