El cambio es difícil. Por eso, la gestión de cambios en las empresas se ha transformado en una disciplina en sí misma. La gestión de cambios se refiere a las estrategias y los procesos para apoyar a las personas en la navegación y adopción de cambios organizacionales, tanto en la expansión a nuevas líneas de productos como en la adopción de una nueva plataforma tecnológica.
Aunque los expertos llevan estudiando los mejores métodos para impulsar eficazmente el cambio desde por lo menos la década de 1940, un estudio reciente sugiere que la forma más eficaz de acelerar la adopción frente a un cambio organizacional es no centrarse en el cambio en sí mismo, sino recalcar lo que se mantendrá igual.
Puede parecer inesperado, pero el estudio, publicado en la revista Academy of Management, sugiere que una de las causas principales de la resistencia al cambio dentro de las organizaciones es que los empleados le dan gran importancia a su sentido de identidad organizativa. A veces, el cambio se ve como una amenaza. “La gente teme que después del cambio, la organización ya no sea la organización que valoran y con la que se identifican, y cuanto mayor es la incertidumbre que rodea el cambio, más esperan esas amenazas a la identidad organizacional que valoran”, escribieron los investigadores Merlijn Venus, Daan Stam y Daan van Knippenberg en un artículo del Harvard Business Review.
Para probar su teoría, los investigadores realizaron dos experimentos en los que compararon el nivel de apoyo resultante cuando los anuncios de imperiosos cambios empresariales estaban acompañados de mensajes que destacaban una visión de continuidad con aquellos anuncios que sólo transmitían el cambio. En ambas pruebas, los investigadores descubrieron que los sujetos estaban más dispuestos a adoptar cambios cuando el equipo directivo recalcaba lo que permanecería igual.
La introducción de nuevas tecnologías es un área en la que muchas empresas ven resistencia al cambio entre los empleados. Sin embargo, esta investigación ofrece tres grandes mensajes para los líderes empresariales que buscan implementar una nueva plataforma de ejecución del trabajo.
1. Resalte lo que le resulta familiar de la nueva herramienta
Incluso para los empleados más expertos en tecnología de una organización, aprender cómo se utiliza una nueva herramienta o plataforma puede resultar intimidante. A menudo, el temor es que aprender a utilizar una nueva plataforma disminuya el ritmo de trabajo, lo que provoca resistencia, frustración y proyectos fallidos.
Al elegir una plataforma de ejecución del trabajo con una interfaz familiar y destacar cómo la nueva plataforma es similar a otras herramientas y aplicaciones que los empleados ya conocen, los líderes empresariales pueden ayudar a facilitar la adopción e impulsar el éxito de la plataforma en toda la organización
2. Haga hincapié en que la nueva plataforma no reemplazará los proyectos existentes ni a las herramientas más queridas
Una nueva plataforma de ejecución de trabajo no cambiará la naturaleza del trabajo que se realiza; en cambio, mejorará la facilidad para lograr tareas clave. Aunque las funciones y los objetivos centrales de los empleados siguen siendo los mismos, una nueva plataforma representa la oportunidad de obtener resultados de forma más eficiente y eficaz. Por ejemplo, las funciones que les permiten a los empleados tener un acceso más visual a las tareas y los tiempos de los proyectos o que les permiten aprovechar los datos para tomar decisiones mejores y más rápidas son simplemente herramientas que les ayudan a alcanzar sus objetivos existentes.
Además, la plataforma apropiada de ejecución del trabajo no debe reemplazar otras herramientas que los empleados ya utilizan sin problemas y que consideran útiles y eficaces. Independientemente de si su equipo usa aplicaciones de comunicación como Google Hangouts o Slack, software CRM como Salesforce u otras soluciones empresariales comunes, su nueva plataforma de ejecución del trabajo debe integrarse de forma homogénea con las herramientas que ya está usando para realizar el trabajo. En lugar de reemplazar algo que las personas conocen y les gusta, su plataforma de ejecución de trabajo debe conectar herramientas dispares y ayudar a los empleados a aprovechar esas herramientas en general.
3. Recuérdeles a los empleados que el objetivo final sigue siendo el mismo, pero algunos asuntos críticos desaparecerán
Por supuesto, no valdría la pena incorporar un nuevo software si el resultado final fuera el mismo. Aunque es importante recordarles a los empleados que las responsabilidades laborales seguirán siendo en gran parte las mismas, las herramientas de gestión de trabajo resuelven los asuntos críticos habituales eliminando completamente algunas tareas rutinarias. Smartsheet descubrió que más del 40% de los empleados dedican más de un día a la semana a realizar tareas manuales repetitivas. Si bien la necesidad de ese trabajo puede no desaparecer, la automatización de funciones como la recopilación de datos, las actualizaciones de estado y las aprobaciones libera a los empleados de esta carga monótona pero necesaria. Una vez que adopten la nueva plataforma, los empleados tendrán más tiempo y energía para dedicarle al trabajo que realmente impulsa sus objetivos finales.
Una nueva plataforma de ejecución del trabajo puede parecer un gran cambio para algunos empleados y, si no se gestiona, esa percepción puede dar como resultado un retraso en la adopción. No obstante, si se presenta una nueva plataforma como oportunidad para trabajar de forma más eficaz y colaborativa, y a la vez se enfatiza que las metas y los objetivos siguen siendo los mismos, los estudios sugieren que los empleados pueden estar más dispuestos, si no entusiastas, a adoptar nuevas soluciones.
