¿Qué es el cálculo de productividad?
Un cálculo de productividad mide la eficiencia de cómo se utilizan los recursos para crear un elemento o proporcionar un servicio. Compara la cantidad de recursos utilizados con la producción para crear una proporción de eficiencia.
Cálculo de la productividad de los empleados
Muchos factores externos pueden afectar la productividad de su organización: la economía nacional, una recesión, la inflación, la competencia, etc. Aunque no se puede controlar todo, usted puede controlar y medir el rendimiento de los empleados. La productividad de los empleados tiene un gran impacto en las ganancias, y con una ecuación simple, puede realizar un seguimiento de la productividad por individuo, equipo o incluso departamento.
Puede medir la productividad de los empleados con la ecuación de productividad laboral: producción total/aporte total.
Supongamos que su empresa generó bienes o servicios (producción) por valor de 80 000 dólares utilizando 1500 horas de trabajo (aporte). Para calcular la productividad de la mano de obra de su empresa, debe dividir 80 000 por 1500, lo que equivale a 53. Esto significa que su empresa genera $53 por hora de trabajo.
También se podría considerar la productividad de la mano de obra en términos de contribución individual de los empleados. En este caso, en lugar de usar las horas como aporte, se usa el número de empleados.
Supongamos que su empresa generó bienes o servicios por valor de 80 000 dólares en una semana con 30 empleados. Debe dividir 80 000 por 30, lo que equivale a 2666 (lo que significa que cada empleado produjo 2666 dólares por semana para su empresa).
Cálculo de la productividad por industria
Si bien la fórmula para calcular la productividad de los empleados parece bastante sencilla, es posible que desee hacer ajustes basados en la industria. La manera en que se define y mide la productividad cambia en función de su trabajo, por lo que tendrá que ajustar la ecuación.
Por ejemplo, la unidad de servicio (UOS) cambiará según el trabajo. La fórmula de productividad de la mano de obra no requiere una UOS, pero definirla puede ser útil para agregar contexto a la producción. Un vendedor puede tener “llamadas realizadas” o “tratos cerrados” como su UOS, mientras que un empleado de limpieza de un hotel puede tener “habitaciones limpiadas por turno” como su UOS.
Puntos de referencia y objetivos
Los puntos de referencia y objetivos de productividad también cambian en función de la industria. Algunos puestos de trabajo ya cuentan con puntos de referencia básicos establecidos. Por ejemplo, los representantes de servicio al cliente tienen puntos de referencia que establecen cuánto tiempo debe durar una llamada “productiva”. Sin embargo, muchas empresas deben establecer por su cuenta estos puntos de referencia.
Y, en base a estos puntos de referencia, usted puede decidir cambiar la productividad objetivo. En muchos trabajos, como los de servicio al cliente, los empleados no tienen mucho control sobre su propia productividad (es decir, depende de cuántas llamadas reciban, que es algo que no pueden controlar). En ese caso, no es realista decir que deben apuntar al 100% de productividad, por lo que puede reducir el objetivo.
Factores de la industria que hay que considerar
Cuando calcule la productividad utilizando el método de productividad laboral, los resultados cambiarán según la industria. A continuación, se mencionan algunos ejemplos:
- Ventas: para medir la productividad de las ventas, debe medir una variedad de resultados adicionales, como el número de cuentas nuevas abiertas, el número de llamadas realizadas y el volumen de ventas en dólares.
- Servicios: la industria de servicios es una de las más difíciles para calcular la productividad debido a los resultados finales intangibles involucrados. Podría medir el número de tareas realizadas o el número de clientes atendidos.
- Fabricación: si fabrica bienes, es posible que desee utilizar la producción por hora de trabajo requerida para producir un solo producto. En otras palabras, debe calcular el costo del producto para una unidad.
Medición de la eficiencia
Mientras que la productividad mide la cantidad, la eficiencia mide la calidad. Se podría calcular un número de productividad muy alto por empleado, pero ese número por sí solo no le da ninguna idea de la calidad del trabajo (en teoría, un empleado podría parecer muy productivo, pero en realidad estar produciendo resultados horribles).
Para comparar los números de productividad con un punto de referencia, puede comparar la productividad actual con la cantidad estándar de esfuerzo necesario para el mismo resultado final. Divida las horas de trabajo estándar por la cantidad real de tiempo trabajado y multiplique la cifra por 100. Cuanto más cerca esté el número final a 100, más efectivos serán sus empleados.
