¿Qué es un panel de KPI de negocios?
Un indicador clave de rendimiento es una métrica de negocios que se utiliza para evaluar factores cruciales para el éxito de una organización. Los KPI difieren según la organización. Los KPI de negocios pueden ser los ingresos netos o una métrica de lealtad del cliente, mientras que el gobierno podría considerar las tasas de desempleo. Independientemente de las métricas que se seleccionen, deben afectar el resultado final de su negocio.
Un panel de KPI es una manera fácil de ver todo su trabajo, con la información que necesita en un solo lugar para compartir con su equipo y dar seguimiento a su progreso hacia las metas, o para saber dónde necesita hacer ajustes para alcanzarlas.
Los diseños de los paneles son únicos porque el diseño de cada panel tiene que adaptarse a las necesidades específicas y la cultura de la organización. La flexibilidad y la personalización son esenciales para mantener un buen diseño de la información y hacer que los datos en todos los niveles sean fáciles de acceder y comprender.
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¿Quién inventó los paneles de KPI de negocios?
Podría considerarse que el padre de los KPI y los paneles que los rastrean es Peter Drucker, escritor, profesor, consultor de gestión y autodenominado “ecologista social”, quien exploró la forma en que los seres humanos se organizan e interactúan. Fue el experto en organizaciones que dijo: “Una estrategia sin métricas es solo un deseo. Y las métricas que no están alineadas con los objetivos estratégicos son una pérdida de tiempo”.
A pesar de la disponibilidad de tecnologías habilitadoras, el uso del panel no se hizo popular hasta finales de la década de 1990, con el aumento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y la introducción del cuadro de mando integral de Robert S. Kaplan y David P. Norton. Hoy en día, el uso de paneles constituye una parte importante de la gestión por objetivos (MBO), un modelo de gestión que tiene como finalidad mejorar el rendimiento mediante la definición clara de los objetivos acordados tanto por la gestión como por los empleados, y alinearse con los objetivos generales de la organización.
Un principio de la gestión por objetivos es el establecimiento de un sistema de información de gestión para medir el rendimiento y los logros reales en relación con los objetivos definidos. Los beneficios de la MBO incluyen mejorar la motivación y el compromiso de los empleados, y una mejor comunicación entre la gestión y los empleados.
Los beneficios de un marco de KPI
El informe de estado de la mejora del rendimiento y práctica de indicadores clave de rendimiento de The KPI Institute reveló que el 68% de los encuestados notaron un impacto positivo en su desarrollo empresarial después de implementar un marco de KPI. Además, el 43% de los encuestados señaló una mejora, definida como la capacidad de “evaluar objetivamente el nivel de logro de resultados”, y el 33% informó que integra los resultados de los KPI en su proceso de toma de decisiones. Un marco de KPI agrupa los KPI relacionados para proporcionar una mayor estructura y contexto, y optimizar los esfuerzos y comprender cómo el rendimiento de ciertos KPI afecta a otros KPI.
Examinar las métricas individuales y transorganizacionales, y hacer uso de la información, es mucho más fácil con un panel de KPI bien diseñado. Puede realizar comparaciones, ver tendencias a lo largo del tiempo, ver la distribución y ver las relaciones entre las diferentes áreas de la organización. Compartir información entre múltiples partes de la organización permite una resolución de problemas, colaboración y previsión más simplificada.
En el informe citado anteriormente, el 32% de los encuestados declaró que los aspectos más desafiantes en la medición del rendimiento era identificar los KPI correctos para su negocio. Le ayudaremos a hacerlo en la siguiente sección.
Cómo identificar y revisar los KPI empresariales
Antes de comenzar a generar su panel de KPI, debe identificar los indicadores clave de rendimiento como ayuda para aprender sobre sus clientes y lo que desean. Eso significa comprender su negocio y sus objetivos, convertir sus objetivos comerciales en metas medibles y luego seleccionar los KPI para cada una de estas metas.
Estos son algunos pasos que hay que considerar a medida que identifica sus KPI:
- Haga que la identificación de métricas sea un esfuerzo de equipo. La participación de los empleados garantiza que las métricas sean realistas y se puedan reconocer. Al trabajar en conjunto, los empleados se comprometen, desarrollan una comprensión más clara de las metas y cómo su trabajo se relaciona con la estrategia de la empresa, y adquieren un mayor sentido de compromiso para cumplir los objetivos.
- Use los criterios SMART. Las metas S.M.A.R.T. están diseñadas para proporcionar estructura y orientación a lo largo de un proyecto, y para identificar mejor lo que desea lograr. Este método es especialmente efectivo para establecer metas que se alineen con la estrategia de la empresa. Cada medida debe ser: específica para el propósito del negocio, medible, alcanzable, relevante para el éxito de la organización, y tener un plazo, lo que significa que el valor o los resultados se muestran durante un período predefinido y relevante.
- Elija tres metas prioritarias y no tenga más de tres KPI por meta. Céntrese en vincular los indicadores clave de rendimiento o las medidas a las metas más directas y proporcione la mayor cantidad de pruebas.
- Resista el impulso de agregar más métricas. Los indicadores clave de rendimiento deben gestionarse activamente para que sean eficaces. Si bien puede haber presión para agregar más KPI, las métricas deben ser críticas para la operación o estar estrechamente vinculadas a los objetivos de mejora.
- Haga revisiones de manera estructurada. El entorno de los negocios y otros factores cambian con el tiempo, por lo que es importante ser ágil. Los KPI pueden necesitar ajustes, pero cuando se ajusten, debe mantenerlos relevantes, y mantener el número total de KPI Lean mediante el uso de criterios SMART.
