¿Qué es la gestión de carteras de proyectos empresariales?
La gestión de carteras de proyectos empresariales (EPPM) es la práctica de tomar una estrategia empresarial de alto nivel y dividirla en iniciativas más pequeñas para comprender el trabajo que debe realizarse a un nivel más táctico.
La EPPM eficaz aumenta la alineación entre los proyectos, programas, carteras y la estrategia empresarial general de una organización. Las organizaciones que implementan EPPM con éxito están sincronizadas a nivel de estrategia corporativa y producen resultados de proyectos más exitosos a largo plazo.
La EPPM suele ser gestionada por una oficina de gestión de carteras empresariales (EPMO), que ayuda a establecer y supervisar la gobernanza de estos programas y proyectos específicos. Una EPMO integra y escala las prioridades que crearon los estrategas de nivel corporativo para garantizar que los equipos asignen recursos de manera efectiva y alcancen sus objetivos.
¿Qué hace la gestión de carteras de proyectos empresariales por la organización?
La EPPM proporciona a las organizaciones visibilidad del trabajo activo. Esta información garantiza que todo el trabajo continuo esté vinculado a las estrategias y objetivos de una organización.
Además, la EPPM permite a las organizaciones gestionar mejor la ejecución de los proyectos y programas y obtener información clave, como si un proyecto está afectando un objetivo estratégico, qué unidades de negocios están trabajando en el mismo proyecto o similares, los recursos asignados para cada proyecto y los costos proyectados del proyecto y del programa.
Con la EPPM, cada parte de una organización puede alinearse con los objetivos empresariales más grandes y trabajar en conjunto para evitar redundancias y maximizar el ROI.
Para lograr una EPPM eficaz, las empresas deben aprovechar la EPMO, que idealmente debería abordar los siguientes elementos:
- Proyectos a financiar
- Proyectos a cancelar o posponer
- Proyectos de bajo rendimiento o proyectos que necesitan intervención externa
- Información sobre cómo mejorar el riesgo del proyecto, así como la gestión y la supervisión del cumplimiento
- Atracción, retención y motivación de todos los empleados y miembros del equipo
- Los costos del producto y del proyecto, así como las formas en que pueden mejorar o dañar los márgenes de ganancias
- Los proyectos de misión más críticos para el próximo trimestre y año
Por qué las empresas necesitan una oficina de gestión de carteras empresariales
Las empresas necesitan una oficina de gestión de carteras empresariales (EPMO) para evaluar y priorizar los proyectos en comparación con los objetivos y las metas empresariales más grandes. Este análisis las ayuda a asignar mejor los recursos y el presupuesto.
Jason Kinder es el director de Marketing de Pinnacle Management Systems. “Las organizaciones deben poder adaptarse y avanzar con rapidez, lo que requiere la necesidad de extraer los sistemas tradicionalmente desconectados a una vista a nivel empresarial”, afirma.
El papel de la oficina de gestión de carteras empresariales
Una oficina de gestión de carteras empresariales también ayuda a resolver los siguientes problemas:
- Redundancias entre equipos
- Falta de visibilidad del trabajo que se realiza y cómo se lleva a cabo en función de los objetivos estratégicos más grandes
- Retrasos en el proyecto e incumplimientos de plazos
- Cuellos de botella de recursos
- Gastos innecesarios y ROI perdido
¿En qué se diferencia la PPM empresarial de la PPM tradicional?
Mientras que la gestión tradicional de carteras de proyectos se centra en la entrega de proyectos a nivel de unidad de negocios, la PPM empresarial abarca todos los proyectos, programas y carteras que se alinean con los objetivos estratégicos de la organización.
Según Keith Gillette, fundador y director ejecutivo de TaskTrain, “en general, la EPPM integra la PPM en todo el contexto operativo de la organización como una solución de gestión empresarial integrada... la gestión de proyectos, programas y carteras empresariales integra esas prácticas y sistemas orientados a proyectos en la producción continua y los procesos empresariales de apoyo de la organización en alineación con los objetivos estratégicos para crear un solo sistema de gestión empresarial”.