Por ejemplo, digamos que las horas de trabajo estándar para un determinado proyecto son 80 y la cantidad real de tiempo trabajado es 92. Debe dividir 80 por 92, y multiplicar por 100, y este cálculo indica una eficiencia de un 87%.
A medida que compara la productividad y la eficiencia, hay algunas relaciones diferentes que hay que considerar:
- Relación de tiempo de inactividad: (tiempo de inactividad en producción/total de horas de trabajo) x 100
- Relación de actividad: (horas esperadas necesarias para producir el resultado final real/horas reales necesarias para completarlo) x 100
- Capacidad de la mano de obra: (horas reales trabajadas/total de horas presupuestadas para la mano de obra) x 100
Informes longitudinales
El mayor beneficio de la medición de la eficiencia de los empleados se encuentra en los informes longitudinales, en los que se calcula la eficiencia durante un determinado plazo. Esto le permite identificar tendencias que pueden afectar la forma en que organiza al personal, o contrata y elimina empleados.
Medir la eficiencia y productividad a largo plazo también puede ayudar a decidir quién debe recibir un ascenso o una bonificación. Y por último, este tipo de informes puede desempeñar un papel en el modelado predictivo: si conoce la tasa de eficiencia de un empleado, puede predecir cuántos elementos/tareas se producirán o completarán en una cierta cantidad de tiempo.
Cálculo de la productividad en una organización
1. Productividad de factor parcial
Esta fórmula se compone de la relación del resultado final total y una sola entrada. Los gerentes tienden a usar esta fórmula con mayor frecuencia porque los datos están disponibles y son de fácil acceso. Además, las ecuaciones de productividad de factor parcial son más fáciles de relacionar con procesos específicos porque solo tratan con una entrada.
Para calcular la productividad de factor parcial, digamos que una empresa genera 15 000 dólares en resultados finales y el valor semanal de todas las entradas (mano de obra, materiales y otros costos) es de 8000 dólares. Se divide 15 000 por 8000, lo que da un cálculo de una productividad de factor parcial de 1,8.
2. Productividad multifactor
Mientras que la fórmula de productividad de factor parcial utiliza una sola entrada, la fórmula de productividad multifactor es la relación entre el total de resultados finales y un subconjunto de entradas. Por ejemplo, una ecuación podría medir la relación entre los resultados finales y la mano de obra, los materiales y el capital. Este método es una medida más integral que la productividad de factor parcial, pero también es más difícil de calcular.
Le preguntamos a Dan Keto, un experto en productividad de Easy Metrics, que nos dé un ejemplo que ilustre una posible ecuación de productividad multifactor.
Uno de nuestros clientes gestiona operaciones de cross-docking para uno de los minoristas más grandes del país. El cross-docking es una estrategia de logística en la cual se lleva la carga marítima importada en contenedores, se descarga y luego se carga nuevamente en la carga saliente de camiones. Es básicamente como desmontar un cubo de Rubik y luego volver a montarlo. El paradigma de la industria es mirar la métrica de producción para los trabajadores que manejan la carga en términos de cajas por hora (CPH). En un período más largo, esta es una métrica razonable. Sin embargo, para gestionar las operaciones diarias por empleado, no es eficaz.
Cada contenedor de carga puede tener entre 40 y 20 000 cajas, según el tipo de producto en el contenedor, y puede tener hasta 100 SKU diferentes. La combinación de cargas tiene un impacto drástico en el tiempo que se tarda en procesar el trabajo. Según la combinación del contenedor, la cifra de CPH puede variar de 20 cajas por hora de trabajo de la mano de obra a más de 400.
Mediante el uso de CPH, el cliente no pudo tener ninguna consistencia en sus requisitos de productividad o previsión de la mano de obra, porque no utilizó otros factores presentes en los datos para calcular con mayor precisión el estándar de la mano de obra. Al incorporar SKU, divisiones, peso de la caja y cubo en los cálculos, pudimos desarrollar un estándar de mano de obra multifactor que puede predecir de manera precisa y consistente la cantidad de mano de obra requerida para cada contenedor de carga.
Si se usa un modelo de regresión lineal, la fórmula estándar para este método es
HORAS = AX + BY + CZ + D
En el caso del ejemplo anterior, HORAS = A*(n.º de cajas) + B*(divisiones) + C*(SKU) + D*(cubo) + E*(peso) + F. Los coeficientes A-F son los factores de ponderación calculados multiplicados por la entrada para obtener el resultado final. Estos coeficientes se pueden calcular mediante el uso de estudios de tiempo en movimiento (modelo de ingeniería industrial) o si tiene un conjunto de datos lo suficientemente grande, herramientas de regresión lineal. La tecnología moderna y los macrodatos ahora pueden dar incluso a las operaciones pequeñas la capacidad de calcular estándares de productividad multifactor de manera rentable.
