Plantillas gratuitas de gestión de cambios

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En una propuesta detallada de cambios se describen el porqué se necesita el cambio, los resultados e impactos previstos, el tiempo y los recursos necesarios y cualquier otro factor que se deba revisar. Como el nombre lo indica, una propuesta de cambio puede ser el primer paso en un proceso de gestión de cambios, describe el tipo y la escala de estos y debe contar con una aprobación para avanzar con su implementación. Esta plantilla incluye un espacio para agregar información descriptiva, así como secciones para calcular los costos y los beneficios.

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Un plan de comunicación eficaz es fundamental en todas las etapas de un proyecto y comunicarse con las partes interesadas sobre los cambios puede ser particularmente importante. Del mismo modo en que el análisis de las partes interesadas forma parte de la planificación inicial del proyecto, se aplica a los cambios que deben implementarse durante el proyecto. Puede usar esta plantilla para crear un plan de comunicaciones de gestión de cambios que se integrará en su plan más amplio.

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Un registro de gestión de cambios permite hacer un seguimiento de quién solicitó qué cambio y cuándo, el estado de la solicitud de cambio, su prioridad y la información de la resolución. En función de lo detallado que sea el registro, pueden incluirse otros detalles, como el tipo y el impacto del cambio. Esta plantilla de registro está diseñada para realizar un seguimiento de la información vital para que las solicitudes de cambios se puedan priorizar, abordar y consultar fácilmente más adelante.

‌  Descargar plantilla de ExcelAntes de que se pueda aprobar una solicitud de cambio, debe analizarse para ver su potencial impacto. En una evaluación de impacto se analizan qué personas, sistemas y procesos se verán afectados por un cambio, así como el nivel probable del impacto. Puede examinar el momento del impacto, los riesgos que deben tenerse en cuenta y las acciones que pueden ayudar a mitigarlo. Esta plantilla se puede usar para evaluar los cambios por sí sola o se puede agregar a un plan de gestión como información de respaldo.

‌Descargar plantilla del plan de gestión del cambio organizacional: WORD

Los cambios organizacionales afectan a las personas, los grupos y la organización en su conjunto. Con una planificación estratégica se puede prever la resistencia de los empleados u otras partes interesadas y se puede proporcionar información sobre cómo gestionar cualquier resistencia que no se pueda evitar. Contar con un plan de comunicación claro puede ser útil porque recopilará los aportes de los empleados y garantizará la participación activa de los patrocinadores del proyecto y de otros líderes. Los mecanismos de planificación, implementación y refuerzo son todos aspectos importantes de un cambio organizacional exitoso, tanto en términos de un proceso de transición sin problemas como para crear un cambio duradero. Puede usar esta plantilla para crear un plan detallado de gestión de cambios organizacionales que aborde todos los aspectos del proceso de cambio.

‌ Descargar plantilla de solicitud de cambios

Un formulario de solicitud de cambios es documentación estándar en la gestión de cambios y puede incluir información sobre el proyecto, el cambio que se solicita, los detalles de la evaluación y la resolución. Este formulario se puede usar para iniciar un proceso de control de cambios y para documentar las solicitudes de cambio cerradas. Puede modificar esta plantilla de solicitud de cambios para incluir los detalles necesarios para su proceso de cambio específico.

Descargar la plantilla del proceso de la gestión de cambios

Word

Complete este diagrama para que refleje su proceso de gestión de cambios, desde los flujos de solicitudes de cambios hasta la medición y el informe de los resultados. Puede incluir este diagrama en su plan de gestión de cambios para obtener una representación visual del proceso. Mostrar un desglose de cada paso simplifica el proceso y proporciona un panorama general para consultar fácilmente.

‌ Descargar la plantilla de la política de gestión de cambios - WORD

Esta plantilla de la política de gestión de cambios proporciona un esquema para describir cómo se gestionarán, como la definición del tipo y el alcance de un cambio, los roles y las responsabilidades de los involucrados y la evaluación de los factores de riesgo. Puede proporcionar información detallada sobre su proceso de control de cambios y qué procedimientos se deben seguir. Esta plantilla también se puede usar para crear un plan de gestión de cambios para un proyecto específico.

El alcance de un proyecto incluye todo el trabajo necesario para generar el resultado final. Cuando los cambios en el alcance del proyecto no están debidamente documentados ni controlados, se puede producir la “corrupción del alcance”, que a menudo comienza con pequeños ajustes en un proyecto que no se han revisado ni aprobado y, por lo tanto, se vuelven problemáticos con el tiempo. Para evitar problemas con los cronogramas y los resultados del proyecto, se debe considerar cuidadosamente cualquier cambio en el alcance del proyecto para realizar los ajustes adecuados y mantener los proyectos encaminados. Incluso un pequeño cambio puede afectar a varios componentes de un proyecto, por lo que es importante que los gerentes de proyectos identifiquen y aborden las solicitudes de cambios a medida en que surjan, lo que incluye quién o qué puede verse afectado por el cambio, ya sean miembros del equipo u otro personal, clientes, requisitos de tecnología u operaciones comerciales. 

En una evaluación de solicitudes de cambios se revisan estos impactos, así como los riesgos y beneficios de un cambio propuesto, los requisitos para la implementación del cambio y otros factores. Una vez que la Junta de Control de Cambios o los patrocinadores del proyecto han aprobado una solicitud de cambios, se deben modificar los puntos de referencia del proyecto para ajustarse a ello, y se deben documentar y comunicar los cambios a las partes interesadas según sea necesario. Un plan de gestión de cambios describe todos los pasos de este proceso y ayuda a garantizar que los cambios se gestionen de manera eficaz y con un riesgo mínimo.

Hay muchas áreas en una organización de atención médica en las que el cambio puede generar una mayor eficiencia de los procesos, una mayor satisfacción del paciente y una mayor seguridad de los datos y la información. Planificar para estos cambios y revisar cómo afectarán su negocio pueden garantizar que estos sean bien recibidos y útiles.

A medida que se producen cambios en las organizaciones de atención médica, estas empresas deben adquirir y mantener la misma experiencia necesaria para llevar a cabo las tareas y brindar una atención óptima a los pacientes y clientes. Además, las empresas de atención médica deben cumplir estrictas medidas de seguridad y garantizar que todos los datos e información de salud se almacenen, rastreen y mantengan de forma segura. Para gestionar y adaptarse a todos los cambios, necesita una herramienta potente, en tiempo real y segura para mantener la eficiencia del negocio y la seguridad de los datos.

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