Beneficios de un creador de cronogramas de trabajo basado en la nube
Con la llegada de la nube, el software de cronograma de trabajo se ha convertido en una herramienta vital que puede ahorrar tiempo a las empresas y ayudarlos a operar de manera más eficiente, ya que todo puede realizarse en línea. Ya no hay que llamar a los trabajadores para saber en qué turnos están trabajando. Ahora, los empleados pueden acceder a los cronogramas en forma remota en cualquier dispositivo con conexión a Internet y un navegador web, o a través de una aplicación móvil. Muchas de las opciones de software tienen una interfaz de arrastrar y soltar para que pueda visualizar rápidamente cómo se unen los turnos y mover las posiciones de los empleados con facilidad. Algunos software de cronograma de trabajo incluso permiten a los empleados cambiar los turnos con compañeros de trabajo, liberando el tiempo de un gerente. Hay muchos controles de privacidad y permisos integrados, por lo que un gerente puede limitar lo que ven los miembros del personal y cuánto pueden cambiar el cronograma.
Otro beneficio de las soluciones basadas en la nube es que normalmente funcionan bien con otros productos basados en la nube. En caso de cronogramas de trabajo, algunas ofertas son compatibles con los servicios de nóminas, lo que puede automatizar cómo reciben los empleados el pago. Algunas tienen funciones de presupuesto para ayudarlo a realizar un seguimiento de cuánto está gastando en las horas de trabajo. Si utiliza un software de cronograma de trabajo para gestionar un proyecto, estas funciones de presupuesto también lo ayudarán a gestionar cuánto tiempo las personas gastan en él y si el costo de su tiempo está en consonancia con los objetivos del proyecto.
Funciones del creador cronogramas de trabajo para tener en cuenta
- Automatización: ¿No quiere dedicar tiempo a determinar cuáles de sus miembros del personal están disponibles para trabajar? Esta función solo le muestra una lista de empleados que pueden trabajar en el momento en que está tratando de programar. Si sabe que una persona siempre trabajará los lunes por la tarde puede configurarla para asignarla automáticamente en el cronograma.
- Alertas: piense en esto como los mensajes grupales. Configure grupos de empleados o miembros del equipo y envíe a todos un correo electrónico o mensaje de texto en forma simultánea. Algunas opciones incluso gestionan los mensajes grupales.
- Intercambios de turnos de empleados: para aquellos que no tienen tiempo para programar todos los intercambios de turnos que surgen, esta función permite a los empleados gestionar sus propios intercambios. Dado que está en la nube, se actualiza la información de inmediato. Si quiere limitar la cantidad de acceso que tienen, busque una aplicación de creación de cronogramas de trabajo que le permita establecer permisos.
- Reemplazo de turnos: ¿Está interesado en obtener los turnos cubiertos en el último minuto? Esta función le permite hacer clic en un turno que debe completarse y ofrecerlo para seleccionar a los empleados que estén disponibles para trabajar. Todos los seleccionados reciben una alerta para dispositivos móviles y un correo electrónico, y la persona que responde primero obtiene el turno.
- Asignar empleados a un proyecto: como se mencionó, un creador de cronogramas de trabajo no es solo para gestionar los turnos; también es una herramienta útil para asignar tareas del proyecto a los miembros del equipo. Puede usarlo para identificar qué colegas tienen disponibilidad y asignarles tareas y fechas de entrega.
- Realice un seguimiento de la asistencia: algunas opciones ofrecen relojes de control virtuales, para que un empleado pueda marcar fácilmente el ingreso o salida de un turno. Esta información se almacena y se puede exportar a los sistemas de nóminas.
- Gestionar las solicitudes de licencias: ¿Cansado de tener que hacer referencia a un calendario de vacaciones separado para saber quién está disponible para trabajar? Los miembros del personal pueden usar esta herramienta para solicitar licencia y los gerentes pueden aprobarla o negarla rápidamente. Si se aprueba, la información se registra en el sistema para que no programe accidentalmente a alguien para trabajar que esté de vacaciones.
- Exportar datos a sistemas de nóminas: muchas de las soluciones de cronogramas de trabajo más avanzadas son compatibles con los sistemas de nóminas, como ADP, PayChex, SurePayroll y QuickBooks. Exportar los datos de las planillas horarias a uno de estos sistemas ayuda a eliminar el error del usuario y proporciona planillas horarias mucho más precisas. También puede ejecutar informes y ver rápidamente si está cumpliendo con sus objetivos de presupuesto.