El resultado final utilizando el ejemplo anterior fue que el cliente pudo ver el nivel de productividad de cada empleado, y luego gestionarlos y capacitarlos proactivamente en consecuencia. Los costos de mano de obra se redujeron en más de un 30%.
3. Productividad de factor total
Esta fórmula combina los efectos de todos los recursos utilizados en la producción de bienes y servicios (mano de obra, capital, material, etc.) y los divide en la producción. Este método puede reflejar cambios simultáneos en los resultados finales y entradas, sin embargo, no muestran la interacción entre cada resultado final y entrada por separado (lo que significa que es demasiado amplio para mejorar áreas específicas).
Una vez más, esta ecuación es difícil de calcular. Nuestro experto en productividad de Easy Metrics, un sistema de gestión de la mano de obra, comparte un ejemplo para ilustrar un posible cálculo.
La medición de la productividad de factor total es tanto arte como ciencia. La clave a tener en cuenta al construir esta métrica de productividad es centrarse en las entradas que tienen una correlación razonable de costo y eficiencia con la producción. Los ingenieros a menudo quieren medir todos los factores de entrada posibles en torno a un proceso. A través del análisis de macrodatos, a menudo encontramos que la correlación de muchos de estos factores de entrada está por debajo de la variación natural (ruido) que ocurre dentro del proceso, por lo que recopilar información no suele valer la pena por el costo de hacerlo.
Uno de nuestros clientes es un gran procesador de alimentos que elabora productos vegetales envasados. Tiene aproximadamente 200 empleados por turno, que trabajan en 16 líneas de producción impulsadas por equipos y aproximadamente 1000 SKU de productos diferentes. Su métrica estándar era mirar las libras producidas por hora de trabajo para medir su eficiencia. No obstante, esto puede ser muy engañoso porque, según el producto, hay una alta variación entre cada uno.
Trabajamos con este cliente para aumentar el número de factores medidos a fin de obtener una comprensión clara de la productividad general, así como para identificar áreas en las que centrarse que pudieran impulsar una mayor productividad. Estos fueron los factores:
- Tiempo de actividad de la máquina: medido como porcentaje de horas de turno.
- Tiempo perdido: variación entre las horas reloj del trabajador y la hora en la línea de producción.
- Estándar de la mano de obra frente a libras/h: se desarrollaron estándares de producción multivariados basados en el estilo de empaque y el tipo/mezcla de mercancía. El resultado obtenido es un porcentaje del estándar donde 100% significa operar al nivel de productividad esperado.
- Rendimiento/pérdida del producto: factor cualitativo que mide el peso del resultado final frente al peso de entrada.
- Factor de calidad del producto de entrada: las variaciones en la calidad de la mercancía crean variaciones en la productividad.
- Factor de ejecución de producción: tiene en cuenta el tiempo necesario para cambiar las líneas a nuevos tipos de productos. Las tiradas cortas tienen proporcionalmente tiempos de configuración comparativamente más grandes por libra producida.
El resultado final fue un panel de informes completo con un resultado macro del factor de productividad total, puntuado como un porcentaje donde el 100% es la meta diaria, y luego cada subfactor anterior se desglosó para poder identificar deficiencias. Cada subfactor se pondera en proporción a su importancia. Los estándares de mano de obra y el tiempo de actividad de las máquinas recibieron ponderaciones del 30% cada uno, mientras que los otros factores tuvieron una menor ponderación, ya que esos dos factores fueron el principal impulsor de la productividad.
Factor de productividad total = 0,30 × Tiempo de actividad de la máquina + 0,10 × Tiempo faltante + 0,30 × Estándar de mano de obra + 0,10 × Rendimiento del producto + 0,10 × Factor de calidad de entrada + 0,10 × Factor de ejecución de producción
El cliente ahora tiene una visibilidad clara de sus operaciones y la información disponible para abordar las deficiencias a medida que surgen.
