¿Qué es la gestión del trabajo?
La empresa de investigación y asesoramiento Gartner define la gestión del trabajo como “un conjunto de productos y servicios de software que aplican la estructura de flujo de trabajo al movimiento de la información, así como a la interacción de procesos empresariales y procesos de trabajadores humanos que generan la información. La gestión del trabajo optimiza y transforma los procesos empresariales cruciales y, por lo tanto, puede mejorar los resultados y el rendimiento”. Desglosar esta definición puede ser difícil porque el término gestión del trabajo se aplica a muchas funciones empresariales diferentes. En esencia, la gestión del trabajo define las formas en que las organizaciones gestionan y mejoran sus procesos internos para maximizar el éxito.
Adoptar un marco de gestión del trabajo significa examinar toda la gama de operaciones empresariales, identificar las fortalezas y las debilidades de los procesos actuales y mejorarlos. Esto incluye flujos de trabajo individuales, sistemas administrativos, de soporte y de TI, y la planificación, la producción y la distribución de bienes o servicios. En general, la gestión del trabajo aborda todos los procesos internos que afectan los resultados de una organización.
En la gestión del trabajo, a los profesionales les interesa resolver las preguntas sobre el cómo: ¿Cómo podemos aumentar el éxito de nuestros productos/proyectos? ¿Cómo podemos mejorar nuestros procesos para respaldar mejor los objetivos empresariales? A menudo, emplear estrategias de gestión del trabajo ayuda a responder estas preguntas al ayudar a las empresas a optimizar los procesos, eliminar la redundancia y reducir el desperdicio. Para hacerlo, las organizaciones deben desarrollar flujos de trabajo más eficientes (que definan el orden de trabajo, es decir, la secuenciación de las tareas): esto es la gestión del trabajo.
Gestión del trabajo vs. Gestión de proyectos
Si bien la gestión del trabajo y la gestión de proyectos (PM) comparten muchos de los mismos principios subyacentes (el aumento de la eficiencia, la reducción de los desperdicios, la simplificación de los procesos), son dos marcos distintos. La gestión del trabajo se ocupa de todos los niveles de gestión general de la empresa/organización, desde el empleado individual hasta los procesos en sí mismos. La gestión de proyectos, por el contrario, consiste en los procesos individuales del proyecto .
En la gestión tradicional de proyectos, las empresas organizan (o reorganizan) su estructura de trabajo para maximizar la eficiencia y el éxito de cada proyecto único. En la gestión del trabajo, las empresas se alejan y analizan el panorama general (todo su sistema de operaciones) y realizan ajustes para maximizar el éxito general del negocio. A nivel personal, la gestión de proyectos consiste en formar equipos con habilidades complementarias para garantizar el éxito del proyecto, mientras que la gestión del trabajo mejora la secuenciación y los procesos del trabajo para que cada individuo pueda demostrar su máximo rendimiento dentro del sistema.
Dado que el PM aborda los proyectos individuales, tiene algunas limitaciones. En teoría, una estricta gestión de proyectos puede crear silos de trabajo, lo que conduce a una comunicación interdepartamental deficiente. Además, muchas soluciones de software destinadas a la gestión de proyectos pueden compartimentar el trabajo. Por lo tanto, si bien adaptar las metodologías de gestión de proyectos a menudo mejorará las tasas de éxito individuales del proyecto y reducirá el tiempo y los recursos desperdiciados, no podrá resolver todas sus necesidades operativas. Aquí es donde entra la gestión del trabajo.
La gestión del trabajo también comparte características con los siguientes ámbitos de gestión:
- Gestión del trabajo empresarial: Este marco es casi idéntico a la gestión del trabajo, pero solo se aplica a organizaciones de gran escala. En la gestión del trabajo empresarial, los recursos se organizan en alineación directa con la misión y los objetivos de la empresa.
- Gestión de operaciones: Como sugiere el nombre, la gestión de operaciones se ocupa del proceso de producción, así como de las operaciones comerciales estratégicas. En la gestión de operaciones, el éxito está definido por el crecimiento continuo de la organización a lo largo del tiempo.
- Gestión de actividades laborales (WAM): Esta es una estrategia emergente para ayudar a los equipos a delegar y dar seguimiento al progreso de los elementos de trabajo. El objetivo de la WAM es mantener el avance de los procesos en tiempo y forma, para que los equipos puedan identificar dónde se está atrasando el trabajo.