- Privacidad: siempre que algo esté en la nube, las personas están preocupadas por la privacidad, sin embargo, la mayoría de las soluciones requieren contraseñas. Si permite que otros empleados realicen cambios en el cronograma, busque una solución en la que pueda crear permisos de usuario.
- Aplicaciones móviles: considere qué tipo de dispositivos usarán los empleados para acceder al cronograma. Muchas soluciones tienen aplicaciones para dispositivos móviles para Android e iOS que los usuarios pueden descargar. Hay algunos productos que también tienen una aplicación de BlackBerry, algo que debe tener en cuenta si es una opción popular del dispositivo entre los empleados.
- Interfaz de arrastrar y soltar: mueva fácilmente los turnos alrededor del cronograma hasta que lo consiga. ¡Esto hace que empezar con un creador de cronogramas de trabajo sea fácil!
- Guarde actualizaciones de manera automática: si no siempre puede recordar pulsar el botón guardar, esta función es para usted. Guarda automáticamente los cambios realizados en el cronograma. Esto incluye solicitudes de licencias, por lo que una vez que se apruebe la licencia de un empleado no se verá como disponible para el trabajo.
- Varias vistas de cronograma: esto se refiere a cómo quiere mostrar un cronograma. Hay opciones para formatos diarios, semanales y mensuales en formatos visuales, gráficos o de lista. Puede elegir entre cualquiera de estas vistas en cualquier momento.
- Sincronización con calendarios: ¿No quiere que sus empleados inicien sesión en una aplicación cada vez que quieran ver cuándo trabajan? Elija una opción que les permita sincronizarla con sus calendarios personales, como Outlook, Calendario de Google y de iCal.
- Varios cronogramas de ubicación: las empresas con varias ubicaciones apreciarán la capacidad de crear cronogramas para los empleados en cada ubicación.
- Exportar cronogramas a otros programas de hoja de cálculo: tal vez necesite información de los empleados o información de planillas horarias para otro uso. Tener la capacidad de exportarlo a otros programas de hojas de cálculo, como Excel, es un verdadero ahorro de tiempo.
- Importar listas de empleados: esto es particularmente útil cuando inicialmente está configurando un cronograma de trabajo. No solo ahorra tiempo, sino que también ayuda a eliminar cualquier error. Los formatos típicos compatibles son Excel y archivos CSV.
- Controles del gerente que incluyen estimación de costos: ¿Cuánto costará esa hora extra que aprobó? Esta función está diseñada para permitir que los gerentes vean cuánto tiempo de personal le cuesta a la empresa. Es una herramienta útil para presupuestar.
- Plantillas: si bien muchas opciones son personalizables, las plantillas incluidas ofrecen un buen punto de partida para crear un cronograma de trabajo.
- Soporte: los proveedores suelen proporcionar foros, tutoriales, chat en directo y videos que lo ayudarán a empezar. Asegúrese de averiguar si es gratuito o si necesita pagar por servicios adicionales.
¿Valen la pena las soluciones gratuitas cronogramas de trabajo?
Un creador gratuito de cronogramas de trabajo en línea es una forma sencilla de ver si es la opción adecuada para usted y su empresa. Una forma sencilla de empezar es crear un calendario de Google que comparta con los empleados. Puede enviar correos electrónicos grupales en forma manual y configurar alertas.
Si eso no es lo suficientemente avanzado, pruebe un creador gratuito de cronogramas de trabajo en línea. Si bien ofrecen más funcionalidad que un calendario de Google, no ofrecen la amplitud de las funciones disponibles en versiones pagadas. Es probable que pueda enviar alertas, establecer repeticiones de la programación, enviar correos electrónicos directos a empleados individuales, crear cronogramas personalizados y registrar la asistencia de los empleados. Después de usarlo durante un mes, es posible que encuentre que es todo lo que necesita hacer.
Algunas de las desventajas de las versiones gratuitas son que no se integrarán con sus herramientas existentes. Por ejemplo, no podrá hacer cosas como automatizar las nóminas. Si le interesa un creador de cronogramas de trabajo más sólido, muchos proveedores ofrecen una prueba gratuita de 30 días. Tome algunos de ellos para ver cuál prefiere.
Plantillas gratuitas para crear cronogramas de trabajo para Excel y Word
¿No está listo para dar el paso y tomar un creador de cronogramas de trabajo en línea para una prueba? Hemos compilado una variedad de plantillas gratuitas de cronogramas de trabajo semanal disponibles en Excel o Word. Son gratuitas y puede personalizarlas para satisfacer sus necesidades.
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