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Eficiencia, visibilidad y operaciones más inteligentes: El valor de Smartsheet para gerentes de proyectos
Es extraño si un gerente de proyectos no tiene varias tareas para hacer en simultáneo, prioridades que equilibrar o partes interesadas que guiar. Esta presión no hace más que aumentar a medida que las empresas del Reino Unido se esfuerzan por descubrir el trabajo híbrido y atravesar un temporal económico. Sin embargo, aunque la complejidad forma parte de la descripción del trabajo del gerente de proyectos, el caos no tiene por qué serlo. Como se revela en una reciente investigación de Forrester sobre el impacto económico, Smartsheet puede ayudar a gerentes de proyectos a descubrir una serie de beneficios, que brindan mayor fluidez a los procesos y logran que los resultados positivos sean más fáciles de alcanzar.
Le encargamos a Forrester Consulting que aplique el estudio Total Economic Impact™ a las empresas que utilizan Smartsheet, lo que produjo una organización compuesta basada en las respuestas de los clientes entrevistados para ilustrar las posibles ganancias que se pueden observar después de utilizar Smartsheet durante un período de tres años. Siga leyendo para descubrir los beneficios que los gerentes de proyectos obtuvieron gracias a Smartsheet, desde eficiencia, visibilidad, una mejor planificación de recursos y recompensas financieras, con citas de usuarios reales sobre el valor obtenido.
Procesos más eficientes
Para lograr un trabajo exitoso, es crucial contar con procesos eficientes. Smartsheet ayudó a los gerentes de proyectos encuestados a agilizar sus flujos de trabajo, liberar un tiempo precioso mediante la automatización, comunicarse de forma más eficaz y capacitar a los equipos para cumplir los plazos. Como dijo un gerente sénior de servicios profesionales: “Lo que antes consumía tres horas ahora es instantáneo”.
Gracias a Smartsheet, la organización compuesta pudo reducir en un 80% el tiempo dedicado a la configuración de proyectos, carteras y programas, mientras que la agilización de los procesos se tradujo en un 75% menos de correos electrónicos relacionados con la gestión del trabajo. Ahorrar tiempo gracias a unos procesos más eficientes permitió completar tareas de forma más eficaz, incluso a quienes no utilizaban directamente Smartsheet. No se puede exagerar su importancia, ya que una mayor eficiencia no solo aumenta el valor empresarial. En el estudio de Forrester, se descubrió que una menor administración manual aumentaba la satisfacción de los trabajadores, ya que los usuarios finales podían concentrarse más en las tareas laborales importantes.
“Probablemente dedicamos menos de un tercio del tiempo a crear estos conjuntos de herramientas y es probable que los resultados finales sean cinco veces mejores”, expresó un gerente líder de Proyectos Empresariales de una organización de software informático.
Aumento de la visibilidad
Consolidar información importante en un solo lugar puede suponer la diferencia entre diez minutos dedicados a informes de rutina o dos horas. En la investigación de Forrester, se demuestra que las empresas entrevistadas que utilizan Smartsheet ganaron visibilidad y transparencia en el trabajo, lo que les permite ahorrar tiempo tanto a gerentes como al equipo directivo.
Al contar con una única fuente de verdad, se puede acceder a la información desde un único lugar, lo que significa que gerentes de proyectos no pierden tiempo buscándola en otro sitio o localizando la última versión. Las hojas y los paneles actualizados en tiempo real permiten comprender mejor el estado de los proyectos, con lo que el tiempo dedicado a los ciclos de revisión se reduce en un 50%.
“Ahora, solo es cuestión de ubicar los datos donde pueda verlos y mantenerlos actualizados. Esto supone mucho menos trabajo que intentar perseguir a un grupo de personas al final del trimestre”, mencionó un líder de Operaciones de Negocios de un fabricante de tecnología.
Asignación de recursos más inteligente
La velocidad de entrega y la calidad de los resultados dependen de cómo se gestionen entre equipos las cargas de trabajo. Si se asignan recursos de forma poco eficaz, se pueden retrasar de forma drástica los plazos de finalización de proyectos y esto puede tener un efecto tangible en el bienestar de los miembros del equipo.
Gracias a Smartsheet, los gerentes de proyectos pueden garantizar que se asigna el personal adecuado a los proyectos correctos y que se les brinda tanto el tiempo como los recursos suficientes para completarlos. Forrester descubrió que la organización compuesta que utilizó Smartsheet permitió ahorrar más de 40 horas por empleado al año, lo que libera el 80% del tiempo que los empleados habían utilizado anteriormente asignar personal a proyectos.
“Creo que Smartsheet nos permite ser más eficientes en la dotación de personal o la asignación de recursos porque tengo una mejor idea de cuáles son las cargas de trabajo de las personas. Puedo ver exactamente en qué punto de su plan de proyecto se encuentran y comprender en qué áreas tienen dificultades”, mencionó un director de una organización de software de servicios financieros.
Beneficios financieros
Un buen proceso puede marcar la diferencia en la eficacia con la que se dirige una organización. Sin embargo, la prueba de fuego de la implementación de cualquier proceso es su rentabilidad financiera. Durante un período de tres años, los beneficios financieros del uso de Smartsheet en la empresa compuesta del estudio de Forrester se estimaron en los siguientes números:
- USD 1,1 millones de ahorro en costos de software, obtenido gracias a la capacidad de ajustar la escala de otras herramientas tecnológicas y licencias para invitados, y a la visibilidad de las hojas de proyectos sin necesidad de nuevas inversiones
- Más de USD 1,5 millones en crecimiento de los servicios profesionales con un aumento de los ingresos impulsado por procesos eficientes
- USD 996 000 de reducción de los costos de desarrollo con un ahorro en costos de proveedores externos y tiempo de desarrollo
Resolución de los desafíos de gestión de proyectos para cualquier negocio.
Para prosperar en el mundo laboral moderno, las empresas del Reino Unido deben poder adaptarse y explorar continuamente cómo los procesos pueden realizarse con mayor eficiencia, sobre todo teniendo en cuenta que la inminente recesión significa que muchas personas ya están pensando en cómo pueden lograr más con menos. Tal y como se determinó en el estudio de Forrester, Smartsheet cuenta con una serie de capacidades que pueden convertirla en una herramienta valiosa para resolver desafíos comunes de gestión de proyectos y aportar, a su vez, valor comercial.
“Smartsheet funciona porque todas las personas se entusiasman con las diversas capacidades que ofrece, quiere ver los casos de uso de los demás y compartir los propios. Su flexibilidad y adaptabilidad la convierten en un activo inestimable para nuestro futuro, ya que sabemos que cuanto más la utilicemos, más casos de uso descubriremos y optimizaremos”, expresó un líder de Operaciones de Negocio de un fabricante de tecnología.
Lea el estudio completo de Forrester: The Total Economic Impact™ of Smartsheet.
