La colaboración efectiva es una habilidad decisiva en los negocios: según un estudio reciente, las empresas de alto rendimiento tienen entre 3,5 y 5,5 veces más probabilidades que sus contrapartes rezagadas de enfatizar la colaboración dentro de las metas de rendimiento. Y es fácil entender el porqué: cuando los empleados trabajan en silos, no se benefician del conocimiento y las perspectivas de los demás. Además, es más difícil lograr que un proyecto avance cuando las partes interesadas no están en sintonía.
Ya sea que intente solucionar un problema, lanzar un producto al mercado o lograr algún otro objetivo, la colaboración entre compañeros de equipo, en todas las líneas de negocios y con clientes y socios externos puede generar mejores resultados. A partir de la colaboración, también se logra obtener beneficios indirectos: crear un sentido de propiedad y conexión entre los empleados que impulsa la moral y el compromiso.
El desafío es que, a medida que las estructuras corporativas se vuelven más complejas y globales, con fuerzas laborales cada vez más remotas y dispersas, la colaboración puede tornarse difícil. Con una plataforma de ejecución del trabajo basada en la nube, es posible aliviar parte de la fricción de la colaboración; pero, dado que existen numerosas opciones disponibles, encontrar la mejor de ellas puede ser una tarea en sí misma.
A continuación, se mencionan tres características cruciales que debe buscar en una plataforma de ejecución del trabajo para agilizar la colaboración y hacer el trabajo más rápido.
1. Visibilidad para todos
Una colaboración exitosa no solo depende de lograr la cooperación y comunicación entre los compañeros de equipo que trabajan en la misma oficina, sino que a menudo significa compartir información y perspectivas con compañeros de trabajo que se encuentren en otras sucursales y ubicaciones, o con socios externos, proveedores o clientes que no tengan acceso a las redes empresariales. Por eso, es fundamental que, con la plataforma de colaboración, se pueda trabajar y compartir información de forma fácil con las partes interesadas, tanto dentro como fuera de la organización.
Si bien contar con una plataforma basada en la nube puede ayudar a garantizar que todos los socios colaboradores accedan a las herramientas, el modelo de precios de su plan también puede imponer restricciones no deseadas en cuanto a su capacidad de trabajar con otros usuarios. Por ejemplo, algunas herramientas no permiten compartir o colaborar con usuarios no pagos o pueden restringir funcionalidades importantes si no compra una licencia para todos y cada uno de los usuarios de su equipo. Con Smartsheet, cualquier colaborador, ya sea que cuente o no con licencia, puede ver o editar hojas, y se le otorga visibilidad completa de cualquier informe o panel que se le haya compartido, de forma gratuita.
2. Uso intuitivo
Si bien esto resulta obvio para cualquier persona que haya trabajado alguna vez en una plataforma que no era fácil de usar, a partir de la investigación, se demuestra que, cuando el software empresarial es complejo y difícil de usar, aumenta la carga de trabajo mental y el estrés de los empleados. Si eso sucede, las personas se rehúsan a trabajar con las herramientas de productividad, sin importar cuán beneficiosas sean, y la colaboración se ve afectada.
Cuando se trata de software de colaboración, la simplicidad es importante. Encontrar una herramienta que sea intuitiva y fácil de usar puede marcar la diferencia entre una adopción exitosa y una fallida. Busque funciones como menús y barras de herramientas claros, con los que resulte fácil realizar las acciones deseadas o buscar las herramientas que necesita, paneles en los que se muestre con claridad la información importante de un vistazo y funcionalidades familiares que no requieran una amplia capacitación para ponerse en marcha. Smartsheet es tan fácil de usar para el negocio que cualquiera puede crear un panel o automatizar los procesos de trabajo sin la ayuda de TI.
3. Fácil de implementar
La importancia de la facilidad de uso también se aplica a la configuración de la plataforma. Si una herramienta es difícil de implementar o requiere muchos recursos de TI para su lanzamiento, deberá dedicar más tiempo antes de obtener beneficios colaborativos. Si comparte contenido con partes interesadas y colaboradores externos, una carga de trabajo excesiva podría impedir que utilicen tu herramienta por completo. Según Forrester, el 92% de los clientes afirma que Smartsheet es fácil de implementar, lo que significa que hay menos obstáculos que se interponen en el camino en pos de una colaboración eficaz y eficiente.
Con frecuencia, la colaboración es el factor determinante entre el éxito y el fracaso en el entorno empresarial. Y, si bien las herramientas pueden facilitar esta habilidad empresarial crucial, el hecho de contar con la plataforma de colaboración adecuada acelerará aún más los resultados del negocio.