- Gestión de recursos: Esto incluye todos los tipos de recursos de una organización (financieros, materiales, humanos, etc.) y consiste en acceder a esos recursos y/o implementarlos con éxito cuando sea necesario.
Si bien muchos aspectos de estas disciplinas específicas coinciden, en este artículo se desarrolla principalmente la gestión del trabajo como un ámbito independiente.
Sistemas y software de gestión del trabajo
Si la gestión del trabajo es la metodología teórica para ayudar a los equipos a mejorar la eficiencia, un sistema de gestión del trabajo es la herramienta que lo hace posible. Con tantas piezas en movimiento en una organización, grandes empresas de nivel empresarial o pequeñas organizaciones sin fines de lucro, necesita una plataforma para elaborar procesos, supervisar el progreso y la asignación de recursos, y almacenar toda la documentación clave. Además, un sólido sistema de gestión del trabajo también proporciona a los usuarios funciones de comunicación y colaboración que optimizan el trabajo y reducen las reuniones presenciales y las cadenas de correo electrónico. Además, ayuda con el control de versiones.
Dado lo que un sistema de gestión del trabajo debe proporcionar a los usuarios, es lógico que los sistemas de gestión del trabajo más populares sean soluciones de software. En lugar de los sistemas de gestión manuales y engorrosos, las herramientas de software permiten una comunicación y una funcionalidad de revisión más rápidas, un mayor almacenamiento de datos y una mayor facilidad de uso y opciones de personalización.
La demanda de sistemas de gestión del trabajo de software está aumentando en la era digital de hoy en día. Esta necesidad refleja el aumento del tamaño y la complejidad de los sistemas de gestión y el mercado cada vez más competitivo que exige un servicio más rápido (y, por lo tanto, procesos internos más eficientes). En respuesta a esta creciente dependencia de soluciones de software, hay varias herramientas de gestión del trabajo disponibles para elegir.
Los beneficios de los sistemas de gestión del trabajo
El beneficio más importante del software de gestión del trabajo es que puede mejorar el rendimiento general de su negocio. Al usar herramientas que facilitan el seguimiento, la administración y la organización del trabajo, no solo descubrirá ineficiencias dentro de sus sistemas actuales de operaciones y flujos de trabajo, sino que también reducirá el tiempo invertido manualmente en el seguimiento y la actualización del progreso. En última instancia, el uso de un sólido sistema de gestión del trabajo conducirá a procesos de producción más fiables y más eficientes.
Independientemente del tipo de sistema de gestión del trabajo que elija, obtendrá los siguientes beneficios:
- Gestión de tareas colaborativas: Los miembros del equipo pueden usar sistemas de gestión del trabajo para reunirse para realizar el trabajo. Muchos sistemas le permiten asignar tareas, actualizar el progreso, realizar listas y colaborar en tiempo real.
- Comunicación centralizada: Muchos programas también ofrecen capacidades, como comentarios, notas y funciones de chat que les permiten a los trabajadores “hablar” dentro de la plataforma. En lugar de reunir notas de varias reuniones presenciales, cadenas de correo electrónico y llamadas telefónicas, un sistema de gestión del trabajo almacena todas las comunicaciones relevantes como una referencia sencilla. Esta funcionalidad respalda la colaboración entre los miembros del equipo, así como entre los equipos y los departamentos.
- Flexibilidad: Debido a que el uso de un sistema integral de gestión del trabajo facilita la visualización y el seguimiento del trabajo, obtendrá flexibilidad en los cronogramas de los procesos. Identifique desafíos u obstáculos, y descubra el tiempo extra dentro de su cronograma de operaciones actual. A menudo, los equipos que utilizan soluciones de software de gestión del trabajo emplean metodologías ágiles para aumentar la eficiencia.
El uso de un sistema de gestión del trabajo también tiene beneficios directos para el personal. Al obtener visibilidad de sus procesos, puede optimizar la asignación de recursos, para que las personas tengan una carga de trabajo adecuada y equitativa. Además, los sistemas de gestión del trabajo pueden liberar el tiempo de los gerentes al reducir el tiempo invertido manualmente en el seguimiento y la gestión de los procesos. Esto les permite a los gerentes dedicar más de su tiempo valioso a tomar decisiones de estrategia importantes, lo que significa que el tiempo de los empleados también se dirigirá mejor y, por lo tanto, se invertirá mejor. En última instancia, todos estos beneficios orientados a los trabajadores pueden conducir a una fuerza laboral más feliz, autónoma y eficiente, lo que resulta importante para la reputación, la moral y la retención de empleados.
