Todo sobre los cuadros de mando de KPI

Un indicador clave de desempeño es una métrica de negocio utilizada para evaluar los factores que son cruciales para el éxito de una organización. Los KPI difieren según la organización; Los KPI empresariales pueden ser los ingresos netos o una métrica de fidelidad de los clientes, mientras que el gobierno podría considerar las tasas de desempleo. Cualquiera que sea la métrica seleccionada, debe tener un impacto en el resultado final de su negocio.

Un cuadro de mando de KPI es una forma sencilla de tener una ventana a todo su trabajo, con la información que necesita en un solo lugar para compartir con su equipo y hacer un seguimiento de su progreso hacia los objetivos, o decirle dónde necesita hacer ajustes para alcanzarlos.

Los diseños de los cuadros de mando son únicos porque el diseño de cada cuadro de mando tiene que ajustarse a las necesidades específicas y a la cultura de la organización. La flexibilidad y la personalización son esenciales para mantener un buen diseño de la información y hacer que los datos de cada nivel sean de fácil acceso y comprensión.

Podría considerarse que el padre de los KPI y de los cuadros de mando que les dan seguimiento es Peter Drucker, escritor, profesor, consultor de gestión y autodenominado "ecologo social", que exploró la forma en que los seres humanos se organizan e interactúan. Fue el experto en organización que dijo: "una estrategia sin métrica es solo un deseo. Y las métricas que no están alineadas con los objetivos estratégicos son una pérdida de tiempo".

A pesar de la disponibilidad de las tecnologías de apoyo, el uso de los cuadros de mando no se popularizó hasta finales de los años 90, con el auge de los indicadores clave de desempeño (KPI) y la introducción del cuadro de mando integral de Robert S. Kaplan y David P. Norton. Hoy en día, el uso de cuadros de mando forma parte importante de la Gestión por Objetivos (DPO), un modelo de gestión que pretende mejorar el desempeño mediante la definición clara de objetivos acordados por la gestión y los empleados y alineados con los objetivos generales de la organización.

Un principio de la Gestión por Objetivos es el establecimiento de un sistema de información de gestión para medir el desempeño real y los logros en relación con los objetivos definidos. Los beneficios de la gestión por objetivos incluyen la mejora de la motivación y el compromiso de los empleados, y una mejor comunicación entre la gestión y los empleados. 

El informe State of Performance Improvement and Key Performance Indicator Practice de The KPI Institute ha descubierto que el 68 % de los encuestados notó un impacto positivo en el desarrollo de su negocio después de implementar un marco de KPI. Además, el 43 % de los encuestados observó una mejora, definida como la capacidad de "evaluar objetivamente el nivel de consecución de resultados", y el 33 % informó de que integra los resultados de los KPI en su proceso de toma de decisiones. Un marco de KPI agrupa los KPI relacionados para proporcionar una mayor estructura y contexto, y optimizar los esfuerzos y comprender cómo el desempeño de ciertos KPI influye en otros KPI.

Examinar las métricas individuales y de toda la organización y hacer uso de la información es mucho más fácil con un cuadro de mando de KPI bien diseñado. Usted puede hacer comparaciones, ver las tendencias en el tiempo, ver la distribución y ver las relaciones entre las diferentes áreas de la organización. Compartir la información entre múltiples partes de la organización permite agilizar la resolución de problemas, la colaboración y las previsiones. 

En el informe citado anteriormente, el 32 % de los encuestados afirmó que los aspectos más difíciles en la medición del desempeño eran identificar los KPI adecuados para su negocio. Le ayudaremos a hacerlo en la siguiente sección.

Antes de empezar a construir su cuadro de mando de KPI, debe identificar los indicadores clave de desempeño que le ayudarán a conocer a sus clientes y lo que quieren. Esto significa entender su negocio y sus objetivos, traducir sus objetivos de negocio en metas medibles, y luego seleccionar los KPI para cada una de estas metas. 

He aquí algunos pasos a tener en cuenta a la hora de identificar sus KPI: 

1. Haga de la identificación de las métricas un esfuerzo de equipo. Involucre a los empleados garantiza que las métricas sean relacionables y realistas. Al trabajar en conjunto, los empleados se comprometen, desarrollan una comprensión más clara de los objetivos y de cómo su trabajo se relaciona con la estrategia de la empresa, y adquieren un mayor sentido de compromiso con el cumplimiento de los objetivos. 
    
2. Utilice los criterios SMART. Los objetivos S.M.A.R.T. están diseñados para proporcionar estructura y orientación a lo largo de un proyecto, e identificar mejor lo que se quiere conseguir. Este método es especialmente eficaz para establecer objetivos que se alineen con la estrategia de la empresa. Cada medida debe ser: específica para el propósito de la empresa, Medible, Alcanzable, Relevante para el éxito de la organización, y Temporal, lo que significa que el valor o los resultados se muestran para un periodo predefinido y relevante.
    
3. Elija tres objetivos prioritarios y no tenga más de tres KPI por objetivo. Céntrese en vincular los KPI o las medidas a los objetivos que sean más directos y aporten más pruebas. 
    
4. Resista la tentación de agregar más métricas. Los KPI deben gestionarse activamente para que sean eficaces. Aunque puede haber presión para añadir más KPI, las métricas deben ser fundamentales para la operación o estar estrechamente vinculadas a los objetivos de mejora. 
    
5. Revise de forma estructurada. El entorno empresarial y otros factores cambian con el tiempo, por lo que es importante ser ágil. Es posible que haya que ajustar los KPI, pero cuando lo haga, manténgalos relevantes y mantenga el número total de KPI reducido utilizando criterios SMART. 
    