Margaret Meloni, presidenta de Meloni Coaching Solutions, Inc., dice: “Cuando pienso en la EPPM, pienso en la mejor, más eficiente y exitosa PMO con esteroides, de una buena manera. Estar con esteroides significa que es grande y fuerte y que puede llevar la empresa al éxito a través de la ejecución exitosa del proyecto”.
Objetivos de la gestión de carteras de proyectos empresariales
El objetivo principal de la EPPM es proporcionar una vista de alto nivel y 360 grados de todos los proyectos, programas, carteras y esfuerzos colectivos de una organización. Esta descripción general es fundamental para dirigir un negocio sin problemas y adaptarse al cambio de manera efectiva.
Según una investigación de CB Insights, el 60 % de las empresas tardan más de un año en sacar al mercado un nuevo producto. Esta, en sí misma, es una razón por la que las organizaciones dependen en gran medida de PPM para reunir todos los componentes de sus programas y garantizar que los planes funcionen sin problemas, eficiente y rápidamente.
La EPPM también debe reunir a todos los componentes de un proyecto o programa, como la contabilidad financiera , la gestión de la cadena de suministro y la CRM.
Ventajas de la gestión de carteras de proyectos empresariales
La EPPM ofrece muchas ventajas, como una mayor alineación entre un proyecto único y objetivos empresariales más grandes, menos redundancias y menos interrupciones en el trabajo.
Otras ventajas son:
- Mejor asignación de recursos y presupuestos
- Mejora de la previsibilidad con respecto a los marcos y enfoques de proyectos
- Menos decisiones reaccionarias
- Mejor priorización de proyectos
- Mejor seguimiento del ROI de los proyectos
Gillette reitera estas ventajas. “La EPPM promete a las empresas la capacidad de alcanzar la excelencia operativa y, a la vez, adaptarse a las circunstancias del mercado que cambian rápidamente”, afirma.
Kinder hace puntos similares sobre EPPM: “La gestión por excepción es algo que siempre he defendido. Un sistema de EPPM señala problemas que requieren atención inmediata y evita que esos problemas se pierdan en la confusión”.
Cómo elaborar el proceso de gestión de carteras de proyectos empresariales
Crear un proceso eficaz de gestión de carteras de proyectos empresariales puede ser fácil y sin problemas, si sigue una plantilla. Para crear su propio proceso, siga los pasos que se indican a continuación.
- Cree un inventario del proyecto: Empiece por identificar todos los proyectos, programas y carteras de toda la organización, incluida la información clave y los detalles del proyecto. Luego organice los proyectos por prioridad y alineación con los objetivos estratégicos de la organización. Aquí es donde una PMO puede desempeñar un papel valioso para ayudarlo a descifrar qué proyectos pueden proseguir.
- Analice las preguntas críticas: A medida que cree el inventario de su proyecto, piense en las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son los proyectos de misión más críticos que se completarán en el transcurso del próximo año?
- ¿Qué proyectos debemos financiar?
- ¿Qué proyectos involucran el mayor riesgo y cómo podemos mitigar estos riesgos?
- ¿Qué proyectos existentes tienen un desempeño inferior?
- ¿Cómo podemos mejorar la supervisión de los proyectos en relación con el riesgo y el cumplimiento?
- ¿Cómo podemos atraer, mantener y motivar eficazmente a nuestros empleados a tener buen rendimiento?
- ¿Cómo podemos gestionar mejor los costos del proyecto y mejorar los márgenes?
- Desarrolle su EPMO: A medida que trabaja a través de los proyectos y programas y sus prioridades relevantes, empiece a incorporar su EPMO y a posicionarla correctamente dentro de la organización (por lo general, esto ocurre donde se lleva a cabo la planificación estratégica).