Recuerde que adoptar un sistema de gestión del trabajo no significa que debe eliminar sus procesos empresariales actuales. En cambio, puede integrar los principios de gestión del trabajo con su flujo de trabajo existente y mejorar los sistemas que ya emplea. Un sistema de gestión del trabajo promueve sus operaciones al ayudar a organizar, gestionar y dar seguimiento a su trabajo, y al permitir una comunicación más rápida y fácil entre los miembros del equipo.
Cómo seleccionar un sistema de gestión del trabajo para su organización
Si bien hay muchos sistemas de gestión del trabajo con funcionalidad sofisticada, el mayor determinante del éxito es su compatibilidad con la empresa. Sin embargo, antes de empezar a buscar soluciones, primero debe examinar sus procesos de flujo de trabajo actuales. Para mejorarlos y adoptar un sistema nuevo que ayude a resolverlos y gestionarlos, debe estar plenamente informado sobre el estado de los asuntos empresariales actuales.
Para comenzar esta investigación, haga las siguientes preguntas:
- ¿Qué funciona en los procesos de trabajo actuales? ¿Qué no funciona?
- ¿Qué procesos debe cambiar completamente, cuáles debe ajustar y cuáles quiere mantener?
- ¿Cuál es el área más crítica de mejora para su negocio (éxito del producto en el mercado, velocidad y eficiencia de producción, comunicación interdepartamental, etc.)?
- ¿Cuáles son las limitaciones actuales de su éxito? ¿En qué elementos en sus procesos puede combatir estas limitaciones y mejorar?
Luego de responder estas preguntas y determinar las áreas en las que necesita mejorar, piense en lo que espera de un sistema de gestión del trabajo. Una vez más, tenga en cuenta sus necesidades específicas; es posible que un programa de software sofisticado no siempre sea la mejor opción para todas las organizaciones. Por lo tanto, tenga en cuenta lo siguiente a medida que busca una solución:
- Tamaño/antigüedad de la empresa: ¿Cuántas personas, equipos y departamentos usarán el sistema? ¿Qué tan consolidados están sus procesos actuales y cuán dispuesto está el personal a adaptarlos? Planificar el volumen de trabajo que circulará través de su sistema le dará información crítica sobre si puede manejarlo manualmente o necesita optar por una solución de software.
- Tipos de sistemas utilizados actualmente: ¿Actualiza los procesos y el progreso manualmente, o ya tiene software implementado? ¿Qué tan difícil será adoptar un nuevo sistema? Considere la integración real de un software, así como facilidad de uso para los empleados.
- Historia de los procesos actuales: Considere tanto el desempeño del sistema como la satisfacción de los empleados al usarlo. Identifique los puntos fuertes y débiles de su sistema actual para que pueda imitarlos o mejorarlos cuando se actualice.
Estos principios de guía lo ayudarán a determinar qué tipo de sistema proporcionará el mayor beneficio a su organización. En la siguiente sección, abarcaremos varios criterios más a tener en cuenta si decide optar por una solución de software.
Cómo seleccionar una solución de software para la gestión del trabajo
En general, las soluciones de software ofrecen tres grandes ventajas sobre los sistemas manuales de gestión del trabajo:
- Automatización: Ahorre tiempo con alertas, actualizaciones y sincronizaciones de datos automáticas.
- Basado en la nube: Obtenga acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar desde cualquier dispositivo. Varios miembros del equipo también pueden acceder a sistemas basados en la nube de manera simultánea.
- Actualizaciones en tiempo real: Mantenga el control de versiones con un centro de información que se actualice en los dispositivos en tiempo real.
Si, en función del análisis anterior de sus procesos actuales, decide que una solución de software es la mejor opción para su organización, de nuevo deberá participar en un proceso extenso de toma de decisiones para elegir un producto específico. Mire la funcionalidad específica que cada programa tiene para ofrecer y elija el que mejor se adapte a sus necesidades. Recuerde que los detalles atractivos no se traducirán en el éxito del negocio a menos que aborden las necesidades y brechas específicas en sus procesos de flujo de trabajo actuales.
Algunas funciones a tener en cuenta son las siguientes:
- Asignación de tareas
- Software de programación
- Versión móvil
- Paneles/informes
- Geolocalización
- Diagramas de Gantt (y dependencias)
- Uso compartido de documentos
- Integración (con otros programas de software)
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