Cinco pérdidas de tiempo que merman la productividad del equipo y que podría automatizar.

A medida que aumentan las iniciativas y se reducen las plantillas de las grandes organizaciones, los líderes empresariales se enfrentan al reto de hacer más con menos. A pesar de sus mejores esfuerzos, es fácil que la productividad se desplome cuando las convenciones y los hábitos que hacen perder el tiempo continúan.

La tareas improductivas habituales puede llevar a que los trabajadores dediquen menos de la mitad de su tiempo a sus tares principales y, según Thrive Global, en una investigación se sugiere que en una jornada de ocho horas, el trabajador promedio solo es productivo unas tres horas al día.

Cinco pérdidas de tiempo que merman la productividad del equipo y restan tiempo al trabajo creativo e innovador, y qué puede hacer para ayudarlos a realizar más trabajo de alto valor.

1. La revisión constante del correo electrónico

¿Su equipo dedica más tiempo del que cree a revisar el correo electrónico? Harvard Business Review informa que el profesional promedio dedica el 28% de su jornada laborar a leer y responder correos electrónicos; es decir, en una jornada completa, le dedica 2,6 horas y recibe 120 mensajes al día.

Aún así, el correo electrónico no desaparecerá. Según el informe State of Enterprise Collaboration , a pesar de la rápida adopción de herramientas de colaboración, el 58% de los responsables de las decisiones de TI han observado un aumento en el uso del correo electrónico en sus empresas.

Es poco probable que su equipo quiera perder el tiempo con el correo electrónico. Tal vez les preocupa que alguien pueda necesitar algo de ellos y no quieren desatender a nadie. O bien, esperan recibir información de alguien más y por eso siguen revisando el buzón. O quizás usted ha creado la expectativa de que puede comunicarse con los miembros de su equipo por correo electrónico y recibir respuesta al instante.

Las plataformas de gestión de trabajo colaborativo (CWM) pueden ayudar a reducir la dependencia del correo electrónico para gestionar proyectos, ya que ofrecen a los equipos un espacio para organizar y administrar su trabajo fuera de su bandeja de entrada. Según The Forrester Wave™: Enterprise Collaborative Work Management Tools For The Enterprise, Q4 2018, las plataformas de CWM “permiten a las organizaciones crear espacios de trabajo donde se planifica y se da seguimiento al progreso de actividades repetibles basadas en procesos y flujos de trabajo basados en artefactos”, lo que ayuda a los equipos a “adaptar las capacidades de planificación y colaboración que les resulten más útiles”.

2. La asistencia a reuniones de actualización de estado

¿Cuánto tiempo dedica su equipo a reuniones de actualización ineficaces? Sabe de qué hablo. Todos se reúnen en una sala para debatir en qué han estado trabajando, en qué punto del proyecto se encuentran y en qué van a trabajar a continuación, mientras esto les quita tiempo de hacer el trabajo.

Si su equipo pasa una hora recibiendo actualizaciones sobre cosas que pueden o no ser relevantes para su trabajo, es hora de reconsiderar su enfoque. Una plataforma de ejecución del trabajo como Smartsheet puede ayudar a mostrar el estado de cada elemento del proyecto en un lugar, sin necesidad de reunir a todos en el mismo sitio.

No solo eso, sino que con Smartsheet también puede fácilmente automatizar las solicitudes de actualización, para que los interesados sepan inmediatamente qué información buscan y dónde encontrarla. También puede crear un informe de estado que se envíe automáticamente a los principales interesados cada semana para demostrarles que sus proyectos van por buen camino.

3. Los recordatorios de plazos

¿Usted o los miembros de su equipo dedican tiempo a recordarles a las personas los próximos plazos y controlan para asegurarse de que el trabajo va por buen camino? Esto no sólo contribuye al volumen de correos electrónicos improductivos, sino que tampoco es una manera productiva de usar su tiempo.

Existe una forma de ayudar a su equipo y a sus colaboradores interdisciplinarios a cumplir los plazos. Puede crear recordatorios automáticos en Smartsheetbasados en los hitos o las fechas de vencimiento establecidosen el programa y el plan del proyecto, el calendario de marketing de contenido, el plan de lanzamiento de productos, etc. Por ejemplo, puede hacer que Smartsheet envíe automáticamente un recordatorio a los responsables de una tarea tres días antes de su vencimiento y otro el mismo día del vencimiento.

4. La búsqueda de información

La búsqueda de la información que necesitan para realizar su trabajo puede suponer una importante pérdida de tiempo para su equipo. Según CMS Wire, los trabajadores dedican una media del 36% de su día a buscar y consolidar información. Pero el 44% de las veces no encuentran la información.

Hay una forma de obtener toda la información que cada uno necesita para completar un proyecto o gestionar un proceso en un solo lugar. Según The Forrester Wave™: Enterprise Collaborative Work Management Tools For The Enterprise, Q4 2018, las plataformas de CWM “son un sistema de registro de trabajo para equipos, especialmente aquellos que contribuyen a la creación de contenido digital”. Las plataformas de CWM también se integran con soluciones de gestión de contenido como Box, Google Drive y Microsoft OneDrive para empresas, de modo que el contenido actualizado se asocie al espacio de trabajo o tarea designados y esté fácilmente disponible para todo el equipo. Esto ayuda a reducir aún más el tiempo perdido buscando adjuntos en el correo electrónico.

5. La reacción ante las interrupciones

Según la Asociación Estadounidense de Psicología, “incluso los bloqueos mentales breves que ocurren al cambiar de tareas pueden afectar hasta el 40% del tiempo productivo de una persona”. Algunas de estas interrupciones pueden ser de carácter social, pero a menudo se producen en forma de búsqueda de información, solicitud de actualización del estado de un proyecto o un intento de conseguir aprobaciones para que un proyecto siga adelante.

Mediante la automatización de tareas manuales repetitivas como actualizaciones de estado y recordatorios, su equipo puede ayudar a reducir esas interrupciones. Las personas pueden responder cuando tienen un momento, sin ser interrumpidas activamente. También puede establecer y comunicar bloques de tiempo “sin interrupciones” con su equipo para que puedan disponer de tiempo libre de interrupciones para trabajar en profundidad.

Dedique más tiempo al trabajo de alto valor.

Eche un vistazo a las pérdidas de tiempo a las que se enfrenta su equipo y vea qué soluciones puede implementar para ayudarlos a recuperar tiempo para el trabajo de alto valor. Su equipo no sólo será más feliz, sino que también tendrá más impacto.