- Alinee sus proyectos: Ahora que tiene una idea de los proyectos con los que quiere avanzar, alinéelos con la estrategia y los objetivos generales de la organización para que pueda evaluar cómo presupuestarlos y planificarlos.
- Nombre a un equipo de implementación: Este equipo debe estar compuesto por las partes interesadas clave, los gerentes de cartera, de programas y proyectos, y los miembros del equipo que facilitarán los nuevos sistemas involucrados en su EPPM.
- Lanzar su EPPM: Implemente su EPPM recién desarrollado utilizando una plataforma central de EPM, que debe realizar un seguimiento del progreso de todos los proyectos en curso, las métricas de éxito de cada proyecto, los recursos internos y externos del proyecto, los objetivos estratégicos y otros detalles clave.
- Supervisar la ejecución y el cumplimiento: Su sistema de EPPM debe supervisar el estado y el progreso del proyecto con regularidad para que pueda mantener informadas continuamente a las partes interesadas. Además, su sistema debe garantizar la gobernanza adecuada del proyecto para la responsabilidad y la alineación entre los equipos del proyecto y la organización en general.
- Obtenga información empresarial práctica: Su sistema de EPPM debe ser capaz de obtener información basada en roles, para que siempre tenga información sobre las responsabilidades de cada función y sobre cómo los miembros del equipo realizan un seguimiento del progreso general del proyecto.
Como dice Kinder: “Diferentes roles requieren datos diferentes. Asegúrese de que los paneles sean específicos del rol y proporcione los datos adecuados para que el usuario tome decisiones informadas”. - Configurar patrones de trazabilidad: Para que su EPPM sea lo más efectiva posible, deberá poder realizar un seguimiento del quién, el qué y el cuándo para cada proyecto y programa, y asegurarse de que todas las acciones mantengan la alineación con los objetivos principales. Al hacerlo, se garantiza que cada rol tenga acceso a la información correcta y no sea necesario perder tiempo buscando los datos correctos para tomar decisiones de negocios.
- Cree un documento para las lecciones aprendidas: Este documento debe incluir las lecciones aprendidas de cada proyecto y servir como análisis post mortem. De esta manera, puede repetir acciones que salieron bien y eliminar cualquier detalle que atascara un proyecto. Debe ser fácil acceder a este documento para todas las partes de su organización.
Ciclo de vida de la cartera de proyectos empresariales
Tres componentes principales comprenden el ciclo de vida de la cartera de proyectos empresariales: toma de decisiones de puesta en marcha, mantenimiento de inversiones y presupuestos, y planificación de la estrategia de salida.
- Toma de decisiones para el inicio: También conocida como dar luz verde u obtener la aceptación de las partes interesadas y la aprobación de negocios, esta parte del ciclo de vida aborda las métricas de éxito que se usarán para dar seguimiento y calificar cada proyecto. Documente los cambios realizados en estas decisiones iniciales en un registro de cambios.
- Inversión y mantenimiento del presupuesto: Una vez que su EPPM está en marcha, debe supervisar constantemente los gastos planificados frente a los reales, para tener una imagen precisa del presupuesto. Hacerlo también lo ayudará a usted y a otras partes interesadas clave a determinar si hay que detener o no los proyectos o replantearse una estrategia empresarial.
- Planificación de la estrategia de salida: También llamada caducidad o jubilación, esta parte del ciclo de vida debería ayudarlo a crear una estrategia de salida para un proyecto o programa si surge la necesidad.
Consejos para implementar la EPPM
Algunos de los consejos más útiles de los expertos en PPM empresarial incluyen priorizar los riesgos del proyecto e identificar soluciones. Si es posible, debe cancelar proyectos que ya no se alineen con las estrategias de la organización y evitar la microgestión.
Más consejos para la gestión de carteras de proyectos empresarial:
- Ofrézcales a los miembros del equipo autonomía y flexibilidad para completar su trabajo basado en la EPPM simplificando la gestión del tiempo y las tareas.