- Utilice las reseñas como una oportunidad para compartir los éxitos. Echar un vistazo a los miembros del equipo de forma regular es una oportunidad para reconocer el gran trabajo, mantener la motivación alta y pedir opiniones. Cuando hay áreas que necesitan atención, el equipo puede trabajar en conjunto en ideas para volver al rumbo.
Los cinco elementos de un panel de KPI bien diseñado
El término “panel” se origina en el tablero de control de automóviles o de aviación. Es el lugar donde se supervisan las principales funciones utilizando representaciones visuales. Los paneles de KPI, diseñados correctamente, le permiten saber si su empresa necesita mantenimiento o si se está ejecutando con el máximo rendimiento.
Un gran diseño de panel de KPI tiene las siguientes características:
- Es fácil de leer y entender. Agrupe datos lógicamente por categoría y KPI en un entorno visual que permita una comprensión rápida. Una forma de hacerlo es seguir las plantillas de páginas web utilizadas por los principales sitios web ricos en información, como Amazon o Yahoo. Dado que se ponen continuamente a prueba por expertos para controlar su usabilidad, son un buen recurso para obtener ideas de diseño y navegación.
- Es fácil de actualizar. A medida que su negocio crece y las condiciones cambian, elija una plataforma intuitiva o una que ya use y que funcione con sus sistemas y flujo de trabajo. Las revisiones simples también facilitan una adopción más generalizada.
- Tiene un almacén para instantáneas del estado actual y las tendencias históricas. Si usa las categorías que identificó y los KPI de soporte de uno a tres, podrá comprender rápidamente el progreso ganado, lo que funcionó en el pasado y lo que tendrá que suceder para avanzar de manera eficiente hacia las metas.
- Se alinea con las prácticas recomendadas en torno a la presentación visual de la información. Menos es más, así que elimine la “decoración”. Las interfaces del tablero de los automóviles son una gran clave para los diseños que funcionan bien para los usuarios. Utilice animación u otros elementos visuales solo cuando sumen elementos a la comprensión.
- Se construye para permitir que las decisiones se tomen de un vistazo. Una buena regla general es no tener más de siete objetos en un panel, pero la densidad de lo que se visualiza puede depender de la audiencia y la exposición a lo largo del tiempo. Los novatos pueden confundirse al ver todos los datos a la vez, pero es posible que deseen usar menos clics para ver información relacionada a medida que se ajustan al uso de paneles de KPI.
Tipos de paneles de KPI
Ahora que conoce sus KPI, puede comenzar a poner macrodatos y a alinear a todos en su organización con visualizaciones de datos: tablas, gráficos de líneas, gráficos de barras y medidores para dar seguimiento a los KPI. Su panel consolidará y automatizará los múltiples puntos de datos que hacen que su negocio crezca.
Hay tres tipos principales de paneles:
- Estratégico/ejecutivo. Los gerentes y ejecutivos de todos los niveles de la organización pueden ver la información que necesitan para comprender la salud de la organización e identificar posibles oportunidades de expansión y mejora. Los paneles estratégicos no proporcionan toda la información detallada necesaria para tomar decisiones complejas, pero deberían identificar claramente las oportunidades para un análisis más profundo. Un tablero estratégico debe ser simple y contener métricas agrupadas.
- Analítico. Los datos se utilizan para comprender las tendencias mediante comparaciones a través del tiempo y múltiples variables. Los paneles analíticos a menudo contienen más información que los paneles estratégicos u operativos. Dado que la meta es la comprensión, los paneles analíticos pueden ser más complejos que los paneles estratégicos u operativos. Si bien los paneles analíticos deben facilitar las interacciones con los datos, incluida la visualización cada vez más detallada de los datos, es importante mantener la capacidad de comparar datos a través del tiempo y múltiples variables.
- Operativo. Estos supervisan las operaciones en tiempo real para alertar a los usuarios sobre desviaciones de la norma. Los paneles operativos deben proporcionar a los usuarios alertas específicas y proporcionarles exactamente la información que necesitan para que las operaciones vuelvan rápidamente a la normalidad.
Si bien estas son las principales categorías/formas que pueden tomar los paneles, es probable que haya casos en los que se necesite un híbrido de dos tipos. Independientemente del tipo de panel de KPI que utilice, los gerentes y el personal deben poder obtener las respuestas a sus preguntas en tiempo real y tomar medidas con todos los datos consolidados en un solo lugar.
Puede admitir acciones a corto, medio y largo plazo para KPI y acciones a nivel de CEO, KPI y acciones a nivel de la gerencia, y KPI y acciones a nivel de los empleados. Pruebe, evalúe, modifique y utilice los paneles de manera consistente para hacer crecer su negocio.
Plantilla de panel de KPI para Excel
Descargar la plantilla de panel de KPI
Esta plantilla de panel de KPI para Excel le permite ver varios indicadores clave de rendimiento (KPI) en formato de tabla y gráfico. Puede comparar métricas y ver promedios y objetivos por KPI. Hay gráficos para el presupuesto objetivo y real, el presupuesto total, la meta y los ingresos reales, los ingresos totales, los márgenes de beneficio y la relación deuda/capital.
Hay dos pestañas en esta plantilla de Excel: una hoja para el panel de KPI con todos los gráficos y otra hoja para los datos de KPI, donde puede agregar y editar los datos sin procesar que componen el panel. Puede agregar su propia información de KPI entrando en la pestaña KPI Data (Datos de KPI) y cambiando todos los números para que coincidan con la información de su empresa. Cada tabla también tiene fórmulas predefinidas que sumarán cada columna y calcularán otras métricas como márgenes de ganancia, gastos netos y más.
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