Otras cosas para tener en cuenta
Una vez que haya identificado la fórmula que funciona mejor para su organización, hay una serie de otros factores que hay que considerar:
- Índice de productividad: debido a que la productividad es una medida relativa, debe compararse con otra cosa para que los datos sean valiosos. Es posible que tenga un conjunto de números que representen la productividad de su organización, pero ¿cómo sabe si son números buenos o números malos? Para entender la productividad de su propia organización, debe crear un índice de productividad. Esta es la relación entre la productividad medida en un determinado período y la productividad medida en un período base. Por ejemplo, si la productividad del período base es 2 y la productividad del período siguiente es 2,3, el índice de productividad sería 2,3/2 = 1,15, lo que significa que la productividad de su organización aumentó un 15%. Al hacer un seguimiento de estos números a lo largo del tiempo, puede identificar patrones y evaluar el éxito o el fracaso.
- Valor añadido: el valor añadido es una medida común para bienes y servicios (resultado final). Es la diferencia entre lo que un cliente paga y lo que el negocio paga por las materias primas. Cuanto mayor sea el valor de un producto o servicio, más dinero se puede destinar a salarios, ganancias o impuestos. Para calcular el valor agregado, se resta el costo total de las ventas de la producción.
- Utilización: la utilización mide el trabajo de la administración. Examina la mano de obra (tiempo disponible) en trabajo abierto e indica qué tan bien utilizaron los gerentes los recursos de mano de obra. Por ejemplo, supongamos que hay 450 minutos de trabajo en un turno de ocho horas. Si 380 de esos minutos se dedican realmente a trabajar, la utilización de esa persona sería del 84%.
Cálculo de la productividad del software de productividad de la oficina
Usted ya sabe que la tecnología ayuda a sus empleados y a su organización a ser más productivos, pero ¿cómo puede medirla y demostrarla?
Calcular el valor del software para la productividad de la oficina no es tan claro como calcular la productividad para los empleados o su empresa. No existe una fórmula única que genere el ROI a partir de una nueva herramienta.
Sin embargo, hay un par de tácticas diferentes que puede implementar como ayuda para probar el valor de las herramientas de productividad de la oficina.
- Compare las métricas antes y después de implementar la herramienta: antes de empezar a calcular el valor y la productividad de una herramienta, debe realizar un seguimiento de las métricas antes de que se haya implementado la herramienta. Es necesario tener números para comparar, de lo contrario no podrá atribuir ningún repunte a la herramienta de productividad de la oficina. Si es posible, realice un seguimiento de los números totales en una base anual, trimestral, mensual, semanal y diaria antes de implementar la herramienta. Por ejemplo, en una empresa basada en suscripciones, debe realizar un seguimiento de las versiones de prueba, las conversiones, los cambios a una versión superior, los cambios a una versión inferior y las cancelaciones para cada período. Luego, después de implementar la herramienta, puede realizar un seguimiento de las mismas métricas y comparar las cifras. Si bien no podrá correlacionar al 100% los cambios con la nueva herramienta (otros factores también podrían estar contribuyendo), tendrá una fuerte causa anecdótica.
- Formule el valor en términos de tiempo del empleado: una vez que los empleados estén utilizando la herramienta, pregunte a cada persona cuánto tiempo está ahorrando. Por ejemplo, si el software de productividad de su oficina automatiza un proceso que antes gestionaba un empleado a tiempo completo, básicamente está ahorrando el salario anual de esa persona. O, si la herramienta le ahorra a un determinado empleado 5 horas a la semana, calcule cuánto le está pagando a ese empleado por hora y multiplique eso por 5 para calcular el ahorro total por semana.
Estudio de caso: cómo calculó Forrester la productividad de Smartsheet
Forrester Research es una empresa independiente de tecnología e investigación de mercado que calculó cuantitativamente el valor de Smartsheet, una herramienta de gestión del trabajo colaborativo, en su estudio “The Total Economic Impact of Smartsheet”. El enfoque de Forrester actúa como un estudio de caso para ayudar a otras organizaciones a descubrir cómo asignar un valor monetario al software.
Forrester calculó los siguientes beneficios comerciales del uso de Smartsheet:
- Aumento del 25% en la productividad de los equipos de trabajo, lo que lleva a un ahorro de 3 609 375 dólares en tres años.
- Ahorro de tiempo del 21% para los gerentes de proyectos, productos y procesos, lo que lleva a un ahorro de 5 890 500 dólares en tres años.
- Un costo reducido de 835 200 dólares en tres años para consolidar los problemas del cliente, que aumenta la capacidad de respuesta de los ingenieros de ventas y servicio.
- Se mejoraron los recursos en torno a los proyectos, lo que permitió evitar gastos por un valor de 450 000 dólares en tres años.
- ROI del 1,437%
¿Cómo se le ocurrieron a Forrester estos números? Aquí está el marco y la metodología que siguió:
- Se entrevistó a los empleados internos de Smartsheet de todos los departamentos.