- Priorice la captura de datos en tiempo real para que pueda tomar decisiones de negocios más rápidas y cumplir mejor con los requisitos y plazos del proyecto.
- Utilice herramientas y software de EPPM automatizados para simplificar sus procesos y mantener a todos al tanto de los informes en tiempo real.
- Obtenga la aceptación de las partes interesadas lo antes posible.
“La EPPM es un conjunto de herramientas de nivel empresarial que se utiliza para los principales ejecutivos en la toma de decisiones estratégicas”, dice Gillete. “Por lo tanto, es fundamental que la implementación cuente con la aceptación de los principales ejecutivos”.
Meloni expresa un sentimiento muy similar sobre la aceptación y la implementación: “La implementación realmente comienza en los corazones y las mentes de su pueblo. No hay lugar para la política negativa y las tomas de poder. Debe haber un espíritu de colaboración y confianza. Todos deben entender que el avance profesional se produce mediante el apoyo al sistema, no por eludirlo”.
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Métricas de la cartera de proyectos empresariales
El éxito de una EPPM puede medirse con una variedad de métricas, incluidas las financieras (p. ej., ROI), así como datos más cualitativos, como la satisfacción de los empleados.
También puede incluir criterios de tarjeta de puntuación integral para identificar y medir la estrategia y el éxito de su EPPM. Además, puede medir el éxito específico desglosando las métricas por rol. Por ejemplo, un gerente de proyectos puede clasificar el éxito en función del costo y los días para finalizar un proyecto, mientras que un ejecutivo de contabilidad puede medir el éxito en función de los montos pagaderos, los importes por cobrar y la cantidad de facturas.
Como dice Gillette, “las mejores medidas para el éxito de la implementación de la EPPM son aquellas que la empresa ya utiliza para juzgarse a sí misma. ¿Han mejorado los indicadores clave del desempeño del sistema existente de medición del desempeño de una empresa un año después de la implementación? ¿Han aumentado los beneficios, los ingresos o la participación en el mercado para representar un retorno de la inversión de los costos de la implementación de la EPPM?”
Kinder, por otro lado, afirma que la adopción del usuario es su principal métrica de enfoque. “El sistema de EPPM tiene éxito si supero nuestro objetivo de número de usuarios. Eso me indica que el sistema es beneficioso y les brinda los datos adecuados para tomar decisiones informadas”.
Meloni tiene pensamientos similares. “Si bien hay algunas métricas de alcance, cronograma, presupuesto, calidad y cambios que se utilizan ampliamente, las métricas correctas son las métricas que respaldan el motivo de la implementación de la EPPM. Se trata de medir lo que es importante para su organización”, afirma.
Desafíos de la gestión de carteras de proyectos empresariales
Los principales desafíos de la PPM empresarial incluyen una gobernanza compleja sobre proyectos y programas individuales, así como el desarrollo de un plan de ejecución estratégico, bien pensado y bien documentado.
Otros desafíos de PPM empresarial incluyen:
- Gestión financiera estricta: No hay margen de error a la hora de autorizar, registrar e informar sobre las finanzas asociadas a sus proyectos y programas. Para aumentar el ROI y eliminar ineficiencias, una organización debe realizar estrictos controles financieros y cumplimiento.
- Falta de habilidades de gestión específicas: Al implementar una EPPM, debe considerar ingeniosamente las habilidades del equipo del proyecto e implementar la capacitación, si es necesario.
- Elección de las herramientas de EPPM: Como dice Kinder: “Dedique el tiempo necesario a definir los requisitos por adelantado y evaluar las herramientas. He visto muchos casos en los que la decisión de comprar una herramienta se tomó sin una evaluación exhaustiva, y en un año o dos, están buscando un reemplazo”.
- Sobrecarga de KPI: Asegúrese de no tener demasiados KPI para supervisar y ejecutar. Kinder recomienda “de cuatro a seis KPI en un panel y luego puede empezar a profundizar en la raíz del problema. No abrume a las personas con decenas de KPI porque no todas las métricas son clave”.
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