6. Utilice las revisiones como una oportunidad para compartir los éxitos. Eche un vistazo a los miembros del equipo de forma regular es una oportunidad para reconocer el gran trabajo, mantener la motivación alta y pedir opiniones. Cuando haya áreas que necesiten atención, el equipo puede trabajar conjuntamente en ideas para volver al buen camino. 

El término cuadro de mando tiene su origen en el cuadro de mandos de los autos o de la aviación: es el lugar donde se controlan las principales funciones mediante representaciones visuales. Si se diseñan correctamente, los cuadros de mando de los KPI le permiten saber si su empresa necesita mantenimiento o si está funcionando al máximo desempeño.

Un gran diseño de tablero de indicadores clave de desempeño es:

1. Fácil de leer y comprender. Agrupe los datos de forma lógica por categorías y KPI en un entorno visual que permite una rápida comprensión. Una forma de hacerlo es seguir las plantillas de páginas web utilizadas por los principales sitios web con mucha información, como Amazon o Yahoo. Dado que los expertos comprueban continuamente su usabilidad, son un buen recurso para obtener ideas de diseño y navegación. 
    
2. Fácil de actualizar. A medida que su negocio crece y las condiciones cambian, elija una plataforma intuitiva o una que ya utilice y que funcione con sus sistemas y flujo de trabajo.  Las revisiones fáciles también facilitan una adopción más amplia.
    
3. Un almacén de instantáneas del estado actual y tendencias históricas. Utilizando las categorías que ha identificado y los KPI de apoyo, podrá comprender rápidamente los progresos realizados, lo que ha funcionado en el pasado y lo que deberá ocurrir para avanzar eficazmente hacia los objetivos. 
    
4. Alineado con las mejores prácticas en torno a la presentación visual de la información. Menos es más, así que elimine la "decoración". Las interfaces de los cuadros de mandos de los autos son una gran clave para los diseños que funcionan bien para los usuarios. Utiliza la animación u otros elementos visuales solo cuando contribuyen a la comprensión. 
    
5. Está diseñado para permitir la toma de decisiones de un vistazo. Una buena regla general es no tener más de siete objetos en un cuadro de mando, pero la densidad de visualización puede depender de la audiencia y de la exposición a lo largo del tiempo. Los principiantes pueden confundirse al ver los datos de una sola vez, pero es posible que quieran utilizar menos clics para ver la información relacionada a medida que se adaptan al uso de los cuadros de mando de KPI.  

Ahora que conoce sus KPI, puede comenzar a poner los big data y a todos en su organización en la misma página con visualizaciones de datos: tablas, gráficos de líneas, gráficos de barras y medidores para el seguimiento de los KPI. Su cuadro de mando consolidará y automatizará los múltiples puntos de datos que hacen crecer su negocio.

Hay tres tipos principales de cuadros de mando: 

• Estratégico/Ejecutivo. Los gerentes y ejecutivos de todos los niveles de la organización pueden ver la información que necesitan para comprender la salud de la organización e identificar posibles oportunidades de expansión y mejora. Los cuadros de mando estratégicos no proporcionan toda la información detallada necesaria para tomar decisiones complejas, pero deben identificar claramente las oportunidades para un análisis más profundo. Un cuadro de mando estratégico debe ser sencillo y contener métricas agrupadas.
   
• Analítico. Los datos se utilizan para entender las tendencias haciendo comparaciones a través del tiempo y de múltiples variables. Los cuadros de mando analíticos suelen contener más información que los estratégicos u operativos. Dado que el objetivo es la comprensión, los cuadros de mando analíticos pueden ser más complejos que los estratégicos u operativos. Aunque los cuadros de mando analíticos deben facilitar las interacciones con los datos, incluyendo la visualización de los datos con mayor detalle, es importante mantener la capacidad de comparar los datos a través del tiempo y de múltiples variables. 
   
• Operativos. Estos controlan las operaciones en tiempo real para alertar a los usuarios de las desviaciones de la norma. Los cuadros de mando operativos deben proporcionar a los usuarios alertas específicas y ofrecerles exactamente la información que necesitan para que las operaciones vuelvan rápidamente a la normalidad.

Aunque estas son las principales categorías/formas que pueden adoptar los cuadros de mando, es probable que haya casos en los que se necesite un híbrido de dos tipos. Sea cual sea el tipo de cuadro de mando de KPI que utilice, los gerentes y el personal deben poder obtener las respuestas a las preguntas en tiempo real y tomar medidas con todos los datos consolidados en un solo lugar.  

Puede apoyar las acciones a corto, medio y largo plazo para los KPI y las acciones a nivel del director general, los KPI y las acciones a nivel de la gestión, y los KPI y las acciones a nivel de los empleados. Pruebe, evalúe, modifique y utilice de forma coherente para hacer crecer su negocio.

‌Descargar la plantilla de cuadro de mando de KPI

Esta plantilla de cuadro de mando de KPI en Excel le permite ver múltiples KPI en formato de tabla y gráfico. Puede comparar las métricas y ver los promedios y objetivos por KPI. Hay gráficos para el objetivo y el presupuesto real, el presupuesto total, el objetivo y los ingresos reales, los ingresos totales, los márgenes de beneficio y la relación entre la deuda y el capital.

Hay dos pestañas en esta plantilla de Excel: una hoja para el cuadro de mandos de los KPI con todos los gráficos y otra hoja para los datos de los KPI, donde puede agregar y editar los datos sin procesar que componen el cuadro de mandos. Puede agregar su propia información de KPI entrando en la pestaña de datos de KPI y cambiando todos los números para que coincidan con la información de su empresa. Cada tabla también tiene fórmulas predefinidas que sumarán cada columna así como calcularán otras métricas como márgenes de ganancia, gastos netos y más.

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