- Se entrevistó a las organizaciones que actualmente usan Smartsheet.
- Se construyó un modelo financiero poblado con los datos de costo y beneficio obtenidos de las entrevistas.
- Se ajustó el riesgo del modelo financiero en función de los problemas y las inquietudes destacadas en las entrevistas.
Después de una extensa investigación y recopilación de datos duros, Forrester conectó sus hallazgos en una tabla como esta:
Aquí hay una fórmula para replicar este enfoque para su propia organización:
Número de equipos en su organización X aumento semanal de la productividad del equipo en horas X número de semanas por año excluyendo vacaciones X tasa promedio por hora X porcentaje de utilización anual = aumento de la productividad antes del ajuste del riesgo
Luego, una vez que obtenga ese número, tendrá que ajustar el riesgo (esto requiere que asigne un valor porcentual para representar el riesgo en su organización).
Aumento de la productividad antes del ajuste del riesgo X porcentaje de ajuste del riesgo = ajuste del riesgo en dólares
Aumento de la productividad antes del ajuste del riesgo - ajuste del riesgo en dólares = aumento final de la productividad del equipo de trabajo
Consejos rápidos para mejorar la productividad
Después de haber revisado y calculado la productividad a nivel de los empleados, la organización y el software, la siguiente pregunta lógica es: ¿cómo podemos mejorar la productividad?
Aquí hay algunos consejos y trucos simples para mejorar la productividad en todos los niveles:
Mejora de la productividad de los empleados:
- Establezca metas claras: los empleados están más motivados para esforzarse más cuando tienen expectativas y pautas claras. Al compartir metas específicas con el equipo, los empleados podrán administrar mejor su tiempo y optimizar la productividad.
- Proporcione una devolución de forma regular: los comentarios eficaces mejoran la moral del equipo y alientan a los empleados a crecer y mejorar. Asegúrese de dar una devolución continua que se centre en la acción, en lugar de en la persona, y sea preciso.
- Ofrezca el equipo adecuado: pregunte a los empleados qué herramientas y equipos necesitan para tener éxito y asegúrese de que funcionen. No querrá reducir la productividad simplemente porque las computadoras o el software no funcionan como se debe.
Mejora de la productividad de la organización:
- Diseñe un programa de incentivos: los empleados trabajan más duro cuando sienten respeto y apreciación por lo que hacen. Un programa de incentivos, como ofrecer vacaciones adicionales o bonos, puede motivar a toda una empresa a trabajar más duro. Y un programa de incentivos ni siquiera tiene que tener valor monetario para ser eficaz. Algo tan simple como un programa de reconocimiento a los empleados puede aumentar la productividad.
- Garantice la participación del equipo directivo sénior: cuando establezca metas organizacionales, asegúrese de tener la participación del equipo directivo. La gente observa y juzga siempre a los líderes, por lo que tienen que dar un buen ejemplo. Si los empleados ven que se van temprano todos los días o usan Facebook durante horas, comenzarán a pensar que eso también está bien.
- Fomente los horarios flexibles: aunque suene contradictorio, exigir que todos los empleados sigan el mismo horario rígido es malo para la moral y la productividad de la empresa. Permitir que los empleados trabajen desde casa, establezcan sus propios horarios o tengan una licencia paga ilimitada en realidad mejora la lealtad y la productividad.
Mejora de la productividad del software:
- Logre que todo el equipo participe: no moverá ningún marcador si solo una persona está utilizando la herramienta de productividad de la oficina. La clave para generar valor es garantizar una adopción generalizada. Si todos usan la misma herramienta, su equipo puede moverse más rápido y hacer más trabajo.
- Aproveche las capacitaciones gratuitas: si los empleados no entienden cómo usar una herramienta desde el principio, simplemente no se tomarán el tiempo para aprenderla. Podría ser la herramienta más fácil de aprender, pero los empleados pueden sentirse abrumados y no saber por dónde empezar. Aproveche las opciones de capacitación que las empresas de software suelen ofrecer, que abarcan desde videos a pedido hasta seminarios web gratuitos y sesiones en persona.
- Explore las integraciones: los empleados usan decenas de aplicaciones diferentes a diario, y si una nueva herramienta no se conecta o no funciona con las aplicaciones que ya usan, se olvidarán de ella. La buena noticia es que la mayoría de las herramientas de productividad ofrecen integraciones con otras herramientas como Google Apps, Evernote, Tableau y otras.
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